Učinkovitost dnevnog planiranja sastanaka. Utjecaj sastanka na rad

Većina menadžera prodaje zna dobro komunicirati i prodavati, ali, nažalost, stabilnost, praćenje plana rada, analiza i analiza uloženog truda nisu njihovi jaka točka. Ako upravitelj ima puno narudžbi ovaj mjesec, on se neizbježno opušta: počinje slati manje hladnih poziva i prestaje raditi s "usnulim" klijentima.

Na planskim sastancima voditelj odjela prodaje može uočiti nastajanje pada u radu menadžera i skrenuti pozornost zaposleniku da je njegovo bježanje od posla uočeno i stavljeno pod kontrolu. Naravno, menadžeri će se na sve moguće načine opirati sudjelovanju na sastanku planiranja, pozivajući se na činjenicu da apsolutno nemaju vremena, a upravo sada posao gori. Morate shvatiti da je menadžer taj koji provodi funkciju kroz sastanke za planiranje administrativno upravljanje te organizira sustavan rad tima, bez recesija i poslova na brzinu.

Kako organizirati i provesti planski sastanak na najučinkovitiji način?

Vrijeme

Sastanci planiranja trebali bi se održavati ujutro. Ako radni dan započne planskim sastankom, menadžeri više neće kasniti na posao, osim toga, planski sastanak će dati naplatu za rad tijekom dana.

Izvještavanje

Menadžeri trebaju donijeti svoja izvješća za prethodni dan na sastanak za planiranje: dnevnik poziva i sastanaka te izvješće o prodaji. Prvi dokument pokazuje kako je upravitelj koristio radno vrijeme, drugo - kakve je rezultate postigao. Često, čak iu fazi pripreme za planski sastanak, menadžeru postaje očito da je svoje napore potrošio u pogrešnom smjeru, a učinkovitost njegova rada mogla je biti veća. Drugi dokument koji voditelj priprema za planski sastanak je popis planiranih poziva i sastanaka. To je važno! Prvo, spremna lista označava da upravitelj može započeti s radom odmah nakon završetka sastanka za planiranje, a drugo, upravitelj može prilagoditi ovaj popis i istaknuti prioritete.

Propisi

S jedne strane, sastanak za planiranje ne bi se trebao pretvoriti u višesatni sastanak, s druge strane, formalni sastanak od pet minuta također neće donijeti rezultate. Na pravilna organizacija Sasvim je moguće to učiniti za pola sata. Na početku planskog sastanka voditelj provjerava izvješća zaposlenika, a ako se plan ne ispuni (putem poziva, sastanaka ili prodaje), utvrđuje razlog: greška, nemar ili objektivne okolnosti. Rad svakog zaposlenika se objektivno ocjenjuje. To može biti jednostavna verbalna primjedba ili pohvala, glavna stvar je da menadžeri prodaje osjećaju stalnu kontrolu od strane menadžera - u ovom slučaju počinju raditi puno bolje.

Organizirajte i provedite sastanak za planiranje što je učinkovitije moguće.

Pronaći rješenje problema iznesenog za raspravu ili odrediti smjer razvoja situacije u konstruktivnom smjeru.

Zanimljivo je održati sastanak planiranja tako da sudionici nemaju vremena za zijevanje i da se ne osjećaju kao da su izgubili vrijeme.

Plan akcije

1. Upoznajte se s predloženim načinom organiziranja planskog sastanka.

2. Pripremite se, pripremite se potrebne materijale i pozvati sudionike.

3. Održite sastanak za planiranje.

4. Sažmite rezultate planskog sastanka i upoznajte sve sudionike s njima.

Kako organizirati sastanak za planiranje

Prvi, ono što je potrebno za održavanje sastanka za planiranje je pitanje ili tema sastanka za planiranje. Koji radni zadatakželiš odlučiti? Kakav će pozitivan učinak za rad organizacije imati sastanak za planiranje. Unaprijed upoznajte sudionike sastanka za planiranje s ovim problemom. Na taj ćete način uštedjeti vrijeme tijekom sastanka za planiranje, a sudionici rasprave možda će već doći zanimljive ideje u vezi s vašim pitanjem.

Drugi– to su ljudi koji će sudjelovati na sastanku planiranja. Stručnjaci kojeg profila i koja razina menadžera, odnosno koji djelatnici linije su vam potrebni da biste pronašli odgovor na postavljeno pitanje?

