Predložak pozivnice za konferenciju. Kako napisati pozivnicu za događaj? Tekst pozivnice za korporativni događaj


Organizacija bilo kojeg poslovnog događaja zahtijeva prethodna priprema od strane njegovih organizatora. Slanje poziva sudionicima unaprijed je potrebno stanje, čijom se provedbom osigurava nazočnost svih zainteresiranih i njihovo sudjelovanje u planiranom programu.

Što treba sadržavati pozivnica?

Službeni angažman omogućuje informiranje svih sudionika o tome koji će se događaj održati i sadrži informacije na temelju kojih adresat može odlučiti je li zainteresiran za ovu ponudu i je li spreman doći na sastanak.

U pravilu se službeni angažman kreira za događaje kao što su: konferencije, sastanci partnera, službeni prijemi i praznici, izložbe, intervjui, poslovni sastanci u bilo kojoj prigodi, okrugli stolovi.

Unatoč činjenici da se u svakodnevnom životu poziv najčešće prima usmeno, u poslovnoj komunikaciji prihvatljiviji je oblik slanja pisma koje se po sastavu informacija razlikuje od ostalih vrsta pisanih poruka.

Glavne funkcije pozivnog pisma:

  • obavijestiti o događaju;
  • primiti odgovor o pristanku ili nemogućnosti sudjelovanja od određenog primatelja;
  • utvrditi točan broj osoba koje su potvrdile sudjelovanje.

Tekst poziva službenim osobama na događaj mora sadržavati nekoliko obveznih elemenata:

  1. datum, vrijeme i mjesto događaja s preciznim opisom rute kako bi sudionici lakše došli do mjesta održavanja događaja;
  2. temu i program događanja s planiranim terminom za svaki dio;
  3. uloga pozvanog: hoće li biti obični sudionik-slušatelj ili gledatelj ili će mu biti povjerena funkcija govornika ili organizatora rasprave;
  4. naznaku vrste pravila odijevanja utvrđenog za sve sudionike;
  5. zahtjev za povratnu informaciju o odluci primatelja o sudjelovanju; umjesto izraza o potrebi slanja odgovora može se koristiti slovna oznaka R.S.V.P. – skraćenica za Repondez sil vous plait, što znači zahtjev za odgovor na pismo;
  6. kontakt podaci organizatora;
  7. dodatne informacije ako su potrebne;
  8. karte i raspored sjedenja za goste tijekom samog događaja i banketa.

Primjeri

Vrste pozivnica mogu se razlikovati prema nekoliko klasifikacijskih osnova.

Prema naznaci imena pozvane osobe dijele se na:

  • personalizirani;
  • zajednički grupi pozvani bez pojedinačnog obraćanja svakom sudioniku.

Po formatu događaja:

  • službeno, koji uključuju ne samo prijeme, već i konferencije i okrugle stolove;
  • neslužbeni.

Prema namjeni, pozivnice se dijele na:

  • privatna: proslave rođendana, godišnjica, vjenčanja i;
  • komercijalni: izložbe, otvorenja trgovina, vernisaži.

Pozivnica za događaj mora sadržavati sve potrebne podatke o načinu i mjestu održavanja te na koji način pozvani organizatoru mora potvrditi svoje sudjelovanje.

Može biti osobno, kao u navedenom primjeru:

Može se izdati i bez kontaktiranja određene osobe.

Poziv na doručak, ručak ili večeru mora sadržavati podatke o razlogu okupljanja sudionika i zahtjev za obavijest o prihvaćanju prijedloga.

Poziv na domjenak, u pravilu, sastavlja se posebno strogo i svečano, na papiru najviše kvalitete. Osim prijave vremena i mjesta događanja, može sadržavati podatke o formatu događanja, a po potrebi i raspored sjedenja gostiju.

Poziv na spada u kategoriju najmanje strogih oblika poziva. Njegova glavna zadaća je organiziranje osobnog sastanka između kandidata i regrutera ili voditelja odjela za koji se bira novi zaposlenik.

