Potpuno se slažem. No, tema razgovora bio je opis procesa, a ne njihovo praćenje. Ipak, odgovorit ću koliko god je to moguće u okviru offline savjetovanja.
Naravno, potrebno je pratiti procese, inače sav naš rad ne vrijedi ni kune.
Za upravljanje ovim procesom potrebni su indikatori izlaza, ulaza i procesa. Za okomite unose također je poželjno imati indikatore. Za unos "Resursi" kvantitativni pokazatelji omogućuju vam izračun troškova i praćenje usklađenosti s pokazateljima kvalitete. I pokazatelji resursa i ograničenja koristit će se u periodičnim revizijama i samoprocjenama.

Ali je li potrebno pratiti svaki proces? Trebam li postaviti metriku za svaki proces? U koje procese ulagati?
Ne i opet ne. Potrebna je selektivnost. Prije svega, morate pratiti troškove i troškove prikupljanja podataka. I prije svega, nadgledajte prioritetne procese. Kako prepoznati prioritetne procese i kako odrediti koji procesi zahtijevaju poboljšanja, koji zahtijevaju reinženjering, a koji zahtijevaju samo povećanu pozornost? Pri odabiru procesa koji zahtijevaju ili poboljšanja, ili reinženjering, ili samo posebna pažnja morate poći od sljedećih kriterija:
1. Važnost procesa:
što je proces važniji, to ga pomnije trebate pratiti;
Važnost procesa određena je važnošću njegovih rezultata.
– Pokazatelji: i djelotvornost i učinkovitost.
2. Učinkovitost procesa je sposobnost procesa da ispuni ciljeve, mjereno zadovoljstvom korisnika procesom.
3. Učinkovitost procesa – troškovi i rokovi.
Kriterij odabira je određujuća vrijednost pokazatelja, au smislu važnosti najbolji sudac je po definiciji menadžment organizacije. Međutim, iako menadžment mora dati prioritet različitim područjima aktivnosti i kategorijama kupaca ili drugih zainteresiranih strana, unutar svake klase kupaca ili drugih zainteresiranih strana najbolji sudac o relativnoj važnosti onoga što dobivaju od organizacije su sami kupci ili druge zainteresirane strane. . Prema tome, po njima treba mjeriti stupanj važnosti.
! Podrazumijeva se odluka o konačnoj ocjeni rezultata, posebice odluka o relativnoj važnosti razne procese među ključnim procesima korporacije, mora biti prihvaćen od strane menadžmenta. U smislu metrike, sudac bi uvijek trebao biti korisnik rezultata procesa.
Potrošači su najbolji sudac o prikladnosti - i ukupnom zadovoljenju očekivanja - proizvoda i usluga koje primaju.
Ostali dionici (dioničari, menadžment, zaposlenici, Poslovni partneri, društvo ) također mogu bolje procijeniti kvalitetu onoga što primaju.! Određivanje relativne važnosti različitih kategorija kupaca i drugih zainteresiranih strana je stvar strategije i stoga odgovornost menadžmenta.
Kupci i drugi dionici tada bi trebali biti uključeni u određivanje relativne važnosti svakog elementa očekivane kvalitete. Budući da procesi postoje kako bi stvorili kvalitetu za kupce, prirodni sudac relativne vrijednosti onoga što procesi organizacije isporučuju je kupac:
– interni potrošač za pomoćne procese;
– vanjski potrošač za procese usmjerene na tržište;
– druge dionike za procese koji su im usmjereni.
Drugim riječima, potrošači i drugi dionici znaju čimbenike koji pokreću zadovoljstvo i kako ih odvagnuti.
! Najviše rukovodstvo donosi konačnu odluku o “potvrđivanju” rezultata procesa u kojem su kupci i drugi dionici utvrdili važnost (i nadopunjuje ga onim što je za njega relevantno).

Dijagram poslovnog procesa odražava njegovu bit i mehanizam djelovanja. Stvaranje dijagrama samo po sebi nije teško. Dovoljno je razumjeti na koja pitanja dijagram treba odgovoriti i pridržavati se algoritma stvaranja. Ako jedva čekate početi stvarati modele ili ne znate odakle početi, ovaj je članak za vas.

Želio bih vas podsjetiti da prije nego što počnete opisivati ​​poslovne procese, potrebno je. tvrtke - platforma s koje trebate krenuti.

Algoritam koji ovdje predstavljam bit će koristan onima koji tek planiraju opisati poslovne procese. Za one koje sam ja obučavao, članak će biti izvrstan pregled naučenog))))

Dijagram poslovnih procesa - upute za nestrpljive

1 – Postavite granice procesa

Svaki poslovni proces počinje i završava događajem. Prvo što treba učiniti je označiti početak i kraj događaja.

2 – Nacrtajte glavne blokove procesa

Rasporedite glavne blokove (podprocese, operacije) redoslijedom kojim se izvode.

Nemojte komplicirati dijagram u ovoj fazi. Prikažite blokove kao da proces savršeno teče.

3 – Dodajte vilice i druge događaje

Sada je vrijeme da stvari malo zakompliciramo. Dodajte glavne opcije za razvoj procesa i glavne međudogađaje. Dopuni dijagram operacijama koje nedostaju.

