List gwarancyjny za szkody. Jak poprawnie napisać list gwarancyjny zapłaty (próbka)


W biznesie list gwarancyjny można napisać w różnych celach: potwierdzenie zapłaty z tytułu umowy na dostawę towaru, zapewnienie obowiązku wynajmu, świadczenia usług, zwrotu pieniędzy. Legalność tego rodzaju stosowania pism często rodzi pytania obu stron – stron umowy – o sposób sporządzenia dokumentu.

Co to jest list gwarancyjny

Dokument spisany jako pisemne potwierdzenie przez jedną stronę wykonania planowanych działań w stosunku do drugiej strony nazywany jest listem gwarancyjnym. Potwierdzenie działania jest czasami konieczne, aby wcześniej potwierdzić swoje intencje partnerem biznesowym lub zgodzić się z propozycją dostawcy, gdy zwykłe porozumienie nie jest wystarczające.

Zastosowanie w praktyce prawniczej

Zakresem listów gwarancyjnych jest korespondencja handlowa mająca na celu przekonanie o spełnieniu określonych warunków lub zobowiązań w zakresie uzgodnionych wielkości i warunków. Przepisy w żaden sposób nie regulują tego rodzaju pism, dlatego korespondencja prowadzona jest w ramach norm pracy biurowej i wymaga szczególnej przejrzystości prezentacji, wykluczającej dwuznaczną interpretację.

Czy list gwarancyjny jest dowodem w sądzie?

Jak wynika z praktyki orzeczniczej oraz uchwały nr A 40/10855-08 Federalnego Sądu Arbitrażowego (Okręg Moskiewski), pisma o spłacie długu wobec wierzyciela nie są uznawane za oficjalną obietnicę wykonania zobowiązania, lecz za potwierdzenie intencji autora lub zgody z przyjętą na siebie odpowiedzialnością. Gwarancje wydajności w przypadku test Według sądu nie.

Formularz listu gwarancyjnego

Dokument formalizuje zamiar późniejszego zawarcia umowy z odbiorcą. Artykuł 432 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej definiuje zawarcie transakcji jako przyjęcie przez jedną ze stron oferty zawarcia umowy złożonej przez drugą. Propozycję dotyczącą terminu dostawy towaru, świadczenia usług i zgody na płatność można zagwarantować poprzez ofertę lub akceptację.

List gwarancyjny jako oferta

Artykuł 435 Kodeksu cywilnego nazywa ofertą dokument wysyłany do osoby prawnej z propozycją rozpatrzenia zawartej umowy, jeżeli złożona oferta odpowiada adresatowi. Przykładowo: firma wystawiająca gwarancję wyraża chęć uznania się za osobę, która zawarła umowę z adresatem, który przyjął ofertę. Jest to przypadek, gdy zobowiązaniem jest oferta.

List gwarancyjny zawiera ważne warunki. Oferta zapłaty za usługi naprawcze musi zawierać zobowiązanie do rozpoczęcia i zakończenia prac, kryteria oceny pracy oraz inne warunki istotne dla umowy, określone w art. 702 i 708 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej. W tym przypadku art. 438 i 434 Kodeksu cywilnego proponują uznać transakcję za zakończoną nawet w przypadku braku dwustronnej umowy głównej.

Gwarancja odbioru listem

Art. 438 Kodeksu cywilnego przewiduje, że dokumentem tożsamości może być akceptacja potwierdzająca zgodę na wcześniej zgłoszoną propozycję: np. jako odpowiedź na zapytanie wieloadresowe oferta handlowa na stronie internetowej firmy. Zgoda taka nie wymaga szczegółowego określenia warunków, lecz zakłada potwierdzenie jednoznacznej zgody na zaproponowane przez kontrahenta warunki (art. 438 kc).