Načini dostave

Nakon što su sve pozivnice za događaje pripremljene, trebate odlučiti koji je najbolji način da ih isporučite primateljima. Izbor dostave ovisi o formatu i prestižu događaja.

  • Ako je ovo službeni prijem, onda je bolje da većinu pozivnica osobno predate pozvanim osobama.
  • Da biste organizirali sudjelovanje pozvanih u komercijalnim događajima, možete koristiti usluge kurira.
  • Dopušteno je slanje pozivnica poštom, ali je potrebno voditi računa o vremenskom roku potrebnom za njihovu dostavu.
  • Najčešći i brz način isporuka pozivnice je slanje putem e-pošta. Međutim, ova se opcija ne preporučuje za posebno posebne događaje.

Također je važno zapamtiti: pravila poslovnog bontona određuju vrijeme slanja pisama, što je najmanje 2 tjedna prije početka događaja.

Kako odgovoriti na poziv

Nakon što ste primili pozivnicu, morate obavijestiti organizatore o svojoj odluci da sudjelujete u događaju ili odbiti ponudu.

Odgovor se daje na različite načine, uzimajući u obzir format događaja. To može biti poziv osobi koja poziva na kontakt brojeve navedene u pozivu, slanje e-pošte ili davanje pisane obavijesti u slučajevima kada je potrebno poštivati ​​zahtjeve poslovnog protokola.

Prilikom pripreme odgovora, osobito u slučaju odbijanja sudjelovanja u nekom događaju, važno je formulirati njegov razlog. Ako nema pravog razloga, ali ne želite ići, onda je bolje pozvati se na zauzetost, jer spominjanje, na primjer, bolesti ili bolesti može se pretvoriti u nevolje, jer se osoba koja odbija može vidjeti na drugi praznik, večer ili banket.

Ukoliko poziv sadrži kraticu R.S.V.P., tada je potrebno odgovoriti na kontakt brojeve ili e-mail adresu naznačenu na obrascu. Ako su organizatori u tekstu naznačili da ih je potrebno obavijestiti samo u slučaju odbijanja, onda je upravo to ono što treba učiniti.

Ako trebate obavijestiti organizatore neslužbenih privatnih događaja o svom sudjelovanju, najčešće nisu potrebne nikakve konvencije. U pravilu je dovoljan običan poziv s informacijom je li ponuda iz bilo kojeg razloga prihvaćena ili odbijena.

Sposobnost izrade visokokvalitetne pozivnice i njezinog pravilnog prihvaćanja omogućuje stranama da pokažu odnos poštovanja jedna prema drugoj, istaknu vrijednost kontakata i želju za održavanjem i razvojem daljnje komunikacije.

Poštovani (puno ime)! (Naziv organizacije) Vas poziva da izravno sudjelujete u radu konferencije , koji će se održati (datum) u (mjesto).

Konferencija će uključivati ​​dvadesetak sekcija, te niz izložbi i okruglih stolova. Održat će se kongres i registracija sudionika (datum, vrijeme i mjesto registracije sudionika).

Poštovani (puno ime)!

S velikim zadovoljstvom Vas obavještavamo da je Organizacijski odbor Međunarodne konferencije (tema konferencije) konačno donio odluku o mjestu i vremenu održavanja. Kao što se ranije očekivalo, održat će se u Moskvi (datum). Službeni naziv je (naziv konferencije), koji u potpunosti odgovara području Vašeg profesionalnog interesa.

Uzimajući u obzir Vaša izvanredna postignuća u ovom području, naloženo mi je da se složim s Vama o vjerojatnosti Vašeg govora prvog dana na plenarnoj sjednici s glavnim govorom. Osim toga, pozivamo Vas da govorite i na završnom skupu kao glavni govornik, s Vaše strane cijeneći rad obavljen na Konferenciji.

Naravno, Organizacijski odbor će u program uvrstiti sve skupne i pojedinačne poruke i izvješća koja smatrate potrebnima na Skupu.
Uskoro ću vas obavijestiti više detaljne informacije o organizaciji konferencije.

Ukoliko imate pitanja, nazovite me na broj telefona koji znate.