4 – Odredite uloge sudionika u procesu

U poslovnim procesima nema pozicija niti određenih zaposlenika. Umjesto toga, koncept koji se koristi je uloga. Jedan zaposlenik može obavljati više uloga. Mnogi zaposlenici mogu obavljati jednu ulogu. Položaj se sastoji od niza uloga.

Po potrebi dodajte operacije koje nedostaju.

5 – Stavite dokumente na dijagram

Dokument nije nužno službeni papir sa sedam potpisa. Sa stajališta upravljanja poslovnim procesima, dokument je informacija na bilo kojem informacijskom mediju. E-mail, izvješće, prezentacija, SMS – sve su to dokumenti.

Ponekad je potrebno prikazati poluproizvode. To su praznine, poluproizvodi ili jednostavno važni dijelovi rada koji se kreću iz jednog procesnog bloka u drugi. Dodajte ih u ovoj fazi. Iz nužde.

6 – Dodajte programe i baze podataka koje koristite

Proces bi trebao odražavati koje programe i baze podataka koristi.

7 – Organizirajte alate i materijale

Ako se u procesu koriste alati i/ili materijali, to također mora biti prikazano. Glavne točke mogu se naznačiti na dijagramu poslovnog procesa. Detaljan opis Bolje je dati u komentarima i posebnim odjeljcima opisa. Izvrsna opcija je izraditi dijagram koji je posebno usmjeren na korištenje alata i materijala. U takvoj shemi naglasak nije na tijeku rada, već na tome kako, u kojoj količini i koji materijali se koriste u poslovnom procesu.

8 – Definirajte pokazatelje uspješnosti u poslovnom procesu

Postavite na dijagram poslovnih procesa pokazatelje uspješnosti koji se na ovaj ili onaj način uzimaju u obzir u sustavu.

9 – Povežite dobiveni dijagram s drugim procesima

Svaki poslovni proces samo je dio većeg sustava. Svi procesi su međusobno povezani. U biti, komunikacija je nešto što proces razmjenjuje s drugim procesima. Imajte na umu da morate navesti procese s kojima je trenutni proces povezan i što oni razmjenjuju.

10 – Provjerite rezultirajući model poslovnog procesa

U principu, shema je spremna. Dijagram poslovnih procesa trebao bi odgovoriti na sljedeća pitanja:

• Gdje počinje i gdje završava poslovni proces?
• S kojim procesima je to povezano? Što se razmjenjuje?
• Koje se operacije izvode? kojim redom?
• Tko izvodi operacije u procesu?
• Koji se dokumenti koriste i pojavljuju u procesu? U kojim operacijama se ti dokumenti koriste/pojavljuju?
• Koji se alati, materijali, softver i baze podataka koriste u procesu iu kojim operacijama?
• Koji pokazatelji uspješnosti i gdje se točno bilježe u poslovnom procesu?

Dobro pripremljen dijagram trebao bi biti lako razumljiv i dovoljno informativan.
Dijagram poslovnog procesa trebao bi biti razumljiv "čovjeku s ulice".
Dijagram poslovnog procesa, u fazi opisa, trebao bi odražavati kako se proces odvija stvaran život.

Ovaj algoritam će vam omogućiti jednostavno i brzo opisivanje potrebnih poslovnih procesa. Zatim ću detaljno govoriti o opisu poslovnih procesa. Ostati u kontaktu.

Cilj svakog 6 Sigma projekta je poboljšati performanse bilo kojeg poslovnog procesa u organizaciji.

Prva stvar s kojom se susrećete tijekom 6 Sigma projekta je potreba za razumijevanjem poslovnog procesa. Što znači "razumjeti"? Shvatite kako funkcionira, koji su resursi potrebni za to, koji čimbenici utječu na kvalitetu rada. Da biste to učinili, sve prikupljene informacije o procesu moraju biti na neki način strukturirane. U tu svrhu koriste se sljedeći alati unutar 6 Sigma metodologije:

• SIPOC
• Dijagram toka procesa
• VSM (Mapa toka vrijednosti)

U ovom ćemo članku analizirati značajke korištenja prva dva alata.

SIPOC

Skraćenica SIPOC označava dobavljača, ulaza, procesa, izlaza, kupca. Već iz transkripta postaje jasno o čemu će se raspravljati: ovaj alat omogućuje ukratko opisivanje ključnih značajki procesa bez ulaženja u detalje. Neka vrsta "ptičje perspektive". Stoga je ovdje korisno započeti rad na opisu poslovnog procesa.