Treći– mjesto održavanja sastanka za planiranje. Važno je da je ovo posebna soba ili čak posebna soba za sastanke. Tamo gdje će biti dovoljno mjesta za sve, vanjski ljudi (zaposlenici koji ne sudjeluju na sastanku planiranja) neće vas moći ometati i telefoni neće zvoniti.

Četvrta– vrijeme održavanja sastanka za planiranje. Poželjno je da bude prikladno za sve sudionike ili trajno. Na primjer, dnevni sastanci za planiranje održavaju se svaki dan točno u 8:30. U svakom slučaju, pri odabiru vremena za planski sastanak morat ćete se usredotočiti na njegove najvažnije sudionike. I propisati ga unaprijed, nekoliko sati, ili točnije, dana.

Peti– pravila za planski sastanak. Važno je ne samo započeti sastanak planiranja na vrijeme, već ga i završiti na vrijeme. Unaprijed odredite redoslijed kojim će se pitanja raspravljati i vrijeme dodijeljeno svakom sudioniku. Ograničite ga, tako će izvješća biti sažetija i što informativnija. Na primjer, jedan govor ne traje više od 10 minuta.

Šesti- improvizirani materijali. Potreban minimum Ovo su olovke i papir za sve sudionike. Pobrinite se za to sami, unaprijed, kako ne biste morali gubiti vrijeme na rasprave tražeći što i o čemu pisati. Možda će vam također trebati: flip chart, projektor, platno, laptop, printer. Sva oprema mora biti pripremljena i testirana unaprijed.

Sedmi– voditelj planskog sastanka ili tajnik koji će bilježiti tijek i rezultate rasprave o vašem pitanju.

Formati planiranja sastanaka

1. Sažetak, informativni sastanak za planiranje.

Takvi sastanci za planiranje mogu se održavati jednom tjedno na početku tjedna za voditelje svih odjela vaše organizacije.

Zašto su takvi sastanci za planiranje potrebni?

2. Sastanak za planiranje - raspodjela tekućih zadataka.

Obično se održava na početku svakog radnog dana. Format je očit - voditelj izdaje zadatke za dan svojim podređenima. Također nema potrebe razvlačiti vrijeme - svi su dobili zadatak i otišli ga izvršiti.

3. Planiranje sastanka za raspravu o postavljenom pitanju.

Unaprijed formulirate svoje pitanje koje je formulirano za vas samog života i trenutne situacije na vašem tržištu. Izrazite svrhu sastanka za planiranje i pošaljite ovu informaciju sudionicima. Zamolite ih da se pripreme (ako je potrebno) za ovo pitanje. Unaprijed odredite pravila i tajnika planskog sastanka. Rezultati sastanka za planiranje šalju se svim sudionicima. Vrijeme za takav sastanak planiranja nije duže od dva sata. Ali postoje situacije kada je potrebno više vremena. U tom slučaju planirajte organizirane pauze od 15-20 minuta za čaj i samo opuštanje. (Pripremite i čaj i slatkiše unaprijed!)

4. Sastanak kreativnog planiranja.

Zahtjevi za rad u coachingu
1) Razvoj resursa kreativnosti za rast (samorazvoj, profesionalni rast, Poslovni razvoj)
2) Rješavanje unutarnjih sukoba, prevladavanje kriza korištenjem resursa kreativnosti

Sada nabrojimo korake potrebne za održavanje kvalitetnog sastanka za planiranje.
Prije planskog sastanka voditelj imenuje osobu (tajnicu) koja će zabilježiti planove sudionika. I on ga informira o novostima, daje mu ovaj članak da pročita kako bi tajnik razumio sve nijanse vođenja planskih sastanaka. Ostali sudionici sastanka za planiranje NE trebaju čitati ovaj članak. Tajnik pravi tablicu u koju upisuje sve sudionike planskog sastanka:
Br., Slika, Prezime, Ime, Tel., E-mail, radno mjesto, Zadatak za sljedeći tjedan i rokovi, Zadatak za prošli tjedan, Bilješke: Bilješke o prisutnosti na sastanku za planiranje, dovršetak zadataka prošlog tjedna, itd.

Tajnica bi trebala tonski snimiti planski sastanak i transkribirati razgovor nakon sastanka kako bi se uhvatilo sve što su ljudi planirali, kako bi zatim te podatke poslala onima koji bi tu aktivnost trebali provoditi.

