Значение учета денежных средств в бюджетных организациях

Определение 1

Учет денежных средств в бюджетных организациях – это отражение получения всех денежных средств и их расход согласно заявленному бюджету.

Учитывая, что денежные средства в бюджетных организациях поступают, как правило, из бюджетных средств, их учету уделяется отдельное и повышенное внимание, так как злоупотребление служебными полномочиями в части незаконного оборота бюджетных средств - влечет за собой уголовную ответственность.

Особенности отражения операций с денежными средствами

В бухгалтерском учете бюджетных предприятий применяется план счетов, где для учета всех операций используют счет 0 201 00 000 «Денежные средства учреждения». Данный счет имеет несколько субсчетов, где отдельно учитываются различные операции.

Например, счет 1 201 01 000 используется при учете движения денежных средств на расчетных счетах бюджетного предприятиях, в случае, если приток денежных средств осуществляется из источников доходов данной организации. Также на этом счете учитываются средства на счетах, которые открыты в кредитных компаниях.

Счета 2 201 01 000, 3 201 01 000 применяются для тех денежных средств, которые были получены из других источников (внебюджетных). Все операции, при которых бюджетная организация получает денежные средства, оформляются оборотами по дебету соответствующих счетов учета. А при их выбытии – делаются записи по кредиту соответствующих счетов. Корреспонденция счетов при притоках и оттоках денежных средств должны соответствовать:

• источнику притока денежных средств;
• получателю денежных средств.

Замечание 1

Важно, чтобы корреспонденция счетов учета средств соответствовала бюджетам расходования таких средств, то есть, чтобы было соблюдение исполнения бюджетов для данной организации.

Например, если бюджетная организация получила средства из бюджета на ремонт помещения, то расходование таких средств должно точно соответствовать заранее составленной смете на такие затраты.

Особенностью учета денежных средств в бюджетных организациях, является одновременное отражение движения денежных средств и на забалансовых счетах. Так, все притоки средств отражаются на счете 17, а все оттоки таких средств – на счете 18.

В бюджетные организации могут поступать средства во временное распоряжение. Для учета таких средств, применяется счет 0 201 02 000. Это могут быть средства:

• которые были изъяты (в ходе следствия, дознания и т.д.);
• которые были направлены бюджетной организации на ответственное хранение.

Для каждой отдельной организации казначейство устанавливает определенный лимит, выше которого средства не могут там находиться.

Особенности документального оформления операций с денежными средствами

Каждая операция по движению денежных средств в бюджетной организации должна быть правильно оформлена соответствующими типами документов.

Например, все операции по движению средств на счетах организации – должны отражаться в Журнале операций с безналичными денежными средствами. Записи осуществляют на основании данных документов, которые прилагаются к банковским выпискам. То есть, информация в данном журнале должна соответствовать информации из банковских выписок организации.

Наличные денежные средства в бюджетных организациях оформляются по правилам ведения кассовых операций. То есть, заполняются первичные кассовые документы на каждую операцию.

Например, при поступлении средств формируются записи в квитанциях и приходных кассовых ордерах. Уполномоченные лица в конце каждого рабочего дня сдают наличность с заполненным Реестром сдачи документов вместе копиями выписанных квитанций.

При расходовании средств, делаются записи в Книге учета выданных раздатчикам денег на выплату заработной платы, денежного довольствия военнослужащих и стипендий.

Кроме того, на каждую выдачу средств оформляется расходный кассовый ордер, а все кассовые операции фиксируются в кассовой книге бюджетной организации.

Замечание 2

В некоторых организациях имеют место операции с денежными средствами в валюте. Для учета таких средств заполняются отдельные страницы Кассовой книги согласно виду валюты.

Бюджетный учет денежных средств учреждения должен обеспечить правильное документальное оформление и своевременное отражение в учетных регистрах поступление и выбытие финансовых активов, контроль над их сохранностью и правильностью использования.

Для учета учреждением движения денежных средств на банковских счетах, в кассе, а также для учета движения денежных документов предназначен счет 020100000 "Денежные средства учреждения".

Для учета операций по движению денежных средств применяются следующие счета:

• 020101000 "Денежные средства учреждения на банковских счетах";
• 020102000 "Денежные средства учреждения во временном распоряжении";
• 020103000 "Денежные средства учреждения в пути";
• 020104000 "Касса";
• 020105000 "Денежные документы";
• 020106000 "Аккредитивы";
• 020107000 "Денежные средства учреждения в иностранной валюте".

Операции по счету 020101000 "Денежные средства учреждения на банковских счетах" можно разделить на две группы:

• 1) операции по движению денежных средств, когда у учреждения отсутствует лицевой счет в казначействе, а финансирование осуществляется путем перечисления денег на банковский счет;
• 2) операции со средствами, полученными от приносящей доход деятельности.

Из текста Инструкции № 25н следует, что на счете 020101000 учитывают операции со средствами, полученными от предпринимательской деятельности, даже если у учреждения есть специальный лицевой счет в казначействе.

Поступление и списание денежных средств со счета 020101000 "Денежные средства учреждения на банковских счетах" отражаются в выписке из лицевого счета, которая является основным регистром учета по этому счету. В выписке отражаются операции за операционный день и:

• - входящие на начало дня и исходящие на конец дня остатки внебюджетных средств;
• - суммы поступивших внебюджетных средств за данный операционный день по каждой операции;
• - суммы кассового расхода и его восстановления за данный операционный день по каждой операции по соответствующим показателям экономической классификации расходов бюджетов РФ;
• - прочие платежи (уплата налогов и сборов в бюджеты различных уровней в соответствии с классификацией доходов бюджетов РФ и иные предусмотренные разрешением и не относящиеся к расходам перечисления);
• - номера и даты расчетных, кассовых и платежных документов, соответствующих указанным операциям.

Выписки с лицевого счета и приложения к ним выдаются под расписку лицам, имеющим право первой или второй подписи по данному счету, или иному лицу, действующему по доверенности.

МБУК МЦРДК, согласно Устава, осуществляет операции со средствами, полученными от приносящей доход деятельности.

Данные средства можно разделить на две группы:

Денежные средства, полученные от предпринимательской деятельности, то есть средства, полученные за реализованную готовую продукцию, выполненные работы и оказанные услуги.

МБУК МЦРДК получает денежные средства от предоставления дополнительных платных услуг. Данные денежные средства являются внебюджетными средствами.

Порядок получения разрешений на открытие лицевых счетов для учета средств от предпринимательской деятельности регламентируется приказом Минфина России от 21 июня 2001 г. № 46н. Основанием для открытия таких лицевых счетов являются:

• - генеральные разрешения на открытие лицевых счетов в территориальных органах Федерального казначейства главному распорядителю средств федерального бюджета и подведомственным ему учреждениям, выдаваемые Федеральным казначейством главным распорядителям средств федерального бюджета;
• - разрешения на открытие лицевых счетов в территориальных органах Федерального казначейства, выдаваемые в соответствии с генеральными разрешениями главными распорядителями и распорядителями средств федерального бюджета получателям средств.

В целях обеспечения достоверного учета хозяйственной деятельности учреждений культуры Лопатинского района и комплектации бухгалтерских служб квалифицированными кадрами, а также усиления контроля за использованием государственного имущества культуры и средств бюджета Лопатинского района принято решение о централизации бухгалтерского учета подведомственных учреждений и передаче полномочий по организации бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии.

Отсюда, главным распорядителем средств федерального бюджета МБУК МЦРДК Лопатинского района является финансовый орган администрации Лопатинского района.

Лицевой счет по учету внебюджетных средств МБУК МЦРДК открыт также же в органе Федерального казначейства, где открыт лицевой счет для учета операций со средствами федерального бюджета.

Утвержденная смета доходов и расходов по внебюджетным средствам в течение финансового года может уточняться в порядке, установленном главным распорядителем средств.

Орган Федерального казначейства принимает от клиента платежные документы на осуществление Внебюджетные средства, поступившие на счет органа Федерального казначейства на основании расчетных и кассовых документов плательщиков, отражаются на лицевых счетах клиентов в соответствии с классификацией доходов бюджетов РФ.

кассового расхода только в пределах свободного остатка средств, отраженного на его лицевом счете по учету внебюджетных средств. Учет операций по движению средств на счете 020101000 ведут в Журнале операций с безналичными денежными средствами на основании документов, приложенных к банковским выпискам.

Операции по поступлению денежных средств оформляются следующими бухгалтерскими записями:

поступление денежных средств главному распорядителю, распорядителю, получателю для осуществления платежей в соответствии с бюджетной росписью отражается по дебету счета 020101510 "Поступления денежных средств учреждения на банковские счета" и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 030404000 "Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств";

поступление денежных средств, связанное с возвратом бюджетных кредитов, отражается по дебету счета 020101510 "Поступления денежных средств учреждения на банковские счета" и кредиту счетов 020701640 "Уменьшение задолженности по бюджетным кредитам, юридическим и физическим лицам, резидентам Российской Федерации", 020702640 "Уменьшение задолженности по бюджетным кредитам, другим бюджетам бюджетной системы Российской Федерации", 020703640 "Уменьшение задолженности по государственным кредитам правительствам иностранных государств", 020704640 "Уменьшение задолженности по государственным кредитам иностранным юридическим лицам", 020705640 "Уменьшение задолженности по государственным кредитам международным финансовым организациям";

поступление денежных средств, связанное с возникновением долговых обязательств, отражается по дебету счета 020101510 "Поступления денежных средств учреждения на банковские счета" и кредиту счетов 030101710 "Увеличение задолженности по внутренним долговым обязательствам", 030102720 "Увеличение задолженности по внешним долговым обязательствам";

поступление денежных средств в отчетном году на восстановление расходов в погашение дебиторской задолженности отражается по дебету счета 020101510 "Поступления денежных средств учреждения на банковские счета" и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 040101200 "Расходы учреждения", счета 020104610 "Выбытия из кассы", соответствующих счетов аналитического учета счета 020600000 "Расчеты по выданным авансам" (020604660, 020605660, 020606660, 020607660, 020608660, 020609660, 020615660, 020616660, 020618660, 020619660, 020620660, 020621660, 020622660, 020623660, 020624660), соответствующих счетов аналитического учета счета 020900000 "Расчеты по недостачам" (020901660, 020902660, 020903660, 020904660, 020905660), счета 021003660 "Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств", соответствующих счетов аналитического учета счета 030300000 "Расчеты по платежам в бюджеты" (030301730, 030302730, 030303730, 030304730, 030305730, 030306730);

поступление денежных средств, связанное с зачислением администрируемых учреждением доходов, отражается по дебету счета 020101510 "Поступления денежных средств учреждения на банковские счета" и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020500000 "Расчеты с дебиторами по доходам" (020501660, 020502660, 020503660, 020504660, 020505660, 020506660, 020507660, 020508660, 020509660, 020510660), соответствующих счетов аналитического учета счета 040101100 "Доходы учреждения"

Бюджетное учреждение расходует денежные средства в соответствии со сметой доходов и расходов.

Денежные средства учреждения могут быть направлены на следующие цели:

• - перечисление авансов в соответствии с заключенными договорами на закупку товаров (работ, услуг);
• - перечисление денежных средств в оплату счетов поставщиков за поставленные материальные ценности (выполненные работы, оказанные услуги);
• - прочие выплаты, осуществляемые учреждением (перечисление налогов, выставление аккредитива, перечисление по исполнительным листам и т.п.).

Операции по выбытию средств со счета оформляются следующими бухгалтерскими записями:

перечисление денежных средств учреждениям, находящимся в ведении главного распорядителя (распорядителя), отражается по кредиту счета 020101610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов" и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 030404000 "Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств";

перечисление предварительной оплаты в соответствии с заключенными договорами на приобретение материальных ценностей, выполнение работ, услуг, осуществление других выплат отражается по кредиту счета 020101610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов" и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020600000 "Расчеты по выданным авансам" (020604660, 020605660, 020606660, 020607660, 020608660, 020609660, 020615660, 020616660, 020618660, 020619660, 020620660, 020621660, 020622660, 020623660, 020624660);

перечисление денежных средств в оплату счетов поставщиков за поставленные материальные ценности, оказанные услуги отражается по кредиту счета 020101610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов" и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 030200000 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" (030204830, 030205830, 030206830, 030207830, 030208830, 030209830, 030210830, 030211830, 030212830, 030213830, 030214830, 030215830, 030216830, 030217830, 030218830, 030219830, 030220830, 030221830, 030222830, 030223830, 030224830);

предоставление бюджетных кредитов, отражается по кредиту счета 020101610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов" и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020700000 "Расчеты с дебиторами по бюджетным кредитам" (020701540, 020702540, 020703540, 020704540, 020705540);

перечисление сумм по государственным и муниципальным гарантиям, по которым возникают эквивалентные требования со стороны гаранта к должнику, отражается по кредиту счета 020101610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов" и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020700000 "Расчеты с дебиторами по бюджетным кредитам" (020701540, 020702540, 020703540, 020704540, 020705540);

погашение долговых обязательств отражается по кредиту счета 020101610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов" и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 030100000 "Расчеты с кредиторами по долговым обязательствам" (030101810, 030102820);

прочие выплаты, осуществляемые учреждением, отражаются по кредиту счета 020101610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов" и дебету счетов 020106510 "Поступления средств на аккредитивный счет", 020401550 "Поступления на депозитный счет", соответствующих счетов аналитического учета счета 040101100 "Доходы учреждения", соответствующих счетов аналитического учета счета 030300000 "Расчеты по платежам в бюджеты" (030301830, 030302830, 030303830, 030304830, 030305830, 030306830), счета 030403830 "Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из оплаты труда";

получение наличных денежных средств в кассу учреждения отражается по кредиту счета 020101610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов" и дебету счета 020104510 "Поступления в кассу";

перечисление в бюджет средств, поступивших в возмещение причиненного учреждению ущерба на лицевой счет, по операциям со средствами, полученными от деятельности, приносящей доход, открытый в органе, осуществляющем кассовое обслуживание исполнения бюджета, или на счет по учету средств бюджета, открытый в кредитной организации, отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 021002000 "Расчеты по поступлениям в бюджет с органами, организующими исполнение бюджетов" (021002410, 021002420, 021002430, 021002440, 021002620, 021002130 (при возврате сумм в возмещение недостачи денежных средств), 040101100 "Доходы учреждения" и кредиту счета 020101610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов".

Денежные средства, полученные от оказания дополнительных платных услуг, первоначально производятся в кассу учреждения, а уже потом перечисляются на банковские счета. При этом в учете данного учреждения составляются корреспонденции:

Поступили денежные средства за проведение платных мероприятий в кассу учреждения;

Перечислены денежные средства от проведения платных мероприятий на лицевые счета учреждения.

Аналитический учет по счету 020101000 "Денежные средства учреждения на банковских счетах" в МБУК МЦРДК ведется в Многографной карточке (приложение № 3).

Учет операций по движению денежных средств на счете ведется в Журнале операций по банковскому счету на основании документов, приложенных к выпискам со счетов.

Денежными средствами в пути являются денежные средства, перечисленные учреждению, но полученные им в следующем месяце, а также средства, переведенные с одного счета в банке на другой. Подобные суммы учитывают на счете 020103000 "Денежные средства учреждения в пути".

Учет операций по движению денежных средств на счете ведется в Журнале операций по банковскому счету.

Для учета наличных денег в кассе учреждения предназначен счет 020104000 "Касса".

При оформлении и учете операций по кассе учреждения руководствуются Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден решением совета директоров Центрального банка РФ от 22 сентября 1993 г. № 40) с учетом следующих особенностей.

Наличные деньги принимают в кассу с использованием следующих документов:

• - Квитанция (ф. 0504510);
• - Приходный кассовый ордер (ф. 0310001).

Квитанции используют в том случае, когда наличные деньги принимают в установленном порядке от физических лиц без применения контрольно-кассовых машин. Если это делают уполномоченные учреждением лица, они ежедневно должны сдавать в кассу полученные деньги, оформленные Реестром сдачи документов, с приложением квитанций (копий).

Если деньги выдают из кассы под отчет нескольким лицам, вместо индивидуальных Расходных кассовых ордеров (ф. 0310002) применяют Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501). Такие ведомости могут составляться отдельно на заработную плату, хозяйственные расходы и другие нужды. Каждая законченная ведомость оформляется как расходный кассовый ордер.

Учет кассовых операций ведут в Кассовой книге (ф. 0504514). Она применяется для учета наличных денег.

Учет кассовых операций в МБУК МЦРДК в соответствии с общеустановленными Правилами ведения кассовых операций. При этом поступления и выдача наличных денежных средств оформляются соответственно приходными и расходными кассовыми операциями (приложения № 4, 5). На основании первичных кассовых документов составляется Кассовая книга (приложение № 6). Учет соответствующих операций ведут также в Журнале операций по счету "Касса" на основании кассовых отчетов.

Наличные деньги, полученные учреждениями в банке, расходуются на цели, указанные в чеке.

МЦРДК в установленные органом Федерального казначейства сроки представляет ему кассовую заявку на предстоящий квартал в одном экземпляре.

Одновременно с заявкой МБУК МЦРДК представляет в орган Федерального казначейства заполненный денежный чек.

Уполномоченный работник Федерального казначейства проверяет правильность заполнения заявки и чека. На лицевой стороне чека ставятся печать и подписи лиц, включенных в карточку с образцами подписей органа Федерального казначейства. После этого чек возвращают получателю средств.

По этому чеку уполномоченный работник бюджетного учреждения получает наличные деньги из кассы банка.

Исходя из процедуры получения наличных денежных средств, существует временной разрыв между подачей заявки и составлением денежного чека и непосредственным оприходованием денежных средств в кассе учреждения. Согласно Инструкции № 25н, в данном случае необходимо использовать счет 021003000 "Расчеты по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств".

Счет 21003000 является новым.

Счет 21003000 имеет следующие счета:

• 21003560 - увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств;
• 21003660 - уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств.

Если же операции по получению денежных средств связаны с предпринимательской деятельностью бюджетного учреждения и осуществляются через лицевой счет по учету внебюджетных средств в федеральном казначействе, то бухгалтерские записи будут немного иными. Во-первых, изменится код вида деятельности. Во-вторых, вместо счета 030405000 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов" будет использоваться счет 020101000 "Денежные средства учреждения на банковских счетах".

Наличные деньги могут расходоваться из кассы учреждения следующими способами:

• - внесение наличных денег на счет учреждения в банке;
• - внесение наличных денег учреждением, имеющим лицевой счет в органе, осуществляющем кассовое обслуживание исполнения бюджетов (казначейство);
• - выдача наличных денежных средств под отчет;
• - выдача заработной платы и денежного довольствия;
• - выдача сумм оплаты труда лицам, не состоящим в штате учреждения, по договорам гражданско-правового характера;
• - выдача депонентской задолженности.

Наличные деньги в кассу банка МБУК МЦРДК вносит на основании Объявления на взнос наличными.

Принятые банком наличные деньги зачисляются на счет органа Федерального казначейства, а учреждению выдают квитанцию к Объявлению на взнос наличными.

При возврате неиспользованных наличных денежных средств также образуется временной разрыв между возвратом денежных средств в банк и отражением данного возврата на лицевом счете в казначействе. При отражении данной операции также следует использовать счет 021003000 "Расчеты по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств".

МБУК МЦРДК, которые в соответствии с Федеральным законом от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ контрольно-кассовую технику не применяет, это отражено в организационно-техническом разделе бухгалтерской учетной политики.

Порядок утверждения форм бланков строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам, а также порядок их учета, хранения и уничтожения установлен постановлением Правительства РФ от 31 марта 2005 г. № 171.

Операции по поступлению наличных денежных средств в кассу МБУК МЦРДК оформляются бухгалтерскими записями:

Дебет 120104510 "Поступления в кассу"

Кредит 220503660 "Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от рыночных продаж готовой продукции, работ, услуг"

Поступили денежные средства за проведение платных занятий в кассу учреждения;

Дебет 120104510 "Поступления в кассу"

Кредит 130405000 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов" (130405211, 130405212, 130405213, 130405221, 130405223, 130405225)

Дебет 120104510 "Поступления в кассу"

Кредит 120900000 "Расчеты по недостачам" (120901660, 120902660, 120903660, 120904660, 12905660)

Поступили наличные денежные средств в счет недостач;

Дебет 120104510 "Поступления в кассу"

Кредит 120800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (120801660, 120802660, 120803660, 120804660, 120805660, 120806660, 120807660, 120808660, 120809660, 120815660, 120816660, 120817660, 120818660, 120819660, 120820660, 120822660, 120823660, 120824660)

Поступили наличные денежные средства от подотчетного лица.

Операции по выбытию наличных денежных средств из кассы МБУК МЦРДК оформляются следующими бухгалтерскими записями:

Дебет 220101510 "Поступления денежных средств учреждения на банковские счета"

Кредит 120104610 "Выбытия из кассы"

Перечислены денежные средства от проведения платных услуг на лицевые счета учреждения.

Дебет 120800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (120801660, 120802660, 120803660, 120804660, 120805660, 120806660, 120807660, 120808660, 120809660, 120815660, 120816660, 120817660, 120818660, 120819660, 120820660, 120822660, 120823660, 120824660)

Кредит 120104610 "Выбытия из кассы".