Dakle, trebate prikupiti informacije o svim resursima koje proces koristi i njihovim dobavljačima, navesti sekvencijalno i uvećano sve operacije procesa, kao i izlaze procesa i potrošače svakog od njih. Sve ove informacije moraju biti prikazane u sljedećoj tablici:

Primjer popunjavanja SIPOC tablice za proces “Prijem sirovina u skladište”:

Prilikom popunjavanja tablice morate obratiti pozornost na sljedeće točke:

• Bolje je početi ispunjavati tablicu iz srednjeg stupca - popis operacija koje čine proces. Razina detalja (koliko detaljno opisujete proces) je po vašem nahođenju, ali kada koristite ovaj određeni alat (SIPOC), ne preporučuje se dijeljenje procesa na premale operacije.
• Nakon identificiranja operacija, identificirajte ulaze procesa. Što može biti input: sama sirovina ili materijal koji će se transformirati tijekom procesa ili na kojem će se obavljati procesne operacije; pomoćni materijal i alat (reagensi, mjerna oprema, alati za obradu itd.); oprema; dokumenata ili informacija (usmeno ili u obliku zapisa u informacijskom sustavu).
• Općenito, ljudi koji sudjeluju u procesu (u našem primjeru - vozač automobila, skladištari, utovarivači) ne smatraju se resursom i nisu navedeni među inputima procesa. Oni su klasificirani kao "izvođači" i ne smatraju se SIPOC-om. Izuzetak su procesi rada s kadrovima (regrutacija, prilagodba, procjena kadra). U ovom slučaju inputi procesa bit će ljudi (kandidat za slobodno radno mjesto, novi zaposlenik, zaposlenik za certifikaciju itd.).
• Potpunost opisa ulaznih podataka ovisi o razini detalja procesa i ciljevima vašeg projekta. Primjerice, u opisanom slučaju inputi mogu uključivati ​​i vage za vaganje sirovina, instrumente za uzorkovanje i reagense za analizu sirovina, računalo s pristupom informacijskom sustavu tvrtke za unos podataka o ulaznim sirovinama. Ali u većini slučajeva takvi detalji nisu potrebni prilikom sastavljanja SIPOC tablice. Ako nema posebne potrebe za nekim detaljima za razumijevanje procesa u okviru ciljeva projekta, bolje ih je izostaviti.
• Dobavljači svih primljenih inputa mogu se jednostavno navesti u 1. stupcu tablice. U ovom slučaju broj dobavljača možda neće odgovarati broju ulaza (u našem primjeru postoje dva ulaza, ali samo 1 dobavljač). Ovo je klasična verzija stola. Ali ako želite, kako biste poboljšali percepciju, možete usporediti ulaze i njihove dobavljače, tj. Pored svakog unosa napišite njegovog dobavljača (kao u gornjem primjeru). Dobavljač može biti vanjska organizacija, odjeli ili zaposlenici tvrtke, Informacijski sustavi.
• Sada moramo istaknuti rezultate procesa. Rješenje može biti poluproizvod, Gotovi proizvodi, pakirani proizvodi, proizvodni otpad, dokumenti, informacije u obliku generiranih izvješća i sl. Komentari o razini detalja, koji ukazuju na ljude kao izlaze procesa, navedeni gore u vezi s inputima, također ostaju važeći i ovdje.
• Izlazni potrošači/kupci raspoređuju se na isti način kao i ulazni dobavljači. To su vanjske organizacije, odjeljenja i zaposlenici tvrtke, informacijski sustavi na koje se prenose izlazi. Napomena: u gornjem primjeru skladište je navedeno kao kupac sirovina. Čini se da je krajnji potrošač sirovina proizvodna radionica. Ali u fazi prijema sirovina u skladište, dok se ne puste u proizvodnju, sirovine su smještene i pohranjene u skladište, stoga je skladište označeno kao kupac. Isto tako, kada se opisuje proizvodni proces, netočno je navesti dobavljača sirovina vanjska organizacija, jer radionica dobiva sirovine iz skladišta, pa će skladište biti dobavljač sirovina za radionicu. Oni. Raspodjela dobavljača i potrošača ovisi o utvrđenim granicama procesa: što definirate kao početak, a što kao kraj.
• Opaska o broju dobavljača koji odgovara broju inputa vrijedi i za omjer outputi/kupci.
• Svi navedeni ulazi i izlazi moraju se odnositi na proces kao cjelinu i u njega dolaziti izvana (prenijeti izvana). Netočno je označavati međuoperacijske tokove kao ulaze/izlaze, tj. objekti koji se prenose iz jedne operacije u drugu unutar procesa. Na primjer, ako proces prvo uključuje brušenje ulaznog dijela, a zatim ga bojanje, tada ne možete odrediti brušeni, ali neobojeni dio kao ulaz/izlaz. Ulaz je nebrušen i nefarban dio, izlaz je brušen i lakiran dio.

Dijagram toka procesa

Dijagram toka je alat za više Detaljan opis poslovnog procesa nego SIPOC. Uz ulaze i izlaze, međuoperacijski tokovi procesa već su prikazani u dijagramu toka. Mogu se pojaviti i dodatne operacije - ako je potrebno, detaljnije odražavajte proces. Za izradu dijagrama toka morat ćete prikupiti dodatne informacije.

Notacije (pravila za pripremu) dijagrama toka mogu se malo razlikovati. Ispod je najčešća opcija.

