Całkowicie się zgadzam. Ale tematem rozmowy był opis procesów, a nie ich monitorowanie. Jednakże w miarę możliwości odpowiem w ramach konsultacji offline.
Oczywiście konieczne jest monitorowanie procesów, w przeciwnym razie cała nasza praca nie jest warta ani grosza.
Do zarządzania tym procesem potrzebne są wskaźniki produktu, wkładu i procesu. W przypadku danych wejściowych o charakterze pionowym preferowane jest również posiadanie wskaźników. Aby wejść do „Zasobów” wskaźniki ilościowe pozwalają kalkulować koszty i monitorować przestrzeganie wskaźników jakości. Zarówno wskaźniki zasobów, jak i ograniczeń będą wykorzystywane w okresowych audytach i samoocenach.

Ale czy konieczne jest monitorowanie każdego procesu? Czy muszę ustawiać metryki dla każdego procesu? W jakie procesy warto inwestować?
Nie i jeszcze raz nie. Wymagana jest selektywność. Przede wszystkim trzeba monitorować koszt i koszty gromadzenia danych. A przede wszystkim monitoruj procesy priorytetowe. Jak zidentyfikować procesy priorytetowe i jak określić, które procesy wymagają ulepszeń, które wymagają reengineeringu, a które wymagają jedynie większej uwagi przy wyborze procesów, które wymagają ulepszeń, reengineeringu lub tylko? szczególną uwagę musisz postępować według następujących kryteriów:
1. Znaczenie procesu:
im ważniejszy jest proces, tym dokładniej należy go monitorować;
Znaczenie procesu zależy od wagi jego wyników.
– Wskaźniki: zarówno skuteczność, jak i efektywność.
2. Efektywność procesu to zdolność procesu do osiągnięcia celów mierzonych zadowoleniem klienta z procesu.
3. Efektywność procesu – koszty i terminy.
Kryterium wyboru jest określenie wartości wskaźników. Pod względem ważności najlepszym sędzią z definicji jest kierownictwo organizacji. Jednakże, chociaż kierownictwo musi nadać priorytet różnym obszarom działalności i kategoriom klientów lub innych zainteresowanych stron, w ramach każdej klasy klientów lub innych zainteresowanych stron najlepszym sędzią względnego znaczenia tego, co otrzymują od organizacji, są sami klienci lub inne zainteresowane strony . Dlatego to właśnie nimi należy mierzyć stopień ważności.
! Jest rzeczą oczywistą, że decyzja o ostatecznej ocenie wyników, w szczególności decyzja o względnym znaczeniu różne procesy jeden z podstawowych procesów korporacji, musi zostać zaakceptowany przez kierownictwo. Jeśli chodzi o mierniki, sędzią powinien zawsze być użytkownik wyników procesu.
Konsumenci najlepiej oceniają przydatność – i ogólną satysfakcję – produktów i usług, które otrzymują.
Pozostali interesariusze (akcjonariusze, zarząd, pracownicy, partnerzy biznesowi, społeczeństwo) są również w stanie lepiej ocenić jakość tego, co otrzymują.! Określanie względnego znaczenia różnych kategorii klientów i innych zainteresowanych stron jest kwestią strategii, a zatem obowiązkiem kierownictwa.
Klienci i inni interesariusze powinni zatem zostać zaangażowani w określenie względnego znaczenia każdego elementu oczekiwanej jakości. Ponieważ istnieją procesy mające na celu tworzenie jakości dla klientów, naturalnym sędzią względnej wartości tego, co zapewniają procesy organizacji, jest klient:
– odbiorca wewnętrzny procesów pomocniczych;
– odbiorca zewnętrzny dla procesów ukierunkowanych na rynek;
– innym interesariuszom za procesy skierowane do nich.
Innymi słowy, konsumenci i inne zainteresowane strony znają czynniki wpływające na satysfakcję i wiedzą, jak je ważyć.
! Najwyższe kierownictwo podejmuje ostateczną decyzję o „walidacji” wyników procesu, w którym klienci i inni interesariusze określili wagę (i uzupełnia ją o to, co jest dla niej istotne).

Diagram procesu biznesowego odzwierciedla jego istotę i mechanizm działania. Samo stworzenie diagramu nie jest bardzo trudne. Wystarczy zrozumieć, na jakie pytania powinien odpowiadać diagram i trzymać się algorytmu tworzenia. Jeśli nie możesz się doczekać, aż zaczniesz tworzyć modele lub nie wiesz od czego zacząć, ten artykuł jest dla Ciebie.

Przypominam, że zanim zaczniesz opisywać procesy biznesowe, jest to konieczne. firmy - platforma, od której trzeba zacząć.

Algorytm, który tu prezentuję przyda się tym, którzy dopiero planują opisanie procesów biznesowych. Dla tych, którzy zostali przeze mnie przeszkoleni, artykuł będzie doskonałym przeglądem tego, czego się nauczyliśmy))))

Schemat procesu biznesowego - instrukcja dla niecierpliwych

1 – Ustaw granice procesu

Każdy proces biznesowy zaczyna się i kończy wydarzeniem. Pierwszą rzeczą do zrobienia jest wyznaczenie wydarzeń początkowych i końcowych.

2 – Narysuj główne bloki procesu

Ułóż główne bloki (podprocesy, operacje) w kolejności, w jakiej są wykonywane.

Nie komplikuj diagramu na tym etapie. Wyświetlaj bloki tak, jakby proces przebiegał idealnie.