Денежные документы - оплаченные талоны на бензин, на питание и т.п., полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки и марки государственной пошлины и т.п. - учитывают на счете 020105000 "Денежные документы". Хранят денежные документы в кассе учреждения.

Прием в кассу и выдача из кассы таких документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Их регистрируют в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) отдельно от операций по денежным средствам.

Аналитический учет денежных документов ведут по их видам в Карточке учета средств и расчетов. Учет операций с денежными документами ведут в Журнале по прочим операциям.

Поступление денежных документов в кассу оформляется бухгалтерскими записями по дебету счета 020105510 "Поступления денежных документов" и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 030200000 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" (030203730, 030204730, 030205730, 030209730, 030215730, 030216730, 030217730, 030218730, 030222730).

Выдача из кассы денежных документов отражается по дебету соответствующих аналитических счетов счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (020803560, 020804560, 020805560, 020809560, 020815560, 020816560, 020817560, 020818560, 020822560) и кредиту счета 020105610 "Выбытия денежных документов".

Федеральное агентство по образованию

Ульяновский государственный технический университет

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

Тема: Учет денежных средств

в бюджетной организации

(на примере УПФ в Ульяновском районе)

Студент Савичева Марина Константиновна _____________________

(подпись)

Руководитель Романова Ирина Борисовна ______________________

(подпись)

Рецензент Камалова Равиля Фатклисламовна _______________________

(подпись)

Допустить к защите ГАК

Зав.кафедрой

____________________

(Ф.И.О.)

« ____» ___________2006

Ульяновск 2006

Введение
Глава 1 Теоретические основы учета и контроля денежных средств
1.2 Основные формы наличных и безналичных расчетов в бюджетных организациях
1.3 Цели и задачи учета и контроля денежных средств в организации
Глава 2 Организация учета денежных средств в бюджетных организациях
2.1 Учет кассовых операций
2.2 Учет операций на расчетном счете
2.3 Учет расчета с подотчетными лицами
Глава 3 Аудит и ревизия денежных средств в бюджетных организациях
3.1 Виды и формы контроля в организациях
3.2 Планирование и осуществление ревизии и аудита
3.3 Оформление результатов ревизионной и аудиторской проверки
Заключение
Список использованных источников
Приложения

Введение

На современном этапе развития рыночной экономики, денежные средства выполняют функцию всеобщего обмена, позволяя предприятиям и организациям выплачивать заработную плату персоналу, рассчитываться с контрагентами, выполнять платежи в бюджет и выполнять прочие хозяйственные операции.

В условиях сокращения бюджетного финансирования, роль учета и контроля в обеспечении финансовыми ресурсами бюджетных организаций возрастает, обостряется проблема рационального их использования.

Главная цель дипломной работы заключается в изучении системы бухгалтерского учета бюджетной организации и контроля денежных средств. Исходя из цели, были поставлены и решены следующие задачи:

Изучен порядок документирования кассовых операций, операций на расчетном счете, расчетов с подотчетными лицами;

Изучена теория и методология бухгалтерского учета, ревизии и аудита денежных средств бюджетного предприятия;

Проанализированы результаты инвентаризации денежных средств и расчетов;

Предметом исследования являются организационно-экономические отношения, связанные с документальным оформлением и бухгалтерским учетом операций с денежными средствами бюджетной организации.

Объектом исследования является Управление Пенсионного Фонда (государственное учреждение) Российской Федерации. Управление расходует государственные средства, строго соблюдая целевое назначение согласно утвержденным сметам, финасово-бюджетную дисциплину и максимальную экономию материальных ценностей и денежных средств.

Бухгалтерский учет в Управлении обеспечен систематическим контролем за ходом исполнения смет расходов, состоянием расчетов с предприятиями, организациями, учреждениями и лицами, сохранностью денежных средств и материальных ценностей. Организация бухгалтерского учет денежных средств играет важную роль в общей системе бухгалтерского учета и обеспечивает законность и эффективность обращения денежных средств на предприятии.

В работе изложен анализ системы бюджетного учета в ее единстве, структура порядок составления бухгалтерской отчетности, излагаются правила применения Плана счетов бухгалтерского учета, исполнения смет расходов. Описывается аналитический и синтетический учет денежных средств и расчетов, средств целевого назначения. Охарактеризованы виды, назначение, состав бухгалтерской отчетности и принципы ее составления.

Все разделы дипломной работы содержат конкретные материалы по ведению учета, а также перечни основных бухгалтерских проводок. Приложен список нормативных документов.

Теоретической и методологической основой исследования послужили исследования труды отечественных и зарубежных ученых по проблемам организации учета наличных денежных средств, нормативные акты государственных органов.

Информационная база сформирована на основе годовой отчетности, первичных документов, сводных регистров Управления Пенсионного Фонда Российской Федерации за 2005 год.

В процессе исследования применялись следующие методы: диалектический, монографический, дедуктивный, абстрактно-логический, экономико-статистический, сравнительного анализа, индуктивный, метод сопоставления однородных фактов, анализ, синтез.

Глава 1 Теоретические основы учета и контроля

денежных средств

1.1 Денежные средства как экономическая категория

Деньги - это товар, выступающий в роли всеобщего эквивалента, отражающего стоимость всех прочих товаров.

Выпуск бумажных так и кредитных денег оказался в современных условиях монополизирован государством. Центральный банк, находящийся в собственности государства, иногда пытается компенсировать нехватку денежных накоплений путем увеличения денежной массы, эмиссии избыточных знаков стоимости. Денежная масса- это совокупность наличных и безналичных покупательных и платежных средств, обеспечивающих обращение товаров и услуг в народном хозяйстве, которым располагают частные лица, институциональные собственники и государство.

ДЕНЕЖНАЯ МАССА

Безналичные денежные Наличные денежные

Средства средства

чековые кредитные бумажные разменная

вклады карточки деньги монета

электронные драгоценные

деньги металлы, слитки

Рисунок 1 – Виды денежных масс

Доля бумажных денег в денежной массе весьма низка (менее 25%), а основная часть сделок между предпринимателями и организациями, совершается в развитой рыночной экономике путем использования банковских счетов. В результате наступила эра банковских денег-чеков, кредитных карточек, «электронных денег», которые посредством компьютерных операций, можно использовать для переводов с одного счета на другой. Эти инструменты расчетов позволяют распоряжаться денежными депозитами, т.е. безналичными деньгами. Безналичные расчеты- расчеты, осуществляемые между физическими и юридическими лицами без применения наличных денег путем перевода средств через банк с расчетного счета плательщика на счет их получателя.

Таким образом, нами были рассмотрены основные экономические категории в рамках предмета исследования, дано определение сущности денежных средств. Подведем краткие итоги по результатам исследования и рассмотрим аспекты право­вого регулирования денежной системы в Российской Федерации.

Итак, нами установлено, что деньги посредством своих уникальных свойств позволяют решить множество организационно-экономических проблем на уровне страны и отдельного предприятия.

Роль денег прежде всего проявляется в результатах участия денег в установ­лении цены товара. На цену товара влияют соотношение спроса и предложения и конкуренция, что позволя­ет снижать цену товара. Однако снижение цен могут до­пустить производители, у которых уровень издержек ниже. Напротив, производи­тели, у которых уровень издержек выше, вынуждены либо добиться снижения из­держек, либо сократить или прекра­тить производство таких товаров. Механизм це­нообразования на­правлен, следовательно, на повышение эффективности производ­ства, на снижение уровня издержек.

Большое значение имеют деньги в процессе денежного оборота, когда выпол­няют функцию средства обращения или средства платежа. При оплате приобретае­мых ценностей или оказанных услуг покупатель контролирует уровень цен и каче­ство товаров и услуг, что вынуждает изготовителей снижать цены и повышать ка­че­ство своей продукции. В итоге это направлено на повышение эффективности произ­водства.

Деньги играют важную роль в хозяйственной деятельности предприятий, функционировании органов государства, в усилении заинтересованности людей в развитии и повышении эффективности производства, экономном использовании ре­сурсов. С помощью денег можно определить не только суммарную величину издер­жек на производство каждого вида продукции и совокупного их объема, но и ре­зультаты производства посредством цены отдельных видов продукции, всего ее объема, величину полученной прибыли.

На уровне отдельного предприятия денежные средства относятся к важней­шему разделу активов – высоколиквидными оборотными средствами. Они позво­ляют обеспечить взаимосвязь между предприятиями и физическими лицами как в России так и за рубежом по поводу приобретения и реализации товаров, работ и ус­луг и обеспечить получение прибыли. Денежные средства являются основным ис­точником для расчетов с контрагентами, персоналом предприятия.

Особую роль играют наличные денежные средства, которые выступают ис­точником пополнения оборотных средств через подотчетных лиц, в период ареста счетов организации по требованию фискальных органов государственной власти.

Таким образом, денежные средства рассмотрены нами как важная экономиче­ская категория. В этой связи, особый интерес для исследования представляет норма­тивное регулирование наличных денежных средств в России и за рубежом, пред­ставленное в следующей части работы.

Важным звеном финансовой системы являются внебюджетные фонды государства. Это совокупность финансовых ресурсов, находящихся в распоряжении центральных или местных органов власти, имеющих целевое назначение. Порядок их образования и использования регламентируется финансовым правом.

Внебюджетные фонды являются одним из методов перераспределения национального дохода государства в пользу определенных социальных групп населения. Государство мобилизует в фонды часть доходов населения для финансирования своих мероприятий. Средства, обобществлённые внебюджетными фондами, используются для процесса воспроизводства. Внебюджетные фонды решают две важные задачи: обеспечение дополнительными средствами приоритетных сфер экономики и расширение социальных услуг населения.

Первоначально внебюджетные фонды появились в виде специальных фондов и особых счетов задолго до возникновения бюджета. Государственная власть с расширением своей деятельности нуждалась во всё новых расходах, требовавших всё новых средств, для своего покрытия. Эти средства концентрировались в особых фондах, предназначенных для специальных целей. Такие фонды носили, как правило, временный характер. С выполнением государством намеченных мероприятий они заканчивали своё существование. В связи с этим количество фондов постоянно менялось, в целом же наблюдалась тенденция к увеличению количества и объёма фондов. С укреплением централизованного государства начинается период унификации специальных фондов. На основе объединения различных фондов был создан государственный бюджет.

Переход к рынку изменил содержание хозяйственного механизма в стране, организационные структуры отдельных его частей, в том числе модернизировал финансовую систему. Превращение экономики России из административно-командной системы в рыночную, привело на практике к децентрализации и ослаблению роли государства, проявлением чего стало реформирование государственной системы финансирования. Один за другим возникли и выделились из бюджетной системы внебюджетные фонды, часть из которых была вновь консолидирована в бюджеты в виде целевых фондов.

Ранее существовавшая хозяйственная система аккумулировала в Государственном бюджете практически все финансовые ресурсы государства. Высокая степень концентрации и централизации финансов имела свои преимущества, главные из которых заключались в возможности мобилизации значительных финансовых ресурсов для решения глобальных национальных задач в рамках отдельных территорий, сфер, отраслей или меж отраслевых комплексов. Однако, недостатком такой централизации финансовых средств было малоэффективное их использование их в масштабе всей хозяйственной системы и отдельных объектов финансирования.

На историческом переходе от одной хозяйственной системы к другой Россию поразило множество кризисных явлений, взаимообуславливающих друг друга. Экономический и финансовый кризисы обусловили резкое снижение уровня жизни подавляющего числа населения, безработицу. В сочетании с вялостью государственной власти в стране наблюдались такие явления, как невыплата в течение многих месяцев заработной платы, пенсии и других социальных пособий, что продолжается до сих пор.

В этих условиях, с одной стороны, возникает потребность в концентрации ограниченных финансовых ресурсов на государственном уровне с целью обеспечения наиболее насущных социальных общеэкономических потребностей. С другой стороны, в условиях финансового кризиса, обусловившего дефицит финансовых ресурсов, у центральной власти возникает необходимость ранжировать общественные потребности по степени важности и для удовлетворения наиболее насущных из них образовать целые денежные фонды, тем самым, оградив эти потребности от значительного недофинансирования. Эта мера аналогична выделению в бюджете защищённых статей.

Внебюджетные фонды Российской Федерации созданы в соответствии с законами РСФСР «Об основах бюджетного устройства и бюджетного процесса в РСФСР» от 10 октября 1991 г., «О местном самоуправлении в РСФСР» от 6 июня 1991 г.; «Об основах бюджетного устройства и бюджетного процесса в РСФСР» от 17 октября 1991 г. Законами Российской Федерации «Об основах бюджетных прав и прав по формированию и использованию внебюджетных фондов, представительных и исполнительных органов государственной власти, республик в составе РФ, автономной области, автономных округов, краев, областей, городов Москвы и Санкт-Петербурга, органов местного самоуправления» от 15 апреля 1993 г., «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» от 12 августа 1995 г., «О финансовых основах местного самоуправления в Российской Федерации» от 23 сентября 1997 г.

Решение об образовании государственных внебюджетных фондов принимает Федеральное Собрание РФ, а также представительные органы субъектов Федерации и местного самоуправления. Состав государственных внебюджетных фондов Бюджетный кодекс РФ трактует адресноограничительно, как фонды денежных средств, образуемых вне рамок бюджетов и предназначенных для реализации конституционных прав граждан на пенсионные обеспечение, социальное страхование, социальное обеспечение в случае безработицы, охрану здоровья и медицинскую помощь. Статьей 144 Бюджетного кодекса РФ к ним отнесены только Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования, несмотря на то, что ряд других фондов образован федеральными органами власти, управляются ими и в составе своих доходов имеют бюджетные средства.

Такие внебюджетные фонды находятся в особенности государства, но являются автономными, они имеют строго целевое назначение и создаются под конкретные программы, имеющие общегосударственное, региональное или местное значение, для осуществления которых бюджетных средств недостаточно и необходимы дополнительные финансовые ресурсы, мобилизуемые как в регионе, так и за его пределами.

Государственные внебюджетные фонды создаются на базе соответствующих актов высших органов власти, в которых регламентируется их деятельность, указывая источники формирования, определяется порядок и направленность использования денежных фондов.

Внебюджетные социальные фонды, являясь составной частью финансовой системы Российской Федерации, обладают рядом особенностей:

Проекты бюджетов государственных внебюджетных фондов предоставляются одновременно с проектом соответствующих бюджетов на очередной финансовый год;

Бюджеты государственных внебюджетных фондов рассматриваются и утверждаются в форме федеральных законов одновременно с принятием федерального закона о федеральном бюджете на очередной финансовый год;

Внебюджетные фонды имеют строгую целевую направленность; их расходование может осуществляться исключительно на цели, определенные законодательством РФ, в соответствии с бюджетами фондов, утвержденными федеральными законами или законами субъектов РФ;

Доходы государственных внебюджетных фондов формируются за счет обязательных отчислений, а также добровольных взносов физических и юридических лиц;

Страховые взносы в фонды и взаимоотношения, возникающие при их уплате, имеют налоговую природу. Тарифы взносов устанавливаются государством и являются обязательными;

Денежные ресурсы находятся в государственной собственности; они не входят в состав бюджетов, а также других фондов и не подлежат изъятию на какие-либо цели, прямо не предусмотренные законом;

Расходование средств из внебюджетных фондов осуществляется по распоряжению Правительства или специально уполномоченного органа (правление фонда).

Государственные внебюджетные социальные фонды Российской Федерации аккумулируют средства для реализации важнейших гарантий государственного пенсионного обеспечения, оказания бесплатной медицинской помощи и социальной поддержки в случае потери трудоспособности, во время отпуска по беременности и родам, санаторно-курортного обслуживания и т.д.

Средства государственных внебюджетных социальных фондов находятся в государственной собственности. Основным их источником являются обязательные платежи. Обязательный характер платежей в государственные внебюджетные фонды, законодательное установление тарифов и категорий плательщиков приводят к тому, что эти платежи отождествляются с налогами.

1.2 Основные формы наличных и безналичных расчетов в бюджетных организациях

Отделения Пенсионного фонда Российской Федерации в регионах создаются Постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации для осуществления государственного управления финансами пенсионного обеспечения.

Отделения являются юридическими лицами, имеют в оперативном управлении федеральное имущество, самостоятельный баланс, текущий и другие счета в банках, могут приобретать и осуществлять имущественные и неимущественные права, несут обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

Отделения ПФ РФ имеют печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и своим наименованием, а также фирменные бланки, штампы.

В своей деятельности Отделения ПФ РФ руководствуются Конституцией Российской Федерации, действующим законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами Российской Федерации, решениями Правления ПФР и Исполнительной дирекцией ПФРО, настоящим Положением.

Отделения ПФ Российской Федерации осуществляют свою деятельность в соответствии с законодательством Российской Федерации и Положением о Пенсионном фонде Российской Федерации, утвержденным постановлением Верховного Совета Российской Федерации от 27 декабря 1991 г. № 2122-1. Бюджет ПФР ежегодно утверждается федеральным законом о бюджете ПФР.

Основными документами, которые регулируют в настоящее время наличное денежное обращение в РФ, являются Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05 января 1998 № 14-П (далее - Правила) и Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный ЦБ РФ от 22 сентября 1993 № 40 (далее - Порядок). Отметим, что Положение и Порядок обязательны для выполнения организациями, предприятиями и учреждениями на территории Российской Федерации.

Для осуществления расчетов наличными денежными средствами каждой ор­ганизации необходимо иметь кассу. В кассах предприятий могут храниться налич­ные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их учрежде­ниями банков по согласованию с руководителями этих предприятий.

Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем предприятиям, независимо от организационно - правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично - денежные рас­четы.

Все кассовые операции, проводимые организациями, должны оформляться первичными документами. Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» предусмотрены унифицированные формы по учету кассовых операций.

Установлено, что на основании письма ЦБ РФ от 16 мая 2003 № 23 «Обобщение практики применения норматив­ных актов Банка России по вопросам валютного регулирования» в целях учета опе­раций с наличной иностранной валютой, осуществляемых через кассу организации при расчетах с командируемыми лицами, организация может отражать операции по выдаче и приему наличной иностранной валюты, полученной со счета в банке для оплаты командировочных расходов.

В соответствии с Положением ЦБ РФ от 25 июня 1997 № 62 «О порядке по­купки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов», дан­ное письмо применяется с учетом особенностей, установленных Указанием ЦБ РФ от 20 октября 1998 № 383-У «О порядке совершения юридическими лицами - рези­дентами операций покупки и обратной продажи иностранной валюты на внутреннем рынке Российской Федерации», по аналогии с порядком учета рублевых кассовых операций в кассовой книге. При этом учет кассовых операций с наличной иностран­ной валютой должен осуществляться в отдельной кассовой книге.

Таким образом, нами рассмотрено нормативное регулирование движения де­нежных средств предприятий и организаций на основе постановлений, писем и про­чих распорядительных документов Центрального Банка, Госкомстата Российской Федерации.

Установлено, что регулирование наличных денежных средств связано прежде всего с необходимостью обеспечения экономической безопасности государства, стремлением ограничить практику использования наличных средств в теневой эко­номике Российской Федерации.

На данном этапе исследования осуществлен анализ большого числа норма­тивных актов. Однако, указанные документы регулируют только общие вопросы предмета исследования. По этой причине необходимо изучить нормативные доку­менты, регулирующие порядок бухгалтерского учета и контроля денежных средств, определить цели и задачи, стоящие перед соответствующими подразделениями предприятия.

Денежные средства, поступающие на расчетные счета Управления ПФ РФ в Ульяновском районе, являются федеральной собственностью, не входят в состав бюджетов, других фондов и изъятию не подлежат.

В соответствии с действующим законодательством Отделения хранят временно свободные денежные средства (за исключением наличных денег в кассе в пределах установленного лимита) в банке.

Расчетный счет обязан открыть банк по месту регистрации учреждения, бюджетные средства на содержание учреждения накапливаются на этом счете.

Взаимоотношения между Отделениями и банком оформлены договором текущего счета. По этому договору банк обязуется открыть расчетный счет и другие счета, зачислять на них поступающие клиенту суммы и по поручению клиента списывать соответствующие суммы управления для зачисления их на счета кредиторов, принимать от клиента и выдавать ему наличные деньги и др. Первый расчетный счет служит для обеспечения финансирования выплаты государственных пенсий и плановых показателей по сбору страховых взносов, а второй расчетный счет служит для финансирования УПФ РФ на исполнение сметы доходов и расходов.

Поступление денежных средств из бюджета учитываются на расчетном счете в бухгалтерии Отделений и отражаются на активном субсчете 201.01 «Расчетный счет» по дебету и кредитуются счетом 304.04 «Внутренние расчеты между главным распорядителем и получателем бюджетных средств».

По кредиту этого субсчета отражаются операции, связанные с различными платежами, выдачей и перечислением денежных средств, в корреспонденции с дебетом счетов 201.04 «Касса», 302.00 «Расчеты с поставщиками и подрядчиком», 303.02 «Расчеты с Фондом социального страхования РФ», «Расчеты с Фондом обязательного медицинского страхования РФ», « Расчеты с Пенсионным фондом РФ». Со счета денежные средства осуществляются платежными и другими расчетными документами, составленными в соответствии с требованиями настоящего Положения, в пределах имеющихся на счете денежных средств. Учет операций по движению на расчетном счете ведется в накопительной ведомости к журналу операций№2. По окончании итоги переносятся в книгу Журнал – Главная. Отделения имеют право перечислять авансы другим организациям по договорам. В договорах должен быть пункт об оплате вначале аванс 30% , а после оказанных услуг полностью оплата оставшейся части 70%. Все авансовые платежи отражаются по дебиту субсчета 302.00 кредит 201.01 .