Rodzaje listów gwarancyjnych

Istotą gwarancji jest potwierdzenie przyjętych zobowiązań jednego partnera w stosunku do drugiego. Gwarancje dotyczące długów pieniężnych są powszechne, gdyż w razie potrzeby można je przedstawić sądowi w odpowiedzi na pozew. Na niektóre prace lub naprawy może być wymagana gwarancja.

Aby zapłacić za towar

Potwierdzenie zapłaty za towar jest popularnym rodzajem dokumentu identyfikacyjnego. Pojawienie się nieprzewidzianych okoliczności uniemożliwiających zapłatę zmusza dłużnika do złożenia zabezpieczenia sprzedaży towaru na kredyt z zapłatą po wysyłce. W tekście należy wskazać kwotę zadłużenia. Sprawa ta wymaga podpisu nie tylko szefa firmy, ale także głównego księgowego w celu potwierdzenia gwarancji należytego wykonania wobec adresata.

Obowiązki gwarancyjne na wykonane prace lub świadczone usługi

Poświadczenie, że to, co obiecano, zostanie wykonane w podanym terminie, jest dokonywane jako gwarancja wykonania usługi. Obszerne zadanie podzielone jest na kilka etapów z określonymi terminami. Oprócz granic czasowych wskazują normy lub standardy, według których klient może ocenić jakość usług i dochodzić roszczeń o kaucję (o ile została przewidziana). Dokument taki wysyłany jest w przypadku naruszenia terminów dostaw określonych w umowie.

Pismo potwierdzające zamiary wynajmującego

Do rejestracji przez osobę prawną niebędącą właścicielem lokalu handlowego wymagana jest gwarancja udostępnienia wynajmowanej powierzchni. W przypadku konieczności wskazania adresu prawnego (na przykład przy rejestracji spółki LLC) można wskazać adres lokalu zajmowanego na podstawie umowy najmu. List gwarancyjny dotyczący zamierzeń wynajmującego wystawia właściciel wynajmowanego lokalu na wniosek osoby prawnej, której gwarantuje się udostępnienie powierzchni. Do pisma należy dołączyć uwierzytelniony odpis aktu własności lokalu, właściciela lokalu.

Gwarancja przyszłego zatrudnienia

Potwierdzenie zatrudnienia wskazuje na zamiar pracodawcy zapewnienia miejsce pracy potencjalny pracownik. Ten dokument jest wymagany:

  • student, który studiował na podstawie budżetu;
  • cudzoziemiec kompletujący dokumenty dla służby migracyjnej;
  • w pozostałych przypadkach, gdy dostępność miejsca pracy wymaga potwierdzenia.

Jak napisać list gwarancyjny

Na terenie Federacji Rosyjskiej nie ma oficjalnych norm prawnych regulujących zasady pisania listów gwarancyjnych, choć zakres ich stosowania w korespondencji biznesowej jest niezwykle szeroki. Ogólne zasady dotyczące dokumentów urzędowych wymagają maksymalnej szczegółowości i jednoznaczności sformułowań, ponieważ są one akceptowane przez sąd jako potwierdzenie umów i transakcji.

Formularz listu gwarancyjnego

Udzielenie gwarancji sporządzane jest na kartce formatu A4 o objętości nie większej niż jedna strona. Zasada sporządzania przez osobę prawną wymaga papieru firmowego organizacji, w nagłówku którego wskazane są dane bankowe firmy. Podpisał kierownik przedsiębiorstwa (obowiązkowe) i, w razie potrzeby, główny księgowy. Potwierdzenie od osoby fizycznej sporządza się na zwykłej kartce papieru, formularz jest bezpłatny.

Wymagane szczegóły

W przypadku dokumentu potwierdzającego należy podać:

  • numer rejestracji wychodzącej i data napisania;
  • nazwa firmy wysyłającej;
  • Imię i nazwisko szefa firmy adresata;
  • treść listu;
  • dane organizacji wysyłającej;
  • stanowisko, podpis osobisty i imię i nazwisko kierownika (w przypadku pełniącego obowiązki urzędnika podaje się dane z pełnomocnictwa dołączonego do dokumentu tożsamości).