Zaista se nadam da ću od vas dobiti potvrdan odgovor u vrlo skoroj budućnosti.

Uz prijateljski pozdrav i Najbolje želje, (pozicija i puno ime).

(Naziv organizacije) poziva napredne industrijske, političke i javne osobe sudjelovati na (naziv i datum konferencije), u rasprave i rasprave na okrugli stolovi, ocijeniti inovacije predstavljene na majstorskim tečajevima.

(Navedene su teme konferencije, master tečajeva i okruglih stolova).

Prijave za sudjelovanje se primaju (datum do kada se primaju prijave).

(Mjesto i vrijeme održavanja skupa je naznačeno).

Pozivamo Vas da dođete na našu konferenciju!
Molimo navedite temu, identificirajte trendovi !
Bit će tu stručnjaka, bit će puno rasprave
A o izvješćima se raspravlja u privatnim razgovorima!
Pošaljite nam svoje prijave za sudjelovanje.
Prihvatite poziv, bit će nam drago vidjeti vas!

Pozivamo Vas da dođete na međunar
Konferencija će se održati ovdje u gradu!
Sudjelovanje u njemu, kolege, plemenita je stvar!
Svatko će pronaći temu po svom ukusu!
Pošaljite nam prijavu, uplatite kotizaciju,
Registrirajte se i problem je riješen!

Kolege, pozivamo vas
Na sastanak-konferenciju,
Što će biti ovdje s nama,
Natjecat će se
Ostali događaji!

Požurimo s tobom
Sudjelujte u tome!
Riješit ćemo mnoge probleme,
Dopustite nam da vam pomognemo razumjeti

Cijela situacija ovdje
Regija se razvila.
Dođi, poslušaj, odmjeri svoje mišljenje,
Neka susret uspije!

Drage dame, gospodo!
Pozivamo vas na sudjelovanje
U konferenciji i dajte odgovor ovdje: (adresa, e-mail).
Vaš dolazak ovdje smatrat ćemo srećom!

Pozivamo Vas na konferenciju!
Upoznat ćete iskustva tvrtki!
Ovdje povećavamo svoju kompetenciju
A mi govorimo o velikom uspjehu!

Ako te sve ovo zanima,
Podaci su navedeni u nastavku.
A ako vas nešto konkretno brine,
Uvijek zovi telefonom!

Ako je još nešto zanimljivo
Nazovite i pitajte nas.
Sve ćemo reći direktno i iskreno!
Bit će nam drago vidjeti vas!

Pozivamo Vas na konferenciju!
Ovdje će biti prisutni najbolji umovi!
Među njih ubrajamo i vas!
Dođi prijatelju! Pozivamo vas!

Konferencija će se održati, sastanak će se održati!
Pozivamo vas da ga posjetite i vi!
Obratite nam pozornost danju ili navečer,
Molimo Vas da svoju prijavu za sudjelovanje pošaljete pet dana unaprijed!

Poziv na konferenciju sastavlja se kako bi se unaprijed obavijestili namjeravani sudionici skupa o mjestu i vremenu održavanja. Tekst službenog poziva na događaj ove vrste treba sastaviti uzimajući u obzir status sudionika. Važno je da takav poziv bude informativan i osmišljen na način da pobudi interes potencijalnog sudionika.

Iz članka ćete naučiti:

  • zašto se sastavlja poziv za konferenciju;
  • kako napisati pozivnicu za konferenciju;
  • gdje možete pronaći primjere i uzorke pozivnica za konferenciju.

Zašto se piše poziv na konferenciju?

U pravilu mnoge takve konferencije imaju dugu povijest i održavaju se redovito, barem jednom godišnje ili dvije. Sudionici koji su dobili poziv za konferenciju mogu imati priliku ne samo postati slušatelji planiranih izvješća, već i po želji održati prezentaciju ili izvješće na takvom skupu. Konferencije omogućuju sudionicima da se upoznaju s inovativnim istraživanjima i praksama, dobitkom gotova rješenja i tehnologije.