Отделения осуществляют все расчеты с поставщиками за полученные товары и оказанные услуги, как правило, в безналичном порядке по расчетным документам через учреждения банков. Центральным Банком установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами 10 тысяч рублей.

Формы расчетов определяются в договорах сторон в соответствии с Законодательством РФ. Работники бухгалтерии должны точно и своевременно учитывать и строго контролировать все расчетные операции, принимать меры к ускорению расчетов, предупреждать нарушения расчетной дисциплины. Важно правильно и оперативно оформлять расчетные документы, своевременно сдавать их в банк для осуществления расчетов, следить за полнотой и своевременностью платежей.

Платежными документами считаются платежное поручение – это распоряжение плательщика банку списать со счета на счет получателя определенную сумму в погашение своих обязательств. Так же платежные требования - поручения поставщика к покупателю оплатить на основании направленных в банк, обслуживающий плательщика, расчетных документов стоимость поставленных по договору оказанных услуг или выполненных работ. Оно является акцептированным если плательщик не отказался от оплаты, «Акцепт», который означает согласие плательщика на оплату расчетных документов за товарно – материальные ценности и услуги. Все расчетные операции регулируются нормативными актами Банка России, определяющими порядок обмена электронными документами с использованием средств защиты информации. В Отделениях существует отдел по защите информации, в обязанность которого входит контроль за входящей информацией и ушедшей вся она проверяется Анти – Вирусом.

Отделения готовили расчетные документы на бумажных носителях - это были в основном платежные поручения, которые печатались автоматизировано шрифтом черного цвета. Подписи на расчетных документах проставлялись ручкой с пастой или чернилами черного, синего или фиолетового цвета. При составлении документа особо обращалось внимание на то, чтобы оттиск печати и оттиск штампа на расчетных документах всегда были четкими, все слова на печати хорошо читались. Также внимание обращалось на заполнение реквизитов, на назначение платежа, в котором обязательно указывался счет, или договор являющиеся основанием для перечисления со счета денежной суммы на счет получателя, указывалась очередность платежа согласно правилам, которые утверждены постановлением Банка, например налоги - 3 очередность, платежи за услуги - 6 очередность. Списание денежных средств с расчетных счетов проходило в течении 3-х дней. Курьеру было необходимо отнести платежные документы и только на следующий день в выписке Банка можно было бы увидеть, произошло ли списание денежных средств со счета, но это не значит, что деньги уже на счете получателя. Они еще проделывали долгий путь, чтобы попасть на счет получателя, деньги из Бака попадают на счет сбербанка и только после этого на 3-й день происходит зачисление на счет получателя. Расчетные документы принимались и принимаются банком к исполнению независимо от их суммы. Если же банком будут определены нарушения при заполнении платежных документов, согласно установленным требованиям правил ведения бухгалтерского учета и настоящее частью Положения, то они будут возвращены и оплата по ним не будет произведена. Поручения действительны в течение десяти дней со дня выписки (день выписки в расчет не принимается). Финансирование ПФР производит своевременно. Расчеты через картотеку внебалансового счета, Отделения ПФ РФ не производит, в этом случае платежи не задерживаются. Банк в установленный срок производит списание денежных средств за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги.

На сегодняшний, день в Отделениях ПФ РФ фонда производятся расчеты с контрагентами используя программное обеспечение «Банк – клиент». Эта программа изначально составлена программистами Банка. Конкретные люди имеют доступ к работе с банком, согласно инструкции, предусмотрены все необходимые условия для пользования секретными ключами этой программы. Все это помогает быстро, оперативно справится с задачами финансирования пенсий и всех текущих платежей. Сокращаются сроки списания денежных средств, с расчетного счета на расчетные счета получателя, сегодня он составляет всего 1 день. Уменьшился документооборот, меньше затрат на перечисление. Отделения сами контролируют банковскую выписку, к которой прикладываются все первичные документы на оплату, рассчитывают расходы исходя из остатков на расчетном счете. Однако, курьер все равно получает выписку из Банка для подтверждения остатков. Такие же требования остались к оформлению платежных документов, несмотря на то, что отправляются в электронном виде. «Банк – клиент» новшество очень удобное, современное и экономное во всех отношениях.

1.3 Цели и задачи учета и контроля денежных средств в организации

Основные требования, предъявляемые к бухгалтерскому учету, отражены в ряде нормативных актов. К примеру, часть положений федерального закона «О бух­галтерском учете», можно отнести к учету движения наличных денежных средств.

Так, бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций организаций ведется в валюте Российской Федерации - в рублях.

Организация ведет бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйст­венных операций путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов бухгалтерского учета.

Данные аналитического учета должны соответствовать оборотам и остаткам по счетам синтетического учета.

В статье 9, главы II федерального закона о бухгалтерском учете особым обра­зом описаны требования к оформлению первичных учетных документов.

Для отражения в учете хозяйственных операций, связанных с движением на­личных денежных средств, в соответствии с приказом Минфина от 31.10.2000 года, № 94н открыт счет 201.00 «Касса». Счет предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации.

К счету 201.00 "Касса" могут быть открыты субсчета:

201.04 "Касса организации",

201.05 "Денежные документы" и др.

В п. 9 части II положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, указано, что организации ведут бухгалтер­ский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций (фактов хозяйствен­ной деятельности) путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов бухгалтерского учета.

Таким образом, нами изучена теория и методология бухгалтерского учета и контроля наличных денежных средств. Установлено, что деньги играют важней­шую роль в хозяйственной деятельности предприятия и позволяют ему вклю­чаться во всеобщий процесс обмена товарами и услугами. Государство в свою очередь стремиться жестко регулировать данную область экономических отноше­ний и для этого у него имеются объективные причины.

Бухгалтерский учет денежных средств в полной мере описан в законода­тельных актах. Имеются унифицированные формы первичной документации, ана­литические и синтетические регистры. Предусмотрен специальный балансовый счет для учета кассовых операций, описан порядок инвентаризаций. Заслуживает внимания независимое подтверждение законности хозяйственных операций на базе аудита.

Вместе с тем, для изучения того, как реализуются указанные нормы на практике, необходимо изучить опыт организации бухгалтерского учета на кон­кретном предприятии, что и будет сделано в следующей главе.

Особенности отчетности Управления представляет собой систему показателей, характеризующих условия и результаты работы за определенный период. Составление отчетности – завершающий этап учетного процесса. Она составляется по данным бухгалтерского, статистического и оперативного учета. Это позволяет включить в содержание отчетности не только стоимостные, но и натуральные показатели для оценки и обобщения как количественных, так и качественных характеристик.

В международных стандартах бухгалтерского учета в едином учетном процессе выявляются четыре стадии: документирование хозяйственных операций, сведение воедино отдельных учетных данных на основе счетов синтетического и аналитического учета; формирование отчетных форм анализа деятельности организации.

В бухгалтерской отчетности отражаются нарастающим итогом имущественное и финансовое положение учреждения, результаты хозяйственной деятельности за отчетный период. Учреждения и организации, а также централизованные бухгалтерии, обслуживающие учреждения не производственной сферы, состоящие на республиканском бюджете Российской Федерации, бюджетных национально – государственных и административно – территориальных образований Российской Федерации составляются годовые, квартальные и месячные бухгалтерские отчеты об исполнении смет расходов.

При составлении и представлении бухгалтерской отчетности Управление руководствуется Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 48, ст. 5369), положением по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организации" ПБУ 4/99 и иными положениями по бухгалтерскому учету. Планом счетов бухгалтерского учета в Бюджетных организациях, инструкцией по его применению утвержденными Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 31 октября 2000 г. N 94н (по заключению Министерства юстиции Российской Федерации от 9 ноября 2000 г. N 9558-ЮД указанный Приказ в государственной регистрации не нуждается).

При отражении данных в бухгалтерской отчетности следует иметь в виду, что если в соответствии с нормативными документами по бухгалтерскому учету показатель должен вычитаться из соответствующих показателей (данных) при исчислении соответствующих данных (промежуточных, итоговых и пр.) или имеет отрицательное значение, то в бухгалтерской отчетности этот показатель показывается в круглых скобках (операционные расходы, направление денежных средств, выбытие основных средств и пр.).

Отчетным годом для всех предприятий, учреждений и организаций считается период с 1 января по 31 декабря включительно. Годовые отчеты составляются по состоянию на 1 января, квартальные – на 1 июля и 1 октября, месячные – на первое число следующего за отчетным месяца. Первым отчетным годом для вновь создаваемых учреждений считается период с даты государственной регистрации, т.е. приобретения прав юридического лица, по 31 декабря включительно, а для предприятий, созданных после 1 октября,- по 31 декабря следующего года включительно.

Правила составления и представления отчетности регламентируются Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации от 29 июля 1998 г. № 34н; Положением по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организаций» (ПБУ №4/96), утвержденным Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 8 февраля 1996 г. №10, а также письмом Министерства финансов Российской Федерации «О порядке составления годовой, квартальной и месячной бухгалтерской отчетности учреждениями и организациями, состоящими на бюджете» от 15 февраля 1993 г. №12(с изменениями от 3 августа 1993 г. , 25 июля 1994 г., 27 июня 1995 г.,26 августа 1997 г.)

Образцы форм годового, квартальных и месячных отчетов для Управления и их содержание устанавливается Министерством финансов РФ., и заполняются в точном соответствии с предусмотренными в них показателями. Годовые, квартальные и месячные отчеты могут представляться в виде автоматизированных форм.

Сметные показатели форм годового, квартального и месячного отчетов должны соответствовать утвержденным сметам расходов, сметам доходов и расходов с учетом внесенных в отчетном периоде изменений, оформленных в порядке, установленном Министерства финансов РФ.

Годовой отчет Отделения включает следующие формы:

0503130 «Баланс исполнения бюджета главного распорядителя, получателя средств бюджета»;

0503125 «Справка по внутренним расчетам »;

0503126 «Справка об остатках денежных средств на банковских счетах получатели средств бюджета»;

0503121 «Отчет о финансовых результатах деятельности»

0503127 «Отчет об исполнении бюджета главного распорядителя, получателя, получателя средств бюджета»;

0503169 «Сведения о дебиторской и кредиторской задолженности»;

0503130 «Справка к балансу»по заключению счетов бюджетного учета отчетного финансового года;

050168 «Сведения о движении нефинансовых активов»;

0503174 «Сведения о финансовом результате деятельности учреждения»;

0503176 «Сведения о недостачах и хищениях денежных средств».

Бухгалтерская отчетность Управления включает показатели деятельности не только самого себя, но и структурных подразделений.

Управление предоставляет месячную, квартальную и годовую бухгалтерскую отчетность своей вышестоящей организации Областной ПФР г. Ульяновска, в установленные сроки.

Бухгалтерская отчетность, содержащая показатели, отнесенные к государственной тайне по действующему законодательству, представляется с учетом требований этого законодательства.

Главный бухгалтер представляет сводную, квартальную, годовую бухгалтерскую отчетность об исполнении смет доходов и расходов учреждений, в установленные сроки. Сводная бухгалтерская отчетность подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Ответственность лиц, подписавших сводную бухгалтерскую отчетность, определяется в соответствии с действующим законодательством. В Управлении бухгалтерия автоматизирована и в соответствии с этим бухгалтерский учет основывается на едином взаимосвязанном, технологическом процессе обработки документации по всем разделам учета с составлением баланса в соответствии с Планом счетов , предусмотренным настоящей Инструкцией, и типовым проектными решениями по комплексной автоматизации бухгалтерского учета. Таким образом, данные синтетического и аналитического учета формируются в базах данных используемого программного комплекса и ежемесячно выводятся на бумажные носители – выходные формы документов (мемориальные ордера, карточки, ведомости, главная книга, отчет и т.д.). При этом содержание показателей в выходных формах документов должно соответствовать требованиям, предусмотренным настоящей Инструкцией для регистров бухгалтерского учета.

Если будут обнаружены ошибки в бухгалтерской отчетности, необходимо внести исправления в соответствующие базы данных и получить выходные формы получить с учетом исправления ошибок. Без оформления документов, подтверждающих любые исправления, новые данные в формы не заносятся.

В пояснительной записке следует привести краткую характеристику деятельности организации (обычных видов деятельности; текущей, инвестиционной и финансовой деятельности), основные показатели деятельности и факторы, повлиявшие в отчетном году на финансовые результаты деятельности организации, а также решения по итогам рассмотрения годовой бухгалтерской отчетности, т.е. соответствующую информацию, полезную для получения более полной и объективной картины о финансовом положении организации, финансовых результатах деятельности организации за отчетный период и изменениях в ее финансовом положении.

При изложении в пояснительной записке основных показателей деятельности, характеризующих качественные изменения в имущественном и финансовом положении, их причины в случае необходимости следует указывать принятый порядок расчета аналитических показателей

При характеристике платежеспособности следует обратить внимание на такие показатели, как наличие денежных средств на счетах в банках, в кассе организации.

Бухгалтерский учет имеет важное значение для правильной организации денежного обращения, в эффективном использовании финансовых ресурсов. Умелое распределение денежных средств само по себе может приносить организации дополнительный доход. Поэтому нужно постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств.

Организация бухгалтерского учета в Государственном учреждение – Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации в Ульяновском районе ведется согласно основополагающими нормативными документами для ведения бухгалтерского учета это:

Бюджетный Кодекс Российской Федерации от 12.08.98 г.;

Федеральный закон Российской Федерации от 21.11.96 г. 129 – ФЗ «О бухгалтерском учете»;

Положение о Пенсионном фонде Российской Федерации от 27.12.91 г. 2122-1;

Инструкция по бухгалтерскому учету в бюджетных организациях» утвержденной Приказом Министерства финансов РФ от 30 декабря 1999 г. № 107 н.

Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации от 27.07.98 г. 34 н.

Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Министерством финансов СССР от 29.07.83 г. 105;

Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13.06.95 г. 49;

Инструкция по Бухгалтерскому учету и отчетности по исполнению бюджета ПФР, утвержденная постановлением Правления ПФР от 30.01.95 18, согласования с Министерством финансов Российской Федерации;

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением Совета директоров банка России от 22.03.1993 40;

Положение об отделе учета поступления и расходования средств регионального отделения Пенсионного фонда Российской Федерации, утвержденное постановлением Правления ПФР 15.01.92 11;

Другие действующие инструктивные и методические материалы Пенсионного фонда Российской Федерации.

Настоящей Инструкцией установлен единый порядок ведения бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях. Инструкцией применяются следующие понятия:

Бюджетное учреждение – организация, созданная органами государственной власти РФ, органами государственной власти субъектов РФ, органами местного самоуправления для осуществления управленческих, социально – культурных, научно – технических и иных функций некоммерческого характера, должность которой финансируется из соответствующего бюджета или бюджета государственного внебюджетного фонда на основе сметы доходов и расходов;

Главный распорядитель средств бюджета (далее – главный распорядитель) – орган государственной власти РФ, орган государственной власти субъекта РФ, орган местного самоуправления или иной прямой получатель средств бюджета, определенный соответствующим законом (правовым актом) о бюджете на очередной финансовый год и имеющий право распределять ассигнования по направлениям, установленным этим законом (правовым актом), по распорядителям и получателям средств бюджета, находящимся в его ведении;

Лимит бюджетных обязательств – предельный объем прав получателя на принятие им денежных обязательств, оплачиваемых за счет средств соответствующего бюджета;

Принятие денежных обязательств за счет средств бюджета – заключение получателем договоров (соглашений, актов) на выполнение (услуг) с исполнителями работ (услуг) в пределах лимитов бюджетных обязательств;

Объем финансирования расходов – объем прав получателя на оплату принятых в установленном порядке денежных и иных обязательств за счет средств бюджета, в пределах которых органы, исполняющие бюджеты, осуществляют кассовые расходы по поручению получателя;

Кассовый расход – операция по списанию средств со счета органа казначейства или в кредитной организации в оплату принятых в установленном порядке получателем обязательств, подлежащих оплате за счет средств соответствующего бюджета;

Лицевой счет – регистр аналитического учета органа казначейства, предназначен для отражения в учете лимитов бюджетных обязательств, принятых денежных обязательств, объемов финансирования и кассовых расходов, осуществляющего бюджета главными распорядителями, распорядителями и получателями;

Учреждения осуществляют учет исполнения смет доходов и расходов по бюджетным средствам и средствам, полученным за счет внебюджетных источников, в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996 № 48 , ст.5369; 1998, № 30, ст. 3619) и настоящей Инструкцией.

Порядок ведения бухгалтерского учета в учреждениях, установленный настоящей Инструкцией, предусматривает:

· план счетов бухгалтерского учета в учреждениях;

· журнальную форму ведения бухгалтерского учета;

· способ применения субсчетов Плана счетов бухгалтерского учета для отражения операций по исполнению сметы доходов и расходов как бюджетных средств, так и средств, полученных за счет внебюджетных источников;

· формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета;

· методы оценки активов и обязательств;

· корреспонденцию субсчетов по основным бухгалтерским операциям;

· другие вопросы организации бухгалтерского учета.

Руководство Управления осуществляется начальником, который назначается на должность Правлением ПФР по согласованию с администрацией Ульяновской области.

Отдел казначейства является структурным подразделением регионального Управления Пенсионного фонда Российской Федерации и находится в непосредственном подчинении начальника ГУ – УПФ РФ в Ульяновском районе.

Отдел в своей работе руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации и органов, которым федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, Положением о Пенсионном фонде РФ, постановлениями Правления ПФР и Исполнительной дирекции ПФР, правилами, инструкциями и положениями, разработанными ПФР, приказами и распоряжениями начальника Управления, а также настоящим Положением.

В состав отдела казначейства входят следующие группы:

Финансовая группа;

Группа бухгалтерского учета по исполнению смет доходов и расходов аппарата Управления;

Группа по своду бухгалтерской отчетности по расходам на выплату пенсий и сметам доходов и расходов на содержание органов ПФР;

Группа прогнозирования кассовых поступлений.

Отдел возглавляет главный бухгалтер – начальник Отдела казначейства, который назначается и освобождается от занимаемой должности Председателем Правления ПФ РФ.

Работа отдела казначейства строится в соответствии с квартальным планом работы и Положением об отделе казначейства, утвержденным начальником Управления.

Должностные инструкции на специалистов отдела казначейства составляются главным бухгалтером в соответствии с методическими рекомендациями Методологического совета региональных отделов учета поступления и расходования средств, изложенными в письме ПФР от 20.10.1997г. № ЕВ – 03 – 11/ 7470-ИН.

Главный бухгалтер по мере поступления документов из ПФР проводит с работниками учета занятия по изучению инструктивно-нормативных документов.

С целью своевременного изучения изменений в законодательных документах работники отдела казначейства в практической работе применяют программу «Консультант Плюс», информацию из журналов « Бухгалтерский учет в бюджетных и коммерческих организациях», «Главбух» и газету «Экономика и жизнь».

Глава 2 Организация учета денежных средств в бюджетных организациях

2.1 Учет кассовых операций

В соответствии с Законом Российской Федерации от 25 сентября 1992 г. N 3537-1 "О денежной системе Российской Федерации" (статья 15) Совет Директоров Банка России решением от 22 сентября 1993 г. N 40 утвердил "Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации".

Приказом начальника Управления ПФР в Ульяновском районе от 05 июля 2000 г. № 37 утверждено Положение об учетной политике Управления Пенсионного фонда Российской Федерации в Ульяновском районе. Пункт «Общее положение» устанавливает основы формирования и раскрытия учетной политики Управления Пенсионного фонда Российской Федерации в Ульяновском районе, Управление образовано для осуществления государственного управления финансами пенсионного обеспечения на территории Ульяновского района.

Как ранее было сказано в п. 1.1.2, Управление является самостоятельным юридическим лицом, осуществляющим свою деятельность в соответствии с законодательством Российской Федерации и Положением о Пенсионном фонде Российской Федерации, утвержденным постановлением Верховного Совета Российской Федерации, утвержденным постановлением Верховного Совета Российской Федерации от 27 декабря 1991г. 2122-1, Бюджетным Кодексом Российской Федерации от 12.08.1998 г. В своей деятельности, ГУ – УПФ РФ в Ульяновском районе, подчиняется Областному Пенсионному фонду Российской Федерации в г.Ульяновске. Управление обеспечивает целевой расход и аккумуляцию страховых взносов, а так же финансирование расходов на выплату государственных пенсий и пособий, на финансирование и материально – техническое обеспечение текущей деятельности Управления, на другие мероприятия, связанные с деятельностью Управления.

Бухгалтерский учет в ГУ – УПФ РФ в Ульяновском районе осуществляется по журнальной форме бухгалтерского учета в соответствии с Инструкцией. Проверенные и принятые к учету первичные учетные документы систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и оформляются раздельными журналами по операциям за счет бюджетных средств, полученных за счет внебюджетных источников, которым присваивают следующие постоянные номера:

Журнал операций №1 – накопительная ведомость по кассовым

операциям;

Журнал операций № 2- накопительная ведомость по движению средств;

Журнал операций № 4 - накопительная ведомость по расчетам с прочими дебиторами кредиторами;

Журнал операций № 6 - накопительная ведомость по заработной плате;

Журнал операций № 3 - накопительная ведомость по расчетам с подотчетными лицами;

Журнал операций № 7 - накопительная ведомость по выбытию и перемещению основных средств.

