Podstawowe zagadnienia planowania spotkań w przedsiębiorstwie handlowym. Jak codziennie przeprowadzać spotkania planistyczne: algorytm krok po kroku

Spotkanie, spotkanie, operacyjne, pięciominutowe, spotkanie, rada Słownik rosyjskich synonimów. planowanie spotkania zobacz spotkanie Słownik synonimów języka rosyjskiego. Praktyczny przewodnik. M.: Język rosyjski. Z. E. Alexandrova ... Słownik synonimów

spotkanie planujące- i, w. rozkład Spotkanie robocze w sprawie postępów w realizacji planu. ◘ Odbywało się regularne spotkanie biznesowe, które odbywało się prawie codziennie w biurze Sablina i nazywało się spotkaniami planistycznymi. BAS, t. 9, 1307. Raz w tygodniu mamy spotkanie poświęcone planowaniu, a potem z... Słownik objaśniający języka Rady Deputowanych

Planowanie spotkania- planista rozkład Krótkie spotkanie produkcyjne w celu omówienia planu pracy. Słownik wyjaśniający Efraima. T. F. Efremova. 2000... Nowoczesny słownik objaśniający Jezyk rosyjski Efremowa

STRUGARKA Świetny słownik rachunkowości

STRUGARKA- spotkanie operacyjne odbywające się w przedsiębiorstwach i organizacjach poświęcone postępowi planu... Duży słownik ekonomiczny

spotkanie planujące- Agymdagy esh planan tiksheholder bagyshlangan kiska gyna wysokoklatkowy kinthoughhmöse… Tatarski telen anlatmaly suzlege

spotkanie planujące- i cóż, rozmaryn. Krótka praca Narady, poświęcona planowi Vikonanny’ego… Ukraiński słownik Tlumach

spotkanie planujące- PLANER i; pl. rodzaj. skała, randka rkam; I. Razg. Krótki warsztat, poświęcony postępowi planu. Początek spotkania poświęconego planowaniu. Cotygodniowe P.P. dla kierowników sklepów. Nie pojawiaj się na spotkaniu poświęconym planowaniu. Zgłoś się na spotkanie poświęcone planowaniu. Długotrwałe p... Słownik encyklopedyczny

spotkanie planujące- imię żeńskiej rodziny... Słownik pisowni języka ukraińskiego

spotkanie- spotkanie, konferencja, spotkanie, plenum, kongres, szczyt; spotkanie planistyczne, synlit, rada, przysięga, pięciominutowe, operacyjne, dyrekcja, letuchka Słownik rosyjskich synonimów. rzeczownik spotkanie, liczba synonimów: 14 przysięgłych (3) ... Słownik synonimów

Książki

• Notatnik „Khokhloma N2 maxi” Kup za 380 RUR
• Khokhloma nr 2 max. Notatnik spiralny. Notatnik wielkoformatowy przyda się niemal w każdej sytuacji, czy to podczas planowania spotkania w biurze, wykładu czy twórczego impulsu. Osłona wykonana jest z praktycznego tworzywa sztucznego i zaprojektowana przez…

Osiągnięcie skoordynowanej, szybkiej i efektywnej pracy zespołu nie jest zadaniem łatwym dla każdego menedżera. Zadaniem szefa jest opracowanie jednolitej strategii działania dla każdego podwładnego, monitorowanie jego pracy i korygowanie jej. Aby osiągnąć owocną pracę, musisz zrozumieć, jak prowadzić spotkania, jak prawidłowo instruować podwładnych przez określony czas.

Spotkanie planistyczne – omówienie i podział zadań roboczych zaplanowanych na określony czas. Spotkania takie można podzielić na kilka typów w zależności od ich rodzaju, czasu i ilości.

Do pierwszego typu należą spotkania sprawozdawcze (muszą być organizowane przez kierownictwo w celu poinformowania o tym, jak w danym momencie wykonywane są zadania służbowe), spotkania dyskusyjne (podczas których dokonuje się przeglądu propozycji i omawia się zmiany w planie działania) oraz spotkania motywacyjne (na których wszyscy otrzymuje własne zadanie w procesie rozwiązywania głównego problemu).

W zależności od czasu możesz organizować spotkania codzienne, cotygodniowe lub miesięczne.

Jeśli za podstawę przyjmiemy czynnik ilościowy, spotkania planistyczne można podzielić na ogólne lub masowe (na których obecni są wszyscy pracownicy) i zamknięte (kiedy spotyka się odrębna grupa lub dział).

Organizowanie spotkań poświęconych planowaniu ma pewne zalety:

• Utrzymuje dyscyplinę i ogranicza spóźnienia.
• Pomaga jasno i wyraźnie wyznaczać zadania dla zespołu. Krótkoterminowy plan dzienny jest znacznie bardziej przydatny i produktywny niż plan sześciomiesięczny.
• Wskazuje rzeczywisty wskaźnik wydajności. Jakość ta ulega wzmocnieniu, jeśli na spotkaniu poświęconym planowaniu pracownicy przedstawiają swoim przełożonym raporty na temat swoich działań.

Nie zapominaj o dużej motywacyjnej roli spotkań. Kompetentne przeprowadzenie spotkania oznacza pozytywne oddziaływanie na nastrój pracowników, nagrodzenie za owocną pracę i stymulowanie ich do poprawy wyników. Ponadto ta właściwość pomaga w nawiązywaniu pozytywnych relacji między zespołem a kierownictwem.

Po drugiej stronie organizowanie spotkań poświęconych planowaniu ma również swoje wady:

• Długie spotkania odbierają siłę i energię pracownikom.
• Nagłe, niezaplanowane spotkania są zazwyczaj nieskuteczne.

Aby uniknąć takich negatywnych czynników, spotkania należy przeprowadzać w sposób przemyślany.

Opinia eksperta

Na spotkaniu planistycznym pracownicy proponują nowe pomysły na rozwój biznesu i zwiększenie sprzedaży

Hasmik Gevorgyan,

Dyrektor Generalny i jeden z właścicieli sieci sklepów Prowokacja w Moskwie

Na wszelkie możliwe sposoby nagradzamy i wspieramy naszych pracowników, którzy są zainteresowani zwiększaniem świadomości marki. Nasi franczyzobiorcy postanowili dwa razy w miesiącu organizować specjalne spotkania, podczas których pracownicy wyrażają swoje przemyślenia i sugestie dotyczące rozwoju firmy i zwiększenia sprzedaży. Autorzy najbardziej ciekawe projekty i pomysły otrzymują premię w wysokości do 15% wynagrodzenia.

Niektóre z naszych najlepszych projektów koszulek zostały pierwotnie wymyślone i zasugerowane przez pracowników. Dzięki naszym pracownikom zwiększamy widoczność firmy sponsorując kulturalne wydarzenia młodzieżowe.

Uderzający przykład: jeden z naszych pracowników w Tule zaproponował udział w miejskich zawodach sportowych i wieczorkach w klubach. Kreatywność i determinacja tego pracownika była kluczem do tego, że nasza reklama pojawiła się w popularnych miejskich kawiarniach. Ostatecznie sprzedaż w mieście Tuła podwoiła się. Podobnie wzrosły dochody pracownika – kilka miesięcy później został dyrektorem sklepu.

3 elementy udanych spotkań planistycznych

1. Komponent informacyjny. Spraw, aby materiał był interesujący i przydatny dla słuchaczy. Jeśli nie da się uniknąć nudnych informacji, spróbuj je przedstawić w niezwykły sposób. Informacje przedstawione na spotkaniu poświęconym planowaniu powinny być przydatne i ekscytujące. Jeśli chcesz, aby spotkania zakończyły się sukcesem, lepiej nie udostępniać nijakich i nudnych informacji.
2. Składnik emocjonalny. Fascynujący materiał ze słabym przekazem to zły materiał. Pamiętajcie o uczelni – na niektórych zajęciach było nudno, studenci dosłownie spali na zajęciach, a na innych każdy chciał dojść do sedna sprawy i podyskutować.
3. Lider prowadzący spotkanie. Autorytet mówiącego wpływa bezpośrednio na przyswajanie informacji. Jeśli nie osiągnąłeś jeszcze wysokich umiejętności retorycznych, popracuj intensywniej nad punktami 1 i 2, zanim zorganizujesz spotkanie.

Jak prowadzić spotkania planistyczne bez oporu pracowników

Nie jest tajemnicą, że pracownicy często mają negatywny stosunek do planowania spotkań. Warto zrozumieć przyczyny takiego postrzegania.

Po pierwsze, pierwotna geneza takich spotkań planistycznych wiąże się z ludźmi z czasami, gdy środki komunikacji nie pozwalały na koordynację pracy ludzi i konieczne było osobiste zbieranie się w całym zespole i godzinami omawianie ważnych kwestii zawodowych. Ponieważ nie ma innego sposobu, aby się tego dowiedzieć lub omówić ważne punkty po prostu nie było, mnóstwo pytań, komentarzy i życzeń dotyczących pracy zgromadzonych na rzecz spotkania. Dlatego spotkanie musiało zająć kilka godzin.