Simboli korišteni u dijagramu toka procesa:

Simbol	Određeni koncept
	Početak i kraj procesa. Mogu se koristiti i ovalni i kružni.
	Pravokutnik s ravnim ili zaobljenim kutovima procesna je operacija.
	Diamond je operator grananja. Označavaju operacije tijekom kojih je potrebno napraviti izbor, nakon čega su moguća 2 scenarija daljnjeg tijeka procesa.
	Trokut – faza privremenog čekanja i skladištenja
	Strelica pokazuje smjer procesa. Može se koristiti i za označavanje međuoperacijskih tokova. U ovom slučaju, na strelicu se stavlja natpis - naziv objekta koji se prenosi iz jedne operacije u drugu.
	Paralelogram je oznaka za bilo koji objekt (materijalni ili informacijski).
	Pravokutnik s neravnom stranom predstavlja dokument ili informaciju.

Moguće je koristiti i druge simbole. Glavno je da svi sudionici projekta razumiju njihov sadržaj.

Dijagram toka može se pripremiti u Wordu i Excelu. Ovi programi imaju sve potrebni alati. Ali najprikladnije je crtati dijagrame toka u programu Microsoft Visio. Obično su koraci procesa raspoređeni okomito jedan ispod drugog. Lijevo su prikazani ulazi procesa (strelice ulaza su usmjerene prema onim operacijama gdje se ti objekti prvi put koriste), izlazi su prikazani desno (strelice su usmjerene od onih operacija gdje se ti objekti pojavljuju). Dobavljači i potrošači procesa obično se ne odražavaju u dijagramima toka.

Ispod su dvije opcije za dijagram toka procesa - pojednostavljena i detaljnija.

Pojednostavljeni dijagram toka procesa "Prijem sirovina u skladište":

Ovaj dijagram toka je još manje informativan od SIPOC tablice, iako je više vizualni. Stoga se često priprema njegova proširena verzija.

Detaljan dijagram toka procesa „Prijem sirovina u skladište”:

Dijagram toka već ima mogućnost prikazivanja izvođača procesa. Da biste to učinili, dijagramu se dodaju takozvane staze za plivanje (od engleskog Swimlane - "staza za plivanje", po analogiji sa stazama u bazenu). Blok dijagram je linijama podijeljen na dijelove iu svakom dijelu nalaze se operacije samo jednog izvođača. Položaj izvođača je naznačen na vrhu. U ovom slučaju blok dijagram ima sljedeći oblik.

Dijagram toka procesa "Prijem sirovina u skladište" sa stazama za plivanje:

Staze za plivanje mogu se postaviti na plahtu okomito (vidi primjer gore) i vodoravno.

Naravno, posljednja verzija dijagrama procesa je najinformativnija, ali njena priprema zahtijeva određene vještine i traje dosta vremena. veliki broj vrijeme. Za 6 Sigma projekte tako detaljan dijagram toka nije uvijek potreban.

Oleshko Victoria, poslovni trener, konzultant, Glavni urednik mjesto mjesto. Autor knjige “” i bloga “”. Želite li naučiti više o upravljanju znanjem? Pridružiti

Što su poslovni procesi? Primjeri će nam omogućiti bolje razumijevanje ove teme, pa ćemo ih aktivno koristiti.

opće informacije

Prvo, shvatimo što su poslovni procesi. Ovo je naziv dat ukupnom nizu određenih radnji usmjerenih na transformaciju resursa primljenih na ulazu u dovršeni proizvod koji ima vrijednost za potrošače na izlazu. Zahvaljujući ovoj definiciji, možete shvatiti da postoje poslovni procesi unutar svake organizacije. Nije važno jesu li formalizirani ili ne. Zapamtite: poslovne procese možete pronaći posvuda. Njihovi primjeri bit će navedeni kasnije u članku.

Pogledajmo primjer kućanstva. Postoji domaćica koja želi oprati suđe (poslovni proces). Ona povjerava ovaj zadatak perilica suđa. Na ulazu imamo prljavo suđe. Voda će se koristiti tijekom procesa, deterdžent i struja. I na kraju ćemo dobiti čisto posuđe. Poslovni procesi izgrađeni su prema sličnoj shemi. Primjeri koji će biti navedeni kasnije samo će potvrditi ove riječi.

Funkcionalni pristup

Budući da nas zanimaju (konkretni primjeri), nemojmo odgoditi njihovo razmatranje, već odmah prijeđimo na posao. Recimo da imamo tvrtku koja se bavi pitanjima upravljanja. Prema njemu, poduzeće je skup odjela. Štoviše, svaki od njih obavlja svoju specifičnu funkciju. Ali u takvim slučajevima, kada su pojedini odjeli usredotočeni na postizanje svojih pokazatelja, ukupna izvedba tvrtke često trpi.

Pogledajmo jedan tipičan konfliktni proces. Odjel prodaje zahtijeva povećanje maksimalnog mogućeg asortimana za povećanje prometa. U isto vrijeme, također žele osigurati da proizvod uvijek bude na zalihi. Dok odjel opskrbe planira kupnju uskog asortimana i velikih količina. Doista, u takvim slučajevima oni će raditi učinkovito, a njihov glavni pokazatelj će se povećati (točnije, cijena od dobavljača će pasti). Odnosno, postoji proces implementacije poslovanja na koji odjeli gledaju drugačije.