Весь финансовый бухгалтерский учет в Управлении ведется автоматизировано, используя программу «1-С Предприятие». Это в свою очередь облегчает работу бухгалтера, своевременно ведется обработка всех первичных документов: авансовых отчетов по хозяйственным расходам, командировочным, почтовым, представительским по конкретному материально ответственному лицу или работнику Управления.

Разноска по кассе тоже производится в каждый кассовый день. При оформлении и учете кассовых операций ГУ – УПФ РФ в Ульяновском районе руководствуется порядком ведения кассовых операций, установленным Центральным Банком РФ. Все приходные и расходные ордера выписываются автоматизировано, а не в ручную как было раньше. В приходных и расходных ордерах КО – 1 (0310001) и КО –2 (0310002), указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Приходные и расходные ордера регистрируются работником бухгалтерии в журнале регистрации приходных и расходных ордеров ф КО –3. (0310003) до передачи их на исполнение в кассе.

Журналы операций подписываются главным бухгалтером или заместителем. Затем все журналы операций по истечению месяца вместе с документами подобранными в хронологическом порядке подшиваются. Если документов не так много, то можно подшивать и за 3 месяца сразу. На обложке делается запись соответствующего периода отчета. Все документы хранятся в течение пяти лет в соответствии с правилами организации государственного архивного дела. По истечении сроков дела в установленном порядке уничтожаются.

Государственное учреждение - Управление Пенсионного Фонда РФ в Ульяновском районе обязано хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. Обслуживается Управление в ОСБ 8588 г.Ульяновска, там производит расчеты по своим обязательствам с другими предприятиями, как правило, в безналичном порядке или применяем форму наличных расчетов, эти правила установлены Банком в соответствии с законодательством Российской Федерации. Для осуществления расчетов наличными деньгами.

Управление имеет кассу и ведет кассовую книгу по установленной форме. Правила хранения поступления и расходования наличных денег определен «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержденным постановлением Совета Директоров Банка России от 04. 10.93 г. за № 18. Так как в Управлении автоматизированный бухгалтерский учет то ведение кассовых операций обеспечено соблюдением установленных правил ведения кассовой книги. Книга прошнурована, пронумерована и опечатана сургучной (мастичной) печатью, все заверено подписями руководителя учреждения и главного бухгалтера по квартально.

Записи в кассовую книгу производятся сразу же после получения или выдачи денег по каждому кассовому ордеру или другому заменяющему его документу.

Прием наличных денег

В Управлении осуществляется прием наличных денежных средств с использованием приходный кассовых ордеров. В приходном ордере указывается фамилия, если это работник вносит в кассу наличными, и статья по которой происходит возмещение расходов. Проставляется сумма прописью и дата приема наличных денег. Сам ордер вместе с отрывной квитанцией подписывается главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным, ставится гербовая печать, и подписывается кассиром. Все данные в приходном ордере должны арифметически соответствовать сумме разнесенной в кассовую книгу. Отрывную квитанцию отдают работнику Управления, а от приходного ордера из Банка по чеку прикладывают с расшифровкой к банковской выписке.

Наличные денежные средства в кассу с расчетного счета получают по чековой книжке. Она выдается по мере использования Банком клиенту. Заполняется заявление на разрешение получения чековой книжки, оно подписывается Начальником Управления и главным бухгалтером. Использованные чековые книжки хранятся в сейфе у кассира сложенные в хронологическом порядке по годам и месяцам в течение пяти лет. Средства поступившие в кассу Управления, учитываются на активном счете 201 «Касса» на субсчете 201.04 согласно Плану счетов для бухгалтерского учета в бюджетных организациях. По дебету отражаются суммы денег, поступивших в кассу Управления, по кредиту – выданная сумма денег. Ежедневно кассиром делается запись в Журнал операций №1 .

Наличные деньги, полученные предприятиями, расходуются на цели, указанные в чеке. В кассе ведется учетная книга по аналитическому учету денежных средств, в которой кассир расписывает подробно на какие цели получены денежные средства и на какие израсходованы. Это в свою очередь контролирует, чтобы не было перелимита и удобно для самого кассира так как он сам контролирует расход и сальдо на конец кассового дня. В конце квартала остатка по кассе не должно быть, это правило в Управлении исполняется. Предприятие может иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимита, установленным Банком, по согласованию с Начальником Управления. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются. В кассе Управления установлен денежный лимит 4500 рублей, подтвержденный и разрешенный Банком, в котором обслуживается Управлении. Он рассчитывается таким образом: арифметически складываются все расходы за три месяца и делятся на среднее количество рабочих дней, выводится средний коэффициент, который и является показателем лимита. Все расходы контролирует КРО Министерства Финансов РФ. При необходимости указанные лимиты могут быть пересмотрены.

Чек на получение суммы наличных денежных средств заполняется шариковой ручкой синими чернилами, аккуратно, четко без ошибок. Подписывается чек Начальником и главным бухгалтером либо замами, имеющими право второй подписи. Образцы подписей утверждаются головным подразделением ПФР и только после подтверждения предоставляются в Банк, для сверки подписей на платежных документах. В чеке на обратной стороне заполняется расшифровка суммы указанной на лицевой стороне чека. Это могут быть и командировочные, хозяйственные или другие цели, премии, пособия по больничному листу, заработная плата, аванс и т.д. Затем заполняются графы с указанием документа подтверждающего личность, получающего сумму по чеку.

При поступлении денежных средств в кассу с расчетного счета, производится бухгалтерская запись:

Д- 201.04 К- 201.01

Выдача под отчет на ГСМ

Д 105.03.1 Кт 208.22.1 Σ 212692-13

Кассир Управления обязан сдавать в банк всю денежную наличность, которая поступает от физического лица, тем более, если эти остатки сверх установленных лимитов. Он имеет право только хранить в своей кассе наличные деньги, сверх установленных лимитов для оплаты труда, выплаты пособий по больничному листу не свыше 3-х рабочих дней, включая день получения денег в банке .

Выдача наличных денежных средств под отчет на хозяйственно – операционные расходы, командировочные, почтовые расходы, представительские происходит на основании приказа или заявки на денежные средства. Оплата заработной платы, отпускных происходит по ведомости, которую составляет расчетчик. Все приходные и расходные ордера регистрируются в книги регистрации ф. ЖО 2

На субсчете 302.01 учитываются расчеты с работниками учреждения, состоящими в списочном составе по всем видам заработной платы, премиям, пособиям по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, при рождении ребенка, по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет, а так же по другим видам начисленного дохода.

Начисление заработной платы и пособий производится один раз в месяц и отражается в учете в последний день месяца.

Документами для начисления заработной платы являются: приказ руководителя учреждения о зачислении, увольнении и переведении сотрудников в соответствии с утвержденными штампами и ставками заработной платы, табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, другие документы.

На основании расчетно–платежных ведомостей составляется журнал операций № 6. К журналу должны быть приложены все документы, послужившие основанием для начисления заработной платы (табели, выписки из приказов о начислении, увольнении и т.д.).

Деньги получены с р/с на погашение всех долгов (заработная плата) наличными в кассу делается бухгалтерская запись:

Д- 302.01 «Расчеты по оплате труда»

К- 201.04 «Касса»

Выдаются денежные средства из кассы на оплату больничного листа используется корреспонденция счетов:

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира вторые отрывные листы (копий записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге.

Все кассовые операции отражаются в Журнале операций № 1, что позволяет контролировать все движение наличных денежных средств.

Представленный кассовый отчет проверяется бухгалтерией, и на основании его ежедневно производится запись в накопительную ведомость по кассовые операциям и другие регистры бухгалтерского учета. При записи в книгу «Журнал – главная» журнал операций №1 из общей суммы оборотов за месяц исключаются обороты по средствам, полученным в кассу со счетов, открытых в кредитных организациях.

Помимо денег в подотчет кассира могут числятся путевки в дома отдыха, трудовые книжки т.е. бланки строгой отчетности. Учет бланков и путевок ведется на счете 201.05 «Бланки строгой отчетности», «Путевки».

Счет 201.05 «Денежные документы» учитываются различные денежные документы, как-то: оплаченные талоны на бензин и масла, на питание и т. д., оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки и марки государственной пошлины, бланки трудовых книжек и вкладыши к ним.

С целью контроля за сохранностью и использованием денежных средств в Управлении производится внезапная ревизия кассы. Срок проведения ревизии кассы определяется Начальником Управления. Практика показывает, что внезапные проверки целесообразно проводить не реже одного раза в месяц. Ревизию кассы проводит комиссия, назначенная приказом Начальника Управления. Порядок ведения кассовых операций предусматривает проведение внезапных ревизий кассы с полным полистным пересчетом всех денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

Комиссией составляется акт, в котором фактические остатки кассовой наличности сопоставляются с учетными данными, определяется недостача или излишек денежных средств. Акт оформляется в день ревизии кассы и подписывается членами комиссии. Комиссия должна потребовать от кассира письменное объяснение о причинах выявленных недостачи или излишка.

В кассе установлен лимит остатка денежных средств, который подтверждается Банком, в котором обслуживается Управление.

2. 2 Учет операций на расчетном счете

Организация и ведение бухгалтерского учета расчетов с прочими дебиторами и кредиторами осуществляется на основании Федерального закона Российской Федерации «О бухгалтерском учете» № 129 ФЗ от 21.11.96 и в соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учете в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете, утвержденной приказом Министерства РФ от 26 августа 2004 г. № 70-н.

В процессе исполнения сметы расходов на содержание аппарата отделения производятся расчетные операции, связанные с перечислением средств различным организациям: расчеты за одноразовые поставки товарно-материальных ценностей, за выполнение работы и оказанные услуги, оплачиваемые по счетам платежными поручениями и др.

В соответствии с Положением об организации закупок товаров, работ и услуг для государственных нужд (утверждено Указом Президента РФ от 08.апреля 1997 г. № 305) основным способом закупок продукции для государственных нужд являются открытые конкурсные торги тендер. Но при всей их значимости и важности для обеспечения эффективности расходования бюджетных средств, нельзя не видеть и определенные недостатки этого способа закупок. К их числу в первую очередь можно отнести следующее: длительность процедур проведения конкурсных торгов;

Значительные затраты заказчика по планированию торгов, подготовки конкурсной документации, рассмотрению конкурсных предложений и выявлению победителя;

Существенные затраты участников на подготовку конкурсных предложений, их прямые финансовые затраты, связанные с покупкой конкурсной документации и получением необходимых гарантий, за которые коммерческие банки в России берут достаточно ощутимую плату.

Учет расчетов в Управлении ведется на счете 302.00 «Расчеты с поставщиками, подрядчиками и заказчиками за выполненные работы и оказанные услуги», и субсчете 302.00 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 302.02 «Расчеты с покупателями и заказчиками за выполненные работы и оказанные услуги». На субсчете 302.00 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» учитываются расчеты с поставщиками за строительные материалы, конструкции и детали, оборудование для установки и т.п., приобретаемые за счет бюджетных средств, целевых средств и безвозмездных поступлений, расчеты для капитального строительства. По расчетам с поставщиками в дебет счета 302.00 записываются суммы оплаченных счетов за строительные материалы, конструкции, детали при этом кредитуются субсчет 201.01. На стоимость ценностей, полученных от поставщиков на склад, дебетуются субсчета 105.00 или 302.00, если ценности переданы подрядчику, минуя склад, и кредитуются субсчета 302.00. По расчетам с подрядчиками в дебет субсчета 302.00 записываются суммы, перечисленные за выполненные строительно-монтажные работы, и стоимость переданных подрядчику конструкций и деталей, строительных материалов для строительных работ при этом кредитуется субсчет 201.01. На суммы выполненных подрядчиком строительно – монтажных работ производятся записи в дебет субсчета 401.00 и кредита 302.01.

Бюджет Управления на текущий год утверждается Правлением Пенсионного фонда Российской Федерации. Расходы на содержание аппарата Управления в Ульяновском районе входят в состав расходной части бюджета Управления в Ульяновском районе. Бюджетное учреждение, находящееся в введении ПФР и имеет право на получении ассигнований. Все поступившие средства из бюджета аккумулируются на счете 304.00 «Внутриведомственные расчеты по финансированию из бюджета», возникающие в процессе финансирования между главными распорядителями, распорядителями и получателями, находящимися в их ведении, а так же операции по движению финансирования получателя по его смете доходов и расходов.

В дебете субсчета 304.00 записываются:

– у главного распорядителя, распорядителя объемы распределенного финансирования;

– у получателя – суммы расходов, произведенных за год, а также суммы выявленных недостач при невозможности взыскания в установленном порядке и другие списания, принятые за счет учреждения, отзыв финансирования;

В кредит субсчета 304.00 записываются:

– у главного распорядителя, распорядителя – суммы расходов, произведенных за год учреждениями, находящимися в их ведении, на основании представленной отчетности, отзыв финансирования по учреждениям, находящимся в их ведении;

– у получателей, а также у главного распорядителя, как получателя – финансирование его расходов, суммы других операций, увеличивающих финансирование.

При составлении сводного баланса остатки по субсчету 304.00 в активе баланса главного распорядителя, распорядителя и по этим субсчетам в пассиве баланса учреждения, находящихся в их введении, взаимно исключаются.

Согласно Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных организациях, утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30.12.1999г. 107-н, Положения об Отделении ПФР от 08.02.1991г. 1; Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации от 27.07.1998 г. 34-н; Федеральному Закону РФ от 21.1.1996 г. 129 – ФЗ «О бухгалтерском учете»; Бюджетный Кодекс РФ от 12.08.1998 г., которыми руководствуется Отделение.

«Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» подразделяется на следующие субсчета:

209.00 «Расчеты по недостачам»

303.04 «Налог на добавленную стоимость»

302.07 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами»

На субсчете 302.07 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами» учитываются расчеты с прочими дебиторами и кредиторами, включая расчеты с поставщиками за поставленные товары и предоставленные услуги.

Аналитический учет расчетов по субсчету 302.07 ведется в накопительной ведомости по расчетам с прочими дебиторами и кредиторами (журнал операций №4),в которой для каждого дебитора или кредитора отражается операцией в течении месяца.

Записи в ней формируются по каждому документу в следующем порядке. В начале каждого месяца из накопительной ведомости за прошлый месяц по каждому дебитору и кредитору записываются данные счетов, по которым не получены материальные ценности или не оказанные услуги.

По мере оплаты счета поставщика на основании платежного поручения производятся по каждому дебитору или кредитору.

По мере оплаты счета поставщика на основании платежного поручения производятся по каждому дебитору или кредитору. На суммы авансов, перечисленных в соответствии с договорами, производятся записи. На суммы полученных материальных ценностей и оказанных услуг производится запись в кредит счета 302.07 по той же строке, по которой значится задолженность, и в дебет соответствующих счетов граф. По окончании месяца подсчитываются итоги записываются в книгу «Журнал – главная».

По каждой позиции выводятся остатки на конец месяца. Учет расчетов с прочими дебиторами и кредиторами может вестись на карточках.

Деньги перечислены с расчетного счета за оказанные услуги. Произведена покупка, производится бухгалтерская запись:

Товар оприходован на склад и установлен:

На получение товарно–материальных ценностей выдается работнику отделения доверенность типовой формы №М -2а.

Выдача доверенности лицам, не работающим в данном управление, не допускается. Неиспользованная доверенность должна быть возвращена в бухгалтерию на следующий день после истечения срока действия доверенности делается отметка в Журнале учета выданных доверенностей.

По окончанию месяца подсчитываются итоги и данные записываются в книгу «Журнал – главная» в графу «Сумма по ордеру».

Все операции с расчетным счетом отражаются в банковской выписке на следующий день после проведения операции. Расчеты с поставщиками могут производиться, как за безналичный расчет так и по наличному расчету. В Управление поступает счет на оплату, он визируется Начальником, затем платежным поручением со счета перечисляются денежные средства с указанной суммой на расчетный счет поставщика. После зачисления суммы поставщик присылает товар и документ счет – фактуру, где указано наименование товара и его количество, сумма за единицу. На основании этого платежного документа поступление товара приходуется на склад и уже по назначению отписывается со склада.

Для учета расчетов по вносам во все внебюджетные и бюджетные фонды используются субсчета:

303.02,303.06 «Расчеты с Фондом социального страхования Российской Федерации»

303.02 «Расчеты с Фондом обязательного медицинского страхования Российской Федерации»

303.02 «Расчеты по страховым взносам с Пенсионным фондам Российской Федерации»

Начисление суммы в Фонды относятся в дебет тех счетов, на которые отнесена начисленная оплата труда, и в кредит счетов 303.02. При этом составляют следующую бухгалтерскую запись:

Дебет счета 401.01 «Расходы по бюджету на содержание учреждения и другие мероприятия»

Часть сумм, начисленных в Фонд социального страхования и в Пенсионный фонд, используется организацией для работника, соответствующих пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам, пособий на ребенка и детей и др. Согласно Главы 24 «Единый социальный налог» (взнос) Налогового кодекса Российской Федерации (часть вторая), зачисляемый в государственные внебюджетные фонды – Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования РФ и фонды обязательного медицинского страхования Российской Федерации. УПФ РФ в Ульяновском районе производит отчисление во внебюджетные фонды ЕСН -26,2% (ПФР – 20,0%, ФСС РФ – 2,9 %, ФОМС – 1,1 %, ФОМС Терр. фонд 2,0 % с з/ п) Налог с физических лиц – 13%, Несчастный случай – 0,2%. (рисунок 2)

Рисунок 2 –Структура налоговых платежей по ЕСН

Оплата производится по безналичному расчету используя р/с финансирования расходов по смете на содержание аппарата платежными документами.

Начисление работникам организации указанных пособий оформляют следующей записью:

Дебет субсчетов 302.13;

Кредит счета 302.01 «Расчеты с работниками и служащими».

Остальную часть сумм отчислений по социальному страхованию перечисляют в Фонд социального страхования, отчислений в Пенсионный фонд – в указанный фонд, а отчисления в фонды медицинского страхования – в соответствующие фонды.

Перечисления оформляют следующей записью:

Дебет субсчета 303.02;

Кредит счета учет денежных средств 302.01.

2. 3 Учет расчетов с подотчетными лицами

Согласно «Порядку распределения расходов по соответствующим предметным статьям и подстатьям экономической классификации расходов бюджетов Российской Федерации» расходы бюджетов и расходы за счет внебюджетных источников классифицируются как текущие и капитальные расходы, а так же расходы, связанные с предоставлением (погашением) бюджетных кредитов (бюджетных ссуд).

Суммы, выданные в подотчет относятся расходы на: приобретение горюче- смазочных материалов (бензина, масел и т. д.).

Также относятся расходы на приобретение: мебели, инвентаря, жалюзи, столово – кухонной посуды, инструментов, и т.д., оборудования и приборов, включая расходы по их установке и наладке; средств индивидуальной защиты органов дыхания и кожи, огнетушителей; расходы на приобретение запасных частей ко всем видам транспорта, оборудования, механизмов, приборов, устройств, аппаратов, средств связи, вычислительной и организационной техники. Канцелярские товары, письменные принадлежности, бумага для факсов, ксероксов, принтеров, бумага на печатные работы, бланков учетной политики и отчетной документации: книг, карточек, формуляров, специальных папок, коробок для хранения архивного материала, дискет, картриджей, тонера, медикаментов, прочих расходных материалов. Средства бытовой химии, предметов и средств личной гигиены. Расходы на оплату: изготовления печатей; брошюровки и переплета документов.

А также подотчетные суммы относятся расходы на служебные командировки, при перемещении работников (оплата проезда, суточных, квартирных, подъемных), командировочные выплаты работникам, подъемные пособия и суточные при перемещении по службе.

Расходы на служебные командировки включают в себя:

Расходы по оплате командировок внутри страны и за границу в соответствии с законодательством РФ (расходы жилого помещения, оплата проезда к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, оплата услуг по предварительной продаже проездных документов (комиссионный сбор), суточные, возмещение расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями, оплата страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорт)

На сессии, съезды, совещания, конференции, на проезд с научной целью; на производственные командировки сотрудников научно-исследовательских учреждений, связанные с испытанием машин, приборов, расходы по оформлению заграничных паспортов и других виз документов при следовании в загранкомандировки.

«Оплата услуг связи» На данную статью расходов относятся расходы учреждений и организаций, финансируемых по смете доходов и расходов, по оплате:

за предоставление в пользование телефонных и телеграфных каналов связи, каналов передачи данных информации); аренды технических средств телефонной, документальной связи(телеграфной, передачи данных и телепатических служб),соединительных, специальных и прямых линий связи; сотовой, ИНТЕРНЕТ, а так же абонентская плата за пользование; междугородняя связь, предоставление доступа к телефонной сети (установка служебных телефонов) и установка других средств связи; местное соединение; телефаксов, телеграмм; пересылку почтовых отправлений, фельдъегерской и специальной связи, почтовых переводов денежных средств; почтовые ящики; радиограммы; радиоточки.