3 – Dodaj widelce i inne wydarzenia

Teraz czas nieco skomplikować sprawę. Dodaj główne opcje rozwoju procesu i główne zdarzenia pośrednie. Uzupełnij diagram brakującymi operacjami.

4 – Wyznacz role uczestników procesu

W procesach biznesowych nie ma stanowisk ani konkretnych pracowników. Zamiast tego używa się koncepcji roli. Jeden pracownik może pełnić wiele ról. Wielu pracowników może pełnić jedną rolę. Stanowisko składa się z zestawu ról.

W razie potrzeby dodaj brakujące operacje.

5 – Umieść dokumenty na schemacie

Dokument niekoniecznie jest dokumentem urzędowym z siedmioma podpisami. Z punktu widzenia zarządzania procesami biznesowymi dokument to informacja na dowolnym nośniku informacji. E-mail, raport, prezentacja, SMS – to wszystko są dokumenty.

Czasami konieczne jest wyświetlenie produktów pośrednich. Są to półfabrykaty, półprodukty lub po prostu ważne części pracy, które przechodzą z jednego bloku procesu do drugiego. Dodaj je na tym etapie. W razie potrzeby.

6 – Dodaj programy i bazy danych, których używasz

Proces powinien odzwierciedlać, z jakich programów i baz danych korzysta.

7 – Organizuj narzędzia i materiały

Jeżeli w procesie wykorzystywane są narzędzia i/lub materiały, należy to również wykazać. Główne punkty można wskazać na schemacie procesu biznesowego. Szczegółowy opis Lepiej podać w komentarzach i specjalnych sekcjach opisu. Doskonałą opcją jest utworzenie diagramu skupiającego się konkretnie na użyciu narzędzi i materiałów. W takim schemacie nacisk nie jest kładziony na przepływ pracy, ale na to, w jaki sposób, w jakiej ilości i jakie materiały są wykorzystywane w procesie biznesowym.

8 – Zdefiniuj wskaźniki wydajności w procesie biznesowym

Umieść na diagramie procesów biznesowych wskaźniki wydajności, które są brane pod uwagę w ten czy inny sposób w systemie.

9 – Połącz powstały diagram z innymi procesami

Każdy proces biznesowy jest tylko częścią większego systemu. Wszystkie procesy są ze sobą powiązane. Zasadniczo komunikacja to coś, co proces wymienia z innymi procesami. Pamiętaj, że musisz określić procesy, z którymi powiązany jest bieżący proces i co wymieniają.

10 – Sprawdź powstały model procesu biznesowego

W zasadzie schemat jest gotowy. Diagram procesu biznesowego powinien odpowiadać na następujące pytania:

• Gdzie zaczyna się i kończy proces biznesowy?
• Z jakimi procesami jest to związane? Co jest wymieniane?
• Jakie operacje są wykonywane? W jakiej kolejności?
• Kto wykonuje operacje w procesie?
• Jakie dokumenty są wykorzystywane i pojawiają się w procesie? W jakich operacjach wykorzystuje się/pojawia się te dokumenty?
• Jakie narzędzia, materiały, oprogramowanie i bazy danych są wykorzystywane w procesie i w jakich operacjach?
• Jakie wskaźniki wydajności i gdzie dokładnie są rejestrowane w procesie biznesowym?

Dobrze przygotowany diagram powinien być łatwy do zrozumienia i zawierać wystarczająco dużo informacji.
Diagram procesu biznesowego powinien być zrozumiały dla „człowieka z ulicy”.
Diagram procesu biznesowego na etapie opisu powinien odzwierciedlać sposób, w jaki proces jest realizowany prawdziwe życie.

Algorytm ten pozwoli Ci w prosty i szybki sposób opisać niezbędne procesy biznesowe. Następnie omówię szczegółowo opis procesów biznesowych. Pozostań w kontakcie.

Celem każdego projektu 6 Sigma jest poprawa wydajności dowolnego procesu biznesowego w organizacji.

Pierwszą rzeczą, z którą spotykasz się podczas projektu 6 Sigma, jest potrzeba zrozumienia procesu biznesowego. Co oznacza „rozumieć”? Zrozum, jak to działa, jakie zasoby są do tego potrzebne, jakie czynniki wpływają na jakość pracy. Aby było to możliwe, wszystkie informacje zebrane na temat procesu muszą być w jakiś sposób uporządkowane. W tym celu w ramach metodologii 6 Sigma wykorzystywane są następujące narzędzia:

• SIPOC
• Schemat przebiegu procesu
• VSM (mapa strumienia wartości)

W tym artykule przeanalizujemy funkcje korzystania z dwóch pierwszych narzędzi.

SIPOC

Skrót SIPOC oznacza dostawcę, wejście, proces, wynik, klienta. Już z transkrypcji staje się jasne, co zostanie omówione: to narzędzie umożliwia krótkie opisanie kluczowych cech procesu bez wchodzenia w szczegóły. Coś w rodzaju „widok z lotu ptaka”. Dlatego od tego warto zacząć pracę nad opisem procesu biznesowego.