Procesni pristup

On na sve što se događa gleda kao na skup procesa. Postoje osnovni i pomoćni. Svaki proces ima svoj specifičan cilj, koji je podređen zadatku koji stoji pred cijelom tvrtkom. Osim toga, postoji vlasnik koji upravlja resursima i odgovoran je za izvršenje svega što je potrebno. Treba postojati i sustav kontrole kvalitete i ispravljanja grešaka. Nije potrebno spominjati da nijedan proces ne može napredovati bez resursa. A popis komponenti upotpunjuje sustav pokazatelja kojima se ocjenjuju poslovni procesi. Koji su primjeri za to, budući da je obećano da će ih biti? Sada pogledajmo jednu.

Zamislite kartu. U samom središtu je Podijeljen je na zasebne komponente. Popraćeni su procesima upravljanja i podrške koji osiguravaju da se sve izvršava prema potrebi. Ovo će biti procesni pristup. Kada je rad jednog elementa završen, njegov rad se prenosi na sljedeći.

Opis poslovnih procesa

Primjeri toga u opći pogled može se vidjeti u cijelom članku. Ali cjelovita dokumentacija često se po debljini može usporediti s malim knjigama (ili čak velikima ako se proučava rad divovske tvrtke).

(čiji su primjeri također navedeni ovdje) zahtijeva da sve operacije poduzeća budu što jasnije i transparentnije. To će omogućiti njihovu analizu na najbolji mogući način i identificiranje raznih problema prije nego što zakažu. Mora se imati na umu da je glavni zadatak opisa razumjeti interakciju različitih jedinica, pratiti što i kome prenose u svakoj fazi zadatka. Zahvaljujući tome, moguće je značajno pojednostaviti i smanjiti ovisnost stabilnosti poduzeća o nestabilnom ljudskom faktoru. Također, uz kompetentan pristup, i Ovako pomaže opis poslovnih procesa. Primjer takve optimizacije može pokazati menadžer gotovo svake uspješne tvrtke.

Redoslijed razvoja

razmotrimo praktični primjer poslovni proces u poduzeću. U početku se moramo pobrinuti za radni tim projekta. Formira se od zaposlenika poduzeća. Češće se pokaže da jedan radni tim nije dovoljan. Što se onda može učiniti? Da biste popunili nedostatak snage, možete privući privremenu grupu. Također ne smeta stvoriti opis kako proces funkcionira u određenom trenutku. Pritom treba nastojati utvrditi sve veze među radnjama, a ne bilježiti najsitnije detalje.

Kako biste izbjegli skretanje s puta, možete koristiti standardne kartice i oblicima procesa. Pri razvoju procesa preporuča se koristiti metodu uzastopnih aproksimacija. Drugim riječima, potrebno je ponavljati ciklus poboljšanja dok se ne postigne prihvatljiv rezultat.

Na što treba obratiti pozornost?

Trebali biste se usredotočiti na sljedeće odjeljke:

1. Standardni obrasci.
2. Karta.
3. Rute.
4. Matrice.
5. Dijagrami toka.
6. Opis zglobova.
7. Dodatni opisi.
8. Dokumentacija.
9. Detaljan opis.
10. Definicija indikatora i indikatora.
11. Propisi o izvršenju.

Najbolju ideju o potrebnim elementima može dati pravi primjer-reinženjering poslovnih procesa postojećeg poduzeća. Ali u takvim slučajevima morate biti spremni na činjenicu da ćete se morati upoznati s ogromnom količinom dokumentacije.

Recimo koju riječ o kartama

Dakle, već smo pogledali što su poslovni procesi i njihove primjere u stvarnom životu. Sada idemo kroz tehničku dokumentaciju, koja bi trebala biti ako trebamo točan i jasan opis. Dakle, u početku bih želio obratiti pozornost na mapu poslovnih procesa. To je grafički prikaz dizajniran kao blok dijagram. U tom slučaju potrebno je osigurati da svaki sudionik ima svoju zasebnu kolonu. U retke se upisuju vremenski intervali. Potpuno popunjena kartica omogućuje provjeru je li transakcija sinkronizirana.

Također možete pratiti protok informacija između različitih odjela tvrtke i kako. Da biste dobili najbolje rezultate, trebali biste postaviti nekoliko pitanja. Tko izvodi ovu operaciju? Zašto to treba učiniti? Što je ona? Kada treba izvesti operaciju? Gdje se provodi? Kada poboljšavate postojeće procese, trebali biste se također zapitati može li se poboljšati.

Matrice

Oni su nužni za isticanje najvažnijih poslovnih procesa unutar poduzeća. Tijekom njihove kompilacije uzimaju se u obzir međusobna povezanost svega što se događa, kao i stupanj međusobnog utjecaja.

Kada se analizira lanac procesa, lako je uočiti da se razmjena informacija kreće od gornjeg lijevog do donjeg desnog kuta. Naime, ovaj matematički oblik opisuje odnos između dobavljača i potrošača, prikazan u obliku pravokutnika. U svakoj ćeliji matrice naznačeni su svi potrebni zahtjevi za akciju koja je izvršena/jesu/će biti izvršena. Oni su svojevrsni dvodimenzionalni modeli uz pomoć kojih se može prosuditi što se radi i kako se radi te kojoj se svrsi teži. Poteškoća pri sastavljanju matrice ovdje je u tome što je za izračun s maksimalnom točnošću često potrebno koristiti značajnu količinu podataka. A to podrazumijeva prisutnost velikog broja podataka.U takvim slučajevima obično se koriste digitalne informacije, koje često još treba izračunati.