Po drugie wielu pracowników biurowych denerwuje fakt, że spotkania planistyczne zajmują 1/5 ich całkowitego czasu pracy. Jednocześnie nie ma zbyt wiele do omówienia – przemówienie szefa zajmuje zwykle połowę całego spotkania.

Po trzecie, jeśli organizujesz spotkanie codziennie, pracownicy wkrótce potraktują je jako wydarzenie „na pokaz”. Pracownicy nie będą szczegółowo i ciekawie raportować o postępie prac czy jakichkolwiek zmianach, bo po prostu przez tak długi czas mogą one nie nastąpić. krótkoterminowy. Głównymi celami każdej firmy są plany długoterminowe, dlatego nie należy zabierać pracownikom cennego czasu na wysłuchiwanie „wszystko w porządku, pracujemy”. Jedynie w sytuacjach krytycznych, awaryjnych i pilnych zadaniach konieczne stają się codzienne spotkania.

Jak prawidłowo przeprowadzić spotkanie planistyczne, wybierając odpowiedni format

1. Spotkanie informacyjne

Takie spotkanie planistyczne możesz zorganizować w poniedziałki, uczynić z niego cotygodniowe wydarzenie dla każdego działu Twojej firmy, dla każdego szefa działu. Celem tego spotkania jest ustalenie, co udało się osiągnąć w ciągu ostatniego tygodnia, co osiągnięto i co planuje się na ten tydzień. Menedżerowie mogą przekazywać ważne informacje podwładnym i motywować ich do produktywnej pracy. Nie zwlekaj ze spotkaniem – najlepiej odbyć je w ciągu 30 minut.

2. Podział zadań

To krótkie spotkanie poświęcone planowaniu najlepiej odbyć na początku dnia. Menedżerowie wydają instrukcje na dany dzień i wyjaśniają je pracownikom. Jeśli masz jakieś pytania lub ważne informacje nie, takie spotkanie planistyczne nie zajmie pracownikom dużo czasu.

3. Spotkanie planujące

Takie spotkanie poświęcone planowaniu powinno odbyć się po uprzednim powiadomieniu wszystkich pracowników na piśmie lub forma elektroniczna. Pozwól im przygotować się do tematu, ustal termin spotkania i sekretarza spotkania. Wyślij także wnioski i wyniki ze spotkania do wszystkich, którzy byli obecni lub mieli być na spotkaniu planującym. Należy pamiętać, że takie spotkanie poświęcone planowaniu nie powinno odbywać się zbyt długo. Jeśli nie da się tego uniknąć, pamiętaj o zorganizowaniu przerw na odpoczynek lub przekąskę.

4. Spotkanie poświęcone kreatywnemu planowaniu

Jeśli tym razem nie masz nic do zaoferowania zespołowi, dobra opcja zorganizuje spotkanie planistyczne w niestandardowym formacie. Może to być konkurs na najlepszy pomysł lub burza mózgów.

5. Spotkanie planujące rozwiązanie konfliktu

Nie zapominaj o czynniku ludzkim i ewentualnych nieporozumieniach w zespole.

Właściwym stanowiskiem szefa jest zidentyfikowanie i rozwiązanie takiego problemu. Zorganizowanie w tym celu spotkania byłoby bardziej właściwe niż kiedykolwiek. Musisz dać każdej osobie możliwość wyjaśnienia swojego stanowiska i powiedzenia, z czego dokładnie nie jest zadowolona. Formuła takiego spotkania nie powinna być sztywna; należy pozwolić ludziom rozmawiać lub kłócić się, uzasadniając swoje opinie. Kiedy już wspólnie zidentyfikujecie wyzwania, musicie je pokonać. Nie musisz brać tego na siebie – pomogą Ci specjaliści HR i menedżerowie wyższego szczebla.

Musisz odbyć spotkanie, wybierając ciekawy temat dla każdego - tak, aby każdy chciał zabrać głos, a Ty miałeś możliwość uregulowania rozmowy i skorygowania jej kierunku.

Podsumuj spotkanie, zbierz wypowiedzi uczestników i podziel się z nimi wynikami.

Nie ma potrzeby od razu ostrzegać współpracowników, że spotkanie poświęcone planowaniu odbywa się z powodu powstałego konfliktu. Wyjątek stanowią specjalne spotkania organizowane wyłącznie w celu rozwiązania takich sytuacji.

Jak zwiększyć korzyści z planowania spotkań

Źle zorganizowane sesje planowania, spotkania i spotkania są całkowicie bezużyteczne, a nawet szkodliwe. Bo same w sobie nie tworzą wartości dodanej, a można na nich poświęcić ogromną ilość czasu.

Poznaj zasady organizacji skutecznych spotkań planistycznych z magazynu Commercial Director, które przyspieszą proces pracy przy minimalnym nakładzie czasu.

Jak codziennie przeprowadzać spotkania planistyczne: algorytm krok po kroku

Krok 1. Określ cele porannego spotkania poświęconego planowaniu

Każda organizacja musi prezentować i planować wyniki swojej pracy. W oparciu o zamierzone cele musisz sporządzić planu krok po kroku ich wdrożenie.

Wybierz z listy cele odpowiednie dla Twojego biznesu:

• Wyznaczanie celów

Głównym powodem organizowania spotkań zespołu jest planowanie zadań. Dzienny plan pracownika nie powinien zawierać więcej niż 3 zadań i 1 skupienia. Idealnie byłoby, gdyby każdy pracownik sam wyznaczał zadania i skupiał się na danym dniu, a następnie raportował to przełożonemu.

Aby wyznaczyć realistyczne i osiągalne cele, użyj. Pracę najlepiej planować posługując się konkretnymi liczbami. Wizualizuj informacje: lepiej zorganizować wydarzenie w pomieszczeniu z projektorem lub tablicą, na której zapiszesz główne zadania. Zaznacz markerem, na czym skupiasz się na dany dzień i podkreślaj to podczas rozmowy.

Najlepiej jest, aby każdy pracownik spisał swój plan.

• Informacje zwrotne od pracowników

Bardzo często pracownicy, stojąc w obliczu problemu lub niezrozumiałej sytuacji, nie zgłaszają tego swojemu przełożonemu. Zwykle jest to omawiane pomiędzy współpracownikami i nie jest uważane za warte zgłaszania kierownictwu. Konieczne jest nawiązanie stałego kontaktu z podwładnymi. Pracownicy powinni przyzwyczaić się do mówienia przełożonemu, co ich niepokoi i niepokoi w trakcie wykonywania obowiązków.

W takim przypadku menedżer musi odbyć osobne spotkania, aby wysłuchać każdego problemu i odpowiednio na niego zareagować, nawet jeśli uważa, że ​​​​dana sytuacja nie jest tego warta szczególną uwagę. Należy także szukać źródła problemu, a nie jego winowajcy. Przydzielać konkretna osoba odpowiedzialny za rozwiązanie problemu i wyznaczył mu jasny termin.

• Transfer doświadczeń i szkolenia

Bądź pierwszą osobą, która zabierze głos - powiedz swoim współpracownikom, jak sam byś wykonał powierzone im zadanie. Rozpocznij dyskusję, zapytaj pracowników, jak zrobić to czy tamto lepiej i bardziej owocnie. Możesz przeprowadzić spotkanie planistyczne w formie gry lub przyjąć uzasadnienie biznesowe, aby każdy mógł wziąć udział w dyskusji.

Możesz prowadzić szkolenia: opowiadać lub powtarzać scenariusze, typowe odpowiedzi, zalety produktów, promocje firmy i tym podobne ze współpracownikami. Zaangażuj w ten proces cały zespół.

Nie powtarzaj się, każdego dnia ucz swoich pracowników czegoś nowego, rozwijaj ich!

• Większy duch zespołowy

Mów o firmie jak o zgranym zespole – używaj w swoim przemówieniu słów „my”, „nasz zespół”.

Zgłoś coś nowego i interesującego w ciągu ostatniego dnia: co wydarzyło się wczoraj, aktualności z firmy, jej sukcesy (nawet te małe). To, że masz wewnętrzny biuletyn e-mailowy, nie oznacza, że ​​wszyscy go czytają. Dlatego najciekawsze i najważniejsze rzeczy można powtórzyć na spotkaniu poświęconym planowaniu. Jeśli informacja nie będzie całkowicie pozytywna, pracownicy będą mieli możliwość omówienia planu działania.

Pamiętaj o ważnych datach dla pracowników, rozmawiaj o nich (urodziny samych pracowników, członków ich rodzin, dzieci, ważne wydarzenie dla firmy itp.).