Należy zatem zebrać informacje o wszystkich zasobach wykorzystywanych w procesie i ich dostawcach, wylistować w kolejności i w powiększeniu wszystkie operacje procesu, a także produkty wyjściowe procesu i konsumentów każdego z nich. Wszystkie te informacje należy przedstawić w poniższej tabeli:

Przykład wypełnienia tabeli SIPOC dla procesu „Przyjęcie surowców na magazyn”:

Wypełniając tabelę, należy zwrócić uwagę na następujące punkty:

• Wypełnianie tabeli lepiej rozpocząć od środkowej kolumny – listy operacji składających się na proces. Poziom szczegółowości (jak szczegółowo opisujesz proces) zależy od Ciebie, jednak w przypadku korzystania z tego konkretnego narzędzia (SIPOC) nie zaleca się dzielenia procesu na zbyt małe operacje.
• Po zidentyfikowaniu operacji należy zidentyfikować wejścia procesu. Co może stanowić wkład: sam surowiec czy materiał, który będzie przetwarzany w trakcie procesu lub na którym będą wykonywane operacje technologiczne; materiały i narzędzia pomocnicze (odczynniki, aparatura pomiarowa, narzędzia obróbcze itp.); sprzęt; dokumentów lub informacji (ustnie lub w formie zapisu w systemie informatycznym).
• Ogólnie rzecz biorąc, osoby uczestniczące w procesie (w naszym przykładzie kierowca samochodu, magazynierzy, ładowacze) nie są uważane za zasób i nie są wymieniane na wejściach procesu. Są oni klasyfikowani jako „wykonawcy” i nie są uwzględniani w ramach SIPOC. Wyjątkiem są procesy pracy z personelem (rekrutacja, adaptacja, ocena personelu). W tym przypadku wejściami do procesu będą ludzie (kandydat na wolne stanowisko, nowy pracownik, pracownik do certyfikacji itp.).
• Kompletność opisu wejściowego zależy od poziomu szczegółowości procesu i celów Twojego projektu. Przykładowo w opisywanym przypadku wejściami mogłyby być także wagi do ważenia surowców, przyrządy do pobierania próbek i odczynniki do analizy surowców, komputer z dostępem do systemu informatycznego przedsiębiorstwa umożliwiający wprowadzanie danych o przyjmowanych surowcach. Jednak w większości przypadków takie szczegóły nie są konieczne podczas kompilowania tabeli SIPOC. Jeśli nie ma szczególnej potrzeby podawania pewnych szczegółów, aby zrozumieć proces w ramach celów projektu, lepiej je pominąć.
• Dostawców wszystkich otrzymanych nakładów można po prostu wpisać w pierwszej kolumnie tabeli. W tym przypadku liczba dostawców może nie odpowiadać liczbie wejść (w naszym przykładzie są dwa wejścia, ale tylko 1 dostawca). To klasyczna wersja stołu. Ale jeśli chcesz, aby poprawić percepcję, możesz porównać wejścia i ich dostawców, tj. Obok każdego wejścia wpisz jego dostawcę (tak jak w powyższym przykładzie). Dostawcą mogą być zewnętrzne organizacje, oddziały lub pracownicy firmy, systemy informacyjne.
• Teraz musimy podkreślić wyniki procesu. Rozwiązaniem może być półprodukt, gotowe produkty, produkty pakowane, odpady produkcyjne, dokumenty, informacje w postaci wygenerowanych raportów itp. Uwagi dotyczące poziomu szczegółowości, wskazującego ludzi jako produkty procesu, poczynione powyżej w odniesieniu do wejść, również pozostają aktualne.
• Odbiorcy/klienci produktów wyjściowych są przydzielani w taki sam sposób, jak dostawcy surowców. Są to organizacje zewnętrzne, oddziały i pracownicy firmy, systemy informatyczne, do których przekazywane są produkty wyjściowe. Uwaga: w podanym przykładzie jako odbiorca surowców wskazany jest magazyn. Wydawać by się mogło, że ostatecznym konsumentem surowców jest warsztat produkcyjny. Natomiast już na etapie przyjęcia surowców na magazyn, do momentu wydania ich do produkcji, surowce są umieszczane i składowane w magazynie, dlatego też magazyn jest wskazywany jako klient. Podobnie przy opisie procesu produkcyjnego błędne jest wskazanie dostawcy surowców organizacja zewnętrzna, ponieważ warsztat otrzymuje surowce z magazynu, więc magazyn będzie dostawcą surowców dla warsztatu. Te. Podział dostawców i odbiorców zależy od ustalonych granic procesu: co definiujemy jako jego początek, a co jako koniec.
• Uwaga o liczbie dostawców odpowiadającej liczbie wejść ma zastosowanie również do stosunku produkty/klienci.
• Wszystkie wymienione wejścia i wyjścia muszą odnosić się do procesu jako całości i wchodzić do niego z zewnątrz (przekazywane zewnętrznie). Błędem jest wskazanie przepływów międzyoperacyjnych jako wejść/wyjść, tj. obiekty przekazywane z jednej operacji do drugiej w ramach procesu. Na przykład, jeśli proces obejmuje najpierw szlifowanie przychodzącej części, a następnie jej malowanie, wówczas nie można określić wyszlifowanej, ale niepomalowanej części jako wejścia/wyjścia. Wejście to część nieszlifowana i niepomalowana, wyjście to część przeszlifowana i pomalowana.

Schemat przebiegu procesu

Schemat blokowy to narzędzie, które pozwala na więcej szczegółowy opis proces biznesowy niż SIPOC. Oprócz wejść i wyjść, przepływy procesów międzyoperacyjnych są już odzwierciedlone na schemacie blokowym. Mogą również pojawić się dodatkowe operacje - jeśli to konieczne, odzwierciedl proces bardziej szczegółowo. Aby utworzyć schemat blokowy, musisz zebrać dodatkowe informacje.

Zapisy (zasady sporządzania) schematów blokowych mogą się nieznacznie różnić. Poniżej znajduje się najczęstsza opcja.