Tekst listu gwarancyjnego

Aby napisać kompetentne zobowiązanie, postępuj zgodnie z zaleceniami dotyczącymi korespondencji biznesowej:

  • powściągliwy i prawidłowy styl mowy;
  • zwięzłość prezentacji, adekwatność przedstawionych faktów;
  • specjalnie sformułowane zwroty (dokumenty potwierdzające charakteryzują zwroty i słowa takie jak: „gwarantujemy”, „zobowiązujemy się”).

Zasady projektowania

  • wypełniając kolumnę adresata, należy wskazać osobę (lub organizację), która jest odbiorcą płatności;
  • pismo gwarantujące spłatę długu musi zawierać terminy otrzymania długu;
  • tekst musi zawierać dane firmy gwarantującej wykonanie zobowiązania (może to być na papierze firmowym);
  • mile widziana jest lista krótko sformułowanych powodów, które skłoniły Cię do napisania dokumentu gwarancyjnego.

Potwierdzenie gwarancji

Poświadczając gwarancje należy pamiętać o:

  • w piśmie od osoby fizycznej autor osobiście potwierdza gwarancje;
  • dokument gwarantujący spłatę długu przez organizację lub inne zobowiązania finansowe, oprócz podpisu menedżera, potwierdza pieczęć firmy i podpis głównego księgowego firmy.

Przykładowe listy gwarancyjne

Pisemne potwierdzenie dowolnego rodzaju zawiera zarówno standardowe dane wprowadzone do wzoru (numer rejestracyjny dokumentacji wychodzącej, tytuł dokumentu, dane nadawcy i odbiorcy), jak i indywidualne niuanse, w zależności od funkcji, jaką pełni zobowiązanie. Osobliwości różne typy litery zostaną omówione poniżej.

O płatności

Przykładowy list gwarancyjny płatności może wyglądać następująco:

  • dane odbiorcy są zapisane w lewym górnym rogu arkusza (przykład: dyrektor Spetsproekt LLC, V.A. Skvortsov);
  • tytuł dokumentu na środku wiersza (potwierdzenie zapłaty za towar);
  • Po lewej stronie należy podać numer rejestracyjny i datę wystawienia karty gwarancyjnej (przykład: nr 125/16, 18.09.2016);
  • Jako dowód wpłaty wskazuje się:
  1. kwota do zapłaty;
  2. dokument uzasadniający zadłużenie;
  3. gwarantowane warunki spłaty zadłużenia;
  4. dane bankowe płatnika;
  5. sankcje w przypadku braku płatności (przykład: gwarantujemy, że płatność w wysokości 800 000 rubli za organizację seminarium „Personel i produkcja” zgodnie z wnioskiem nr 42-16 z dnia 08.07.2016 r. zostanie zrealizowana do 10.05 /2016. Dane bankowe: Delta OJSC -Bank, Moskwa, nr konta 12586953. W przypadku niedotrzymania terminu przelewu. gotówka, za każdy dzień opóźnienia zobowiązujemy się zapłacić 1% kwoty gwarantowanej.);
  • dane dyrektora firmy;
  • dane głównego księgowego firmy.

Gwarancja wydajności pracy

Obowiązek obowiązuje w przypadku naruszenia ustalonych warunków. Przykładowy list gwarancyjny na wykonanie pracy:

  • dane odbiorcy są zapisane w lewym górnym rogu arkusza (przykład: dyrektor Ternetsia LLC Nesterenko S.E.);
  • nazwa pracy w środku wiersza (przykład: o ukończeniu prace naprawcze);
  • po lewej stronie linii należy podać numer rejestracyjny i datę wystawienia gwarancji (przykład: nr 124/16, 13.05.2016);
  • Aby potwierdzić wykonanie zadań należy:
  1. wymienić rodzaj prac (lub etapów) i terminy;
  2. napisz szczegóły uzasadnienia spełnienia wymagań (umowa, umowa);
  3. wyjaśnić, gdzie prowadzone są działania (przykład: gwarantujemy, że LLC „Golden Hands” jako wykonawca pod adresem: Moskwa, ul. Malaya Dmitrovskaya, 5, m. 11, zgodnie z Umową Kontraktową nr 2 z dnia 10 marca, 2016 , wykona wszystkie naprawy w mieszkaniu określone w Umowie do 15 czerwca 2016. Gwarantujemy jakość prac.);
  • Imię i nazwisko, stanowisko szefa firmy, podpis;
  • Imię i nazwisko oraz podpis głównego księgowego.

O terminowym składaniu dokumentów

Jeżeli nie jest możliwe wykonanie jakiegoś zobowiązania, wymagane jest przedstawienie dokumentu gwarantującego dostarczenie dokumentów w określonym terminie. Przykład listu gwarancyjnego w takim przypadku:

  • Dane odbiorcy są zapisane w lewej górnej części arkusza (przykład: dyrektor generalny CJSC „Lira” Lukin O.E.);
  • nazwa referatu w środku wiersza (przykład: o terminowym złożeniu dokumentów);
  • po lewej stronie wiersza należy podać numer rejestracyjny i datę wystawienia gwarancji (przykład: nr 78, 07.03.2010);
  • obowiązek stanowi:
  1. rodzaj wymaganych dokumentów i terminy ich składania;
  2. szczegóły uzasadnienia roszczenia;
  3. przyczyny zmiany terminu (przykład: gwarantujemy, że Prometey JSC zobowiąże się do przekazania informacji za okres od 1 września do 30 czerwca, zgodnie z Wymaganiem nr 32557 z dnia 21 lipca 2014 r., do 5 sierpnia 2014 r. Nie ma możliwości podania dokumenty wcześniej ze względu na fakt, że główny księgowy Prometey CJSC przebywa na urlopie do 29 lipca 2014 r. Jego obowiązki w okresie urlopu nie są nikomu przydzielone. Załącznik: kopia postanowienia o udzieleniu urlopu z dnia 9 lipca 2014 r nr 182);
  • podpis szefa firmy (przykład: dyrektor Prometey CJSC S.V. Timoshin).

O zatrudnianiu

Zobowiązanie do zatrudnienia pracownika wysyłane jest do konkretnej organizacji lub do przyszłego pracownika. Możesz go poprawnie sporządzić, korzystając z poniższego przykładowego listu gwarancyjnego:

  • dane odbiorcy są zapisane w lewym górnym rogu arkusza, jeśli są znane (przykład: w miejscu żądania);
  • tytuł artykułu w środku wiersza (przykład: podanie o pracę);
  • po lewej stronie wiersza należy podać numer rejestracyjny i datę wystawienia gwarancji (przykład: nr 536, 07.06.2016);
  • obowiązek stanowi:
  1. Imię i nazwisko zatrudnianego pracownika oraz stanowisko;
  2. procedura wynagradzania;
  3. gwarancja pracodawcy (przykład: Uchites LLC gwarantuje zatrudnienie P.A. Alenkiny na stanowisko nauczyciela matematyki od 01.09.2019. Uchites LLC zobowiązuje się do powołania urzędnika P.A. Alenkiny wynagrodzenie w wysokości 55 500 rubli. na miesiąc. Gwarantujemy oficjalną rejestrację zgodnie z Kodeks Pracy Federacja Rosyjska i pełen pakiet socjalny.);
  • podpis szefa firmy (przykład: dyrektor Uchites LLC M.A. Livon);
  • podpis osoby odpowiedzialnej finansowo (przykład: główny księgowy Uchites LLC I.V. Malov).