• Motywacja zespołu

Możesz zwołać spotkanie, aby naładować zespół pozytywną energią na nadchodzący dzień. Aby to zrobić, potrzebujesz:

• Pochwal jednego z pracowników (najlepszy w sprzedaży, dobra jakość, wdzięczność od klienta, rozwiązanie trudnej sytuacji itp.).
• Przydzielając zadania, wyjaśnij, jak praca będzie pozytywnie wpływać na ogólne cele firmy. Niech każdy pracownik wie, że jest ważny.
• Używaj motywujących słów i zwrotów: „Zróbmy to!”, „Pokaż, co potrafisz!” itp.
• Pokaż, że wierzysz w każdego pracownika, często wypowiadaj frazy takie jak „Możemy”, „Uda nam się”, „Jestem pewien” itp.

Ważną zasadą prowadzenia skutecznych spotkań jest rozmawianie wyłącznie o rzeczach pozytywnych, na spotkaniu planującym nie udzielanie nikomu reprymendy i nie karcenie zespołu. Rano powinieneś rozmawiać tylko o pozytywnych rzeczach!

Pamiętaj, aby wykorzystać wszystkie wymienione powyżej cele, ale nie wszystkie muszą odbywać spotkania na raz.

Krok 2. Opracuj regulamin

Kiedy już wybierzesz cele porannych spotkań, musisz zdecydować, jak je przeprowadzić. Regulamin można wydrukować i powiesić w biurze, w którym odbywa się spotkanie planistyczne.

Zdecyduj, jak długo zamierzasz prowadzić spotkanie i zapisz to w regulaminie. Na efektywne spotkanie wystarczy piętnaście minut. Dodatkowo sporządź konkretny plan: o czym będziesz rozmawiać na spotkaniu. Aby to zrobić, potrzebujesz:

Spotkanie poświęcone planowaniu powinno zostać przeprowadzone w pozytywnym nastroju. Przywitaj się z zespołem, podziękuj jednemu z pracowników za wykonaną pracę i sukcesy minionego dnia. Na zakończenie spotkania możesz pogratulować zespołowi, życzyć miłego dnia lub zmotywować go do produktywnej pracy.

Na początku spotkania poświęconego planowaniu opisz, co udało się osiągnąć w ciągu ostatniego dnia. Ustaw nowe zadania na podstawie tego, co zrobiłeś. Następnie możesz przeprowadzić trening lub rozpocząć powtarzanie.

Uzyskaj reakcję zespołu, komunikuj się z nim na koniec spotkania, aby nie przedłużać wydarzenia. Jeśli temat do dyskusji jest zbyt trudny i wymaga więcej niż dwóch minut, przenieś go na osobne spotkanie lub przydziel konkretnemu pracownikowi.

Krok 3. Przygotowanie do spotkania poświęconego planowaniu

Aby prawidłowo i kompetentnie przeprowadzić spotkanie planistyczne, należy się do niego wcześniej przygotować. Do porannego spotkania lepiej przygotować się wieczorem i koniecznie wszystko zapisać.

Codzienne cele powinny pokrywać się z celami długoterminowymi i uwzględniać wyzwania dnia poprzedniego. Oddzielnie dla każdego punktu zapisz, o czym będziesz rozmawiać: pozytywne wiadomości, problemy, ostatnie wydarzenia, szkolenia.

Krok 4. Przeprowadź spotkanie poświęcone planowaniu

Zacznij organizować spotkania, korzystając ze swojego planu. Powitaj zespół. Kontroluj czas, aby spotkanie nie trwało dłużej niż 15 minut.

Podczas spotkania obserwuj reakcję pracowników na każdym etapie spotkania planującego. W ten sposób możesz określić, co było interesujące dla zespołu, a co nie. Jeśli pracowników nie interesuje jakaś informacja, zastanów się, czy możesz usunąć ją z planu lub zmienić sposób jej prezentacji.

Jak skutecznie przeprowadziłeś spotkanie planistyczne, możesz zrozumieć, przyglądając się jakości pracy pracowników i poziomowi sprzedaży. Jeśli produktywność wzrosła, oznacza to, że spotkanie poświęcone planowaniu zostało zorganizowane prawidłowo.

Opinia eksperta

Jak przeprowadzić niestandardowe poranne spotkanie planistyczne

Dmitrij Griszyn,

Prezes Zarządu i jeden z założycieli Grupy Mail.Ru w Moskwie

Dla nas organizowanie spotkań o nietypowej formie to codzienność. Każdy z nich trwa niecałe pół godziny. Spotkania planistyczne są otwarte dla każdego, mogą w nich uczestniczyć wszyscy pracownicy, nie tylko ci bezpośrednio związani z tematyką spotkania planistycznego. Rozmawiamy na stojąco, aby nieco odejść od zwykłego formatu pracy w miejscu pracy.

Znajdź jak najwięcej kreatywne pomysły rozwiązywanie problemów, które się pojawiły, nawet tych, które wydają się zupełnie nierealne, to główny cel, od którego zaczęliśmy organizować tego typu spotkania planistyczne. Propozycje krytykuje się rzeczowo, bez emocji, mówiąc jedynie o technicznej stronie zagadnienia.

Wszystko proponowane przez zespół jest wpisywane do specjalnej bazy danych. Organizowanie wydarzeń tego formatu oznacza umożliwienie pracownikom wzajemnego usłyszenia się i nie zamartwiania się błahym problemem. Każdy czuje się zaangażowany we wspólną, ważną dla firmy sprawę, a to jak nic innego nie dodaje motywacji do pracy.

Jak prawidłowo przeprowadzić spotkanie planistyczne w dziale

Każdy z nas rozumie, ile pracy mają szefowie działów. Oprócz regularna praca biorą na siebie rozwiązywanie problemów i ogólna organizacja cały wydział. Skuteczność szefa zależy od tego, jakich metod i narzędzi zarządzania używa. Czy w tej sprawie warto tracić czas i organizować spotkania?

Wszystko zależy od podejścia menadżera do kwestii planowania spotkań. W jednym przypadku szefowie podchodzą do spotkań planujących bardzo formalnie, nawet jeśli regulamin firmy przewiduje, że takie spotkania muszą się odbywać. Taki lider uważa, że ​​najważniejsze jest więcej wysiłku, mniej spotkań. Pozostali szefowie działów decydują się na spotkania z własnej inicjatywy, bo wiedzą, jak skuteczne jest takie narzędzie w poprawie jakości pracy zespołu.

Jeśli mentor całego działu uważa, że ​​spotkania muszą się odbywać po prostu dlatego, że „muszą”, nie powinien tracić czasu na spotkania poświęcone planowaniu. Wszelkie wydarzenia organizowane tylko na pokaz mają negatywny wpływ na pracę. Spotkanie planistyczne, jak sama nazwa wskazuje, to kompetentne zaplanowanie działań, aby osiągnąć duże cele firmy.

Spotkanie planistyczne oparte na cyklu Deminga jest okresowym sprawdzeniem (Sprawdzeniem) pracy zespołu w celu ewentualnej zmiany lub przekierowania ruchu (Akt).

Jak często organizować spotkania poświęcone planowaniu w dziale? Codzienne spotkania w dziale są konieczne jedynie dla nowych lub niedoświadczonych pracowników, którzy nie radzą sobie bez stałego nadzoru i porad ze strony przełożonych. Aby zespół był bardziej spójny i doświadczony, spotkania muszą odbywać się raz w tygodniu, tego samego dnia, w przybliżeniu w tym samym czasie i strukturze co spotkanie poświęcone planowaniu. Jest to konieczne ze względu na dyscyplinę.

Najczęściej menedżer odmawia odbycia spotkania poświęconego planowaniu, ponieważ uważa to za stratę czasu. Interakcja z zespołem zamienia się w krótki monolog bez informacji zwrotnej ze strony pracowników. Przy takim podejściu traci się większość funkcji, z wyjątkiem być może funkcji informacyjnych i częściowo dyscyplinarnych.

Dla każdego menedżera interakcja z grupą jest znacznie trudniejsza niż interakcja z każdym pracownikiem indywidualnie. Zarządzanie całym zespołem na raz to umiejętność doświadczonego i dobrego szefa. Taki lider wie, jak prawidłowo poprowadzić spotkanie planistyczne: szybko i na temat, przyjmując „powrót” od grupy, omawiając z nią jakąś kwestię i na tej podstawie regulując pracę działu. Najlepiej ograniczyć się do spotkania półgodzinnego (+- 15 minut). Człowiek jest fizjologicznie zaprogramowany właśnie na taki czas, aby uzyskać jak największą koncentrację uwagi.

Wprowadzenie nowego wydarzenia – spotkania planującego – będzie wymagało trochę czasu. Często trzeba będzie odbyć więcej niż jedno spotkanie, aby takie narzędzie zadziałało. Jeśli szef działu zacznie słuchać opinii zespołu, otrzyma wiele nowych informacji, których nikt wcześniej nie wyraził. Ale teraz pojawiła się szansa - zapytał sam lider! Konieczne będzie określenie indywidualnych ról pracowników i ich celu w pracy całej grupy, przełamanie obiekcji i jak najlepsze uargumentowanie swojego stanowiska. Często menedżerowie nie kończą wdrożenia nowego narzędzia i będąc o kilka kroków od idealnego rezultatu, wracają do mniej skuteczne zarządzanie czyli prowadź rozmowy z każdym pracownikiem osobno.