Zatim na planskom sastanku voditelj najavljuje početak planskog sastanka, pozdravlja okupljene, upoznaje sudionike međusobno (ako ima novih sudionika planskog sastanka) i izgovara dugoročne ciljeve tvrtke, kratkoročne , za razdoblje do sljedećeg planskog sastanka:

Započnimo naš sastanak za planiranje. pozdravljam sve! Naši globalni ciljevi: postati broj 1 u našoj industriji, za to nam je potrebna statistika razvoja koja je viša od statistike naših konkurenata. Cilj nam je do kraja godine otvoriti još 200 restorana. Naš cilj za tjedan je prodati 30 franšiza. Sada ću predstaviti našu tajnicu: ovo je Anna Ivanova. Ovo je vrlo korisna osoba za sve nas, ona će zabilježiti stvari koje planiramo raditi na planskom sastanku kako ih ne bismo zaboravili i poslat će nam transkript planskog sastanka e-poštom. Anna, ovo je Vladimir Petrov, voditelj odjela nabave. Ovo je Yulia Sidorova, voditeljica HR službe. Ovo je Marija Ivanovna, šefica računovodstva. itd.

Potom voditelj upozorava da je tijekom govora potrebno reći prezime, ime i položaj, radi transkripta, kako bi drugi, čitajući, mogli razumjeti tko govori.
- Tijekom planskog sastanka, kako bismo onda mogli zgodno pročitati transkript koji će nam Anna poslati, prije nego što uzmete riječ, molim vas da kažete svoje prezime i ime, te iznesete svoj stav.

Zatim nadzirite poštivanje ovog pravila. Na primjer, netko kaže:
- Mislim da ovo ne možemo.
Vođa ga prekida i ljubazno kaže:
- Molimo vas da se predstavite i navedete svoju poziciju.
- Voditelj odjela nabave Vladimir Petrov. Pa mislim da ovo nećemo moći kupiti ovaj tjedan, jer treba raspisati natječaj, a to će trajati 2 tjedna.

U ovom trenutku tajnik bi trebao razmišljati u sadašnjem vremenu, trebao bi moći koncentrirati pozornost na ono što se događa, zapamtiti i bilježiti tko kaže ovu ili onu frazu, na primjer, ako je upravitelj zaboravio zatražiti da se predstavi. Zatim rekonstruira podatke pomoću zvuka, napravi transkript i pošalje ga sudionicima. Ocrtava što bi svatko trebao raditi i šalje osobne zadatke. Zatim zove ljude i podsjeća ih da je poslala zadatke koje treba izvršiti e-poštom i osigurava da je njezino pismo primljeno.

Zatim voditelj redom daje riječ svakom sudioniku planskog sastanka, tako da svaki iznese ŠTO je TOČNO učinjeno od zadnjeg planskog sastanka, koji su konkretni rezultati postignuti, a ne što je napravio, ili zašto nešto nije vježbajte za njega. Voditelj pažljivo prati da sudionici ne zamagljuju konkretne rezultate svojih aktivnosti. Na primjer, Vladimir Petrov kaže:
- Ovaj sam tjedan pripremio dokumentaciju za natječaj.
Nadglednik:
- što je točno učinjeno?
- Pripremio sam zahtjeve od 25 točaka za ponuditelja i dogovorio s financijskom službom iznos po kojem bi nam se isplatilo kupiti tu opremu. itd...

Voditelj zatim pita govornika što planira učiniti općenito i što planira učiniti prije sljedećeg sastanka. Pita o vremenu svakog zadatka i o tome što mu je potrebno za uspješno izvršenje zadatka. Također, voditelj planskog sastanka osigurava da planovi sudionika odgovaraju zajedničkom cilju. Prije govora možete pripremiti tablicu s osam stupaca u koje voditelj stavlja oznake u obliku znakova "+" i "-": Prezime Ime, prisutnost na sastanku za planiranje, dugoročni plan, rok , tjedni plan, krajnji rok, usklađenost s općim ciljem, bilješke (zabilježiti što podređeni treba da izvrši zadatak i druge ocjene)
Nadglednik:
- Vladimire, reci nam o svojim trenutnim zadacima i planovima.
- Raspisat ću natječaj kako bih nabavio potrebnu opremu 10-20 posto jeftinije.
- Koliko vam treba vremena da provedete ovaj natječaj?
- Trebat će mi 2 tjedna da provedem natječaj.
- Dobro, što planiraš raditi ovaj tjedan prije sljedećeg sastanka za planiranje?
- Tvrtkama za nabavu opreme trebam poslati zahtjeve za sudjelovanje na natječaju.
- Koliko tvrtki planirate poslati ove zahtjeve?
- Pa mislim da ima 10 firmi.
- Dobro. Imate li još nešto za dodati, planirate li još nešto raditi ovaj tjedan? (ili se ograničite na riječi: "Je li to sve?", "Jesi li završio?", "Imaš li još nešto za dodati?")