Symbole użyte na schemacie przebiegu procesu:

Symbol	Wyznaczona koncepcja
	Początek i koniec procesu. Można stosować zarówno owalne, jak i okrągłe.
	Prostokąt o prostych lub zaokrąglonych narożnikach jest operacją procesową.
	Diament jest operatorem rozgałęziającym. Oznaczają operacje, podczas których konieczne jest dokonanie wyboru, po którym możliwe są 2 scenariusze dalszego przebiegu procesu.
	Trójkąt – etap tymczasowego oczekiwania i przechowywania
	Strzałka wskazuje kierunek procesu. Może być również używany w odniesieniu do przepływów międzyoperacyjnych. W tym przypadku na strzałce umieszczony jest napis - nazwa obiektu przeniesionego z jednej operacji do drugiej.
	Równoległobok to oznaczenie dowolnego obiektu (materialnego lub informacyjnego).
	Prostokąt o nierównym boku reprezentuje dokument lub informację.

Możliwe jest użycie innych symboli. Najważniejsze, aby wszyscy uczestnicy projektu rozumieli ich treść.

Schemat blokowy można przygotować zarówno w programie Word, jak i Excel. W tych programach jest to wszystko niezbędne narzędzia. Ale najwygodniej jest rysować schematy blokowe w programie Microsoft Visio. Zazwyczaj etapy procesu są ułożone pionowo, jeden pod drugim. Po lewej stronie pokazane są wejścia procesu (strzałki wejść skierowane są w stronę operacji, w których te obiekty zostały użyte po raz pierwszy), po prawej stronie natomiast wyjścia (strzałki skierowane są w stronę od operacji, w których te obiekty się pojawiają). Dostawcy i odbiorcy procesu zwykle nie są odzwierciedleni w schematach blokowych.

Poniżej znajdują się 2 opcje schematu przebiegu procesu - uproszczony i bardziej szczegółowy.

Uproszczony schemat procesu „Przyjęcia surowców na magazyn”:

Ten schemat blokowy zawiera jeszcze mniej informacji niż tabela SIPOC, chociaż jest bardziej wizualny. Dlatego często przygotowywana jest jego rozszerzona wersja.

Szczegółowy schemat procesu „Przyjęcia surowców na magazyn”:

Schemat blokowy ma już możliwość pokazania wykonawców procesu. W tym celu do diagramu dodawane są tzw. tory pływania (z angielskiego Swimlane - „tor pływacki”, analogicznie do ścieżek w basenie). Schemat blokowy podzielony jest liniami na sekcje, a w każdej sekcji umieszczone są operacje tylko jednego wykonawcy. Pozycja wykonawcy jest wskazana u góry. W tym przypadku schemat blokowy przyjmuje następującą postać.

Schemat procesu „Przyjęcia surowców do magazynu” z torami pływania:

Tory pływackie można układać na prześcieradle zarówno w pionie (patrz przykład powyżej), jak i w poziomie.

Oczywiście najbardziej pouczająca jest ostatnia wersja diagramu procesu, jednak jej przygotowanie wymaga pewnych umiejętności i zajmuje sporo czasu. duża liczba czas. W przypadku projektów 6 Sigma tak szczegółowy schemat blokowy nie zawsze jest potrzebny.

Oleshko Victoria, trener biznesu, konsultant, redaktor naczelny witryna witryny. Autor książki „” i bloga „”. Chcesz dowiedzieć się więcej o zarządzaniu wiedzą? Dołączyć

Czym są procesy biznesowe? Przykłady pozwolą nam lepiej zrozumieć ten temat, dlatego będziemy aktywnie z nich korzystać.

Informacje ogólne

Najpierw zastanówmy się, jakie są procesy biznesowe. Jest to nazwa nadana całkowitej sekwencji pewnych działań mających na celu przekształcenie zasobów otrzymanych na wejściu w gotowy produkt, który ma wartość dla konsumentów na wyjściu. Dzięki tej definicji można zrozumieć, że w każdej organizacji istnieją procesy biznesowe. Nie ma znaczenia, czy są one sformalizowane, czy nie. Pamiętaj: procesy biznesowe można znaleźć wszędzie. Ich przykłady zostaną podane w dalszej części artykułu.

Spójrzmy na przykład gospodarstwa domowego. Jest gospodyni domowa, która chce umyć naczynia (proces biznesowy). Powierza to zadanie pomywaczka. Przy wejściu mamy brudne naczynia. W procesie wykorzystywana będzie woda, detergent i prąd. A na koniec otrzymamy czyste naczynia. Procesy biznesowe budowane są według podobnego schematu. Przykłady, które zostaną podane później, tylko potwierdzą te słowa.

Podejście funkcjonalne

Skoro interesują nas (konkretne przykłady), to nie zwlekajmy z ich rozważeniem, tylko od razu zabierzmy się do rzeczy. Załóżmy, że mamy firmę zajmującą się kwestiami zarządzania. Według niego przedsiębiorstwo to zespół działów. Co więcej, każdy z nich działa, aby spełnić swoją określoną funkcję. Jednak w takich przypadkach, gdy poszczególne działy skupiają się na osiągnięciu swoich wskaźników, często cierpi na tym ogólna wydajność firmy.

Przyjrzyjmy się jednemu z typowych procesów konfliktowych. Dział sprzedaży wymaga zwiększenia maksymalnego możliwego zakresu w celu zwiększenia obrotów. Jednocześnie chcą mieć pewność, że produkt będzie zawsze dostępny w magazynie. Natomiast dział zaopatrzenia planuje zakup w wąskim asortymencie i w dużych ilościach. Rzeczywiście, w takich przypadkach będą działać wydajnie, a ich główny wskaźnik wzrośnie (dokładniej cena od dostawcy spadnie). Oznacza to, że istnieje proces wdrażania biznesowego, na który poszczególne działy patrzą inaczej.