10 zasad prowadzenia porannego spotkania w dziale sprzedaży

Często menedżerowie sprzedaży dobrze radzą sobie ze swoim głównym obowiązkiem, jakim jest rozmowa z ludźmi i sprzedaż produktów, ale jednocześnie nie potrafią działać zgodnie z planem, analizować wykonanej pracy i pracować konsekwentnie. Jeśli menedżer otrzymał już wiele zleceń na ten miesiąc, przestaje pracować tak aktywnie, wykonuje mniej zimnych rozmów i nie zajmuje się klientami pasywnymi.

Zauważywszy taką tendencję, menedżer może poinformować o tym przełożonego na spotkaniu planistycznym, mówiąc, że jego unikanie pracy zostało zauważone i jest monitorowane. Menedżerowie oczywiście będą szukać pretekstu, aby nie uczestniczyć w spotkaniu, podając, że są zajęci. Spotkanie można zorganizować w celach zarządzania administracyjnego, gdy kierownik może wpłynąć na pracę i ulepszyć ją, jeśli zauważy pogorszenie lub sytuację nadzwyczajną.

Aby jak najskuteczniej przeprowadzić spotkanie poświęcone planowaniu, należy ich przestrzegać zasady:

Zasada 1. Częstotliwość

Poranne spotkania powinny odbywać się codziennie o tej samej porze, niezależnie od nastroju. Z czasem spotkania poświęcone planowaniu staną się nawykiem i będą sygnałem dla menedżerów do rozpoczęcia pracy. Zdarzały się przypadki, gdy nieobecność spotkania lub jego zła organizacja zrywały z rutyną dnia menedżerów i odbierały dobry nastrój i chęć do pracy.

Na porannym spotkaniu poświęconym planowaniu menedżerowie muszą w pełni opamiętać się, obudzić się i zrozumieć - czas zacząć działać!

Zasada 2. Dyscyplina

Trzy klucze do skutecznego spotkania poświęconego planowaniu to organizowanie spotkań o precyzyjnej strukturze, określonych celach i w tym samym czasie. Jeśli zasady są przestrzegane, spotkanie planujące pozytywnie wpływa na pracę menedżerów; odstępstwo od nich, wręcz przeciwnie, szkodzi pracy.

Spotkanie musi odbyć się w tym samym czasie. Pracownicy muszą przybyć do biura wcześniej i nie spóźniać się. Do pracy należy przygotować się przed spotkaniem i w jego trakcie, aby móc od razu przystąpić do pracy po jego zakończeniu. Każdy menedżer powinien wcześniej przygotować się do spotkania planującego, wyznaczyć cele na dany dzień i obliczyć wszystkie wskaźniki, aby nie zabierać czasu całemu zespołowi podczas spotkania i samemu się nie rozpraszać.

Jeśli zdecydujesz się na spotkanie oparte na grze, poświęć na to około 45 minut. To więcej niż zwykłe spotkanie, ale bardzo efektywnie wpływa na pracę zespołu i wyniki finansowe firmy.

Zasada 3. Energia

Poranne spotkanie nastraja pracowników na cały dzień.

Jeśli zorganizujesz nudne i nieciekawe spotkanie poświęcone planowaniu, praca tego dnia nie będzie miała pozytywnego efektu. Przekazuj informacje w sposób jasny i interesujący, nie pozwól zespołowi odejść od tematu lub zapytać o rzeczy, które nie są istotne praca ogólna zespoły.

Na spotkaniu poświęconym planowaniu należy rozmawiać wyłącznie o tym, co dotyczy wszystkich pracowników. Takie wydarzenie to wspólny wysiłek, a nie tylko chwila zadumy.

Zasada 4. Stale szkol swoich menedżerów

Za każdym razem pod koniec dnia pracy dowiedz się od menadżerów, jak przebiegła praca - jakie pojawiły się trudności, jakich zastrzeżeń klientów nie udało się pokonać. Podsumuj informacje, abyś mógł spędzić część porannego spotkania poświęconego planowaniu na uporządkowanie sytuacji z zespołem.

Najpierw pozwól menedżerowi sam opisać problem, który się pojawił. Następnie krótko przejrzyj teorię na dany temat, na przykład część dotyczącą argumentacji. Następnie w trakcie gry przeprowadź burzę mózgów: rolę klienta przejmie menedżer, który staje w obliczu złożoności, a pozostali jego podwładni oferują opcje rozwiązania problemu.

Dyskusja musi być prowadzona w taki sposób, aby każdy pracownik brał udział w znalezieniu rozwiązania. Nie musisz za każdym razem tłumaczyć się, jak sobie poradzić z trudnością; pozwól zespołowi samemu znaleźć wyjście poprzez wzajemną interakcję.

Takie podejście w połączeniu z codziennymi szkoleniami umożliwi menedżerom ciągłe doskonalenie i nie banie się stawić czoła problemowi.

Zasada 5. Stale monitoruj to, co jest zaplanowane

Zasada jest bardzo jasna już z nazwy. Jeśli przestaniesz monitorować pracę menedżerów, nie zobaczysz efektywnej pracy.

Zasada 6. Motywacja zespołu

Prowadząc spotkanie poświęcone planowaniu, zgłoś nie tylko ogólne wyniki z poprzedniego dnia, ale także wyróżnij menedżerów z najlepszymi i najgorszymi wynikami. Nie wpłynie to negatywnie na pracę pracowników, a jedynie zapewni motywację do równie dobrej pracy lub poprawy, jeśli wczoraj coś poszło nie tak.

Warto pamiętać nie tylko wskaźniki ilościowe ale także jakość pracy. Chwal menedżerów, którzy lepiej niż inni komunikowali się z klientem. Możesz samodzielnie podsłuchiwać rozmowy pracowników lub skontaktować się z działem kontroli jakości w celu uzyskania raportu.

Zasada 7. Specyfika planów

Planując swój dzień na porannym spotkaniu, menedżer musi zdecydować, jakiej sprzedaży dokona, z kim się spotka i jaką otrzyma zapłatę. Trzeba przyzwyczaić się do prowadzenia wydarzenia w taki sposób, aby menadżerowie zawsze podawali te dane w konkretnych liczbach i nazwach organizacji. Niech menadżer jasno wymieni firmy, do których będzie dzwonił i odwiedzał, nawet jeśli nie ma zaplanowanych na dzisiaj konkretnych odpowiedzi od klientów.

Ponadto plan dzienny powinien być częścią celu miesięcznego. Innymi słowy, jeśli plan sprzedaży na miesiąc wynosi 500 000 rubli, sprzedawca nie może zaplanować otrzymania 15 000 dziennie, ponieważ takie tempo nie doprowadzi do zakończenia długoterminowego zadania.

Koniecznie należy walczyć z obiekcjami własnych pracowników, którzy nie chcą stawiać sobie wysokiej poprzeczki, powołując się na przesądy czy zwykłe niezadowolenie. Szkoluj pracowników w zakresie wyznaczania ambitnych celów.

Nie zapominaj, że plan musi być realny i wykonalny, a nie tylko powiedziany. Menedżer musi zrozumieć, że zadanie wyznaczone na dany dzień jest realne i dążyć do jego realizacji.

Zasada 8. Sprawdź gotowość całego zespołu

Zanim wyślesz swoich podwładnych na swoje miejsca, sprawdź ich gotowość. Mówimy zarówno o zasobach zewnętrznych (materiały prezentacyjne, wizytówki, bazy telefoniczne itp.), jak i wewnętrznych, „ludzkich” – czy każdy ma odpowiedni humor, czy też trzeba z kimś pracować osobno, aby zmotywować go do działania. produktywny.

Zasada 9. Mocne wezwanie do działania na koniec spotkania

Aby zakończyć spotkanie poświęcone planowaniu, wymyśl jasne motywujące zdanie, które będzie sygnałem do rozpoczęcia pracy - na przykład „Bierz się do pracy!”, „Naprzód!” i tym podobne.

To zdanie będzie służyć jako kotwica, która dodatkowo doda energii zespołowi.

Zasada 10. Wizualizacja

Aby skuteczniej poprowadzić plannera, konieczne jest stworzenie tablicy, na której zostaną dołączone wyniki spotkania i ocena, tak aby pracownicy mogli zobaczyć swoje ogólne osiągnięcia, swój wskaźnik i to, jak blisko są realizacji miesięcznego planu.