Zatim voditelj zahvaljuje prethodnom sudioniku i predaje riječ sljedećem. I djeluje po istoj shemi, s jedinim ciljem da iz ljudi izvuče SPECIFIČNOST.
Što su radili prošli tjedan?
Što točno planiraju raditi u nadolazećem tjednu?
Potrebne su nam konkretne BROJKE i ROKOVI kako bismo na sljedećem planskom sastanku jasno vidjeli je li osoba izvršila zadatak koji si je zadala.
A u slučaju nepoštivanja, ni pod kojim okolnostima ne slušajte isprike, samo trebate pitati:
- Anna, što je odjel za nabavu planirao učiniti ovaj tjedan?
- Poslati zahtjeve deset tvrtki za sudjelovanje na natječaju.
- Napravljeno?
- Ne.
- Koliko će ti trebati da ovo završiš?
- Još tjedan dana.
- Dobro.

A ako osoba baca „sjenu na ogradu“, izmiče, ne govori detaljno što je radila prošli tjedan, ne dajemo mu priliku da iznese planove za idući tjedan, jer još nije ostvario ono što je zacrtao za sebe ovaj tjedan voditelj jednostavno kaže:
- To je jasno. Planirani zadaci odjela nabave nisu izvršeni. Da ne gubimo vrijeme i prijeđimo na HR službu. Dajem riječ Juliji Sidorovoj.
- Yulia Sidorova, voditeljica odjela za ljudske resurse. Ovaj tjedan intervjuirali smo 150 kandidata za poziciju voditelja prodaje, od kojih je 15 uspjelo uvjetna kazna, …

Tako se provodi planski sastanak i prati provedba zadataka.

Do čega dovodi nedostatak dosljednosti u vođenju planskih sastanaka?
Ljudi se obeshrabre, shvate da ne mogu ništa učiniti, mogu “progovoriti zubima” i nitko neće otkriti njihov nerad.

Dakle, naš zadatak je da svi sudionici planskog sastanka jasno vide one koji djeluju, i jasno vide one koji ne rade. I neradnim zaposlenicima postaje jako neugodno, ili se ispravljaju i uključuju u posao, ili sami napuštaju tim, jer ljudi ne mogu biti na mjestu gdje im nije ugodno, a može im biti ugodno samo ako daju rezultate , ili mogu sakriti njihovu neučinkovitost. Stoga je rezultate ili nedostatke potrebno stalno iznositi na vidjelo.
Nagrađujte zaposlenike za rezultate, za dobru statistiku, ali ne i za riječi. Javno potaknite ljude - ojačajte predane, LOJALNE zaposlenike, razvijajte ih, obučavajte i dajte im više ovlasti. Pronađite produktivnije ljude i učinite svoje ljude produktivnijima. Držite emocionalnu pozadinu u timu na pozitivnoj razini, a produktivnost se značajno povećava.

Planerka je izvedenica od engleskog plan, krać radni sastanak, posvećen napretku planiranog plana. Prema svojoj tipologiji, svi planski sastanci mogu se podijeliti u kategorije prema tri kriterija - specifični, privremeni i kvantitativni.

Prema specifičnom kriteriju, svi planski sastanci dijele se na izvještajne (kratki sastanci na kojima menadžeri izvješćuju o tijeku relevantnih zadataka), diskusijske (brifingi na temu mogućih promjena na odabranom putu za postizanje određenog cilja) i motivacijske. (sastanci na kojima se raspoređuju zadaci i definiraju uloge u procesu rada na pitanju ili zadatku).

Prema vremenskom kriteriju, planski sastanak može biti dnevni, tjedni, mjesečni proces.

Prema kvantitativnom kriteriju, planski sastanak može biti ili masovni (za sve zaposlenike) ili zatvoren (za zasebnu inicijativnu skupinu, menadžere, upravni odbor tvrtke.)

Zašto održati sastanak za planiranje?