Podejście procesowe

Postrzega wszystko, co się dzieje, jako zbiór procesów. Istnieją podstawowe i wspomagające. Każdy proces ma swój konkretny cel, który jest podporządkowany zadaniu stojącemu przed całą firmą. Ponadto istnieje właściciel, który zarządza zasobami i jest odpowiedzialny za wykonanie wszystkiego, co niezbędne. Powinien istnieć także system kontroli jakości i korygowania błędów. Jest rzeczą oczywistą, że żaden proces nie może przebiegać bez zasobów. Listę komponentów uzupełnia system wskaźników, za pomocą których oceniane są procesy biznesowe. Jakie są tego przykłady, skoro obiecano, że takie będą? Teraz spójrzmy na jeden.

Wyobraź sobie mapę. W samym centrum znajduje się Jest on podzielony na osobne komponenty. Towarzyszą im procesy zarządcze i wspierające, które zapewniają, że wszystko zostanie wykonane zgodnie z wymaganiami. Będzie to podejście procesowe. Kiedy praca jednego elementu zostanie zakończona, jego praca zostaje przeniesiona na następny.

Opis procesów biznesowych

Przykłady tego w widok ogólny widać w całym artykule. Jednak dokumentacja pełnometrażowa jest często porównywalna pod względem grubości do małych książek (lub nawet dużych, jeśli bada się pracę gigantycznej firmy).

(którego przykłady również podano tutaj) wymaga, aby wszelkie działania przedsiębiorstwa były jak najbardziej jasne i przejrzyste. Pozwoli to na ich najlepszą analizę i identyfikację różnych problemów, zanim ulegną awarii. Należy pamiętać, że głównym zadaniem opisów jest zrozumienie interakcji odrębnych jednostek, monitorowanie tego, co i komu przekazują na każdym etapie zadania. Dzięki temu możliwe jest znaczne uproszczenie i zmniejszenie zależności stabilności przedsiębiorstwa od niestabilnego czynnika ludzkiego. Również przy kompetentnym podejściu i W tym pomaga opis procesów biznesowych. Przykładem takiej optymalizacji może być menadżer niemal każdej odnoszącej sukcesy firmy.

Kolejność rozwoju

Spójrzmy praktyczny przykład proces biznesowy w przedsiębiorstwie. Na początek musimy zadbać o zespół roboczy projektu. Tworzą go pracownicy firmy. Często okazuje się, że jeden zespół roboczy to za mało. Co w takim razie można zrobić? Aby zapełnić braki sił, możesz przyciągnąć tymczasową grupę. Nie zaszkodzi też stworzyć opis tego jak proces funkcjonuje w danym momencie. Jednocześnie należy dążyć do identyfikacji wszelkich powiązań pomiędzy działaniami, a nie odnotowywać najdrobniejsze szczegóły.

Aby uniknąć zejścia na boczny tor, możesz użyć standardowe karty i formy procesów. Przy opracowywaniu procesów zaleca się stosowanie metody kolejnych przybliżeń. Innymi słowy, konieczne jest powtarzanie cyklu działań doskonalących, aż do uzyskania akceptowalnego rezultatu.

Na co warto zwrócić uwagę?

Powinieneś skupić się na następujących sekcjach:

1. Formularze standardowe.
2. Mapa.
3. Trasy.
4. Matryce.
5. Schematy blokowe.
6. Opis stawów.
7. Opisy pomocnicze.
8. Dokumentacja.
9. Szczegółowy opis.
10. Definicja wskaźników i wskaźników.
11. Przepisy wykonawcze.

Najlepszy pomysł na niezbędne elementy można podać prawdziwy przykład-reengineering procesów biznesowych istniejącego przedsiębiorstwa. Ale w takich przypadkach musisz być przygotowany na to, że będziesz musiał zapoznać się z ogromną ilością dokumentacji.

Powiedzmy kilka słów o kartach

Przyjrzeliśmy się już, czym są procesy biznesowe i ich przykłady w prawdziwym życiu. Przejdźmy teraz do dokumentacji technicznej, jaka powinna być jeśli potrzebujemy dokładnego i jasnego opisu. Dlatego na początku chciałbym zwrócić uwagę na mapę procesów biznesowych. Jest to reprezentacja graficzna zaprojektowana w formie schematu blokowego. W takim przypadku należy zadbać o to, aby każdy uczestnik miał własną oddzielną kolumnę. W wierszach wprowadzane są przedziały czasowe. W pełni wypełniona karta umożliwia sprawdzenie, czy transakcja została zsynchronizowana.

Możesz także monitorować, czy i w jaki sposób informacje przepływają pomiędzy różnymi działami firmy. Aby uzyskać najlepsze rezultaty, należy zadać kilka pytań. Kto wykonuje tę operację? Dlaczego trzeba to zrobić? Czym ona jest? Kiedy należy wykonać operację? Gdzie jest to przeprowadzane? Udoskonalając istniejące procesy, należy także zadać sobie pytanie, czy można je ulepszyć.

Matryce

Są niezbędne do wyeksponowania najważniejszych procesów biznesowych zachodzących w przedsiębiorstwie. Podczas ich kompilacji brane są pod uwagę wzajemne powiązania wszystkiego, co się dzieje, a także stopień wzajemnego wpływu.