Jak przeprowadzić cotygodniowe spotkanie poświęcone planowaniu

Jeśli chcesz skutecznie przeprowadzić spotkanie poświęcone planowaniu, musisz to rozważyć dwa warunki. Przede wszystkim czas przeznaczony na spotkanie nie jest długi, około pół godziny. Drugi to notatki ze spotkania poświęconego planowaniu. Cele wyznaczane przez liderów muszą zostać spisane.

Cotygodniowe spotkanie poświęcone planowaniu składa się z czterech etapów:

Etap 1. Ogłoszenie celów firmy

Najlepszym sposobem przeprowadzenia cotygodniowego spotkania jest rozpoczęcie od powtórzenia głównego lub długoterminowego celu firmy. Na przykład „Firma odnosząca sukcesy z dużym rynkiem”. Następnie nazwij zadanie na krótszy okres - na przykład „Zwiększ 3-krotnie dochód organizacji w tym roku”.

Etap 2. Kierownicy działów na zmianę opowiadają, co zrobili w zeszłym tygodniu, aby osiągnąć cel.

Konieczne jest przeprowadzenie spotkania planistycznego w celu uzyskania od menedżerów konkretnych informacji na temat wykonanej pracy. Niedozwolone są sformułowania o charakterze ogólnym lub pozbawione informacji, typu „Udało nam się zwiększyć wydajność działu o 10%”. Warto w takiej sytuacji zadać trafne pytanie, jakie działania zostały podjęte.

Jeżeli kierownik działu w dalszym ciągu przekazuje informacje ogólne, prowadzący spotkanie powinien mu przerwać i bezpośrednio zapytać, czy są jakieś informacje warte omówienia na spotkaniu. Jeśli nie, należy kontynuować spotkanie, przekazując głos innemu działowi.

Jeśli organizujesz spotkania tego formatu, możesz wyraźnie zobaczyć wyniki pracy każdego działu firmy. Dodatkowo w ten sposób staje się jasne, który z liderów ciężko pracuje na korzyść organizacji, a kto tylko udaje.

Etap 3. Ustal cel przyszły tydzień dla całej firmy i lideraosiągazgodę uczestników na ten cel

Daj każdemu menedżerowi możliwość powiedzenia, co jego dział będzie robił w tym tygodniu i jak zrealizuje plan. Zapisz zaplanowane zadania w dzienniku.

Ponadto kierownicy działów będą mieli możliwość wzajemnej interakcji: poproś inny dział o wykonanie czegoś, jeśli potrzebne będą wspólne wysiłki. Po dyskusji cele takie warto również zapisać w dzienniku.

Krok 4: Lider spotkania pyta, czy są gotowi naprawdę osiągnąć swój cel w tym tygodniu i ogłasza początek.

Ta forma spotkania planistycznego pozwala osiągnąć jak najbardziej pozytywne rezultaty. Kierownicy działów zaczynają ciężko pracować i osiągać wysokie wyniki w swoich działach lub zwalniają stanowiska na rzecz bardziej wartościowych pracowników. Dzięki takim spotkaniom możesz zrozumieć, który z Twoich kolegów stara się, a kto tylko udaje.

Opinia eksperta

Najlepszą opcją prowadzenia cotygodniowych spotkań poświęconych planowaniu jest wielopoziomowość

Włodzimierz Kiselew,

Dyrektor Generalny, wspólnik JSC „SHERP Company” w Moskwie

Cotygodniowe spotkania planistyczne to obowiązkowe wydarzenia dla każdej firmy, podczas których omawiane i omawiane są wyniki pracy oraz ustalane są cele na kolejny tydzień. Najlepiej organizować spotkania na każdym szczeblu. Po pierwsze, szefowie działów i Dyrektor generalny a następnie w każdym dziale odbywają się spotkania planistyczne z jego bezpośrednim przełożonym. Na dodatkowych spotkaniach menedżerowie mogą także ogłaszać informacje dotyczące całej firmy i każdego pracownika.

Ważne jest, aby przeprowadzić spotkanie planistyczne nie tylko w ścisłych ramach ustalonego tematu, ale także dać pracownikom możliwość zdobycia interesujących informacji i omówienia zagadnień związanych z pracą. Rola takich spotkań jest bardzo duża: dzięki nim zespół dowiaduje się o nowych celach, zmianach w planie czy innych nowościach. Dyrektor generalny powinien raz w miesiącu lub kwartale organizować spotkania z pracownikami, którzy nie biorą udziału w cotygodniowych spotkaniach poświęconych planowaniu.

Jak prowadzić spotkania planistyczne, stosując kreatywne podejście

1. Wybierz niezwykłe miejsce

Spotkania można organizować nie tylko w biurze. Szukaj piękne miejsce w Twoim mieście, na nabrzeżu, na deptaku lub w kawiarni. Najważniejsze, że można szybko dojechać z i do pracy.

Miejsce, które spodoba się współpracownikom: kawiarnia, nasyp, teren parkowy. Jedynym zastrzeżeniem jest to, że miejsce powinno być zlokalizowane blisko biura, aby każdy mógł szybko się tam dostać.

2. Umów się na niestandardowy termin

Staraj się organizować spotkania nie rano, ale np. w porze lunchu (tylko nie zostawiaj zespołu bez jedzenia) lub na 30 minut przed końcem dnia pracy (to przyspiesza tempo pracy!).

3. Zastosowane materiały

Nie rozdawaj wszystkim uczestnikom artykułów papierniczych, ale komplet papieru i długopis dla 2-3 osób. W ten sposób sami zdecydują, kto i co napisze.

4. Przed rozpoczęciem spotkania zabierz wszystkim telefony.

Dobrym rozwiązaniem jest przeprowadzenie spotkania bez zakłóceń. Na początku spowoduje to pewne zakłopotanie i zamieszanie, ale później znacząco zwiększy koncentrację i zaangażowanie uczestników w rozwiązywanie problemów.

5. Zmień format wydarzenia

Możesz przeprowadzić spotkanie planistyczne przez telefon lub Skype, aby urozmaicić zwykły rytm, gdy wszyscy są przyzwyczajeni do siedzenia w sali konferencyjnej.

Opinia eksperta

Czy spotkanie planistyczne przy cygarach, fajce wodnej i whisky może być skuteczne?

Nikołaj Nowosełow,

dyrektor firmy ArtNauka w Moskwie

Na podstawie osobiste doświadczenie, mogę powiedzieć, że zwiększenie liczby spotkań planistycznych negatywnie wpływa na produktywność firmy. Próbowaliśmy zorganizować „cichy dzień w biurze” i byliśmy przekonani, że takie podejście daje najlepszy wynik niż samo spotkanie poświęcone planowaniu. Niestety ta metoda jest dla nas całkowicie nieodpowiednia; nie możemy spędzić dnia bez spotkań w tygodniu, ponieważ pracujemy w obszarze wydarzeń.

Pracownicy chętniej uczestniczyliby w spotkaniach poświęconych planowaniu, gdyby odbywali je przy cygarze i popijając whisky. W tak niemal nieformalnej atmosferze koledzy mogą powiedzieć znacznie więcej i szczerze wyrazić swoje zdanie. Nie obawiałem się, że w zespole pojawi się zażyłość, jeśli odbędą się takie spotkania planistyczne. Relacje między pracownikami nie uległy zmianie, ludzie po prostu zaczęli czuć się bardziej zrelaksowani, wyrażać swoje opinie na temat sytuacji i udzielać praktycznych rad.

Jak prowadzić spotkania planistyczne korzystając z doświadczeń firm odnoszących sukcesy

Kompetentne prowadzenie spotkań z zespołem nie zawsze oznacza organizowanie spotkań planistycznych w zwykłym formacie, kiedy wszyscy zbierają się i siadają na krzesłach. W nowoczesnych firmach, w których ludzie szybko się zakorzeniają metody niestandardowe coraz częściej starają się odbywać spotkania na stojąco. Spotkania „na nogach” pozwalają pozbyć się pustych, przeciągających się rozmów i usłyszeć tylko najważniejsze informacje.

Atomic Object, firma zajmująca się tworzeniem oprogramowania, od dawna zdecydowała się na organizowanie spotkań na stojąco. Dzięki temu kreatywnemu formatowi zarządzanie osiąga maksymalne wyniki: brak niepotrzebnych dyskusji, jasno postawione pytania i prawidłowe odpowiedzi. Praktyka pokazuje, że spotkania na stojąco trwają nie dłużej niż 7 minut – zespół planuje dzień, słucha poleceń i od razu przystępuje do pracy. Jeśli przeprowadzisz tego typu spotkania planistyczne, pracownicy nie będą mieli możliwości relaksu, a będą musieli aktywniej działać i mówić.

Dziennik Wall Street donosi, że nawet podczas I wojny światowej zwyczajowo odbywały się krótkie spotkania poświęcone planowaniu, ponieważ powolność była niedopuszczalna. Później format ten przeniósł się do biznesu, w którym zaistniała potrzeba przyspieszenia interakcji i wymiany informacji.