Ako ovaj proces organizirate kao dobra tradicija prije početka radnog dana, to će pomoći u discipliniranju tima (smanjiti broj jutarnjih kašnjenja), jasnije ocrtati ciljeve i ciljeve za zaposlenike (uostalom, kao što znate, racionalan plan za dan je mnogo učinkovitiji nego plan za šest mjeseci), pružit će priliku vidjeti pravi rezultati raditi jasnije (u slučaju da izvješćivanje tima menadžeru i menadžera timu postane obvezni elementi sastanci za planiranje). Osim gore navedenih prednosti, dobro organiziran jutarnji sastanak može ohrabriti zaposlenike, povećati produktivnost i stimulirati učinkovit rad tijekom dana. Ovaj psihološki aspekt, naravno, igra važnu ulogu u uspostavljanju pozitivnih odnosa između zaposlenika i poslodavca, a pridonosi i jedinstvu tima.

Zašto mnogi ljudi planiranje sastanaka smatraju reliktom prošlosti?

Prvo, većina ljudi samu pojavu ovog procesa pripisuje onim vremenima kada nikada nisu čuli za telefon, niti su imali pojma što su Internet i multimedijske tehnologije. Ispostavilo se da su upravo ti planski sastanci jedini način da se osobno nađete i porazgovarate o važnim radnim temama. Zbog nedostatka operativnih sredstava komunikacije nakupilo se jako puno pitanja, a takva akcija je oduzimala dosta vremena (u prosjeku tri do četiri sata). Tim povodom je jedan poznati američki ekonomist jednom primijetio: “Ako se u vašoj tvrtki održavaju planski sastanci, onda ste na dobrom putu. Ostaje samo otpustiti sve one koji idu tamo i ostaviti sve one koji rade u ovo vrijeme.”

Drugo, većina uredskih radnika ima negativan stav prema planiranju sastanaka upravo zato što se tome posvećuje oko 20% vremena, a, kako mnogi od njih primjećuju, govor šefa traje u prosjeku pola vremena predviđenog za ovaj proces.

Treće, ako se planski sastanci u tvrtki održavaju svaki dan, uskoro će se to definitivno pretvoriti u neku vrstu formalnosti. Uostalom, većina zadataka koje si uspješan poslovni čovjek postavlja su dugoročni, a dnevno izvješće u dvije rečenice zvučat će ovako: “Sve je u redu, radimo na tome.” Potreba za dnevnim sastankom planiranja obično se javlja u trenutku kada poduzeće počinje provoditi novi strateški zadatak u kritičnom kratko vrijeme, ili tijekom krize. U takvim trenucima zaista je potrebno stalno pratiti situaciju i paziti na najmanje promjene.

Propisi

Svaki sastanak, pa i onaj najkraći, treba imati svoj pravilnik. Na ovaj ili onaj način, pomaže u rješavanju gorućih pitanja mnogo produktivnije, čineći proces dinamičnijim i učinkovitijim. Dobra je praksa zaposlenicima poslati propise navečer kako bi mogli razmisliti o svim postavljenim pitanjima i dati konstruktivan, smislen prijedlog. Između ostalog, vrijedi uzeti u obzir da do jutarnjeg sastanka svaki zaposlenik mora imati primjerak pravilnika pri ruci. Važno je dodijeliti odgovornost određenoj osobi koja će voditi računa o vremenu (ako govornik prekorači vremensko ograničenje navedeno u pravilniku, to usporava proces sastanka i, kao rezultat, negativno utječe na raspoloženje tima) .

Dirigirati ili ne dirigirati? To je pitanje

Planski sastanak je definitivno važan proces, barem u kontekstu pravodobnog postavljanja ciljeva i motivacije zaposlenika, došlo je vrijeme da se izađe iz okvira uobičajenog shvaćanja ovog pojma. Možda nije toliko važno svaki dan okupiti cijeli tim u zagušljivom uredu, koliko svladati konferencijsku tehnologiju na Skypeu. Također je važno uzeti u obzir aspekt da konstruktivni sastanak planiranja ne bi trebao trajati više od 15-20 minuta. Izvještavanje o aktivnostima svakog odjela može se prihvatiti i raspravljati s rukovoditeljima tijekom dana, a jutarnje vrijeme može se posvetiti isključivo rasporedu snaga, određivanju zadataka i prioriteta.

U svakom slučaju, svaki poduzetnik bira vlastiti koncept upravljanja, međutim, kako biste malo pažljivije razumjeli jesu li kratki sastanci potrebni vašem radnom osoblju, vrijedi odvagnuti prednosti i mane:

Disciplinira tim;

Mogućnost jutarnje motivacije zaposlenika;

Jasno postavljanje ciljeva i zadataka;

Prilika za kreativnost i vođenje sastanaka za planiranje u nekonvencionalnom stilu;

Dugi sastanci planiranja zamaraju i smanjuju produktivnost zaposlenika;

Neregulirani sastanci obično su neučinkoviti.