Analizując łańcuch procesów łatwo zauważyć, że wymiana informacji przebiega od lewego górnego rogu do prawego dolnego rogu. Oznacza to, że ta forma matematyczna opisuje relację między dostawcą a konsumentem, przedstawioną w formie prostokąta. W każdej komórce macierzy wskazane są wszystkie niezbędne wymagania dotyczące działania, które zostało/są/będą wykonane. Są rodzajem dwuwymiarowych modeli, za pomocą których można ocenić, co i jak się robi, i jaki cel się realizuje. Trudność w zestawieniu macierzy polega na tym, że aby obliczyć z maksymalną dokładnością, często konieczne jest wykorzystanie znacznej ilości danych. A to oznacza obecność dużej liczby danych. W takich przypadkach zwykle wykorzystuje się informacje cyfrowe, które często trzeba jeszcze obliczyć.

Często jestem pytany – co czytać o procesach biznesowych?
Jedną z najlepszych stron w rosyjskim Internecie jest www.klubok.net. Ja sam „dorastałem” na forum i artykułach na tej stronie. Wiele artykułów nawet teraz nie straciło na aktualności. Polecam zacząć z nim naukę.

Ale jeśli mówimy o książkach, mogę śmiało powiedzieć najlepsza książka o procesach biznesowych to książka napisana przez Repina i Eliferowa: „Procesy biznesowe firmy. Budowa, analiza, regulacja”.

Opis procesów biznesowych: dążenie do prostoty.

W artykule omówiono zagadnienia wyboru notacji opisującej procesy na potrzeby późniejszej regulacji. Porównano często używane notacje Work Flow, takie jak: „Prosty diagram przepływu” w MS Visio, „Procedura” w Business Studio, notacja ARIS eEPC i inne.

Porównując notacje, główny nacisk położony jest na tworzenie diagramów procesów, które są proste i zrozumiałe dla pracowników organizacji.

Dla analityków biznesowych przedsiębiorstw tezy omówione w artykule są poważnym powodem do zastanowienia się nad efektywnością stosowanych przez nich podejść rozwojowych. schematy graficzne procesy organizacyjne.

Wstęp

Jednym z najważniejszych celów tworzenia graficznych diagramów procesów jest ich późniejsze wykorzystanie w dokumentach regulacyjnych organizacji. Z reguły ze schematów tych korzystają pracownicy, którzy nie są przeszkoleni w zakresie skomplikowanych notacji, nie mają umiejętności analizy systemów itp. Prostota i przejrzystość schematów jest dla nich bardzo ważna. Złożone, mylące diagramy zawierające wiele różnych symbolika, są źle postrzegane przez ludzi, co im utrudnia praktyczne zastosowanie. Dlatego ze względów praktycznych istotny jest właściwy dobór i zastosowanie notacji (metodologii) do opisu procesów. Jakimi kryteriami się kierować przy wyborze takiego zapisu? Jak porównać ze sobą różne notacje? Przyjrzyjmy się kilku popularnym notacjom i spróbujmy odpowiedzieć na te pytania.

Porównanie zapisów

Dla porównania wybrano następujące oznaczenia opisu procesu:

1. „Prosty schemat blokowy” (wyświetlający ruch dokumentów za pomocą bloku „Rozwiązanie”);
2. „Prosty schemat blokowy” (bez wyświetlania ruchu dokumentów, bez użycia bloków „Rozwiązanie”);
3. „Procedura” systemu Business Studio (jedna z możliwe opcje reprezentacje);
4. ARIS eEPC.

Jako przypadek testowy wybrano prosty i intuicyjny proces. Wyniki opisu tego procesu przedstawiono na rys. 1-4.

Ryż. 1. Schemat procesu w notacji „Prosty schemat blokowy” w MS Visio (z ruchem dokumentów, z wykorzystaniem bloku „Decyzja”).

Na schemacie rys. 1. Kolejność operacji procesowych w czasie pokazano grubymi strzałkami, a ruch dokumentów cienkimi przerywanymi strzałkami. Bloki rozwiązań wykorzystuje się w sposób klasyczny. Wyświetlają informacje (pytania), od których „zależy” dalszy przebieg procesu. Takie podejście do używania „diamentów” jest bardzo powszechne. Ale tak naprawdę cała logika podejmowania decyzji i tworzenia określonych wyników (dokumentów) powinna mieścić się w operacjach procesu. Jeśli się nad tym zastanowić, wartość (znaczenie) rysowania tych „diamentów” nie jest oczywista. Jakiego rodzaju są to obiekty: operacje procesowe, zdarzenia? Wydaje się, że nie jest to ani jedno, ani drugie. Są to raczej operatory umożliwiające podjęcie decyzji w oparciu o jakiś warunek. Ale opracowujemy diagram procesu dla ludzi, a nie piszemy program komputerowy w specjalnym języku. W program komputerowy„diament” byłby pełnoprawną operacją porównywania warunków itp. Ale diagram procesu musi pokazywać rzeczywiste obiekty - procesy wykonywane przez ludzi, dokumenty, systemy informacyjne itp. Zastanów się: czy słuszne jest pokazywanie na diagramie „diamentów” oddzielnie od operacji procesu? Zamiast tego możesz:

a) opisać logikę podejmowania decyzji w postaci sekwencji operacji na schemacie rozpatrywanego procesu;
b) opisać logikę w formie diagramu etapów odpowiedniego podprocesu, przechodzącego na niższy poziom;
c) opisać logikę w tekście (w atrybutach tekstowych operacji), a następnie wyświetlić ją w regulaminie realizacji procesu.

Sformułujmy „za” i „wady” omówionego powyżej sposobu wykorzystania „diamentów” (ryc. 1).