Korzyści płynące z nowego formatu spotkań zostały naukowo udowodnione. Badacz Alain Bluedorn z Uniwersytetu Missouri odkrył, że prowadzenie spotkania w pozycji stojącej oznacza poświęcenie pracownikom mniej czasu, ale osiągnięcie, jeśli nie lepszych, to absolutnie podobnych wyników w porównaniu do zwykłych spotkań.

Według wyników ankiety Wersja pierwsza przeprowadzonego w 2011 roku, około 80% z 6000 ankietowanych pracowników potwierdziło, że w ich firmach zwyczajem jest codzienne organizowanie krótkich spotkań poświęconych planowaniu.

Oprócz planowania spotkań „na nogach” zachodnie firmy wpadły na inne innowacje zwiększające efektywność pracy.

Na przykład w firmie Facebooku postanowiono odbyć krótkie spotkania poświęcone planowaniu na 15 minut przed przerwą, ustalając w ten sposób wstępnie czas trwania spotkania. Pracownicy twierdzą, że ta metoda przynosi dobre wyniki: Ludzie mówią krótko i tylko na temat.

Jeśli trzeba walczyć z dyscypliną w firmie, aby zmniejszyć liczbę opóźnień, konieczne są krótkie spotkania. Lepiej nie zapraszać do dyskusji spóźnialskich, gdyż nie znając niektórych informacji, będą przeszkadzać w spotkaniu i opóźniać czas zadając niepotrzebne pytania.

W firmie Cegła suszona na słońcuSystemy Postanowiliśmy organizować spotkania planistyczne i jednocześnie radzić sobie z opóźnieniami. Przewidziano nawet kary dla tych, którzy przybędą w niewłaściwym czasie. Czas stracony z winy spóźnialskich zrównano z czasem, który można było przeznaczyć na opracowanie programów. Zatem kara za każde opóźnienie wynosi 1 dolara.

Firma Stalowa obudowa wynaleziony własną osobliwość– sygnałem do rozpoczęcia spotkania jest kompozycja Elvisa Presleya „A Little Less Conversation” lub „Less Chat”.

Jeśli pracownicy organizacji nie mają czasu na odbycie nie tylko zwykłego spotkania, ale także krótkiego, możesz zorganizować spotkanie, korzystając z narzędzi komunikacji. W podobne przypadki możesz komunikować się za pośrednictwem czatu lub przez e-mail firmie przekazywanie podstawowych niezbędnych informacji współpracownikom. Jednocześnie prowadzenie spotkań „na nogach” jest nadal skuteczniejsze niż jakiekolwiek inne spotkania poświęcone planowaniu.

Informacje o ekspertach

Hasmik Gevorgyan, dyrektor generalny i współwłaściciel sieci sklepów Provokatsiya w Moskwie. Prowokacja-Produkcja LLC. Obszar działalności: produkcja i sprzedaż odzieży oraz akcesoriów z prowokacyjnymi nadrukami. Terytorium: siedziba – w Moskwie; produkcja - w Twerze; punkty sprzedaży detalicznej i sklepy w ponad 100 miastach w Rosji, Białorusi, Ukrainie i Kazachstanie. Liczba pracowników: 55 (w spółce dominującej).

Dmitrij Griszyn, Prezes Zarządu i współzałożyciel Grupy Mail.Ru, Moskwa. Dmitry Grishin stoi na czele zarządu od marca 2012 roku. W 2005 roku został jednym ze współzałożycieli Grupy Mail.Ru, gdzie od listopada 2010 do października 2016 pełnił funkcję dyrektora generalnego spółki (Rosja). Dmitry pracuje w Mail.Ru od 2000 roku; w 2001 roku został mianowany dyrektorem technicznym firmy, od 2003 do 2010 roku pełnił funkcję dyrektora generalnego. Absolwent Wydziału Robotyki i Zintegrowanej Automatyki Moskiewskiego Uniwersytetu Państwowego uczelnia techniczna ich. N. E. Baumana. W 2012 roku założył GrishinRobotics, firmę typu venture capital, której celem jest inwestowanie w robotykę konsumencką na całym świecie.

Włodzimierz Kiselew, Dyrektor Generalny, Partner JSC „SHERP Company”, Moskwa. Vladimir Kiselev – Dyrektor Generalny i starszy partner firmy konsultingowej „SHERP Company” od 2000 roku. Od 1996 roku zajmuje się zarządzaniem personelem, a od 1998 roku kieruje służbą zarządzania personelem dużego, zróżnicowanego holdingu. CJSC „SHERP Company” istnieje od 2000 roku i zajmuje się tworzeniem wysoce efektywnych zespołów zarządzających oraz rozwojem biznesów klientów, wykorzystując innowacyjne, autorskie technologie.

Nikołaj Nowosełow, dyrektor firmy ArtNauka, Moskwa. IP Novoselova T.A. (ArtNauka). Zakres działalności: prowadzenie pokazów, budowanie zespołu i prezentacje oparte na eksperymentach naukowych. Terytorium: siedziba główna w Moskwie, osiem przedstawicielstw w Rosji. Liczba pracowników: 10. Liczba przedstawień w roku: 340.

Borys Metlenko
Źródło: ABC menedżera „sprzedaży”.

Dziś ze zdziwieniem dowiedziałeś się, że szef postanowił zbliżyć się do ludzi i od poniedziałku będziesz musiał na pięciominutowym spotkaniu zdawać raport z wykonanej pracy i publicznie snuć plany. Jeśli masz jakiś pomysł

Dzisiaj ze zdziwieniem dowiedziałeś się, że szef postanowił zbliżyć się do ludzi i od poniedziałku będziesz musiał na pięciominutowym spotkaniu zdawać raport z wykonanej pracy i publicznie snuć plany. Jeśli nie masz pojęcia, od którego końca podejść do tego wszystkiego i czego się spodziewać, czytaj dalej, przyda się.

Najwyraźniej twój szef w końcu sięgnął po jakąś książkę typu „Zarządzanie zespołem dla opornych” lub otrzymał radę od swoich starszych kolegów. Właściwie jest to jeden z podstawowe zasady praca menadżera:

1. Ustaw zadanie

2. Przypisz executorów

3. Ustal terminy

4. Monitorować wykonawców w trakcie realizacji zadania.

Z raportu z pięciominutowego spotkania wynika, że ​​pracownicy wywierają na siebie presję i pomagają się kontrolować. A szef usiądzie, wyda nowe instrukcje i zrobi notatki w swoim pamiętniku. Zabieg ten ma na celu stworzenie atmosfery w zespole: „Nie mamy nic do ukrycia – jesteśmy zespołem. Kierownictwo trzyma rękę na pulsie wydarzeń. Personel nie jest porzucony. Wielki Brat cię obserwuje.”

Dzięki temu wiesz, co motywuje Twoje kierownictwo.

Mam dla Ciebie dwie wiadomości: jedna jest dobra, a druga... zdecyduj sama.

Dobra wiadomość jest taka, że ​​niewielu menedżerów jest w stanie terminowo wywiązywać się ze swoich obowiązków własne zasady. (Cały ten bałagan ze spotkaniami planistycznymi może wkrótce się skończyć)

Kolejna wiadomość:

Jeśli nie zostało to wcześniej zaakceptowane w Twojej organizacji, oznacza to, że nadchodzą zmiany, a Ty masz szansę zostać zauważonym i docenionym. Mówię o karierze.

1. Twoje plany muszą być realistyczne.

Prawdziwy plan to taki, za którym stoją realne działania. Zadanie, które dobrze znasz i wyobrażasz sobie, jak je wykonać od początku do końca ostatni krok. Na każde pytanie zadane przed lub podczas pracy, musisz udzielić jasnej i szczegółowej odpowiedzi. (Doceniają to menedżerowie, którzy myślą w kategoriach konkretnych, a nie niejasnych).

Podam przykłady jak odróżnić szefa abstrakcyjnego od konkretnego.

Szef, który myśli jasno, używa zwrotów w swoich przemówieniach, których każde słowo można zobaczyć i poczuć. „Nie widzę rezultatów”. „Pokaż mi dokładnie, co zrobiłeś”. „Nie jesteś widoczny, nie czujesz się w pracy.” „Weź to na siebie” itp. Jest skupiony na wynikach, jego żywiołem są dokładne liczby i dokładne daty.

Szef, który myśli abstrakcyjnie i tylko abstrakcyjnie, będzie brzmiał tak: „Nakreślmy perspektywy”. „Porozmawiajmy o możliwościach interakcji”, „Twoje zamówienie musi zostać zrealizowane tak szybko, jak to możliwe”. Osoba taka jest zazwyczaj zorientowana procesowo. Może wykonać dużo pracy, jest ciągle czymś zajęty, ale wydajność jest bliska zeru.