Važno je da se one organizacije koje rade u srodnim područjima, na primjer, razviju specijalizirane softver ili stvoriti alate i opremu. Što je širi krug sudionika ovog tematskog susreta, to će takav poslovni susret svima biti zanimljiviji i korisniji. Ovo je izvrsna prilika za sklapanje novih kontakata, utvrđivanje tržišta prodaje i dobavljača.

Stoga organizacija ili nekoliko tvrtki koje poduzimaju projekt moraju pažljivo razmotriti koga uključiti na popis sudionika. Ovaj popis može uključivati ​​kako poduzeća i organizacije, tako i pojedince koji su autoriteti i stručnjaci za problematiku koja je postala tema planiranog sastanka. Čak i kada se događaj održava jednom godišnje, pozivnice za konferenciju sudionicima treba poslati najmanje dva do tri mjeseca unaprijed.

Takvo će razdoblje biti dovoljno da pozvani sudionik ne samo da može planirati svoje poslove uzimajući u obzir nadolazeći sastanak s kolegama, već i da može obavijestiti organizatore o svojoj želji da na njemu podnese izvješće ili prezentaciju, kao kao i da tamo želi izložiti svoj štand s uzorcima proizvoda.

Za organizatore konferencije vrlo je važno razmisliti o tekstu službenog poziva na događaj. Trebao bi sadržavati ne samo podatke o temi, mjestu i vremenu konferencije, već i prijedloge mogućih formata sudjelovanja:

  • kao glavni govornik;
  • kao slušatelj i sudionik u raspravama;
  • kao običan govornik;
  • kao stand-person koji će u ime tvrtke prezentirati uzorke svojih proizvoda.

Poziv za glavne govornike sastavlja se pojedinačno. Takvi ljudi u pravilu planiraju svoje aktivnosti i, sukladno tome, trebaju biti unaprijed upozoreni. Oboje će otvoriti konferenciju i voditi plenarne sjednice kao stručnjaci.

Pozivno pismo za konferenciju koje se šalje ostalim sudionicima ne smije biti dugo ili opširno, već treba sadržavati maksimum korisna informacija. U idealnom slučaju, nakon što ga ispitanik pročita, ne bi trebao imati dodatnih pitanja.

Bolje je razbiti tekst službenog poziva na događaj u nekoliko tematskih blokova odlomaka. Ako se šalje određenoj osobi, trebao bi započeti osobnom adresom imenom i patronimom, na primjer: "Dragi Ivane Ivanoviču!" U slučaju kada je na sudjelovanje pozvano poduzeće koje zastupa njegov predstavnik ili predstavnici čiji osobni podaci nisu poznati, bilo bi prikladno obratiti se: “Poštovani!”

U drugom odlomku treba napisati: „Pozivamo Vas da sudjelujete na konferenciji“, navesti njenu temu ili navesti pitanja koja će se na njoj razmatrati, a zatim navesti datum i mjesto održavanja. Ukoliko će na ovom poslovnom skupu biti mnogo pozvanih, a sastanci se planiraju održavati po sekcijama, ima smisla u pozivnici navesti poveznicu na kojoj se možete upoznati sa detaljan program konferencijski sastanci.

Napomena: Ukoliko pozivnica ne sadrži osobno obraćanje i počinje riječima “Poštovani!”, u sljedećem odlomku riječ “Vi” treba napisati malim slovom.

U trećem paragrafu poziva na konferenciju trebat ćete navesti najautoritativnije sudionike čije je prisustvo planirano i dogovoreno, kao i naznačiti one velike tvrtke koje će također sudjelovati.

U četvrtom stavku preporučljivo je odrediti cijenu sudjelovanja i formate sudjelovanja. Sudionici koji će održati prezentacije u pravilu mogu ostvariti popuste pri plaćanju, što je potrebno naznačiti. Također je potrebno propisati kada iu kojem obliku sažetke izvješća treba slati organizatorima. Poziv će također morati sadržavati zahtjeve za dizajn štanda. Ako je potrebno, od sudionika se može tražiti da ispune upitnike i pošalju ih natrag.