«Представительские расходы», это расходы входящие в состав «Прочие текущие расходы». На данную подстатью относятся расходы по оплате договоров на вневедомственную охрану; организация проведения мероприятий в рамках Государственной программы; ликвидация стихийных бедствий; оплата рекламы; страхование жизни и имущества; расходы на организацию временных выставок по искусству; оплата за обучение на курсах по повышению квалификации.

При расчете с подотчетными лицами Отделение пользуется указаниями по отдельным вопросам бухгалтерского учета, предусмотренные планом работы от 1998 г., где говорится о том, что расчеты с подотчетными лицами ведутся в соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете, утвержденной приказом Министерства финансов РФ от 26.08.04 г. № 70н.

Работникам Управления могут выдать из кассы наличные деньги (авансы) под отчет на хозяйственные, горюче-смазочные расходы, представительские, почтовые расходы. Управление выдает наличные деньги под отчет в размерах и сроки, определяемые Начальником по согласованию с банком, осуществляющим его кассовое обслуживание. При этом следует руководствоваться Порядком ведения кассовых операций в Российской федерации, утвержденным указанным выше Письмом Банка России по Ульяновской обл. г. Ульяновска.

Активный счет 208.00 «Расчеты с подотчетными лицами» учитываются расчеты с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам на оплату таких расходов, которые не могут быть произведены путем наличных расчетов.

Приказом определяется состав материально ответственных лиц и только этим, работающим в Управлении лицам, выдаются денежные средства под отчет на почтовые расходы, хозяйственные, представительские, ГСМ.

Авансы под отчет выдаются по распоряжению Начальника Управления на основании письменного заявления работника с указанием назначения аванса (на командировочные, хозяйственно – операционные, представительские нужды). На заявлении, о выдаче сумм под отчет, проставляется код бюджетной классификации, на который должен быть отнесен расход, На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется код экономической классификации расходов бюджетов бюджетной классификации Российской Федерации, на который должен быть отнесен расход, и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.

Сумма аванса, выдаваемая под отчет, определяется по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов.

Деньги, выданные под отчет, могут расходоваться только на те цели, которые предусмотрены при их выдаче. Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют авансовый отчет ф. 286 с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются арифметически, а также проверяется правильность оформления документов и расходования средств по назначению. О результатах проверке авансового отчета делается запись с указанием суммы, подлежащей утверждению. Авансовый отчет утверждает Начальник Управления. Обязательно погасить штампом «Погашено».

Лица, получившие наличные деньги под отчет, в соответствии с п.11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением Совета директоров Центробанка России от 22 10.1993 № 40 , обязан не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию Отделения отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Выдача новых авансов подотчетному лицу может быть произведена при условии погашения ранее выданного аванса.

Если подотчетное лицо не предоставляет в бухгалтерию учреждения в установленный срок авансовый отчет или не возвращает неизрасходованные деньги, то Управляющий имеет право удержать эту задолженность из заработной платы лица, получившего деньги под отчет.

Наиболее существенной частью подотчетных сумм являются расходы по командировкам. Письмо Министерства финансов Российской Федерации от 27 мая 1996 г. №48 с 1 июня 1996 г. Установлены следующие нормы возмещения расходов, связанных с командировкой работников организаций, расположенных на территории Российской Федерации:

Оплата найма жилого помещения – по фактическим расходам, подтвержденным соответствующим документам, но не более 800 руб. в сутки, а при отсутствии подтверждающих расходы документов – в размере 12 руб. в сутки;

Оплата суточных – 100 руб. за каждый день нахождения в командировке.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно оплачиваются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами (с учетом установленных организаций на пользование соответствующим транспортом).

Начальник Управления разрешает, в порядке исключения, производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх установленных ном. Следует при этом иметь ввиду, что командировочные расходы, выплачиваемые сверх установленных норм, включаются в доход работников, подлежащий обложению подоходным налогом с физических лиц.

На суммы, выданные подотчетным лицам, дебетуется субсчет 208.00 и кредитуется субсчет 201.04.

На израсходованные суммы аванса и возвращенные остатки подотчетных сумм производятся записи в кредит субсчета 208.00 и дебет соответствующих субсчетов счетов 105.00,106.00,401.00.

Кредитовые остатки по субсчету 208.00 «Расчеты с подотчетными лицами» показываются в пассиве баланса по статье «Расчеты с прочими кредиторами».

Работнику Управления по заявке выданы в под отчет денежные средства на командировочные расходы используется корреспонденция счетов:

Д- 208.00

К -201.04

Остатки денежных средств по командировочным расходам возвращаются в кассу, а затем восстанавливаются на расчетный счет Управления, производится бухгалтерская запись:

Д - 201.04

К – 208.00

Д-201.04

К – 208.00

Эти операции отражаются в Журнале операций № 3 «Расчет с подотчетными лицами». Остатки по субсчету 208.00 «Расчеты с подотчетными лицами» показываются в книге «Журнал – главная» в балансе исполнения сметы расходов развернуто: дебетовые – в активе под наименованием «Расчеты с прочими дебиторами», а кредиторы – в пассиве под наименованием «Расчеты с прочими кредиторами». Расчеты с дебиторами к концу года должны быть закончены. Суммы дебиторской задолженности должны быть полностью взысканы, кредиторская задолженность должна быть погашена.

Денежные средства наличными по ведомости выданы под отчет водителям на горюче смазочные материалы, водители получили денежные средства каждый по заявленной сумме, производится бухгалтерская запись:

Д 208.00

К 201.04

Субсчет 208.14 – горюче смазочные материалы, денежные средства получены из кассы под отчет 201.04 (Касса), по составленной ведомости производится выплата каждому материально ответственному лицу (водителю) на определенный срок, бухгалтеру в конце рабочей недели представляются путевые листы, авансовые отчеты. Водители не имеют право получать денежные средства вновь, если не отчитались по полученным ранее денежным средствам.

На хозяйственные нужды материально ответственное лицо получает денежные средства из кассы после заполнения заявки. Эту заявку визирует Начальник Управления, бухгалтер пишет остаток (если имеется не отчитанных денег) и только после этого кассир заказывает деньги в банк. Если подотчетное лицо купило материальные ценности на рынке, у населения, то основанием для отчета может служить акт (справка), составленный по произвольной форме. В акте (справке) излагается и цена, и количество товара. В акте необходимо также указать паспортные данные продавца, государственный номерной знак автомобиля и другие данные, которые бы позволили работникам налоговой службы проверить достоверность предъявления документа. Акт утверждается руководителем учреждения.

Денежные средства выданы в подотчет на хозяйственные нужды, материально ответственное лицо получил на хозяйственные нужды наличными из кассы денежные средства:

Д 208.00

К 201.04

Если денежные средства освоены не полностью, то подотчетное лицо при составлении авансового отчета арифметически показывает остаток и вносит его в кассу, отчитался с остатком денежных средств, в этом случае производится бухгалтерская запись:

Д 201.04

К 208.00

В кассу (201.04) возвращены не полностью истраченные денежные средства с подотчетного лица (208.00)

Затем кассир по Инструкции обязан возвратить неиспользованные денежные средства в Банк заполняя «Объявление», кассир сдает деньги из кассы в банк, в этом случае делается бухгалтерская запись:

Д 201.01

К 201.04

На расчетный счет(201.04) восстановлены денежные расходы из кассы (201.04).

Денежные средства выданы из кассы под отчет на почтовые расходы, производится бухгалтерская запись:

Д 208.00

К 201.04

На суммы фактических расходов, произведенных подотчетными лицами согласно утвержденным авансовым отчетам, составляется проводка:

Дебет 401.00 «Расходы по бюджету на содержание учреждении и другие мероприятия» или соответствующего счета 208.00

Кредит счета 208.00 «Расчеты с подотчетными лицами»

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется по каждому подотчетному лицу, сумме выданного аванса и суммам произведенным расходов, а также неиспользованным авансам в журнале операций №3 – накопительных ведомостях по расчетам с подотчетными лицами. Как уже выше было сказано в нашем Управлении обработка ведется автоматически и это помогает оперативно обрабатывать оборотные ведомости по каждому подотчетному лицу. Сотруднику Управления присваивается постоянный код – очередной порядковый номер по Управлению. Затем после внесения данных с авансового отчета по итогам формируется журнал операций №3 и происходит сверка фактических и кассовых расходов.

Глава 3 Аудит и ревизия денежных средств в бюджетных организациях

3.1 Виды и формы контроля в организациях

В условиях рыночной экономики функция контроля становится ведущей в государственном управлении. Получив широкую хозяйственную самостоятельность, решая вопрос об источниках привлечения финансовых ресурсов и распределении получаемого дохода, хозяйствующие субъекты несут ответственность за законность своей деятельности и достоверное отражение своих финансовых результатов в бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Государство и его контрольные органы, осуществляя контроль за деятельностью хозяйствующих субъектов, обеспечивают защиту своих граждан от незаконных действий предпринимателей, менеджеров; государство гарантирует сохранность собственности граждан и исполнение обязательств, которые принимают собственники в отношении наемных работников, и хозяйствующие субъекты а отношении государства и друг друга .

Контроль может носить правовой, административный характер; большое значение имеет технический, экономический и общехозяйственный контроль. Особое место в системе контрольных функций занимает финансовый контроль.

Чтобы понять сущность финансового контроля, необходимо выделить характерные признаки составляющих его элементов, которые позволяли бы установить его индивидуальность и определить роль и место среди иных близких понятий.

Термин «контроль» в научной и практической деятельности употребляется достаточно часто. Многие исследователи проблем социального управления и права обращаются к вопросам организации и проведения контроля, в той или иной мере освещая цели, задачи, функции, механизм контроля, сферы компетенции контрольных органов.

Контроль определяют по-разному: как средство, фактор, форму, элемент, функцию, вид деятельности, систему, обратную связь, условие, регулятор, гарант, явление, институт, метод, правомочие, атрибут и т. д.

Специалисты по теории управления, выделяя три стадии управленческой деятельности (проектирование и определение цели; организация выполнения принятого решения; контроль исполнения), трактуют контроль как особую стадию цикла управления. Е. А. Кочерин отмечает, что взгляд на контроль как на завершающий этап управленческой деятельности, позволяющий сопоставить достигнутые результаты с запланированными, является прочно установившейся точкой зрения в научной литературе .

Некоторые ученые характеризуют контроль как самостоятельный процесс. Так, Н. П. Ефимова считает, что в широком смысле контроль- это процесс, обеспечивающий функционирование объекта в соответствии с принятыми управленческими решениями, направленными на успешное достижение поставленных целей. Н. Д. Погосян определяет контроль как совокупность регулярных и непрерывных процессов, посредством которых их участники в легитимной форме обеспечивают эффективное функционирование государственного сектора, а также деятельность иных хозяйствующих субъектов независимо от форм собственности.

Финансовой контроль – это проверка специально уполномоченными органами соблюдения участниками финансовых, денежных, кредитных, валютных операций требований законодательства норм и правил, установленных государством и собственниками. Соответственно государственный финансовой контроль – это финансовый контроль, осуществляемый государственными органами или от имени государства в целях обеспечения единой государственной финансовой политики и финансовых интересов государства и его граждан. Общие принципы финансового контроля: законность, независимость, гласность.

Основным функциональным назначением финансового контроля, осуществляемого в интересах общества, является контроль за исполнением бюджета, поскольку последний представляет собой форму образования и расходования общественных средств для обеспечения деятельности органов власти по проведению в стране единой финансовой, кредитной и денежной политики, защите финансовых интересов Российской Федерации.

Бюджетная система Российской Федерации состоит из бюджетов разных форм собственности. Так, федеральный бюджет и бюджеты субъектов Российской Федерации представляют собой государственную собственность.

В связи с разделением бюджетов по формам собственности финансовый контроль за их исполнением подразделяется на государственный контроль, осуществляемый как в масштабе Российской Федерации, так и в каждом субъекте Российской Федерации, и муниципальный финансовый контроль, проводимый на уровне местного самоуправления .

В Российской Федерации сущность государственного и муниципального контроля законодательно не определена. Содержание и вопросы организации государственного финансового контроля в Российской Федерации раскрыты в Указе Президента РФ от 25 июля 1996 г. № 1095 «О мерах по обеспечению государственного финансового контроля в Российской Федерации». Согласно этому документу в Российской Федерации государственный контроль включает в себя контроль, за исполнением федерального бюджета и бюджетных внебюджетных фондов, организацией денежного обращения, использованием кредитных ресурсов, состоянием государственного внутреннего и внешнего долга, государственных резервов, предоставлением финансовых и налоговых льгот и преимущества. Все это представляет собой перечень основных задач государственного финансового контроля, что, безусловно, недостаточно для раскрытия его сущности.

Таким образом, государственный контроль – это контроль который реализует права государства законными путями защиты своих финансовых интересов и финансовых интересов своих граждан через систему законодательных, организационных, административных и правоохранительных мер.

Государственный контроль в соответствии с установленным законодательством Российской Федерации разграничением функций и полномочий возлагается на Счетную палату Российской Федерации, Центральный банк РФ, Главное контрольное управление Президента РФ, Министерство финансов РФ и его структурные подразделения(Главное управление федерального казначейства, Департамент государственного финансового контроля и аудита и их территориальные органы), Министерство по налогам и сборам Российской Федерации, Государственный таможенный комитет РФ, Федеральную службу России по валютному и экспортному контролю.

В 2000 г. Министерство финансов Российской Федерации утвердило Инструкцию о проведении ревизии и проверки контрольно- ревизионными органами Министерства Федерации, в которой уточнены понятия, цель и задачи ревизионных проверок, порядок проведения ревизией, их оформления и реализации результатов ревизий.

Государственный и муниципальный финансовый контроль подразделяется на внутренний и внешний.

Внешний финансовый контроль осуществляют специальные органы, созданные и действующие независимо от исполнительной власти.

Внутренний финансовый контроль осуществляют органы исполнительной власти, создаваемые самой исполнительной властью. К нему можно отнести и ведомственный контроль, проводимый контрольно- ревизионными отделами министерств и ведомств в подведомственных организациях и учреждениях с целью проверки расходования бюджетных средств, выделенных по подведомственному признаку бюджетной классификации, а также использования различных видов финансовой помощи из бюджета.

Понятия проверки и ревизии приведены в Инструкции «О порядке проведения ревизии и проверки контрольно – ревизионными органами Министерства финансов Российской Федерации», утвержденной приказам Минфина России от 14 апреля 2000 г. № 42н.

Согласно этому документу проверка заключается в единичном контрольном действии или исследовании состояния дел на определенном участке деятельности проверяемой организации. Под проверкой может пониматься и мероприятие, заключающееся в сборе и оценке информации, касающейся предметов контроля.

Ревизия представляет собой систему обязательных контрольных действий по документальной и фактической проверке законности и обоснованности совершенных в ревизуемом периоде хозяйственных и финансовых операций ревизуемой организацией, правильности их отражения в бухгалтерском учете и отчетности, а также законности действий руководителя и главного бухгалтера и иных лиц, для которых в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными актами установлена ответственность за их осуществление.

Анализ предполагает изучение хозяйственных процессов объектов контроля во взаимосвязи, взаимозависимости и взаимообусловленности, социально-экономической эффективности и конечных финансовых результатов деятельности этих объектов, складывающихся под воздействием объективных и субъективных фактов, получающих отражение через систему экономической информации.

Независимый финансовый контроль осуществляется независимыми аудиторами и аудиторскими фирмами.

Он обеспечивает наличие достоверной информации, тем самым позволяет повысить эффективность функционирования рынка капитала и дает возможность оценить и прогнозировать последствия различных экономических решений, это закреплено в Федеральном законе 07 августа 2001 г. №119-ФЗ «Об аудиторской деятельности». Целью аудиторской проверки является выражение мнения аудируемых лиц и соответствии порядка ведения бухгалтерского учета законодательству российской Федерации.

Общность задач, методов контроля, источников информации и как следствие – способов и приемов контроля свидетельствует о преемственности методических подходов к его организации.

ФИНАНСОВЫЙ КОНТРОЛЬ

Рисунок 3 – Классификация финансового контроля

3.2 Планирование и осуществление ревизии и аудита

Ревизия основана на специальных методах и приемах выявления отрицательных и обобщения положительных сторон деятельности операции.

При ревизии изучают только уже совершенные хозяйственные операции на базе зафиксированной информации.

Суть ревизии – проверка (путем применения специальных знаний) по документированной учетно – экономической информации ряда вопросов, контролируемых в обязательном порядке руководством, собственниками хозяйствующего субъекта или вышестоящими органом.

Задачи ревизии:

· проверка сохранности имущества и эффективности его использования в хозяйственной деятельности организации;

· выявление злоупотреблений, условий их возникновения и разработка мероприятий по предупреждению злоупотреблений;

· проверка исполнительской дирекции и оценка эффективности деятельности управленческого персонала организации;

· исследование системы внутреннего контроля, выявление ее узких мест и повышение эффективности ее функционирования.

Правили проведения ревизии:

1.Внезапность. Ревизор должен применять неожиданные для контролируемых лиц средства и способы проверки их действий. Важнейшим условием достижения внезапности ревизии является неразглашения этапов ее подготовки и начала. Как например проверка кассы в нашем Отделении.

2. Активность. Ревизор должен проявлять инициативу в поиске приемов и средств проверки, высокую оперативность в работе, соблюдать сроки проверки. Медлительность в ревизии в ряде случаев позволяет скрыть нарушения (оформить недостающие документы, завести и вывезти ценности, оприходовать неучтенное и т.д.) Однако не нужно проявлять опрометчивость и делать поспешные выводы (сообщать непроверенные данные следствию, непродуманно отстранять от работы должностных лиц и пр.).

3. Непрерывность. Ревизоры не могут уйти из проверяемой организации на несколько дней. Начатые ревизионные действия должны вестись активно и непрерывно до полного объяснения обнаруженных фактов, возмещения выявленного ущерба, привлечения виновных к ответственности, т.е. до выполнения намеченных в программе ревизий заданий.

4.Обоснованность. Вскрытые факты и выводы ревизии должны документально обоснованы, что предполагает дополнительную проверку любого факта, приводимого заинтересованными лицами в свое оправдание. Нельзя говорить об обоснованности ревизии, если игнорируются просьбы заинтересованных лиц о выполнении каких – либо ревизионных действий, в результате которых могут быть установлены важные обстоятельства, в частности, данные, оправдывающие заинтересованных лиц. Необъективность и связанная с ней односторонность ревизии приводят к тому, что отдельные нарушения так и остаются до конца не выясненными. Несоблюдение правила обоснованности является причиной повторных и дополнительных ревизий, бухгалтерских экспертиз, возврата материалов ревизии следственными органами.

5. Гласность. О проведении ревизии следует широко оповещать. Ревизоры с момента начала ревизии устанавливают контакт с работниками всех структурных подразделений организации. Объявляют контакт с работниками всех структурных подразделений организации, объявляют о месте и времени приема лиц, желающих переговорить по вопросам, относящимся к ревизии. Первоначально результаты ревизии обсуждаются с руководством обревизованной организации, затем о них информируют непосредственно заказчика данной работы (собственника, руководство вышестоящей организации). Правило гласности ревизии способствует устранению любой ошибки, допущенной ревизующими, и ориентирует их на объективную оценку материалов.

В Управлении проводятся внезапные ревизии кассы. Проводят ее лица назначенные и утвержденные приказом. Она обычно проходит в течении каждого месяца. После ревизии составляется акт, в котором отмечаются все излишки или недостача ели таковая обнаружена. Подписывается акт ревизии всеми членами ревизии и самим кассиром.

Также ревизия может быть из Банка. Уполномоченный, кредитного отдела ГРКЦ ГУ Банка России по Ульяновской обл. г. Ульяновска, в котором Управление обслуживается, проводит плановую ревизию, полученных и потраченных денежных средств Управлением. Уполномоченный при ревизии пользуется журналом операций №1, а также проверяется кассовая дисциплина в течении прошедших трех месяцев.

Участники ревизионной группы (контролер - ревизор), исходя из программы ревизии определяют необходимость и возможность применения тех или иных ревизионных действий, приемов и способов получения информации, аналитических процедур, объема выборки данных из проверяемой совокупности, обеспечивающего надежную возможность сбора требуемых сведений и доказательств.

Результаты ревизии оформляются актом, который подписывается руководителем ревизионной группы (контролером - ревизором), а при необходимости и членами ревизионной группы, руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) ревизуемой организации.

Один экземпляр оформленного акта ревизии, подписанного руководителем ревизионной группы (контролером - ревизором), вручается руководителю ревизуемой организации или лицу, им уполномоченному, под роспись в получении с указанием даты получения.

По просьбе руководителя и (или) главного бухгалтера (бухгалтера) ревизуемой организации по согласованию с руководителем ревизионной группы (контролером - ревизором) может быть установлен срок до 5 рабочих дней, отведенный для ознакомления с актом ревизии и его подписания.

При наличии возражений или замечаний по акту подписывающие его должностные лица ревизуемой организации делают об этом оговорку перед своей подписью и одновременно представляют руководителю ревизионной группы (контролеру - ревизору) письменные возражения или замечания, которые приобщаются к материалам ревизии и являются их неотъемлемой частью.

Руководитель ревизионной группы (контролер - ревизор) в срок до 5 рабочих дней обязан проверить обоснованность изложенных возражений или замечаний и дать по ним письменные заключения, которые после рассмотрения и утверждения руководителем контрольно - ревизионного органа или лицом, им уполномоченным, направляются в ревизуемую организацию и приобщаются к материалам ревизии.