Često me pitaju - što čitati o poslovnim procesima?
Jedna od najboljih stranica na ruskom internetu je www.klubok.net. I sam sam “odrastao” na forumu i člancima na ovoj stranici. Mnogi članci ni sada nisu izgubili na važnosti. Preporučujem da počnete učiti s njim.

Ali ako govorimo o knjigama, mogu sa sigurnošću reći najbolja knjiga o poslovnim procesima je knjiga koju su napisali Repin i Eliferov: "Poslovni procesi poduzeća. Konstrukcija, analiza, regulacija."

Opis poslovnih procesa: težnja ka jednostavnosti.

U članku se raspravlja o problemima odabira oznake za opis procesa u svrhu naknadne regulacije. Uspoređuju se često korištene notacije Work Flow-a, kao što su: “Simple Flow Diagram” u MS Visio, “Procedure” u Business Studio, ARIS eEPC notacija i druge.

Pri usporedbi notacija, glavni fokus je na stvaranju dijagrama procesa koji su jednostavni i razumljivi zaposlenicima organizacije.

Za poslovne analitičare tvrtki, teze iznesene u članku ozbiljan su razlog za razmišljanje o tome koliko su učinkoviti razvojni pristupi koje koriste. grafičke sheme procesi organizacije.

Uvod

Jedan od najvažnijih ciljeva izrade grafičkih dijagrama procesa je njihova naknadna uporaba u regulatornim dokumentima organizacije. U pravilu, ove sheme koriste zaposlenici koji nisu obučeni za složene notacije, nemaju vještine analize sustava itd. Vrlo im je važna jednostavnost i jasnoća dijagrama. Složeni, zbunjujući dijagrami koji sadrže mnogo različitih simboli, ljudi ih slabo percipiraju, što im otežava praktičnu upotrebu. Stoga je iz praktičnih razloga važno pravilno odabrati i koristiti notaciju (metodologiju) za opisivanje procesa. Koje kriterije treba koristiti za odabir takvog zapisa? Kako međusobno usporediti različite notacije? Pogledajmo nekoliko popularnih oznaka i pokušajmo odgovoriti na ova pitanja.

Usporedba notacija

Za usporedbu, odabrane su sljedeće oznake opisa procesa:

1. „Jednostavan dijagram toka” (prikaz kretanja dokumenata, pomoću bloka „Rješenje”);
2. “Jednostavan blok dijagram” (bez prikaza kretanja dokumenata, bez korištenja blokova “Rješenje”);
3. "Procedura" Business Studio sustava (jedan od moguće opcije reprezentacija);
4. ARIS eEPC.

Kao test slučaj odabran je jednostavan i intuitivan proces. Rezultati opisa ovog procesa prikazani su na sl. 1-4.

Riža. 1. Dijagram procesa u notaciji "Jednostavan dijagram toka" u MS Visio (s kretanjem dokumenata, korištenjem bloka "Odluka").

U dijagramu sl. 1. Redoslijed procesnih operacija tijekom vremena prikazan je debelim strelicama, a kretanje dokumenata prikazano je tankim točkastim strelicama. Blokovi rješenja koriste se na klasičan način. Prikazuju informacije (pitanja) o kojima “ovisi” daljnji tijek procesa. Ovaj pristup korištenju "dijamanata" je vrlo čest. No zapravo bi cjelokupna logika donošenja odluka i formiranja određenih izlaza (dokumenata) trebala biti sadržana unutar operacija procesa. Ako razmislite o tome, vrijednost (značenje) crtanja ovih "dijamanata" nije očita. Kakvi su to objekti: procesne operacije, događaji? Čini se da nije ni jedno ni drugo. To su prije operatori za donošenje odluke na temelju nekog uvjeta. Ali mi razvijamo dijagram procesa za ljude, a ne pišemo računalni program na posebnom jeziku. U kompjuterski program"dijamant" bi bila potpuna operacija za usporedbu uvjeta itd. Ali dijagram procesa mora prikazati stvarne objekte - procese koje izvode ljudi, dokumente, informacijske sustave itd. Razmislite o tome: je li ispravno prikazati "dijamante" odvojeno od procesa na dijagramu? Umjesto toga možete:

a) opisati logiku odlučivanja u obliku niza operacija na dijagramu procesa koji se razmatra;
b) opisati logiku u obliku dijagrama koraka odgovarajućeg podprocesa, prelazeći na nižu razinu;
c) opisati logiku u tekstu (u tekstualnim atributima operacije) i naknadno je prikazati u pravilima o izvođenju procesa.

Formulirajmo "prednosti" i "protiv" metode korištenja "dijamanata" o kojima smo raspravljali gore (slika 1).