„Prosty schemat blokowy” w MS Visio (z ruchem dokumentu, przy użyciu bloku „Rozwiązanie”)
„Zalety”	„Wady”
Wizualne przedstawienie „logiki” wyboru określonych wyjść procesu. Skupienie uwagi performera na punkcie decyzyjnym/rozgałęzieniu procesu w zależności od warunków.	Przeniesienie logiki podejmowania decyzji „na zewnątrz” działania procesowego (niewłaściwe z punktu widzenia formalnej dekompozycji procesów). Dokumentowanie procesu jest niewygodne (przy tworzeniu tekstowego opisu operacji trzeba powielić „diamenty” z tekstem). Diagram procesu staje się przeciążeniem informacyjnym. „Diamenty” są często używane zbyt formalnie, bez prawdziwej potrzeby.

Na ryc. 2. pokazuje przykład tego samego procesu, tylko opisanego bez użycia bloków i dokumentów „Rozwiązanie”. Łatwo sprawdzić, że diagram ten ma o 24 elementy graficzne mniej niż diagram na ryc. 1. Schemat Ryc. 2. wygląda znacznie prościej. Elementy graficzne nie raziły w oczy, a z punktu widzenia treści informacyjnych schemat ten jest w miarę zrozumiały i przystępny dla końcowego użytkownika. Jeśli dla każdej operacji procesu opiszesz tekstowo wymagania dotyczące jego realizacji, to łącząc tabelaryczne i graficzne formy prezentacji, możesz w miarę adekwatnie opisać procedurę realizacji procesu dla pracowników firmy.

Ryż. 2. Schemat procesu w notacji „Prosty schemat blokowy” w MS Visio (bez ruchu dokumentu, bez użycia bloku „Decyzja”).

„Zalety” i „wady” graficznego przedstawienia procesu w postaci przedstawionej na ryc. 2. pokazano poniżej.

Ogólnie rzecz biorąc, stosowanie diagramów w formacie podobnym do tych przedstawionych na ryc. 2 jest wygodny zarówno dla programistów, jak i pracowników pracujących nad tymi schematami.

Na ryc. 3. Przedstawiono diagram procesu utworzony w notacji „Procedura” środowiska modelującego Business Studio. Schemat ma kilka funkcji. Po pierwsze, bloki „Decyzja” nie są wykorzystywane w sposób standardowy – nie jako element graficzny do wyświetlania pytania i rozgałęzień, ale jako pełnoprawna operacja procesowa związana z podejmowaniem decyzji. W Business Studio „diament” ma prawie wszystkie atrybuty pełnoprawnego procesu, ale nie można go rozłożyć (być może z czasem twórcy systemu umożliwią to). Użycie „diamentu” (zamiast czworokąta) sprawia, że ​​diagram jest bardziej wizualny. Jednocześnie w atrybutach „diamentu” możesz wpisać dowolne informacje tekstowe: opis, początek, zakończenie, wymagania dotyczące terminu itp.

Drugą cechą diagramu procesu przedstawioną na rys. 3., to użycie strzałek. Aby wyświetlić sekwencję operacji, możesz użyć strzałki z pojedynczą końcówką - strzałki „pierwszeństwa”. Możesz użyć dwustronnej strzałki, aby pokazać ruch dokumentu. Ale w Business Studio można używać tylko jednego rodzaju strzałek - strzałek „pierwszeństwa”. W takim przypadku możesz powiązać z nazwanymi strzałkami wymagana ilość dokumenty zdefiniowane w katalogu obiektów działań. Dzięki takiemu podejściu możliwe jest:

• znacząco zmniejszyć ilość elementów graficznych na schemacie procesu, a jednocześnie:
• wyświetlać w regulaminie procesu niezbędne informacje o dokumentach przychodzących i wychodzących.

Tym samym, nie zaśmiecając diagramu niepotrzebnymi elementami, możemy jednak w pełni opisać proces i wgrać do regulaminu wszystkie niezbędne informacje.

„Zalety” i „wady” graficznego przedstawienia procesu w postaci przedstawionej na ryc. 3. pokazano poniżej.

Ryż. 3. „Procedura” systemu Business Studio (opcja z nietradycyjnym wykorzystaniem bloków „Rozwiązanie”).

W przypadku korzystania z Business Studio notacji Procedura można używać na nieco inne sposoby. Autor artykułu skłania się ku podejściu zaprezentowanemu na ryc. 3.

Na ryc. Na rysunku 4 przedstawiono schemat rozpatrywanego procesu opracowany w notacji ARIS eEPC. Należy pamiętać, że niektóre operacje procesu nie zmieściły się na diagramie. Ten częściowy diagram prostego procesu, zapisany w notacji ARIS eEPC, zawiera cztery instrukcje logiczne i osiem zdarzeń! Osoba czytająca diagram musi być w stanie poprawnie zinterpretować wszystkie te operatory logiczne. Bez edukacja specjalna i mając pewne umiejętności czytania takich diagramów, zwykły pracownik raczej nie będzie w stanie zrozumieć logiki omawianego procesu bez szczegółowego opisu tekstowego lub pomocy wykwalifikowanego analityka biznesowego.

Należy pamiętać, że diagram procesu w notacji ARIS eEPC zajmuje dużo miejsca więcej miejsca niż na schematach przedstawionych na ryc. 1-3. Złożoność tworzenia takiego schematu jest również znacznie wyższa.