При отсутствии возможности формирования аргументированного заключения руководитель контрольно - ревизионного органа или его заместитель направляет запрос для разъяснений в соответствующие подразделения Министерства финансов Российской Федерации или организации, в компетенцию которых входят данные вопросы.

Письменные заключения вручаются руководителем ревизионной группы (контролером - ревизором) в установленном настоящей Инструкцией порядке для вручения акта ревизии.

В случае отказа должностных лиц ревизуемой организации подписать или получить акт ревизии руководитель ревизионной группы (контролер - ревизор) в конце акта производит запись об их ознакомлении с актом и отказе от подписи или получения акта.

В этом случае акт ревизии может быть направлен ревизуемой организации по почте или иным способом, свидетельствующим о дате его получения. При этом к экземпляру акта, остающемуся на хранении в контрольно - ревизионном органе, прилагаются документы, подтверждающие факт отправления или иного способа передачи акта.

Акт ревизии состоит из вводной и описательной частей.

Вводная часть акта ревизии должна содержать следующую информацию:

наименование темы ревизии;

· дату и место составления акта ревизии;

· кем и на каком основании проведена ревизия (номер и дата удостоверения, а также указание на плановый характер ревизии или ссылку на задание);

· проверяемый период и сроки проведения ревизии;

· полное наименование и реквизиты организации, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);

· ведомственная принадлежность и наименование вышестоящей организации;

· сведения об учредителях;

· основные цели и виды деятельности организации;

· имеющиеся у организации лицензии на осуществление отдельных видов деятельности;

· перечень и реквизиты всех счетов в кредитных учреждениях, включая депозитные, а также лицевые счета, открытые в органах федерального казначейства;

· кто в проверяемый период имел право первой подписи в организации и кто являлся главным бухгалтером (бухгалтером);

· кем и когда проводилась предыдущая ревизия, что сделано в организации за прошедший период по устранению выявленных недостатков и нарушений.

Вводная часть акта ревизии может содержать и иную необходимую информацию, относящуюся к предмету ревизии.

Описательная часть акта ревизии должна состоять из разделов в соответствии с вопросами, указанными в программе ревизии.

В акте ревизии, ревизующие должны соблюдать объективность и обоснованность, четкость, лаконичность, доступность и системность изложения.

Результаты ревизии излагаются в акте на основе проверенных данных и фактов, подтвержденных имеющимися в ревизуемых и других организациях документами, результатами произведенных встречных проверок и процедур фактического контроля, других ревизионных действий, заключений специалистов и экспертов, объяснений должностных и материально ответственных лиц.

Описание фактов нарушений, выявленных в ходе ревизии, должно содержать следующую обязательную информацию: какие законодательные, другие нормативные правовые акты или их отдельные положения нарушены, кем, за какой период, когда и в чем выразились нарушения, размер документально подтвержденного ущерба и другие последствия этих нарушений.

В акте ревизии не допускается включение различного рода выводов, предположений и фактов, не подтвержденных документами или результатами проверок, сведений из материалов правоохранительных органов и ссылок на показания, данные следственным органам.

В акте ревизии не должна даваться правовая и морально - этическая оценка действий должностных и материально ответственных лиц ревизуемой организации квалифицировать их поступки, намерения и цели.

Объем акта ревизии не ограничивается, но ревизующие должны стремиться к разумной краткости изложения при обязательном отражении в нем ясных и полных ответов на все вопросы программы ревизии.

В тех случаях, когда выявленные нарушения могут быть скрыты или по ним необходимо принять срочные меры к их устранению или привлечению должностных и (или) материально ответственных лиц к ответственности, в ходе ревизии составляется отдельный (промежуточный) акт, и от этих лиц запрашиваются необходимые письменные объяснения.

Промежуточный акт подписывается участником ревизионной группы, ответственным за проверку конкретного вопроса программы ревизии, и соответствующими должностными и материально ответственными лицами ревизуемой организации.

Факты, изложенные в промежуточном акте, включаются в акт ревизии.

Материалы ревизии состоят из акта ревизии и надлежаще оформленных приложений к нему, на которые имеются ссылки в акте ревизии (документы, копии документов, сводные справки, объяснения должностных и материально ответственных лиц и т.п.).

Материалы ревизии представляются руководителю ревизионного органа в срок не позднее 3 рабочих дней после подписания его в ревизуемой организации. На последней странице акта ревизии руководителем контрольно - ревизионного органа либо уполномоченным им на то лицом делается отметка: "Материалы ревизии приняты", указывается дата и им подписывается.

Материалы каждой ревизии в делопроизводстве контрольно - ревизионного органа должны составлять отдельное дело с соответствующим индексом, номером, наименованием и количеством томов этого дела.

Руководитель контрольно - ревизионного органа по представленным материалам ревизии в срок не более 10 календарных дней определяет порядок реализации материалов ревизии.

По результатам проведенной ревизии руководитель контрольно - ревизионного органа направляет руководителю проверенной организации представление для принятия мер по пресечению выявленных нарушений, возмещению причиненного государству ущерба и привлечению к ответственности виновных лиц.

Кроме того, руководителем контрольно - ревизионного органа материалы ревизии по вопросам целевого использования средств федерального бюджета передаются в установленном порядке в органы федерального казначейства для организации работы по реализации этих материалов.

Результаты ревизии, проведенной в соответствии с Планом основных вопросов экономической и контрольной работы Министерства финансов Российской Федерации, решениями коллегии и приказами Министерства финансов Российской Федерации, поручениями руководства Министерства финансов Российской Федерации, обобщаются Департаментом государственного финансового контроля и аудита и письменно докладываются руководству Министерства финансов Российской Федерации вместе с предложениями по принятию мер, входящих в компетенцию Министерства финансов Российской Федерации, направленных на устранение выявленных нарушений и возмещение выявленного ущерба.

Результаты ревизии, проведенной по мотивированным постановлениям, требованиям правоохранительных органов либо по обращениям органов государственной власти субъектов Российской Федерации или органов местного самоуправления в соответствии с пунктом 7 настоящей Инструкции, докладываются этим органам руководителем контрольно - ревизионного органа вместе с предложениями по принятию мер, направленных на устранение выявленных нарушений и возмещение ущерба. При необходимости этим органам направляются также и материалы ревизии.

Материалы ревизии, проведенной по мотивированным постановлениям, требованиям правоохранительных органов, передаются им в установленном порядке. При этом в делах контрольно - ревизионного органа должны быть оставлены копии: акта ревизии, объяснений должностных лиц проверенной организации, виновных в выявленных ревизией нарушениях, документов, подтверждающих эти нарушения.

В правоохранительные органы могут быть направлены также и материалы ревизий, проведенных без предварительно вынесенных ими мотивированных постановлений, в ходе которых были выявлены нарушения финансовой дисциплины, недостачи денежных средств и материальных ценностей, являющиеся в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации основанием для реализации материалов ревизии в установленном порядке.

Результаты ревизии руководителем контрольно - ревизионного органа в необходимых случаях сообщаются вышестоящей организации либо органу, осуществляющему общее руководство деятельностью ревизуемой организации, для принятия мер.

Контрольно - ревизионный орган обеспечивает контроль за ходом реализации материалов ревизии и при необходимости принимает другие предусмотренные законодательством Российской Федерации меры для устранения выявленных нарушений и возмещения причиненного ущерба.

Контрольно - ревизионный орган систематически изучает и обобщает материалы ревизий и на основе этого в необходимых случаях вносит предложения о совершенствовании системы государственного финансового контроля, дополнениях, изменениях, пересмотре действующих в Российской Федерации законодательных и других нормативных правовых актов.

В случае возникновения ситуаций, не регламентированных данной Инструкцией, работники контрольно - ревизионного органа обязаны руководствоваться законодательством Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами.

Органы внутреннего (ведомственного) контроля Пенсионного фонда Российской Федерации осуществляют последующий финансовый контроль за финансово-хозяйственной деятельностью учреждений, содержащихся за счет бюджета ПФР, путем проведения ревизий и проверок.

Аппарат Ревизионной комиссии ПФР проводит:

Ревизии финансово-хозяйственной деятельности Исполнительной дирекции ПФР, региональных органов ПФР и подведомственных ПФР учреждений с установленной периодичностью, а также вне плана по поручению Правления ПФР и в инициативном порядке;

Проверки отдельных вопросов финансово-хозяйственной деятельности Исполнительной дирекции ПФР, региональных органов ПФР и подведомственных ПФР учреждений по поручению Правления ПФР и в инициативном порядке. Контрольно-ревизионные отделы Отделений ПФР проводят:

В регионах с Единой пенсионной службой ревизии финансово-хозяйственной деятельности подведомственных Отделению учреждений и подразделений доставки пенсий и пособий пенсионерам с установленной периодичностью, а также вне плана по поручениям управляющего Отделением, РК ПФР и в инициативном порядке;

В регионах с Единой пенсионной службой проверки отдельных вопросов финансово-хозяйственной деятельности подведомственных Отделению учреждений и подразделений доставки пенсий и пособий пенсионерам по поручениям управляющего Отделением, РК ПФР и в инициативном порядке;

Проверки отдельных вопросов финансово-хозяйственной деятельности Отделений ПФР по поручениям управляющего Отделением и РК ПФР.

Ревизия представляет собой систему обязательных контрольных действий по документальной и фактической проверке законности, целесообразности и эффективности совершенных ревизуемым учреждением в ревизуемом периоде хозяйственных и финансовых операций, правильности их отражения в бухгалтерском учете, а также законности и правильности действий должностных лиц при их осуществлении.

Проверка представляет собой контрольные действия за состоянием дел на определенном участке деятельности проверяемого учреждения.

Цель ревизии - проконтролировать соблюдение законодательства и финансовых интересов Пенсионного фонда Российской Федерации при расходовании средств ПФР на содержание учреждения, обоснованность и целесообразность расходов, наличие и движение имущества и обязательств, использование материальных и трудовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами.

Основными задачами ревизии являются - проверка обоснованности расчетов сметных назначений, исполнения смет и основных плановых показателей, использования средств по целевому назначению, обеспечения экономного расходования и сохранности денежных средств и материальных ценностей, соблюдения финансовой дисциплины и правильности ведения бухгалтерского учета и составления отчетности.

3.3 Оформление результатов ревизионной и аудиторской проверки

При ревизии кассовых операций следует руководствоваться Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 года № 40 и рекомендациями постоянно действующего Методологического совета региональных отделов учета и расходования средств при Исполнительной дирекции ПФР.

В первый день начала ревизии проводится инвентаризация остатков денежных средств, а также инвентаризация денежных документов, находящихся в кассе. При проведении инвентаризации следует руководствоваться «Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», утвержденными приказом Минфина России от 13 июня 1995 года № 49.

При инвентаризации кассы необходимо проверить:

Имеется ли приказ о назначении кассира, заключен ли с кассиром и раздатчиками (если таковые имеются) договора о полной индивидуальной материальной ответственности установленной формы;

Созданы ли условия, необходимые для обеспечения сохранности денежных средств при доставке их из банка и при сдаче в банк (охрана, автотранспорт и т.п.);

Полноту и своевременность оприходования денег, полученных по чекам из банка. Сверка производится с выписками банка. В случае выявления в выписках исправлений, подчисток и т.д. необходимо провести встречную проверку в банке (либо сделать письменных запрос в банк);

Полноту оприходования других поступлений. Сверка производиться по данным бухгалтерского учета.

Правильность оформления приходных и расходных кассовых ордеров, кассовой книги, журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;

Имеются ли подписи в получении денег, выборочно (в случае необходимости сплошным порядком) проверить соответствие подписей на получение денег в расходных ордерах и ведомостях подписям в других документах (заявление о приеме на работу, трудовые соглашения и т.п.). Особое внимание следует обратить на соответствие подписей при выплате депонированных сумм,

Правильность ведения кассовой книги и выведенных в ней остатков денег на конец дня;

Погашены ли приходные кассовые документы штампом «Получено», а расходные - штампом «Оплачено» с указанием даты;

Правильность подсчета итогов в платежных ведомостях;

Правильность оформления документов при депонировании заработной платы;

С целью выявления «подставных лиц» выборочно проверить соответствие фамилий в платежных ведомостях с другими документами (приказы о зачислении на работу, трудовые соглашения, лицевые счета по расчету заработной платы, табеля отработанного времени, наряды и т.п.);

Правильность выдачи денег по доверенностям;

Соблюдается ли лимит хранения наличных денег в кассе, а также порядок расчетов наличными деньгами с юридическими лицами. Лимит хранения наличных денег в кассе устанавливает учреждение банка, в котором обслуживается предприятие.

Кроме того, необходимо иметь в виду, что Указом Президента России №1006 от 23.05.94 установлена ответственность за осуществление расчетов наличными денежными средствами с другими предприятиями, учреждениями, организациями -сверх установленных предельных сумм. Предельные размеры расчетов наличными деньгами по одному платежу между юридическими лицами установлены: с 30.06.93 -500 тыс. руб.; с 25.11.94 - 2 млн. руб.; с 29.09.97 - 3 млн. руб.; с 7.10.98 - 10 тыс. рублей. Упомянутым выше Указом Президента России установлена ответственность предприятий и их руководителей за несоблюдение условий работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций:

За расчеты наличными денежными средствами-с другими предприятиями, учреждениями и организациями -сверх установленных предельных сумм -штраф в 2-кратном размере суммы произведенного платежа;

За неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности - штраф в 3-кратном размере выявленной неоприходованной денежной наличности;

За несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств, а также за накопление в кассах наличных денег сверх установленных лимитов - штраф в 3-кратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности;

На руководителя предприятия, допустившего указанные нарушения, налагается административный штраф в 50-кратном установленном законодательством РФ размере минимальной месячной оплаты труда.

В ходе ревизии банковских операций по платежным поручениям проверяется целесообразность и законность произведенных расходов, факты непроизводительных затрат и потерь.

Также выявляются факты проведения взаимозачетов с плательщиками страховых взносов. Налоговый кодекс Российской Федерации установил исключительно денежный характер исполнения обязательств по уплате налогов, сборов и других обязательных платежей, в связи с чем, проведение взаимозачетов является нарушением налогового законодательства.

Необходимо также обратить внимание на следующее:

Соответствуют ли суммы по выпискам банка суммам, указанным в приложенных к ним первичных документах;

Имеется ли на первичных документах, приложенных к выпискам, штамп банка. В случае если выявлены документы без штампа банка, необходимо провести встречную проверку в банке (либо сделать письменных запрос) с целью выявления правильности произведенной операции;

Правильность и полноту зачисления денежных средств, сданных в банк наличными;

Обоснованность перечисления денежных средств акцептованными платежными поручениями через почтовые отделения связи (депонированная зарплата, алименты и т.п.), а также достоверность указанных в перечне почтовых адресов получателей переводов;

Полноту и достоверность банковских выписок и документов к ним. Полноту банковских выписок устанавливают по их постраничной нумерации и переносу остатка средств на счете. Остаток средств на конец периода в предыдущей выписке банка по счету должен равняться остатку средств на начало периода в следующей выписке. Если в выписке банка будут установлены неоговоренные исправления и подчистки, нужно провести встречную проверку в учреждении банка.

Необходимо проанализировать состояние дебиторской и кредиторской задолженности на отчетные даты с установлением сроков и причин возникновения задолженностей. Установить, своевременно ли проводятся сверки взаимных расчетов с организациями и учреждениями. Следует иметь ввиду, что согласно Гражданскому кодексу Российской Федерации общий срок исковой давности равен 3 года . Срок исковой давности прерывается, в случае если должник совершает действия, свидетельствующие о признании долга. После перерыва течение срока исковой давности начинается заново. Таким образом, если должник в течение 3 лет не подтвердил и не погасил свою задолженность, учреждение теряет возможность истребовать погашение должником своих обязательств в судебном порядке.

В ходе проверки нужно обратить внимание, не было ли случаев зачета кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, в погашение дебиторской задолженности других организаций, а также перечисления такой задолженности на счета физических лиц. Своевременно ли перечисляются в доход бюджета ПФР суммы просроченной невостребованной кредиторской задолженности, обоснованно ли списание дебиторской задолженности с баланса учреждения.

При проверке особое внимание обратить на правильность списания сумм задолженности безнадежной к взысканию вследствие неплатежеспособности должников. Безнадежная к взысканию задолженность подлежит отражению и учету на забалансовом счете для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.

По субсчету 209.01 «Расчеты по недостачам» необходимо проверить каждую сумму. К справке по результатам проверки следует приложить расшифровку по субсчету 209.01. Установить, какие меры принимаются к погашению недостачи. Все ли материалы переданы в следственные органы для предъявления гражданского иска и какая имеется переписка по этому вопросу в бухгалтерии.

Правила выдачи средств в подотчет и расчетов с подотчетными лицами регламентируются Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 года № 40, Инструкцией по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете от 26 августа 2004 года № 70н.

В ходе ревизии необходимо проверить соблюдение порядка выдачи авансов, правильность оформления авансовых отчетов, обоснованность произведенных расходов первичными документами, своевременность погашения остатков подотчетных сумм, целевое использование выданных авансов.

Порядок возмещения расходов на командировки установлен инструкцией Минфина СССР от 7 апреля 1988 года № 62. Нормы расходов на возмещение командировочных расходов периодически пересматриваются Минфином России. Постановлением Правления ПФР от 29 декабря 1995 года № 190 «о нормах расходов на служебные командировки» предусмотрено в исключительных случаях, с разрешения руководства ПФР возмещать командировочные расходы сверх установленных норм. Постановлением Правления ПФР от 8 июня 1999 года №72 Исполнительному директору ПФР и управляющим региональными отделениями ПФР в пределах сумм, предусмотренных на командировочные расходы по смете, разрешено применять нормы возмещения командировочных расходов, устанавливаемые местными органами государственной власти.

Оплата за проживание в гостиницах производится при наличии счетов, а при их отсутствии оплата производится по установленным для этого Минфином России нормам.

Командировки работников учреждений в г. Москву могут производиться только по разрешению руководства ПФР. Авансовые отчеты должны представляться не позднее трех суток после возвращения из командировки, в те же сроки возвращаются неизрасходованные суммы.

В ходе ревизии проверяется сохранность товарно-материальных ценностей и основных средств, правильность оформления документов по приходу и расходу, обоснованность их списания, своевременность и правильность проведения инвентаризаций основных средств и товарно-материальных ценностей. Поводится выборочная инвентаризация основных средств и материальных ценностей, результаты которой оформляются актом.

Следует проверить соответствует ли приобретенное оборудование предусмотренному в заявках. Выполняются ли при закупке товарно-материальных ценностей требования Указа Президента Российской Федерации от 8 апреля 1997 года № 305 «О первоочередных мерах по предотвращению коррупции и сокращению бюджетных расходов при организации закупки продукции для государственных нужд». Проанализировать объем освоения средств, выделенных на эти цели. Своевременно и полностью ли товарно-материальные ценности приходуются. При досрочном списании материальных ценностей установить его причины.

Необходимо также проверить правильность отнесения ценностей к основным средствам, правильность оценки основных средств и материальных ценностей в учете, правильность оформления и отражения в учете операций по поступлению и выбытию основных -средств и списанию

материальных ценностей, правильность начисления и отражения в учете износа основных средств, правильность отражения данных о наличии и движении основных средств и материальных ценностей в бухгалтерском учете и отчетности.

Проанализировать состояние аналитического учета материальных ценностей, правильность составления накопительных ведомостей ф. 438, 396. Проверить соответствуют ли данные аналитического и синтетического учета.

Кроме того, в ходе ревизии необходимо проверить все ли материальные ценности находятся на ответственном хранении лиц, назначенных приказом руководителя Управления; наличие договоров о материальной ответственности. Правильно ли ведется учет материальных ценностей (материально-ответственными лицами и в бухгалтерии) и оформляются документы по приемке и выдаче этих ценностей со склада; проверить правильность ведения книги складского учета материалов ф. М-17.

Акт ревизии состоит из текста акта и приложений к нему, на которые имеются ссылки в тексте акта (документы, копии документов, объяснения должностных и материально-ответственных лиц и т.п.)

Результаты ревизии излагаются в акте на основе проверенных данных и фактов, подтвержденных имеющимися в ревизуемой организации документами, результатами процедур фактического контроля, других ревизионных действий, объяснений должностных и материально-ответственных лиц.

Констатация фактов нарушений, выявленных в ходе ревизии должна содержать следующую обязательную информацию: какие законодательные, другие нормативные правовые акты или их отдельные положения нарушены, кем, когда, при каких обстоятельствах, в чем выразилось нарушение, размер документально подтвержденного ущерба.

Не допускается включение в акт ревизии выводов ревизующих и других лиц, предположений и фактов, не подтвержденных документами или результатами проверок.

В акте ревизии ревизующие не должны давать правовую и морально-этическую оценку действий должностных и материально-ответственных лиц ревизуемой и других организаций, квалифицировать их поступки, намерения и цели, применять понятия и фразы, имеющие заведомо оценочный или обвинительный смысл.

Объем акта ревизии не ограничивается, но ревизующие должны стремиться к разумной и возможной лаконичности изложения при обязательном отражении в нем ясных и полных ответов на все вопросы утвержденной программы или указания объективных причин невозможности формулировки однозначных ответов на поставленные в программе вопросы.