(Dla tych, którzy wiedzą, czym jest NLP: Konkretny szef jest kinestetyczno-wizualnym lub wizualno-kinestetycznym. Abstrakcyjny szef jest słuchowym. Sprawdź, obserwuj)

2. Uwzględnij w swoim planie zadania nieweryfikowalne. (Symulator energicznej aktywności)

Plany nieweryfikowalne to obszar Twojej aktywności, którego nie da się zweryfikować, chyba że cały dzień siedzisz nad głową. Dlaczego jest to konieczne? Ale dlaczego. Bez względu na to, jakie programy opracujesz, bez względu na to, jakie projekty opracujesz, okoliczności z pewnością będą ci przeszkadzać i utrudniać. Będą to koledzy i krewni ze swoimi pytaniami i problemami, zła pogoda z opadami oraz przełożeni z własnym raportem. Aby uzyskać przewagę nad nieprzewidzianą pracą i istnieją nieweryfikowalne plany. (Nie radzę go nadużywać, wystarczą 1-2 nieprzetestowane zadania tygodniowo)

„Co robiłeś przez 2 godziny czasu pracy?” – pyta szef.

„Czekałem na przyjęcie w Komisji Mieszkalnictwa i Usług Komunalnych, jak poinformowałem cię na poniedziałkowym spotkaniu planistycznym” – odpowiadasz wesoło.

To wszystko, nie ma pytań.

Znany mi programista napisał aplikację, która po uruchomieniu wyświetlała działające kolumny cyfrowe, niebieskie paski wskaźników postępu ze zmieniającymi się wartościami procentowymi itp. Kiedy musiał wyjechać w sprawach zawodowych, uruchomił ten program, powiedział wszystkim: „Nie dotykajcie komputera, moja baza danych jest w trakcie ponownego indeksowania” i wyszedł. Jednak wszystkie swoje obowiązki i rozwój oddał na czas.(!)

3. Omawiając czas potrzebny na wykonanie zadań zawodowych, poproś o półtora do dwóch razy więcej, niż naprawdę potrzebujesz.

Zrób to wcześniej – zgłoś się wcześniej i zdobądź reputację sumiennego pracownika lub poświęć zaoszczędzony czas na inne rzeczy. Jeśli w Twojej pracy pojawią się nieprzewidziane trudności, poradzisz sobie w obiecanym terminie i zachowasz opinię solidnego pracownika: „Jeśli obiecał, to zrobi”. Obowiązuje zasada: wykonanie projektu zajmie dwa razy więcej i trzy razy więcej czasu więcej pieniędzy

niż pierwotnie sądzono.” Brzmi nieistotnie, prawda? Jest to jednak zasada z mądrej książki, potwierdzona życiem. Po raz pierwszy spotkałem go, gdy wraz z przyjaciółmi otworzyliśmy kawiarnię, której później byłem menadżerem. Reguła działała z dokładnością do dwóch dni i stu rubli. Potem było dużo więcej potwierdzeń. Rozejrzyj się wokół siebie, zapytaj znajomych. Jeśli mają lepsze wskaźniki, to znaczy, że mogę się od nich czegoś nauczyć. 4. Dla aktualnej rutyny , co nie przynosi wymiernych rezultatów i zajmuje dużo czasu, już na 3-4 spotkaniu planistycznym zadaj sobie pytanie asystenta

lub możliwość przeniesienia tej pracy na mniej aktywnego lub nieobciążonego pracownika. (Jeśli został do Ciebie przydzielony, jest to początek formowania Twojego zespołu).

Właściwie to wszystko, jeśli chodzi o planowanie. Przejdźmy do raportów. 5. Unikaj raportowania wyników pośrednich.

, chyba że dotyczy to projektu długoterminowego lub kierownictwo nie wymaga natychmiastowego raportowania.

Ludzie muszą wiedzieć CO robisz, a nie JAK to robisz.

Prędzej czy później przyjdzie do ciebie mistrzostwo - jest to umiejętność szybkiego i łatwego radzenia sobie z pracą. Niestety, w tym kraju nie lubią łatwości, tutaj ceni się ciężką, wytrwałą pracę nieprofesjonalistów. (nieprofesjonaliści są tańsi)

6. Zwięzłość, dokładność, przejrzystość. Oto kryteria Twojego wystąpienia na spotkaniu poświęconym planowaniu. Bądź przygotowany na udzielenie odpowiedzi na dodatkowe pytania.

7. Kiedy składasz sprawozdanie z wykonanej pracy, nie bądź skromny. Nie potrzebujesz cudzych laurów, ale to, co twoje, jest tylko twoje. Jeśli ktoś Ci pomógł, pamiętaj, aby to potwierdzić (ludzie będą Ci wdzięczni). Jeśli będą przeszkadzać, zagroź: „Zgłoszę się władzom na spotkaniu poświęconym planowaniu”.

I jeszcze jedna mała dygresja. Proszę, nie traktuj tego tekstu jako wskazówki, jak zadzierać z przełożonymi. To, co tu jest napisane, pomoże Ci stworzyć dla siebie komfortowe warunki praca. Uwaga, nie będąc w pracy, ale pracując. Niestety, istnieje jeszcze jedna zasada życia biurowego: „Kto orze, ten jeździ”. Zalecenia te pozwolą Ci zbudować własny w biurze obszar pracy, chronić przed niepotrzebnymi roszczeniami ze strony kierownictwa („Widzisz, jestem zajęty!”, „Nigdy Cię nie zawiodłem, więc daj mi szansę normalnie zarobić dla Ciebie pieniądze”) i jednocześnie wykorzystywać wszystkie dostępne możliwości dla efektywnej pracy i rozwoju kariery.

Będzie mi bardzo miło otrzymać uwagi, krytykę i sugestie.

Dzisiaj chcę porozmawiać o konkretnym narzędziu do zarządzania. Artykuł ten jest odpowiedzią na list znajomego z Kazachstanu.

"Witam! Potrzebuję pomocy w formie rady. Byłem na spotkaniu z jednym akimem powiatowym (według ciebie wojewodą). Ma on problem. Jest 2 zastępców złodziei, którzy nie pracują (i nie chcą pracować) i nie ma w nich sensu, próżniacy, siedzą ze względu na status) i też nie można ich zwolnić, bo ich chronią i nie chcą, żeby ktoś wykonywał ich pracę. A więc mój akim w pułapce. Chciałbym wiedzieć, jak rozwiązać ten problem. Z góry dziękuję…”

Myślę, że z tym problemem boryka się nie tylko Kazachstan i nie tylko instytucje rządowe. Czasami taki przyjaciel siedzi w towarzystwie, wszystko wydaje się z nim w porządku, ale nie ma żadnych rezultatów. I wydaje się, że nie ma na co narzekać i nie ma za co go zwalniać. Co zrobić w tym przypadku?

Proponuję prosty sposób – cotygodniowe spotkanie planistyczne

• Spotkanie poświęcone planowaniu nie powinno być długie

Maksymalnie - 30-40 minut.

• Podczas spotkania poświęconego planowaniu prowadzony jest dziennik

W tym dzienniku rejestrowane jest wszystko, co menedżerowie zamierzają osiągnąć w ciągu tygodnia.

• Spotkanie planistyczne rozpoczyna się od odczytania Celu firmy.

Oznacza to Wielki Cel. Na przykład: „Dobrze prosperująca Rosja wnosząca godny wkład w cywilizację światową”. Następnie odczytywany jest aktualny cel, na przykład: „Zwiększ dochody 5 razy w tym roku”.

• Następnie lider spotkania poświęconego planowaniu prosi kierowników działów, aby po kolei opowiedzieli o tym, co zrobili w zeszłym tygodniu, aby osiągnąć cel.

Jednocześnie główną funkcją lidera spotkania jest dbanie o to, aby prelegent nie „rozlał wody” i nie pozwolił na sformułowania typu „zwiększyliśmy efektywność działu sprzedaży o 15%”. W tym przypadku po prostu grzecznie pyta, jakie konkretne kroki zostały podjęte i jaki był rezultat.

Odpowiedź może brzmieć na przykład:

Przeprowadziliśmy szkolenia dla sprzedawców. wysłaliśmy ponad 500 listów do naszych potencjalnych klientów. Łącznie odebrano 118 telefonów od zainteresowanych klientów i wystawiono 53 faktury całkowita kwota Całkowity dochód wydziału w tym tygodniu wyniósł 1,8 miliona rubli. czyli o 15% więcej niż w zeszłym tygodniu.

Ta odpowiedź jest do przyjęcia. Lider spotkania poświęconego planowaniu może zainicjować krótki aplauz ze strony innych przywódców.

Jeśli lider próbuje „poleć wodę” lub „rzucić cienie na płot”, jego zadaniem jest dopilnowanie, aby inni przywódcy to zobaczyli. Na przykład odpowiednie byłoby następujące zdanie: „To był trudny tydzień. Dużo myśleliśmy…”.