Zalety i wady listu gwarancyjnego jako zamiennika umowy

Zalety:

  • brak konieczności formalizowania umowy dwustronnej;
  • z zastrzeżeniem wszystkich warunków wymaganych do akceptacji i złożenia oferty, transakcję uważa się za legalną;
  • postępowanie sądowe uznaje te obowiązki.

Wady:

  • objętość listu nie jest wystarczająca do opisania szczegółów transakcji;
  • pisemna forma pisma biznesowego nie implikuje szczegółowego określenia praw i obowiązków stron;
  • brak podziału stopnia odpowiedzialności stron.

Podpisz dokument gwarancyjny, gdy czas jest ograniczony lub nie ma możliwości opracowania szczegółowej umowy uwzględniającej wszystkie aspekty proceduralne. Pomimo całej wygody, jaką daje ta forma zawarcia umowy, pozostawia ona wiele możliwości pojawienia się kwestii kontrowersyjnych, które trzeba będzie rozstrzygnąć na drodze postępowania sądowego.

Wideo

List gwarancyjny- jest to niekomercyjne pismo biznesowe, które zawiera potwierdzenie (gwarancję) wykonania określonych działań lub spełnienia określonych warunków: warunki i fakt zapłaty za otrzymane produkty, wykonaną pracę lub świadczone usługi, gwarancje jakości itp. Innymi słowy, poręczenie jest sposobem na zapewnienie wykonania zobowiązania przez stronę transakcji. W odpowiedzi na reklamację można wystawić poręczenie.

Jak napisać list gwarancyjny

Formularz listu gwarancyjnego zawiera następujące szczegóły:
  • numer i data dokumentu wychodzącego;
  • odbiorca listu (adresat) - nazwa organizacji i imię i nazwisko urzędnik do kogo jest adresowany. Zazwyczaj list gwarancyjny wystawiany jest na nazwisko szefa firmy;
  • nazwa dokumentu - nie jest konieczne wpisywanie tytułu „List gwarancyjny”, wystarczy wskazać temat pisma;
  • treść pisma – tutaj wskazuje się, jakie obowiązki, w jakiej wysokości i w jakim terminie organizacja zobowiązuje się spełnić. Tekst listu gwarancyjnego może zawierać następujące sformułowanie:
    - Gwarantujemy...
    - Tym listem gwarantujemy...
    - Firma "X" gwarantuje...
    - Gwarantujemy terminową i pełną płatność...
    - Niniejszym gwarantujemy...
    Również w treści pisma adresat podaje swoje dane bankowe, może zamieścić link do umowy, a w poręczeniu zapłaty - wskazać wysokość kary w przypadku naruszenia zobowiązań;
  • podpis - stanowisko, podpis i transkrypcja podpisu (inicjały i nazwisko) inicjatora listu gwarancyjnego.

Wzory i wzory listu gwarancyjnego

List gwarancyjny dotyczący podania adresu prawnego
Potwierdza intencje właściciela lokale niemieszkalne wynająć go po zarejestrowaniu nowej osoby prawnej lub potwierdzić fakt zawarcia umowy najmu z istniejącą osobą prawną przy zmianie adresu jej lokalizacji.
1 próbka

Przykładowy list gwarancyjny

LLC „Wyprawa”, OGRN 1116511111121, jako wykonawca prac na obiekcie zlokalizowanym pod adresem: Moskwa, ul. Petrozavodskaya, 25, na podstawie Umowy o Wykonanie Prac nr 35/2013 z dnia 22 sierpnia 2013 roku (zwanej dalej Umową), zawartej z Transtroy LLC, pismo to gwarantuje wykonanie prace budowlane zgodnie ze Specyfikacją do Umowy do dnia 30 grudnia 2013 roku.

Wskazane jest sporządzenie listu gwarancyjnego na papierze firmowym organizacji z pieczęcią i podpisem kierownika, czasem księgowego, m.in.