Primjeri, uzorci pozivnica za konferenciju

Prilikom sastavljanja pozivnog pisma za konferenciju, uzorak se može preuzeti s interneta, no ipak će biti bolje da ga sami sastavite, ali koristeći primjere. Štoviše, nema potrebe sastavljati tekst takvog pisma za svakog sudionika pojedinačno.

Ako govorimo o običnim sudionicima, tada se pomoću istog predloška mogu pozvati i određeni pojedinci i organizacije. Predložak pozivnice za konferenciju, sastavljen jednom, može se koristiti u budućnosti unošenjem odgovarajućih prilagodbi. Standardna pozivnica za konferenciju, uzorak, prikazan je u nastavku.


Poziv na konferenciju može se sastaviti kako je prikazano u nastavku.

U slučaju kada se poziv upućuje predloženom govorniku ili osobi koja će biti među glavnim govornicima koji otvaraju rad poslovnog skupa, treba ga sastaviti pojedinačno. Primjer takvog poziva na konferenciju dan je u nastavku.

Pozivno pismo je način pozivanja primatelja da prisustvuje određenom događaju ili da prisustvuje nekom događaju. Poziv se može uputiti usmeno, ali u poslovnim odnosima najzastupljeniji je pisani oblik koji ima niz prednosti. U ovom članku nudimo nekoliko primjera pozivnih pisama za sudjelovanje na događaju, konferenciji ili izložbi. Tu je i primjer pisanog poziva na razgovor s poslodavcem i poziva na suradnju.

U poslovnim odnosima pozivno pismo je važan element izgradnja povjerenja i poštovanja između dvije strane. Pisani poziv za sudjelovanje, posjetu, gledanje je znak posebna pažnja, osim toga, omogućuje primatelju da ne zaboravi na važan događaj koji ga čeka.

Zašto je to potrebno? pozivno pismo:

  • potvrđuje da je primatelj stvarno pozvan, omogućuje izbjegavanje pogrešaka;
  • podsjeća na vrijeme i mjesto sastanka, događaj na koji je primatelj pozvan.

Zašto pismeni poziv bolje od oralnog:

  • omogućuje vam da obavijestite određenu osobu o bilo kojem važnom događaju ili događaju;
  • podsjeća primatelja na planove i neće dopustiti da zaboravi važan događaj;
  • služi kao dodatni znak pažnje i poštovanja - pošiljatelj je odvojio vrijeme da primatelju pismeno priopći informacije o pozivu;
  • Moguće je poslati i onim osobama s kojima nije moguće razgovarati telefonom ili osobno.

Kako poslati poziv:

  • prenijeti osobno iz ruke u ruku - donijeti primatelju i predati, ova metoda omogućuje ne samo pismeno, već i usmeno pozvati primatelja na događaj - sastanak, intervju, sastanak, izložbu, konferenciju, prijem ili drugi događaj;
  • pošaljite ruskom poštom, ako je događaj posebno važan, možete ga poslati vrijednim pismom s popisom privitaka, ali slanje se mora obaviti unaprijed, uzimajući u obzir vrijeme isporuke pisma pozvanom;
  • poslati e-poštom – vrlo jednostavno i prikladan način, ako je e-mail primatelja poznat, ovu metodu često koriste regruteri kada šalju pismo pozivajući ih na razgovor za posao.

Kako napisati pismeno pozivno pismo - uzorci dizajna

Kako bi ovaj dokument ispravno obavljao svoju funkciju, mora sadržavati dovoljnu količinu podataka. Informacije moraju biti tolikog opsega da adresat nema pitanja u vezi s planiranim događajem, mjestom i vremenom njegovog održavanja.

Kako bi adresa bila sigurna da mu je pozivnica poslana, morate navesti podatke o primatelju. Obično se ove informacije nalaze s desne strane gornji kut oblik slova u dativu. Ako se radi o organizaciji, napišite njezin naziv i sjedište, puno ime i položaj voditelja. Ako se radi o fizičkoj osobi, onda njegovo puno ime i adresu stanovanja.