Jeżeli takie próby będą kontynuowane, prowadzący spotkanie poświęcone planowaniu przerywa mówcy i mówi, że jest to spotkanie poświęcone planowaniu i jeśli nie ma konkretnych rezultatów, przechodzimy do następnej części. Może też poprosić sekretarza o odczytanie notatek z ostatniego spotkania poświęconego planowaniu i tego, co dokładnie planowano osiągnąć w tym tygodniu w tym dziale.

Na przykład:

1. 1. Przeprowadź ankietę na temat nowego produktu wśród 400 klientów. Zrobiony? NIE.
   2. Wystawiaj faktury na łączną kwotę 2 milionów 800 tysięcy rubli. Zrobiony? Wystawiony za 17 tysięcy rubli. Przeprowadź szkolenie dla sprzedawców. Zrobiony? Nie, byliśmy przeciążeni.
   3. Rozumiem, wystarczy. Przejdźmy do następnego.

Chciałbym zaznaczyć, że na takim spotkaniu planistycznym zostaje ujawnione i uwidocznione wszystkim innym menedżerom, kto osiąga wyniki i rzeczywiście pomaga firmie w dążeniu do celu, a kto umiejętnie udaje elastyczny wąż i naśladuje pożyteczną czynność.

• Gdy wszyscy podzielą się wynikami, dla całej firmy zostaje ustalony cel na następny tydzień, a moderator prosi uczestników o zgodę na ten cel.

Facylitator prosi liderów, aby po kolei mówili, co zamierzają zrobić, aby osiągnąć ten cel w swoich obszarach, co zostaje zapisane w dzienniku.

Menedżerowie mogą poprosić innych menedżerów o zrobienie czegoś dodatkowego, jeśli ich działy są połączone i potrzebują wspólnych działań. Osiąga się w tej sprawie porozumienie i odnotowuje się je w dzienniku.

• Po tym wszystkim lider spotkania poświęconego planowaniu pyta, czy są gotowi naprawdę osiągnąć cel w tym tygodniu i ogłasza START!

Ta prosta i skuteczna forma planowania spotkań pozwala osiągnąć ciekawe rezultaty. Menedżerowie albo zaczynają naprawdę produkować i osiągać wyniki, albo uciekają z firmy pod różnymi pretekstami, ustępując miejsca nowym menedżerom, którzy naprawdę chcą wnieść swój wkład do zespołu, a nie tylko udawać przydatności, będąc w promieniach sławy i honoru , nie uzyskując żadnych dochodów.

No i co najważniejsze, dzięki tej formie nawet bardzo produktywni liderzy mogą osiągnąć jeszcze więcej, czego Wam szczerze życzę.

ARTYKUŁY na ten sam temat

	Wydarzenia otwarte
śro, 27 marca 2019 - 09:30

Spotkanie planistyczne jest pochodną planu angielskiego, krótkim spotkaniem roboczym poświęconym postępowi zaplanowanego planu. Wszystkie spotkania planistyczne, zgodnie z ich typologią, można podzielić na kategorie według trzech kryteriów – szczegółowe, tymczasowe i ilościowe.

Według kryterium szczegółowego wszystkie spotkania planistyczne dzielą się na raportowe (krótkie spotkania, podczas których menedżerowie składają raporty z postępu realizacji odpowiednich zadań), dyskusyjne (odprawy na temat możliwych zmian w wybranej ścieżce osiągnięcia określonego celu) i motywacyjne (spotkania, podczas których rozdzielane są zadania i definiowane są role w procesie pracy nad pytaniem lub zadaniem).

Według kryterium czasu spotkanie planistyczne może mieć charakter dzienny, tygodniowy, miesięczny.

Według kryterium ilościowego spotkanie planistyczne może mieć charakter masowy (dla wszystkich pracowników) lub zamknięte (dla osobnej grupy inicjatywnej, menedżerów, zarządu firmy).

Po co organizować spotkanie poświęcone planowaniu?

Jeśli zorganizujesz ten proces jako dobra tradycja przed rozpoczęciem dnia pracy pomoże to zdyscyplinować zespół (zmniejszyć liczbę porannych spóźnień), jaśniej określić cele i zadania dla pracowników (w końcu, jak wiadomo, racjonalny plan dnia jest znacznie skuteczniejszy niż plan na sześć miesięcy), da możliwość zobaczenia prawdziwe rezultaty działać bardziej przejrzyście (w przypadku, gdyby raportowanie zespołu do menadżera i menadżer do zespołu stało się elementy obowiązkowe planowanie spotkań). Oprócz wyżej wymienionych zalet, dobrze przeprowadzone poranne spotkanie może ożywić pracowników, zwiększyć produktywność i zmotywować ich do efektywnej pracy przez cały dzień. Ten aspekt psychologiczny oczywiście odgrywa ważną rolę w budowaniu pozytywnych relacji pomiędzy pracownikiem a pracodawcą, a także wpływa na spójność zespołu.

Dlaczego wiele osób uważa planowanie spotkań za relikt przeszłości?

Po pierwsze, większość ludzi przypisuje pojawienie się tego procesu czasom, kiedy nigdy nie słyszeli o telefonie i nie mieli pojęcia, czym jest Internet i technologie multimedialne. Okazuje się, że jedyną możliwością osobistego spotkania i omówienia ważnych spraw zawodowych były właśnie spotkania planistyczne. Ze względu na brak sprawnych środków komunikacji narosło wiele pytań, a taka akcja zajmowała dużo czasu (średnio od trzech do czterech godzin). Przy tej okazji znany amerykański ekonomista zauważył kiedyś: „Jeśli w Twojej firmie odbywają się spotkania planistyczne, to jesteś na dobrej drodze. Pozostaje tylko zwolnić wszystkich, którzy tam pójdą, i zostawić wszystkich, którzy obecnie pracują”.

Po drugie, większość pracowników biurowych jest negatywnie nastawiona do planowania spotkań właśnie dlatego, że poświęca się na nie około 20% czasu, a jak wielu z nich zauważa, przemówienie szefa trwa średnio o połowę krócej, niż przeznacza się na ten proces.

Po trzecie, jeśli spotkania planistyczne w firmie odbywają się codziennie, to już niedługo na pewno stanie się to swego rodzaju formalnością. W końcu większość zadań, jakie stawia sobie odnoszący sukcesy biznesmen, ma charakter długoterminowy, a dzienny raport w dwóch zdaniach będzie brzmiał tak: „Wszystko jest w porządku, pracujemy nad tym”. Konieczność codzienne spotkanie poświęcone planowaniu pojawia się zwykle w momencie, gdy przedsiębiorstwo rozpoczyna realizację nowego zadania strategicznego w sytuacji krytycznej napięte terminy lub w czasie kryzysu. W takich momentach naprawdę trzeba stale monitorować sytuację i wypatrywać najmniejszych zmian.

Regulamin

Każde spotkanie, nawet najkrótsze, powinno mieć swój regulamin. Tak czy inaczej, pomaga to znacznie wydajniej pracować nad palącymi problemami, czyniąc proces bardziej dynamicznym i wydajnym. Dobrą praktyką jest wysyłanie regulaminów do pracowników wieczorem, aby mogli przemyśleć wszystkie poruszane kwestie i przedstawić konstruktywną, sensowną propozycję. Warto między innymi wziąć pod uwagę, że do czasu porannego spotkania każdy pracownik musi mieć pod ręką egzemplarz regulaminu. Ważne jest przypisanie odpowiedzialności konkretnej osobie, która miałaby pilnować czasu (jeśli prelegent przekroczy limit czasu określony w regulaminie, opóźnia to przebieg spotkania i w efekcie negatywnie wpływa na nastrój zespołu) .

Prowadzić czy nie prowadzić? Oto pytanie

Spotkanie poświęcone planowaniu jest zdecydowanie ważny proces, przynajmniej w kontekście terminowego wyznaczania celów i motywacji pracowników, przyszedł jednak czas na wyjście poza zwykłe rozumienie tego terminu. Być może nie jest tak ważne, aby codziennie gromadzić cały zespół w dusznym biurze, ale opanować technologię konferencyjną na Skype. Ważne jest również, aby wziąć pod uwagę aspekt, że konstruktywne spotkanie poświęcone planowaniu nie powinno trwać dłużej niż 15-20 minut. Sprawozdania z działalności poszczególnych działów można przyjmować i omawiać z menadżerami w ciągu dnia, a czas poranny można przeznaczyć wyłącznie na ustawienie sił, ustalenie zadań i priorytetów.

W każdym razie każdy przedsiębiorca wybiera własną koncepcję zarządzania, jednak aby nieco dokładniej zrozumieć, czy dla Twojego personelu potrzebne są krótkie spotkania, warto rozważyć zalety i wady:

Dyscyplinuje zespół;

Możliwość porannej motywacji pracowników;

Jasne określenie celów i założeń;

Możliwość kreatywnego działania i prowadzenia spotkań planistycznych w nieszablonowym stylu;

Długie spotkania poświęcone planowaniu męczą i zmniejszają produktywność pracowników;

Nieuregulowane spotkania są zwykle nieskuteczne.