В акте указывается, за какой период проведена ревизия и какие документы подвергнуты сплошной и выборочной проверке.

Акт подписывается ревизующими, а также руководителем учреждения и главным бухгалтером. В случае несогласия проверяемых с фактами, изложенными в акте ревизии, лица, подписавшие акт, наряду с его подписанием делают оговорку перед своей подписью и представляют письменные объяснения и документы.

В случаях, когда ревизия проводилась по поручению Ревизионной комиссии ПФР, один экземпляр акта представляется в Ревизионную комиссию ПФР.

Заключение

В рамках дипломной работы исследована организация бухгалтерского учета, контроля и аудита наличных денежных средств в государственном учреждении - Управлении Пенсионного Фонда Российской Федерации по Ульяновской области. По результатам исследования правомерно сделать следующие выводы:

теория и методология бухгалтерского учета денежных средств представлена большим числом научных и практических работ отечественных и зарубежных ученых, описывающих последовательность операций бухгалтера по учету денежных средств, их оформления;

нормативное регулирование бухгалтерского учета, контроля и аудита денежных средств регламентируется законом «О бухгалтерском учете», приказом Минфина РФ «Об утверждении положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», нормативными документами Центрального Банка Российской Федерации, аудиторскими стандартами, прочими документами;

в Управлении созданы необходимые условия для правильной организации бухгалтерского учета, обеспечено неукоснительное выполнение всеми структурными подразделениями и службами, работниками подразделениями и службами, работниками Управления требований главного бухгалтера в части порядка оформления и сдачи бухгалтерию необходимых документов;

главным бухгалтером Управления обеспечивается контроль и отражение на счетах бухгалтерского учета всех осуществляемых операций, составление в установленные сроки бухгалтерской отчетности, подписываются документы, служащие основанием для выдачи денежных средств;

учетные работы в Управлении автоматизированы, что сокращает и уменьшает время работы бухгалтеров организации. Автоматизированная система бухгалтерского учета охватывает все регистры бухгалтерии, мобилизует всю обработанную первичную документацию и при этой скорости обработки можно без серьезных ошибок получить положительный результат, даже делая некоторые корректировки;

бухгалтерская служба Управления выполняет все поставленные перед собой задачи. Учет организован в соответствии с действующими нормативными актами. Для бухгалтерского учета Управления использует передовые формы и методы учета и обработки информации на базе широкого применения современной вычислительной техники. Осуществляется контроль за своевременным, правильным оформлением документов и законностью совершаемых операций. Контролирует правильность, рациональность и бережность расходования средств целевым назначениям по утвержденным сметам расходов по бюджету;

в управлении осуществляется строгий контроль за рациональным и экономичным использованием материальных, трудовых и денежных ресурсов, ведется борьба с бесхозяйственностью и расточительством, принимаются меры к своевременному предупреждению негативных явлений в хозяйственно-финансовой деятельности, выявляются и мобилизируются внутрихозяйственные резервы. Ведется учет расходов и доходов по специальным средствам, а также операций по другим внебюджетным средствам. Также ведется формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и результатах деятельности Управления. Своевременно организуется начисление заработной платы;

в отделе казначейства Управления ведется строгий учет и расчет с дебиторами и кредиторами. Отдел участвует в проведении инвентаризации денежных средств, расчетов и материальных ценностей, своевременно и правильно отражает в учете результаты инвентаризаций. Также периодически ведется инструктивная работа с материально ответственными лицами по вопросам учета и обеспечения сохранности товарно- материальных ценностей и денежных средств, находящихся на их ответственном хранении. В установленные сроки Управление составляет финансовую отчетность и предоставляет ее соответствующим органам, обеспечив достоверность отчетов и балансов.

Список использованных источников

1. Бюджетный Кодекс Российской Федерации.

2.Гражданский Кодекс Российской Федерации.

3.Налоговый Кодекс Российской Федерации.

4. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129 –ФЗ.

5. Федеральный закон «О Центральном Банке Российской Федерации (Банке России)» в редакции ФЗ от 28.04.1997 № 70 – ФЗ.

6. Федеральный закон «Об утверждении Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных организациях» от 28.01.2000 № 2064.

7. Указ президента РФ от 23.05.1994 № 1006 «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей».

8. Постановление Государственного Комитета Российской Федерации по статистике от 18.08.1998 №88 об унифицированных формах первичной документации по учету кассовых операций и учету результатов инвентаризации.

10. Приказ Министерства финансов Российской Федерации о бюджетной классификации в Российской Федерации от 06.01.1998 №1.

11. Инструкция Центрального Банка России от 04.10.1993 № 18 о порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации.

12. Инструкция Министерства финансов Российской Федерации по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях от 26.08.2004 №70 н.

13.Инструкция «О порядке проведения ревизии и проверки контрольно -

Ревизионными органами Министерства Финансов Российской Федерации»

от 14.04.2000. № 42-н.

14. Инструкция по бюджетному учету: Министерство финансов 26 08.2004 с.1-с.117.

15. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 49.

16. Положение Центрального Банка Российской Федерации от 05.01.1998 № 14-н «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации».

17. Письмо Центрального Банка Российской Федерации от 14.11.2001 № 1050 –У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами».

18. Письмо Министерства Финансов Российской Федерации от 27.03.2000 № 03-01-12/11-110 о новом плане счетов в бюджетных организациях.

19.Астахов В. П. Бухгалтерский (финансовый) учет: Учебное пособие.-М.:ПРИОР,2000-467с.

20. Бабаев Ю. А. Теория бухгалтерского учета: Учебник для вузов. – М:ЮНИТИ-ДАНА, 2003. -304с.

21.Бабич А. М. , Павлова Л. Н. Финансы, денежное обращение, кредит. – М.: ЮНИТИ, 2000. – 385с.

22.Богатая И. Н. Бухгалтерский учет. – Ростов - на Дону: Феникс, 2002. -410с.

23.Вифлиемский А. Б., Чиркина О.В. Бухгалтерский учет в бюджетных организациях», 2002. – 220с.

24.Каморджанова Н. А. ,Карташов И. В. Бухгалтерский учет в схемах и рисунках: Учебное пособие. -М.: ИНФРА – М, 2002 -185 с.

25.Козлова Е. П. Бухгалтерский учет в организациях. – М.:Финансы и статистика,2001-352с.

26.Кондраков Н. П. Бухгалтерский учет в бюджетных организациях. -М.:ИНФРА-М, 2003. - 315с.

27.Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет.- М.:ИНФРА-М, 2005-716 с.

Движение денежных средств на лицевых счетах в органе федерального казначейства

Виды лицевых счетов

Особенности ведения денежных операций на лицевом счете

Порядок отражения поступлений и расходов по бюджетной и внебюджетной деятельности

Документы, необходимые для проведения денежных операций

Бюджетные учреждения учитывают денежные средства на лицевых счетах, открытых в территориальном органе Федерального казначейства по месту обслуживания (ч. 2 ст. 30 Федерального закона от 08.05.2010 № 83-ФЗ; в ред. от 03.11.2015). Порядок открытия и ведения лицевых счетов территориальными органами Федерального казначейства утвержден Приказом Казначейства России от 29.12.2012 № 24н (в ред. от 29.12.2014).

Бюджетные организации не имеют права самостоятельно заключать договор банковского счета для открытия счетов по учету бюджетного финансирования — денежные средства зачисляются на единый счет федерального казначейства, с которым непосредственно работают банки. Расчетные документы банк принимает от федерального казначейства, оно же получает от банка подтверждение расчетных документов к обработке, расчетные документы, поступившие при возврате средств, выписки по счетам.

Бюджетные организации наличные средства получают в банке по чековой книжке, выданной структурам федерального казначейства; неиспользованные средства федерального бюджета бюджетная организация также сдает в кассы банка. Лимит кассы банк устанавливает структуре Федерального казначейства, которой открыт счет. Порядок ведения кассовых операций и соблюдение лимита кассы контролируют органы Федерального казначейства. Доходы по предпринимательской деятельности, самостоятельно заработанные бюджетной организацией, также учитываются на счетах в казначействе.

Виды лицевых счетов

В территориальном органе Федерального казначейства учреждению могут быть открыты следующие виды лицевых счетов:

20 — предназначен для учета операций со средствами бюджетных учреждений. На этом счете отражаются операции со средствами субсидий, полученных на выполнении государственного задания (за исключением субсидий на иные цели, капитальные вложения), средствами, полученными по предпринимательской деятельности, доходами от сдачи имущества в аренду, а также средствами, поступающими в обеспечение заявки на участие в закупках и исполнения контракта;

21 — отдельный лицевой счет бюджетного учреждения, предназначенный для учета операций с субсидиями на иные цели и капитальные вложения (ст. 78.1, 78.2 Бюджетного кодекса РФ);

22 — лицевой счет бюджетного учреждения, предназначенный для учета операций со средствами ОМС.

В Органе Федерального казначейства для осуществления операций учреждению здравоохранения ФФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Кировском районе» города Екатеринбурга открыт единый лицевой счет по поступлению и расходованию денежных средств, на который зачисляются:

• субсидии на выполнении государственного задания (бюджетные ассигнования);
• доходы, полученные от иной приносящей доход деятельности.

Учреждение занимается в том числе предпринимательской деятельностью (оказание санитарно-эпидемиологических услуг на платной основе юридическим и физическим лицам, индивидуальным предпринимателям, заключив с ними договора).

Для раздельного учета движения денежных средств за счет разных источников финансирования, отражения операций в бухгалтерском учете по видам деятельности применяется код вида финансового обеспечения (КФО).

Порядок учета субсидий определен Инструкцией по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной Приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (в ред. от 06.08.2015; далее — Инструкция № 157н). В соответствии с ним следует применять код вида финансового обеспечения деятельности 4 (КФО 4) «Субсидии на выполнение государственного задания»

По предпринимательской деятельности применяется код вида финансового обеспечения деятельности 2 (КФО 2) «Доходы от оказания платных услуг».

Особенности ведения денежных операций на лицевом счете в ОФК

1. Первичный документ для осуществления безналичных расчетов по оплате денежных обязательств — заявка на кассовый расход.

На получение наличных денег оформляется заявка на получение наличных денег.

Бюджетные учреждения кассовые операции со средствами проводят в порядке, утвержденном Приказом Казначейства России от 19.07.2013 № 11н.

2. В документах на списание денежных средств с лицевого счета в Органе Федерального казначейства при формировании заявки на кассовый расход указывается КФО. Задача учета кассовых расходов — проконтролировать целевое расходование средств.

3. Субсидии на выполнение государственного задания (бюджетные ассигнования) и доходы по предпринимательской деятельности, прочие доходы зачисляются на один лицевой счет. Для раздельного аналитического учета движения денежных средств в бухгалтерском учете используются забалансовые счета 17 и 18, открытые к счету 0.201.11.000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства».

4. Федеральное казначейство контролирует кассовые расходы в разрезе статей бюджетной классификации независимо от осуществляемой деятельности — бюджетной или иной приносящей доход.

5. Списываются денежные средства строго по целевому назначению в соответствии с утвержденной сметой доходов и расходов. В расходной части сметы предусматриваются планируемые расходы по видам деятельности с распределением по статьям бюджетной классификации (КОСГУ).

ФФБУЗ работает с органом федерального казначейства с использованием СУФД.

С. С. Велижанская,
заместитель главного бухгалтера ФФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Свердловской области в Октябрьском и Кировском районе город Екатеринбург»

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале

Все бюджетные учреждения по своей организационно-правовой форме разделены на три типа:
- бюджетные;
- автономные;
- казенные.
Так как самым распространенным типом учреждений являются бюджетные учреждения, то рассмотрим вопросы по учету операций по движению денежных средств на их примере.
Для отражения операций со средствами, находящимися на счетах учреждений, открытых в кредитных организациях или в органах Федерального казначейства, а также операций с наличными денежными средствами и денежными документами предусмотрен группировочный счет 020100000 "Денежные средства учреждения".
В соответствии с п. 70 Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденной Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н (далее - Инструкция N 174н), для формирования информации в денежном выражении о наличии денежных средств учреждений и хозяйственных операций, изменяющих указанные объекты учета, применяются следующие группы счетов:
- 020110000 "Денежные средства на лицевых счетах учреждения в органе казначейства";
- 020120000 "Денежные средства на счетах учреждения в кредитной организации";
- 020130000 "Денежные средства в кассе учреждения".
020110000 "Денежные средства на лицевых счетах учреждения в органе казначейства". Порядок открытия и ведения лицевых счетов Федеральным казначейством и его территориальными органами установлен Приказом Федерального казначейства России от 07.10.2008 N 7н.
Для ведения бухгалтерского учета операций по безналичным денежным средствам в валюте Российской Федерации, осуществляемых на лицевых счетах бюджетного учреждения, открытых в органе Федерального казначейства, финансовом органе субъекта Российской Федерации (муниципального образования), применяются следующие счета аналитического учета в соответствии с объектом учета и содержанием хозяйственной операции:
- 020111000 "Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства".
Операции по поступлению денежных средств на лицевые счета бюджетного учреждения оформляются следующими бухгалтерскими записями:
Д-т сч. 4 201 11 510 "Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства" К-т сч. 4 205 81 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по прочим доходам" - поступление субсидии, предоставленной на выполнение государственного (муниципального) задания;
Д-т сч. 5 201 11 510 "Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства" К-т сч. 5 205 81 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по прочим доходам" - поступление субсидий на иные цели на отдельный лицевой счет бюджетного учреждения;
Д-т сч. 6 201 11 510 "Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства" К-т сч. 6 205 81 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по прочим доходам" - поступление бюджетных инвестиций на отдельный лицевой счет бюджетного учреждения;
Д-т сч. 0 201 11 510 "Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства" К-т сч. 0 210 03 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам" - поступление средств из кассы бюджетного учреждения (отражается на основании объявления на взнос наличными, прилагаемого к выписке из лицевого счета бюджетного учреждения).

Пример 1. Бюджетное учреждение на выполнение государственного задания получило субсидии в размере 200 000 руб.

Д-т сч. 4 201 11 510 "Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства" К-т сч. 4 205 81 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по прочим доходам" - отражено поступление на лицевой счет бюджетного учреждения субсидии на сумму 200 000 руб.;
Д-т сч. 4 205 81 560 "Увеличение дебиторской задолженности по прочим доходам" К-т сч. 4 401 10 180 "Прочие доходы" - начислены доходы в сумме субсидии на выполнение государственного задания учреждением - 200 000 руб.

Операции по выбытию денежных средств с лицевых счетов бюджетного учреждения оформляются по дебету счетов аналитического учета счета 0 206 00 000 "Расчеты по выданным авансам" кредиту счета 0 201 11 610 "Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства" по следующим основаниям:
- перечисление аванса поставщику материальных запасов;
- перечисление предварительной оплаты в соответствии с заключенными государственными (муниципальными) договорами на нужды учреждения (авансы по договорам на приобретение материальных ценностей, выполнение работ, услуг);
- на осуществление других авансовых выплат (п. 73 Инструкции N 174н).
При перечислении аванса поставщику материальных запасов в бухгалтерском учете учреждения будет сделана следующая запись:
Д-т сч. 4 206 34 560 "Увеличение дебиторской задолженности по авансам по приобретению материальных запасов" К-т сч. 4 201 11 610 "Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства";
Дебет счетов аналитического учета сч. 0 302 00 000 "Расчеты по принятым обязательствам" К-т сч. 0 201 11 610 "Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства" - перечисление денежных средств в оплату поставленных (изготовленных) материальных ценностей, оказанных услуг, выполненных работ в соответствии с заключенными государственными (муниципальными) договорами на нужды бюджетного учреждения, а также перечисление средств иным кредиторам, в том числе работникам учреждения, по принятым в отношении их денежным обязательствам.
При перечислении денежных средств поставщику за приобретенные материальные запасы в бухгалтерском учете будет сделана следующая запись:
Д-т сч. 4 302 11 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов" К-т сч. 4 201 11 610 "Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства";
Дебет счетов аналитического учета сч. 0 208 00 000 "Расчеты по выданным авансам" К-т сч. 0 201 11 610 "Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства" - перечисление подотчетным лицам денежных средств на основании их личного заявления при условии полного отчета по ранее выданному авансу с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается.
При перечислении с лицевого счета учреждения денежных средств на оплату проезда при направлении сотрудника в командировку будет сделана следующая бухгалтерская проводка:
Д-т сч. 4 208 22 560 "Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг" К-т сч. 4 201 11 610 "Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства".
- 020113000 "Денежные средства учреждения в органе казначейства в пути".
Напомним, что денежными средствами в пути признаются денежные средства, перечисленные учреждению, подлежащие зачислению на его счета в следующем месяце, а также средства, переведенные с одного счета учреждения на другой счет при условии перечисления (зачисления) денежных средств не в один операционный день (п. 162 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений (далее - Инструкция N 157н), утвержденной Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н).
Операции по поступлению денежных средств учреждения в органе казначейства в пути оформляются следующими бухгалтерскими записями (п. 74 Инструкции N 174н):
Д-т сч. 0 201 13 510 "Поступления денежных средств учреждения в органе казначейства в пути" Кредит счета аналитического учета сч. 0 304 04 000 "Внутриведомственные расчеты" - перечислены денежные средства в рублях в рамках расчетов между головным учреждением, обособленными подразделениями (филиалами), которые будут зачислены на лицевые счета бюджетного учреждения в другом отчетном периоде;
Д-т сч. 2 201 13 510 "Поступление денежных средств учреждения в органе казначейства в пути" К-т сч. 2 201 26 610 "Выбытия денежных средств с аккредитивного счета учреждения в кредитной организации" - принятие к учету денежных средств в рублях, перечисленных с аккредитивного счета, но не поступивших в один операционный день;
Д-т сч. 0 201 13 510 "Поступления денежных средств учреждения в органе казначейства" К-т сч. 0 201 27 610 "Выбытия денежных средств учреждения в иностранной валюте со счета в кредитной организации" - перечислены денежные средства для конвертации иностранной валюты в валюту Российской Федерации (рубли).
020120000 "Денежные средства на счетах учреждения в кредитной организации". Для ведения бухгалтерского учета по операциям с денежными средствами на счетах бюджетных учреждений, открытых в соответствии с законодательством Российской Федерации в кредитной организации, применяются следующие счета аналитического учета в соответствии с объектом учета и содержанием хозяйственной операции:
- 020123000 "Денежные средства учреждения в кредитной организации в пути".
Согласно п. 77 Инструкции N 174н операции по поступлению средств в пути оформляются следующими бухгалтерскими записями:
Д-т сч. 0 201 23 510 "Поступления денежных средств учреждения в кредитной организации в пути" К-т сч. 0 201 26 610 "Выбытия денежных средств учреждения с аккредитивного счета учреждения в кредитной организации" - поступление средств в иностранной валюте, перечисленных с аккредитивного счета бюджетного учреждения, при условии их зачисления на этот счет в операционный день, отличный от дня перечисления;
Д-т сч. 0 201 23 510 "Поступления денежных средств учреждения в кредитной организации в пути" К-т сч. 0 201 11 610 "Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства" (сч. 0 201 27 610 "Выбытия денежных средств учреждения в иностранной валюте со счета в кредитной организации") - перечисление средств на аккредитивный счет бюджетного учреждения при условии их зачисления в операционный день, отличный от дня перечисления;
Д-т сч. 0 201 23 510 "Поступление денежных средств учреждения в кредитной организации в пути" К-т счета 0 201 34 610 "Выбытия средств из кассы учреждения" - выбытие денежных средств из кассы учреждения в иностранной валюте для зачисления на счет в кредитной организации согласно объявлению на взнос наличными при условии их зачисления на счет бюджетного учреждения в операционный день, отличный от дня перечисления.
- 020126000 "Аккредитивы на счетах учреждения в кредитной организации".
В общепринятом смысле под аккредитивом понимается условное денежное обязательство, принимаемое банком (банком-эмитентом) по поручению плательщика по аккредитиву, осуществить платеж в пользу получателя средств по аккредитиву указанной в аккредитиве суммы по представлении последним в банк документов в соответствии с условиями аккредитива в указанные в тексте аккредитива сроки.
Основными нормативными документами, регулирующими аккредитивные расчеты в Российской Федерации, являются:
- Положение о правилах осуществления перевода денежных средств, утвержденное Банком России от 19.06.2012 N 383-П;
- Гражданский кодекс РФ (ст. ст. 867 - 873).
Счет 020126000 предназначен для учета движения денежных средств по аккредитивным расчетам в валюте Российской Федерации и в иностранной валюте по договорам с поставщиками за поставки материальных ценностей и за оказанные услуги (п. 173 Инструкции N 157н). Учет операций по выставленным аккредитивам в иностранных валютах ведется в валюте Российской Федерации по курсу Банка России на дату совершения операций в иностранной валюте. Переоценка денежных средств в иностранной валюте осуществляется на дату совершения операций в иностранной валюте и на отчетную дату.
Приведем корреспонденцию счетов по поступлению денежных средств на аккредитивный счет бюджетного учреждения в кредитной организации:
Д-т сч. 0 201 26 510 "Поступление денежных средств на аккредитивный счет учреждения в кредитной организации" К-т сч. 0 201 11 610 "Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства" - поступление денежных средств в течение одного операционного дня;
Д-т сч. 0 201 26 510 "Поступление денежных средств на аккредитивный счет учреждения в кредитной организации" К-т сч. 0 201 23 610 "Поступления денежных средств учреждения в кредитной организации в пути" - поступление (зачисление) денежных средств, перечисленных в предыдущий операционный день;
Д-т сч. 0 201 26 510 "Поступление денежных средств на аккредитивный счет учреждения в кредитной организации" К-т сч. 0 201 27 610 "Выбытия денежных средств учреждения в иностранной валюте со счета в кредитной организации" - поступление денежных средств в иностранной валюте в течение одного операционного дня.
- 020127000 "Денежные средства учреждения в иностранной валюте на счетах в кредитной организации".
Согласно п. 177 Инструкции N 157н счет 020127000 предназначен для учета операций по движению денежных средств учреждения в иностранной валюте в случае проведения указанных операций не через органы Федерального казначейства.
Операции по поступлению денежных средств бюджетного учреждения в иностранной валюте на счет в кредитной организации отражается по Д-ту сч. 0 201 27 510 "Поступления денежных средств учреждения в иностранной валюте на счет в кредитной организации" и К-ту сч.:
- 0 201 236 10 "Выбытия денежных средств учреждения в кредитной организации в пути" - поступление денежных средств в иностранной валюте на счет в кредитной организации после конвертации валюты Российской Федерации;
- 0 201 34 610 "Выбытия средств из кассы учреждения" (либо сч. 0 201 23 610 "Выбытия денежных средств учреждения в кредитной организации в пути") - поступление наличных денежных средств в иностранной валюте на счет в кредитной организации из кассы учреждения;
- 0 201 26 610 "Выбытия денежных средств с аккредитивного счета учреждения в кредитной организации" - поступление средств в иностранной валюте с аккредитивного счета на счет в кредитной организации в течение одного операционного дня;
- 0 401 10 171 "Доходы от переоценки активов" - отражение положительной курсовой разницы при конвертации.
Операции по выбытию денежных средств бюджетного учреждения в иностранной валюте со счета в кредитной организации оформляются следующими бухгалтерскими записями (п. 82 Инструкции N 174н):
Д-т сч. 0 201 13 510 "Поступления денежных средств учреждения в органе казначейства" К-т сч. 0 201 27 610 "Выбытия денежных средств учреждения в иностранной валюте со счета в кредитной организации" - перечисление средств на конвертацию иностранной валюты в рубли;
Д-т сч. 0 201 26 510 "Поступление денежных средств на аккредитивный счет учреждения в кредитной организации" К-т сч. 0 201 27 610 "Выбытия денежных средств учреждения в иностранной валюте со счета в кредитной организации" - перечисление денежных средств в иностранной валюте на аккредитивный счет бюджетного учреждения в течение одного операционного дня;
Д-т сч. 0 201 34 510 "Поступления средств в кассу учреждения" К-т сч. 0 201 27 610 "Выбытия денежных средств учреждения в иностранной валюте со счета в кредитной организации" - выбытие денежных средств в иностранной валюте со счета в кредитной организации для поступления в кассу бюджетного учреждения;
Дебет соответствующих счетов аналитического учета сч. 0 206 00 000 "Расчеты по выданным авансам" К-т сч. 0 201 27 610 "Выбытия денежных средств учреждения в иностранной валюте со счета в кредитной организации" - перечисление предварительной оплаты в иностранной валюте в соответствии с заключенными государственными (муниципальными) договорами на нужды учреждения;
Д-т сч. 0 401 10 171 "Доходы от переоценки активов" К-т сч. 0 201 27 610 "Выбытия денежных средств учреждения в иностранной валюте со счета в кредитной организации" - отражена отрицательная курсовая разница.