W relacjach handlowych dość często dochodzi do sytuacji, gdy jeden z partnerów nie jest w stanie od razu zapłacić za produkt lub usługę. Możesz otrzymać odroczoną płatność na różne sposoby, na przykład zakończyć dodatkowa umowa z dostawcą, uzyskać pożyczkę lub pożyczony kapitał, dokonać zakupu ratalnego lub wystawić gwarancję dokumentową. Aktualny przykładowy list gwarancyjny zapłaty za towar można pobrać na końcu artykułu.

Tak naprawdę dokument nie ma istotnej mocy prawnej i nic nie stoi na przeszkodzie, aby kupujący złamał pisemne zobowiązanie do terminowej zapłaty. Jednakże tego typu dokumentacja może:

  • przywrócić przedawnienie, czyli lekarz rodzinny potwierdza, że ​​dłużnik uznaje i akceptuje dług;
  • zrekompensować brak zawartej umowy, np. jeśli towar został dostarczony, ale umowa nie została jeszcze podpisana, wówczas „gwarancja” wyeliminuje problemy prawne;
  • skorygować błędy w umowie, np. jeśli umowę pomiędzy wspólnikami zawarła osoba nieuprawniona, wówczas lekarz rodzinny wyeliminuje plamę prawną.

W niektórych przypadkach dostawca może samodzielnie zażądać listu gwarancyjnego zapłaty (próbkę można pobrać bezpłatnie na końcu artykułu), nawet jeśli warunki umowy nie mają zastosowania. Na przykład wymagane jest przekazanie gwarancji osobom trzecim jako potwierdzenie warunków dostawy i płatności.

Obecność takiego dokumentu nie zwalnia stron z odpowiedzialności i dotrzymywania warunków zawartych umów. Przykładowo, jeśli zgodnie z umową kupujący jest zobowiązany zapłacić za produkty w ciągu 10 dni, ale w gwarancji wskazane jest 35 dni, to dostawca ma prawo zaakceptować warunki GP, ale jednocześnie naliczyć karę za naruszenie terminów przekazania płatności za dostarczone produkty.

Procedura sporządzania „gwarancji”

Nie ma jednolitego formularza sporządzania listu gwarancyjnego. Ustalanie jednego formularza nie ma sensu, gdyż w każdym przypadku treść i treść wniosku gwarancyjnego ustalana jest indywidualnie. Sugerujemy skorzystanie z przykładowego formularza listu gwarancyjnego płatności (można go pobrać bezpłatnie).

Gwarancję sporządzamy na kartce formatu A4; dopuszczalne jest użycie papieru firmowego organizacji. Następnie kierujemy się prostymi zasadami:

  1. W pierwszej kolejności spisujemy imię i nazwisko oraz adres odbiorcy „gwarancji”, wskazujemy także stanowisko szefa firmy oraz jego pełne imię i nazwisko.
  2. Podajemy nazwę dokumentacji, wzór: „list gwarancyjny zapłaty za towar”.
  3. Szczegółowo opisujemy warunki i istotę odwołania. Obowiązkowe jest wskazanie szczegółów umowy i dokumentów rozliczeniowych oraz określenie warunków i trybu dokonywania płatności pomiędzy wspólnikami. Wskazujemy kwotę do przelewu, częstotliwość płatności i ewentualne specjalne warunki.
  4. Jeżeli lekarz rodzinny zostanie sporządzony w celu dostosowania szczegółów i warunków umowy, konieczne jest szczegółowe opisanie nowych warunków i szczegółów.
  5. Dokument podpisujemy z kierownikiem i głównym księgowym. Umieściliśmy datę i pieczątkę firmową.
  6. Dokument rejestrujemy w dzienniku dokumentacji wychodzącej.

Możesz pobrać przykładowy list gwarancyjny płatności całkowicie bezpłatnie.