"Jednostavan dijagram toka" u MS Visio (s kretanjem dokumenta, korištenjem bloka "Rješenje")
"Profesionalci"	"Minusi"
Vizualni prikaz "logike" odabira određenih izlaza procesa. Usmjeravanje pozornosti izvođača na točku odluke/grananje procesa ovisno o uvjetima.	Premještanje logike odlučivanja “izvan” operacije procesa (netočno sa stajališta formalne dekompozicije procesa). Nezgodno je dokumentirati proces (morate duplicirati "dijamante" s tekstom kada stvarate tekstualni opis operacije). Procesni dijagram postaje informacijski preopterećen. "Dijamanti" se često koriste previše formalno, bez stvarne potrebe.

Na sl. 2. prikazuje primjer istog procesa, samo opisan bez upotrebe blokova i dokumenata "Rješenje". Lako je provjeriti da ovaj dijagram ima 24 grafička elementa manje od dijagrama na sl. 1. Shema Sl. 2. izgleda mnogo jednostavnije. Grafički elementi ne zasljepljuju oči, a sa stajališta informativnog sadržaja ovaj je dijagram sasvim razumljiv i pristupačan krajnjem korisniku. Ako za svaku procesnu operaciju tekstualno opišete zahtjeve za njezinu implementaciju, onda kombiniranjem tabelarnih i grafičkih prezentacijskih formi možete sasvim adekvatno opisati proceduru izvođenja procesa za zaposlenike tvrtke.

Riža. 2. Dijagram procesa u notaciji “Simple flowchart” u MS Visio (bez kretanja dokumenta, bez korištenja bloka “Decision”).

“Prednosti” i “protiv” grafičkog prikaza procesa u obliku prikazanom na sl. 2. prikazani su u nastavku.

Općenito, korištenje dijagrama u formatu sličnom onima prikazanim na Sl. 2 pogodan je i za programere i za zaposlenike koji rade na ovim shemama.

Na sl. 3. Prikazan je dijagram procesa, formiran u notaciji “Procedura” okruženja za modeliranje Business Studio. Shema ima nekoliko značajki. Prvo, blokovi "Odluka" ne koriste se na standardan način - ne kao grafički element za prikaz pitanja i grananja, već kao punopravna procesna operacija povezana s donošenjem odluka. U Business Studiou, "dijamant" ima gotovo sve atribute potpunog procesa, ali se ne može rastaviti (možda će programeri sustava to omogućiti s vremenom). Korištenje "dijamanta" (umjesto četverokuta) čini dijagram vizualnijim. Istodobno, možete unijeti bilo koje tekstualne informacije u atribute "dijamanta": opis, početak, završetak, uvjeti roka itd.

Druga značajka dijagrama procesa prikazanog na Sl. 3., je uporaba strelica. Za prikaz slijeda operacija možete upotrijebiti strelicu s jednim vrhom - strelicu "prednosti". Možete koristiti dvosmjernu strelicu za prikaz kretanja dokumenta. Ali u Business Studio-u možete koristiti samo jednu vrstu strelica - strelice "prednosti". U ovom slučaju možete se vezati za imenovane strelice potreban iznos dokumenti koji su definirani u imeniku objekata aktivnosti. Ovaj pristup omogućuje:

• značajno smanjiti broj grafičkih elemenata u dijagramu procesa, a istovremeno:
• prikazati potrebne informacije o ulaznim i izlaznim dokumentima u procesnom pravilniku.

Dakle, bez zatrpavanja dijagrama nepotrebnim elementima, ipak možemo u potpunosti opisati proces i unijeti sve potrebne informacije u propise.

“Prednosti” i “protiv” grafičkog prikaza procesa u obliku prikazanom na sl. 3. prikazani su u nastavku.

Riža. 3. "Procedura" sustava Business Studio (opcija s netradicionalnom upotrebom blokova "Rješenje").

Kada koristite Business Studio, notacija Procedure može se koristiti na malo drugačije načine. Autor članka sklon je pristupu prikazanom na Sl. 3.

Na sl. Slika 4 prikazuje dijagram procesa koji se razmatra, razvijen u ARIS eEPC notaciji. Imajte na umu da neke procesne operacije nisu stale na dijagram. Ovaj djelomični dijagram jednostavnog procesa, napisan u ARIS eEPC notaciji, sadrži četiri logičke izjave i osam događaja! Osoba koja čita dijagram mora biti u stanju ispravno protumačiti sve ove logičke operatore. Bez Posebna edukacija i imajući neke vještine u čitanju takvih dijagrama, obični zaposlenik vjerojatno neće moći razumjeti logiku dotičnog procesa bez detaljnog opisa teksta ili pomoći kvalificiranog poslovnog analitičara.

Imajte na umu da dijagram procesa u notaciji ARIS eEPC zauzima značajno mjesto više mjesta od dijagrama prikazanih na sl. 1-3. Složenost formiranja takve sheme također je znatno veća.

Dijagram procesa u ARIS eEPC notaciji (izgrađen u Business Studio)
"Profesionalci"	"Minusi"
Prilikom formiranja dijagrama održava se stroga, formalna logika procesa. Svi događaji koji se događaju tijekom procesa jasno su definirani.	Poteškoće percepcije. Značajna složenost formiranja sheme. Osoblje mora imati posebne vještine i iskustvo u tumačenju takvih dijagrama. Redundantnost informacija. Zauzima previše prostora, što je nezgodno za dokumentaciju.