Для справки. Правовые основы операций купли-продажи иностранной валюты хозяйствующими субъектами-резидентами установлены положениями Федерального закона от 10.12.2003 N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле" (далее - Закон N 173-ФЗ).

В соответствии с п. 1 ст. 11 Закона N 173-ФЗ покупка и продажа иностранной валюты резидентами должна осуществляться только через уполномоченные банки. Под уполномоченным банком понимается кредитная организация, созданная в соответствии с законодательством Российской Федерации и имеющая право на основании лицензий Банка России осуществлять банковские операции со средствами в иностранной валюте, а также действующий на территории Российской Федерации филиал кредитной организации, созданной в соответствии с законодательством иностранного государства, имеющей право осуществлять банковские операции со средствами в иностранной валюте.

Пример 2 (цифры условные). Директор бюджетного учреждения был направлен в служебную командировку в США сроком на 4 дня. Под отчет ему были выданы оплаченный авиабилет и суточные на срок командировки. Проживание обеспечивала принимающая сторона. Коллективным договором организации установлено, что размер суточных при командировках в США составляет 70 долл. США в сутки.
Учреждением за счет средств от приносящей доход деятельности было решено приобрести 280 долл. США. Предположим, что на дату приобретения валюты курс Банка России составлял 31 руб/долл. США. Комиссионное вознаграждение банка составило 120 руб. Таким образом, учреждение перечислило банку 8800 руб. [(280 долл. США x 31 руб.) + 120 руб.]. На момент зачисления иностранной валюты на счет учреждения курс доллара изменился и составил 30 руб/долл. США.
В бухгалтерском учете учреждения были сделаны следующие записи:
Д-т сч. 2 201 23 510 "Поступления денежных средств учреждения в кредитной организации в пути" К-т сч. 2 201 11 610 "Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства" - перечислены денежные средства в рублях на покупку иностранной валюты в сумме 8680 руб.;
Д-т сч. 2 201 27 510 "Поступления денежных средств учреждения в иностранной валюте на счет в кредитной организации" К-т сч. 2 201 23 610 "Выбытия денежных средств учреждения в кредитной организации в пути" - зачислена иностранная валюта на счет в сумме 8400 руб. (280 долл. США x 30 руб.);
Д-т сч. 2 401 20 226 "Расходы на прочие работы, услуги" К-т сч. 2 201 27 610 "Выбытия денежных средств учреждения в иностранной валюте со счета в кредитной организации" - списано комиссионное вознаграждение банка в сумме 120 руб.;
Д-т сч. 2 401 10 171 "Доходы от переоценки активов" К-т сч. 2 201 23 610 "Выбытия денежных средств учреждения в кредитной организации в пути" - отражена отрицательная курсовая разница от переоценки валюты в сумме 280 руб. [(31 руб. - 30 руб.) x 280 долл. США].
Предположим, что на момент зачисления иностранной валюты на счет учреждения курс доллара составил 33 руб/долл. США.
Таким образом, в результате увеличения курса доллара возникает положительная курсовая разница, которая относится на увеличение финансового результата текущего финансового года:
Д-т сч. 2 201 27 510 "Поступления денежных средств учреждения в иностранной валюте на счет в кредитной организации" К-т сч. 2 401 10 171 "Доходы от переоценки активов" - отражена положительная курсовая разница от переоценки валюты в сумме 560 руб. [(33 руб. - 31 руб.) x 280 долл. США].

Для целей налогообложения прибыли налоговый учет результатов операции приобретения (продажи) иностранной валюты отражается следующим образом:
1) в составе внереализационных расходов:
- в виде отрицательной курсовой разницы, возникающей от переоценки валютных ценностей за исключением авансов выданных (полученных), в том числе по валютным счетам в банках, проводимой в связи с изменением официального курса иностранной валюты к рублю Банка России в соответствии с пп. 5 п. 1 ст. 265 Налогового кодекса РФ (НК РФ);
- в виде отрицательной (положительной) разницы, образующейся вследствие отклонения курса продажи (покупки) иностранной валюты от официального курса Банка России, установленного на дату перехода права собственности на иностранную валюту в соответствии с пп. 6 п. 1 ст. 265 НК РФ;
2) в составе внереализационных доходов:
- в виде положительной курсовой разницы, возникающей от переоценки валютных ценностей, за исключением авансов выданных (полученных), в том числе по валютным счетам в банках, проводимой в связи с изменением официального курса иностранной валюты к рублю Российской Федерации, установленного Банком России в соответствии с п. 11 ст. 250 НК РФ;
- в виде положительной (отрицательной) курсовой разницы, образующейся вследствие отклонения курса продажи (покупки) иностранной валюты от официального курса, установленного Банком России на дату перехода права собственности на иностранную валюту в соответствии с п. 2 ст. 250 НК РФ.
020130000 "Денежные средства в кассе учреждения". В силу п. 83 Инструкции N 174н для ведения бухгалтерского учета денежных средств, денежных документов в кассе бюджетного учреждения и хозяйственных операций по их движению применяются счета аналитического учета в соответствии с объектом учета и содержанием хозяйственной операции:
- 020134000 "Касса".
Операции по поступлению денежных средств в кассу бюджетной организации оформляются на основании следующих документов:
- унифицированной формы первичной учетной документации N КО-1 "Приходный кассовый ордер" (форма по ОКУД 0310001), утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" (далее - Постановление N 88));
- квитанции (форма по ОКУД 0504510, утверждена Приказом Минфина России от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению").
Поступление денежных средств в кассу оформляются следующими бухгалтерскими проводками:
Д-т счета 0 201 34 510 "Поступления средств в кассу учреждения" К-т сч. 0 210 03 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам" - поступление наличных денежных средств в валюте Российской Федерации в кассу с лицевого счета учреждения, открытого в органе казначейства, 0 201 27 610 "Выбытия денежных средств учреждения в иностранной валюте со счета в кредитной организации" - поступление наличных денежных средств в иностранной валюте в кассу бюджетного учреждения со счета в кредитной организации;
Д-т сч. 2 201 34 510 "Поступления средств в кассу учреждения" Кредит соответствующих счетов аналитического учета счета 2 205 00 000 "Расчеты по доходам" - поступление доходов в кассу учреждения;
Д-т сч. 0 201 34 510 "Поступления средств в кассу учреждения" Кредит соответствующих счетов аналитического учета счета 0 208 000 00 "Расчеты с подотчетными лицами" - поступление остатков подотчетных сумм;
Д-т сч. 0 201 34 510 "Поступления средств в кассу учреждения" Кредит соответствующих счетов аналитического учета сч. 0 209 00 000 "Расчеты по ущербу имуществу" - поступление наличных денежных средств в возмещение ущерба, причиненного имуществу бюджетного учреждения;
- иными бухгалтерскими записями (п. 84 Инструкции N 174н).

Пример 3. В январе 2013 г. бюджетное учреждение А провело инвентаризацию, в результате которой была выявлена недостача фурнитуры для изготовления концертных костюмов, стоимостью по данным бухгалтерского учета 7500 руб. Рыночная стоимость фурнитуры также составила 7500 руб.
Сотрудница учреждения признала свою вину и возместила в кассу учреждения сумму ущерба исходя из рыночной цены недостающего имущества.
В бухгалтерском учете учреждения были сделаны следующие записи:
Д-т сч. 2 401 10 172 "Доходы от операций с активами" К-т сч. 2 105 36 440 "Уменьшение стоимости прочих материальных запасов - иного движимого имущества учреждения" - списана с учета недостающая фурнитура в сумме 7500 руб.;
Д-т сч. 2 209 74 560 "Увеличение дебиторской задолженности по ущербу материальных запасов" К-т сч. 2 401 10 172 "Доходы от операций с активами" - отражена сумма ущерба (рыночная стоимость недостающей фурнитуры) в сумме 7500 руб.;
Д-т сч. 2 201 34 510 "Поступления средств в кассу учреждения" К-т сч. 2 209 74 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по ущербу материальных запасов" - возмещен ущерб виновным лицом в сумме 7500 руб.

В целях гл. 25 НК РФ доходы в виде сумм возмещения ущерба, признанных работником, являются внереализационными доходами учреждения (п. 3 ст. 250 НК РФ).
Операции по выбытию наличных денежных средств из кассы бюджетного учреждения на основании расходных кассовых ордеров (форма по ОКУД 0310002, утверждена Постановлением N 88), оформляются следующими бухгалтерскими записями:
Д-т сч. 0 210 03 560 "Увеличение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам" К-т сч. 0 201 34 610 "Выбытия средств из кассы учреждения" - выбытие денежных средств в валюте Российской Федерации из кассы учреждения для зачисления на лицевой счет в органе казначейства;
Дебет соответствующих счетов аналитического учета сч. 0 206 00 000 "Расчеты по выданным авансам" К-т сч. 0 201 34 610 "Выбытия средств из кассы учреждения" - оплата из кассы бюджетного учреждения предварительных платежей по государственным (муниципальным) договорам на нужды учреждения (авансов);
Д-т сч. 2 207 14 540 "Увеличение задолженности дебиторов по займам, ссудам" К-т сч. 2 201 34 610 "Выбытия средств из кассы учреждения" - предоставление займа, ссуды из кассы бюджетного учреждения;
Д-т сч. 0 209 81 560 "Увеличение дебиторской задолженности по недостачам денежных средств" К-т сч. 0 201 34 610 "Выбытия средств из кассы учреждения" - отражены суммы выявленных недостач, хищений, потерь денежных средств;
Д-т сч. 0 304 06 830 "Уменьшение расчетов с прочими кредиторами" К-т сч. 0 201 34 610 "Выбытия средств из кассы учреждения" - принятие к учету дебиторской задолженности по восстановлению иного источника финансового обеспечения, привлеченного на исполнение обязательства.

Пример 4 (воспользуемся условиями примера 3). Руководитель учреждения внес принятые в кассу денежные средства (сумма возмещенного ущерба) на лицевой счет учреждения. Данная операция была отражена бухгалтером следующим образом:
Д-т сч. 2 210 03 560 "Увеличение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам" К-т сч. 2 201 34 610 "Выбытия средств из кассы учреждения" - внесены денежные средства на лицевой счет учреждения в сумме 7500 руб.;
Д-т сч. 2 201 11 510 "Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства" К-т сч. 2 210 03 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам" - зачислены денежные средства на лицевой счет учреждения в сумме 7500 руб.

020135000 "Денежные документы".
Согласно п. 169 Инструкции N 157н денежными документами являются:
- оплаченные талоны на горюче-смазочные материалы (ГСМ);
- оплаченные талоны на питание;
- оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы;
- полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки, конверты с марками и марки государственной пошлины и тому подобное.
Прием в кассу и выдача из кассы таких документов оформляются следующими документами:
- приходными кассовыми ордерами (форма по ОКУД 0310001) с оформлением на них записи "Фондовый";
- расходными кассовыми ордерами (форма по ОКУД 0310002) с оформлением на них записи "Фондовый".
Такие кассовые ордера регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов отдельно от приходных и расходных кассовых ордеров, оформляющих операции с денежными средствами. Учет операций с денежными документами ведется на отдельных листах Кассовой книги учреждения с проставлением на них записи "Фондовый".
Довольно часто работодатели предоставляют своим сотрудникам путевки в дома отдыха, а их детям - путевки в оздоровительные лагеря. В большинстве случаев работодатель оплачивает часть стоимости путевки, а другую оплачивает работник. Рассмотрим порядок отражения в учете бюджетного учреждения поступления и выдачи такого денежного документа, как курортно-санаторная путевка.

Пример 5. Бюджетное учреждение А за счет средств от приносящей доход деятельности приобрело для своего сотрудника курортно-санаторную путевку стоимостью 20 000 руб. В трудовом договоре указано, что при предоставлении путевки сотрудник должен возместить учреждению 17% от ее стоимости. Работник при получении путевки оплатил свою часть стоимости путевки наличными деньгами в кассу учреждения.
В бухгалтерском учете учреждения данные операции будут отражены следующим образом:
Д-т сч. 2 206 26 560 "Увеличение дебиторской задолженности по авансам по прочим работам, услугам" К-т сч. 2 201 11 610 "Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства" - произведена оплата за курортно-санаторную путевку в сумме 20 000 руб.;
Д-т сч. 2 201 35 510 "Поступление денежных документов в кассу учреждения" К-т сч. 2 302 26 730 "Увеличение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам" - принята к учету путевка в сумме 20 000 руб.;
Д-т сч. 2 302 26 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам" К-т сч. 2 206 26 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по авансам по прочим работам, услугам" - списана предварительная оплата на расчеты с санаторием в сумме 20 000 руб.;
Д-т сч. 2 208 26 560 "Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих работ, услуг" К-т сч. 2 201 35 610 "Выбытия денежных документов из кассы учреждения" - выдана из кассы путевка сотруднику в сумме 20 000 руб.;
Д-т сч. 2 201 34 510 "Поступления средств в кассу учреждения" К-т сч. 2 208 26 660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих работ, услуг" - оплачена сотрудником часть стоимости путевки в сумме 3400 руб. (20 000 руб. x 17%).
После возвращения сотрудника из санатория:
Д-т сч. 2 401 20 226 "Расходы на прочие работы, услуги" К-т сч. 2 208 26 660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих работ, услуг" - отражены расходы, в части оплаты путевки учреждением в сумме 16 600 руб. (20 000 руб. - 3400 руб.).

Гражданским кодексом РФ предусмотрены два вида денежных расчетов - наличные и безналичные. Как правило, учреждения бюджетной сферы используют безналичные виды расчетов. В то же время без наличных денежных расчетов им не обойтись. Реализация товаров (работ, услуг) населению, выплата заработной платы работникам учреждения, социальных пособий, стипендий, осуществление командировочных расходов - все это предполагает использование наличных денежных средств. Если расчеты проводятся наличными денежными средствами, то возникает необходимость ведения кассовых операций.
При оформлении и учете кассовых операций учреждения должны руководствоваться порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, установленным Банком России (п. 167 Инструкции N 157н).
Порядок ведения кассовых операций на территории Российской Федерации в целях организации на ее территории наличного денежного обращения определен Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации, утвержденным Банком России от 12.10.2011 N 373-П (далее - Положение N 373-П).
Для ведения кассовых операций учреждения должны установить максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в кассе после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня (далее - лимит). Данное требование установлено п. 1.2 Положения N 373-П. Этот лимит должен быть закреплен распорядительным документом, хранящимся в порядке, определенном руководителем учреждения или иным уполномоченным лицом. Порядок расчета лимита остатка наличных денег изложен в Приложении к Положению N 373-П.
Наличные денежные средства сверх установленного лимита учреждения обязаны хранить на банковских счетах в кредитных организациях или в Банке России (п. 1.4 Положения N 373-П).
Уполномоченный представитель учреждения вносит наличные деньги в банк или в организацию, входящую в систему Банка России, уставом которой ей предоставлено право осуществления перевозки наличных денег, инкассации наличных денег, а также кассовых операций в части приема и обработки наличных денег для зачисления, перечисления или перевода их на лицевой счет учреждения.
Нахождение денежных средств в кассе сверх лимита допустимо:
- в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы, и выплат социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты. Заметим, что срок выдачи наличных денег на эти выплаты определяется руководителем, однако он не может превышать 5 рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты), что следует из п. 4.6 Положения N 373-П;
- в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения учреждением в эти дни кассовых операций.
В других случаях накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег учреждением не допускается.
Применение контрольно-кассовой техники (ККТ) при осуществлении бюджетными учреждениями наличных денежных расчетов. Согласно п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (далее - Закон N 54-ФЗ) организации, в том числе бюджетные учреждения, осуществляющие наличные денежные расчеты или расчеты с использованием платежных карт, при продаже товаров, выполнении работ или оказании услуг обязаны применять кассовый аппарат, включенный в Государственный реестр ККТ.
Пунктом 3 ст. 2 Закона N 54-ФЗ установлен перечень видов деятельности, при осуществлении которых учреждение в силу специфики своей деятельности либо особенностей своего местонахождения может производить наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ. Так, например, возможность неприменения ККТ предусмотрена при обеспечении питанием учащихся и работников общеобразовательных школ и приравненных к ним учебных заведений во время учебных занятий. Бюджетные учреждения, которые в соответствии с Законом N 54-ФЗ могут не применять ККТ, должны отразить свой выбор в учетной политике учреждения.
Также ККТ может не применяться в случае оказания услуг населению при условии выдачи учреждениями соответствующих бланков строгой отчетности.

Пример 6. В бюджетном учреждении была проведена инвентаризация, по результатам которой была выявлена недостача спортивного инвентаря, стоимостью по данным бухгалтерского учета 2000 руб. Рыночная стоимость инвентаря также составила 2000 руб.
Сотрудник учреждения признал свою вину и возместил в кассу учреждения сумму ущерба исходя из рыночной цены недостающего имущества.
В бухгалтерском учете учреждения были сделаны следующие записи:
Д-т сч. 2 401 10 172 "Доходы от операций с активами" К-т сч. 2 105 36 440 "Уменьшение стоимости прочих материальных запасов - иного движимого имущества учреждения" - списан с учета недостающий спортивный инвентарь в сумме 2000 руб.;
Д-т сч. 2 209 74 560 "Увеличение дебиторской задолженности по ущербу материальных запасов" К-т сч. 2 401 10 172 "Доходы от операций с активами" - отражен ущерб (рыночная стоимость недостающего инвентаря) в сумме 2000 руб.;
Д-т сч. 2 201 34 510 "Поступления средств в кассу учреждения" К-т сч. 2 209 74 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по ущербу материальных запасов" - возмещен ущерб виновным лицом в сумме 2000 руб.

Список литературы

1. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ.
2. Об утверждении Инструкции о порядке составления, представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений: Приказ Минфина России от 25.03.2011 N 33н.
3. Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению: Приказ Минфина России от 16.12.2010 N 174н.