Zatim navedite od koga je pismo poslano. Važno je navesti ne samo naziv organizacije ili puno ime inicijatora i pošiljatelja, već i podatke za kontakt, koji vam omogućuju da pitate autora pozivnog pisma ako imate pitanja u vezi s planiranim događajem.

Tekst pisma počinje apelom. Koristi se učtivi oblik. Ako ovo specijalna osoba, onda ga svakako navedite puno ime ili ime, patronim. Na primjer, "Draga Olga Vladimirovna!" ili "Dragi Aleksandre!" Žalba ovisi o vrsti događaja, stupnju poznanstva između inicijatora i primatelja. Ako te osobe nisu bliski poznanici, dovoljno je ograničiti se na neutralno “dragi”.

Kako pozvati na događaj

  • datum događaja - sastanak, konferencija, intervju, izložba, konferencija, službeni prijem, navedite ne samo datum, već i točno vrijeme;
  • mjesto – informacije u pismu trebaju biti dovoljne da pozvani nema pitanja o tome kamo ići. Važno je navesti ne samo adresu (ulicu, kuću), već i Dodatne informacije- kuda ići, gdje je ulaz, koji kat, koji ured, hodnik. Uz pismo je moguće priložiti i prometnu shemu. Po potrebi navode i vrstu prijevoza kojim se može doći do mjesta događaja. Odnosno, informacije trebaju biti što potpunije kako osoba pozvana na sudjelovanje u događaju ne bi lutala hodnicima u potrazi za mjestom održavanja događaja, ne gubila vrijeme ili kasnila. Netočne informacije u vezi s ovim detaljem predstavljaju nepoštivanje prema pozvanome; on će morati razjasniti kako točno doći do tamo i što voziti;
  • vrsta događaja, njegov naziv - također je važno u pozivnom pismu naznačiti koja vrsta događaja očekuje pozvanog; ako ima naziv, onda je napisan u točnom skladu;
  • izravno riječ "pozivamo", također navodi što točno pozvani treba učiniti na navedenom događaju - sudjelovati, gledati, promatrati, na primjer, možete pozvati da održite izvješće na konferenciji ili možete pozvati da gledate govore ostalih govornika na konferenciji;

Primjeri pozivnog pisma:

“Draga Anna Dmitrievna!

Pozivamo vas da sudjelujete u proslavi Dana narodnog jedinstva 4. studenog 2018. u restoranu Golden Alley u Novosibirsku, ul. Dekabristov 34, ulaz s kraja zgrade.”

“Dragi Danilo Mihajloviču!

Pozivamo vas da prisustvujete sveruskoj konferenciji „Promjene u računovodstvenom i poreznom zakonodavstvu u 2018.“, koja će se održati 22. studenog 2017. u maloj konferencijskoj dvorani Zheleznodorozhnik Palace of Culture, Ekaterinburg na adresi Ekaterinburg, st. Zheleznodorozhnaya 23 (glavni ulaz, 2. kat).”

  • sadržaj događaja - ako je riječ o konferenciji, uz pismo možete priložiti popis govornika koji će sudjelovati na njemu i teme govora; ako je ovo proslava nekog događaja, onda kratki program događaji". Ova informacija omogućit će primatelju da procijeni stupanj interesa za planirani događaj i pravilno se pripremi za njega;
  • javite nam ako planirate prisustvovati događaju. Ako želite saznati točnu želju primatelja da prisustvuje događaju, tada morate na kraju pozivnog pisma razjasniti hoće li osoba doći određenog dana na mjesto poziva. Trebate točno naznačiti kako želite poslati svoj odgovor - e-poštom, poštom, telefonskim pozivom ili na neki drugi način.

Ispunjeno pismo potpisuje primatelj uz naznaku datuma sastavljanja. Ako je potrebno, dovršeni dokument može se upakirati u lijepu omotnicu i poslati na odredište.

Važno je pobrinuti se da tekst sadrži podatke za kontakt za povratne informacije.

Uzorak pozivna pisma za izložbu:

Kako pozvati na razgovor

Kandidati za upražnjeno radno mjesto obično se pozivaju na razgovor telefonom ili e-poštom.