Diagram procesu w notacji ARIS eEPC (zbudowany w Business Studio)
„Zalety”	„Wady”
Tworząc diagram, zachowana jest ścisła, formalna logika procesu. Wszystkie zdarzenia zachodzące w trakcie procesu są jasno określone.	Trudność w percepcji. Znaczna złożoność tworzenia schematu. Personel musi posiadać specjalistyczne umiejętności i doświadczenie w interpretacji takich diagramów. Redundancja informacji. Zajmuje zbyt dużo miejsca, co jest niewygodne w przypadku dokumentacji.

Generalnie, jeśli nie zamierzasz kupować SAP R/3, to wybór i korzystanie z notacji ARIS eEPC nie jest, z punktu widzenia autora artykułu, optymalne rozwiązanie. Warto zwrócić uwagę na bardziej wizualne i intuicyjne oznaczenia opisujące procesy. Jednak niektórzy mogą uznać notację ARIS eEPC za bardziej wizualną i zrozumiałą. Do pewnego stopnia jest to kwestia gustu.

Ryż. 4. Schemat procesu w notacji ARIS eEPC (zbudowany w Business Studio).

Opis procesu dla celów późniejszej automatyzacji

Ciekawie jest przyjrzeć się omawianemu diagramowi procesu, jeśli jest on opisany w notacji BPMN 2.0. Zapis ten ma na celu opisanie procesów „wykonujących”, tj. procesów wspieranych przez system BPM.

Moja opinia na temat korzystania z BPMN 2.0. akcje A.A. Biełajczuk - Dyrektor generalny Firma „Konsola Biznesowa”:

Na ryc. Rysunek 5 przedstawia ten sam proces w notacji BPMN. Jak widać, rysunek ten przypomina rys. 1: w notacji BPMN zadania są przedstawiane jako prostokąty, widełki jako romby, a dane jako ikona przypominająca dokument. Przepływy kontrolne są liniami ciągłymi, przepływy danych są kropkowane. Należy wziąć pod uwagę, że na tym schemacie wykorzystano jedynie niewielką część notacji BPMN: tylko jeden rodzaj widełek z 5 dostępnych w palecie, jeden typ zadania z 8. Oprócz szerszej palety, notacja ta jest wyróżnia się możliwością modelowania nie tylko izolowanego przepływu pracy, ale także kilku procesów, oddziałujących ze sobą za pomocą komunikatów lub danych. Ponadto zapis ten jest bardziej rygorystyczny: określa nie tylko ikony, ale także zasady, według których można je ze sobą łączyć. Potrzeba takich reguł jest podyktowana faktem, że notacja BPMN nastawiona jest nie tylko na to, aby ludzie ją przeczytali, ale także na bezpośrednie wykonanie przez specjalne oprogramowanie- „silnik” systemu BPM. Jednocześnie, jak pokazano ten przykład, przy użyciu ograniczonego podzbioru palety, BPMN okazuje się nie bardziej skomplikowany niż konwencjonalny schemat blokowy. Cóż, tym, którzy chcą profesjonalnie opanować BPMN, polecamy specjalistyczne szkolenia www.bpmntraining.ru.

Ryż. 5. Schemat procesu w notacji BPMN 2.0.

Praktyka życiowa

Na ryc. Rysunek 6 przedstawia fragment diagramu procesu opracowanego przez analityków biznesowych bardzo konkretnej firmy w wymyślonej przez nich notacji. Diagram zbudowany jest w oparciu o zasady „Prostego schematu blokowego” - w jego części wykorzystano blok „Rozwiązanie” wersja klasyczna. Ponadto na schemacie przedstawiono wiele innych symboli zastosowanych w niestandardowy sposób.

Tworząc diagram na ryc. 6 analitycy biznesowi najwyraźniej „walczyli” o przejrzystość i maksymalną zrozumiałość dla przeciętnego użytkownika. Starali się zminimalizować, a nawet wyeliminować komentarz tekstowy na diagramach procesów. Wykonawcom po prostu wydrukowano diagram w formacie A3, po przeczytaniu którego wszystko od razu stało się jasne: co robić, jak, jakich dokumentów użyć itp.

Rozważany schemat nie jest oczywiście przykładem prostoty i przejrzystości. Został jednak utworzony, aby przekazywać maksymalnie przydatne informacje osobom zaangażowanym w proces.

Wnioski

Oczywistym jest więc, że opisując procesy należy dążyć do prostoty i przejrzystości dla pracowników.
Stosowanie złożonych, sformalizowanych notacji przy opisie procesów prowadzi do:

• trudności w posługiwaniu się (interpretacją) diagramów przez zwykłych pracowników;
• niemożność (trudność) zorganizowania pracy w celu opisania procesów przez pracowników działów, którzy nie przeszli specjalnego szkolenia;
• znaczny wzrost kosztów pracy analityków biznesowych w celu tworzenia programów;
• dodatkowe trudności przy dokumentowaniu obwodów (duża objętość itp.);

Dlatego nie należy zaśmiecać diagramu procesu różnymi elementami graficznymi. Ale jeśli z nich korzystasz, lepiej, żeby niosły przydatne informacje dla pracowników, a nie być po prostu konsekwencją formalnego zastosowania zapisów modelujących.

V.V. Repin, profesor nadzwyczajny, dyrektor wykonawczy BPM Consulting Group LLC, kierownik. Katedra Zarządzania Procesami Biznesowymi Państwowej Instytucji Edukacyjnej Wyższego Kształcenia Zawodowego „IEF „Synergy”, założyciel portalu www.FineXpert.ru

To są te proste zasady To właśnie staram się przekazać menadżerom biznesowym, którzy oczarowani pięknymi prezentacjami oprogramowania często zapominają, że prosta lista kontrolna jest często lepsza niż 10 stron regulaminów.