Općenito, ako nećete kupiti SAP R/3, onda odabir i korištenje ARIS eEPC notacije nije, sa stajališta autora članka, optimalno rješenje. Vrijedno je obratiti pozornost na notacije za opisivanje procesa koje su više vizualne i intuitivne za izvođače. Međutim, nekima se ARIS eEPC zapis može činiti vizualnijim i razumljivijim. U određenoj mjeri to je stvar ukusa.

Riža. 4. Dijagram procesa u ARIS eEPC notaciji (izgrađen u Business Studiju).

Opis procesa za potrebe naknadne automatizacije

Zanimljivo je pogledati dotični dijagram procesa ako je opisan u notaciji BPMN 2.0. Ova notacija je namijenjena za opisivanje "izvršnih" procesa, tj. procesa podržanih BPM sustavom.

Vaše mišljenje o korištenju BPMN 2.0. dionice A.A. Belaychuk - direktor tvrtke Tvrtka "Business Console":

Na sl. Slika 5 prikazuje isti proces u BPMN notaciji. Kao što vidimo, ova je slika slična slici 1: u BPMN notaciji zadaci su prikazani kao pravokutnici, vilice kao dijamanti, a podaci kao ikona slična dokumentu. Kontrolni tokovi su pune linije, tokovi podataka su točkasti. Treba uzeti u obzir da ovaj dijagram koristi samo mali dio BPMN notacije: samo jedna vrsta vilice od 5 dostupnih u paleti, jedna vrsta zadatka od 8. Uz širu paletu, ova notacija je odlikuje se sposobnošću modeliranja ne samo izoliranog tijeka rada, već i nekoliko procesa koji međusobno djeluju putem poruka ili podataka. Osim toga, ova je notacija stroža: definira ne samo ikone, već i pravila po kojima se one mogu međusobno kombinirati. Potreba za takvim pravilima diktirana je činjenicom da je BPMN notacija usmjerena ne samo na činjenicu da će je ljudi pročitati, već i na izravno izvršenje posebnim softver- “motor” BPM sustava. U isto vrijeme, kao što je prikazano ovaj primjer, kada se koristi ograničeni podskup BPMN palete, ispada da nije ništa kompliciraniji od konvencionalnog dijagrama toka. Pa, za one koji žele profesionalno svladati BPMN, preporučujemo specijaliziranu obuku www.bpmntraining.ru.

Riža. 5. Dijagram procesa u notaciji BPMN 2.0.

Životna praksa

Na sl. Slika 6 prikazuje fragment dijagrama procesa koji su razvili poslovni analitičari vrlo specifične tvrtke u notaciji koju su izmislili. Dijagram je izgrađen korištenjem načela "Jednostavnog dijagrama toka" - blok "Rješenje" se koristi u njegovom klasična verzija. Osim toga, dijagram prikazuje mnoge druge simbole koji se koriste na nestandardan način.

Prilikom formiranja dijagrama na Sl. 6, poslovni analitičari su se očito "borili" za jasnoću i maksimalnu razumljivost prosječnom korisniku. Nastojali su minimizirati ili čak eliminirati tekstualne komentare na dijagramima procesa. Izvođači su jednostavno ispisani dijagramom formata A3, nakon čijeg čitanja je sve odmah postalo jasno: što učiniti, kako, koje dokumente koristiti itd.

Shema koja se razmatra nije, naravno, primjer jednostavnosti i jasnoće. No, formiran je kako bi prenio maksimalno korisne informacije onima koji su uključeni u proces.

zaključke

Dakle, očito je da pri opisivanju procesa treba težiti jednostavnosti i jasnoći za zaposlenike.
Korištenje složenih, formaliziranih notacija pri opisivanju procesa dovodi do:

• poteškoće u korištenju (tumačenju) dijagrama od strane običnih zaposlenika;
• nemogućnost (teškoće) organiziranja rada za opisivanje procesa od strane zaposlenika odjela koji nisu prošli posebnu obuku;
• značajno povećanje troškova rada poslovnih analitičara za formiranje shema;
• dodatne poteškoće pri dokumentiranju sklopova (veliki volumen, itd.);

Stoga ne biste trebali pretrpavati dijagram procesa raznim grafičkim elementima. Ali ako ih koristite, bolje je da nose korisna informacija za zaposlenike, a ne samo kao posljedica formalne primjene notacija modeliranja.

V.V. Repin, dr. sc., izvanredni profesor, izvršni direktor BPM Consulting Group LLC, voditelj. Odjel za upravljanje poslovnim procesima Nacionalne obrazovne ustanove visokog stručnog obrazovanja “IEF “Synergy”, osnivač portala www.FineXpert.ru

Upravo ove jednostavna načela To je ono što pokušavam prenijeti poslovnim menadžerima koji, očarani lijepim prezentacijama softverskih proizvoda, često zaborave da je jednostavna lista za provjeru često bolja od 10 stranica propisa.