List gwarancyjny płatności pomoże przekonać partnera, że ​​płatność zostanie otrzymana na czas po dostawie produktów, zakończeniu pracy lub świadczeniu usług. Jest to rodzaj korespondencji biznesowej pomiędzy organizacjami i potwierdza zamiary zapłaty w przyszłości, po wstępnym wypełnieniu zobowiązań przez partnera transakcji. List gwarancyjny jest podstawą do zawarcia w umowie warunku płatności w postaci odroczenia płatności. Negocjacje przedkontraktowe mogą zakończyć się przygotowaniem niniejszego dokumentu.

Przed napisaniem listu gwarancyjnego zapłaty zapoznaj się z zasadami jego pisania. Duże organizacje mają specjalne instrukcje dotyczące pracy biurowej, które zawierają obowiązkowe wymagania dotyczące przygotowywania korespondencji biznesowej. Istnieją programy ułatwiające pracę biurową w organizacji i oferujące system zarządzania dokumentami z opracowanymi formularzami dokumentów. Jeśli masz mała firma i nie ma lokalnych instrukcji dotyczących pracy biurowej, zaleca się stosowanie zasady ogólne GOST R 6.30-2003 „Wymagania dotyczące przygotowania dokumentów”.


Weź papier firmowy organizacji lub umieść narożną pieczątkę z danymi Twojej firmy na kartce papieru po lewej stronie. W prawym górnym rogu wpisz adresata, do którego wysyłasz list. Jeśli nie wiesz, kto dokładnie to robi sprawy finansowe w organizacji Twój list zostanie skierowany do całej firmy. Wpisz jego nazwę w mianowniku. Jeśli podasz stanowisko i imię i nazwisko odbiorcy, to w celowniku. Nazwa organizacji jest zawarta na stanowisku. Następnie postępuj zgodnie z inicjałami i nazwiskiem. Jeśli w całości, to w następującej kolejności: nazwisko – imię – patronimika. Zwracanie się do siebie per „Pan” (w skrócie „Pan”) jest opcjonalne, ale podkreśli szacunek. Po lewej stronie podajesz numer wychodzący i datę dokumentu, pod nimi znajduje się pusty szczegół na numer przychodzący i datę odbioru. Poniżej pośrodku, zgodnie ze starym zwyczajem, wiele wskazuje nazwę dokumentu - list gwarancyjny zapłaty. Przez nowoczesne zasady nazwa nie jest wskazana. Następnie powściągliwie i obiektywnie określ istotę listu. Na koniec podpis kierownika i głównego księgowego, pieczęć organizacji.

Spójrz na naszą stronę internetową.

W treści pisma należy podać kwotę i warunki płatności, przedmiot umowy (jaki produkt, dzieło lub usługę), dane bankowe oraz adresy prawne stron transakcji. Na końcu tekstu użyj wyrażenia „płatność gwarantowana”.


Używaj formalnego stylu pisania, prostych, konkretnych zdań. Nie używaj imiesłowów i wyrażenia partycypacyjne. Unikaj niejasnych zwrotów i długich dyskusji. W przeciwnym razie odbiorca nie zrozumie istoty Twojej prośby lub będzie wątpił w Twoje gwarancje. Dobra wola i szczerość pomogą zmotywować partnera do podjęcia pozytywnej decyzji na Twoją korzyść. Żargon, archaizmy (słowa przestarzałe, nieużywane) i wyrazy niejednoznaczne nie nadają się do korespondencji biznesowej. Pisz poprawnie i bez błędów.

Zazwyczaj ważne decyzje wymagają szybkiego dostarczenia informacji. Listy docierają pocztą przez długi czas. Dlatego też pismo jest najpierw wysyłane faksem. Odbiorca korzysta z kopii faksowej do czasu otrzymania oryginalnego dokumentu pocztą. Wymiana listów za pośrednictwem Internetu jest powszechna. Oryginał dokumentu wraz z pieczątkami i podpisami zostaje zeskanowany i przesłany pocztą elektroniczną. Stworzy prawidłowo sporządzony list gwarancyjny zapłaty i sumiennego wywiązywania się z podjętych zobowiązań dobrą reputację