Щоденні планерки ефективність. Вплив зборів працювати

Більшість менеджерів з продажу вміють відмінно спілкуватися і продавати, але, на жаль, стабільність, дотримання плану робіт, аналіз та розбір зроблених зусиль - не є їх сильною стороною. Якщо у менеджера в поточному місяці багато замовлень, він неминуче розслаблюється: починає здійснювати менше холодних дзвінків, перестає працювати з клієнтами, що «заснули».

На планерках керівник відділу продажів може відзначити спад у роботі менеджера і довести до відома співробітника, що його відливання від роботи помічено і поставлено на контроль. Зрозуміло, менеджери всіляко чинитимуть опір участі у планерці, посилаючись на те, що у них зовсім немає часу, і ось прямо зараз горить угода. Потрібно розуміти, що саме керівник через планерку реалізує функцію адміністративного управліннята організує планомірну, без спадів та авралів роботу команди.

Як же організувати та провести планерку найефективнішим чином?

Час

Планування потрібно проводити з ранку. Якщо робочий день починається з планерки, менеджери перестануть спізнюватися на роботу, крім того планерка дасть заряд для роботи протягом дня.

Звітність

На планерку менеджери повинні приносити свої звіти за попередній день: журнал дзвінків та зустрічей та звіт із продажу. Перший документ показує, як менеджер використав робочий час, другий - яких результатів він досяг. Часто навіть на етапі підготовки до планерки менеджеру ставати очевидно, що він витрачав зусилля не в тому напрямку, а результативність його роботи могла бути вищою. Ще один документ, який менеджер готує до планерки – список запланованих дзвінків та зустрічей. Це важливо! По перше, готовий списокговорить про те, що менеджер може розпочинати роботу відразу після завершення планерки, а по-друге, керівник може скоригувати цей список, виділити пріоритети.

Регламент

З одного боку, планерка не повинна перетворюватися на багатогодинні збори, з іншого боку формальний збір на п'ять хвилин теж не принесе своїх результатів. При правильної організаціїцілком можна вкластися о півгодини. На початку планерки керівник перевіряє звіти співробітників, а у разі невиконання плану (за дзвінками, зустрічами чи продажами) з'ясовує причину: помилка, недбалість або об'єктивні обставини. Роботі кожного працівника дається об'єктивна оцінка. Це може бути просте усне зауваження або похвала, головне, щоб менеджери з продажу відчували постійний контроль з боку керівника – у цьому випадку вони починають працювати краще.

Організувати та провести планерку максимально ефективно.

Знайти вирішення проблеми заявленої для обговорення або задати напрямок руху розвитку ситуації в конструктивне русло.

Провести планерку цікаво, щоб учасникам ніколи було позіхати і у них не виникло відчуття марно витраченого часу.

План дій

1. Ознайомиться із запропонованим методом організації проведення планерки.

2. Підготуватися самому, підготувати необхідні матеріалита запросити учасників.

3. Провести планерку.

4. Підбити підсумки проведення планерки та ознайомити з ними всіх учасників.

Як організувати планерку

ПершеЩо потрібно для проведення планерки - це питання або тема планерки. Яку робоче завданняви хочете вирішити? Який позитивний ефект для роботи організації буде результатом проведення планерки. Ознайомте учасників планерки із цим питанням заздалегідь. Таким чином, ви заощадите час під час проведення планерки, а учасники обговорення, можливо, прийдуть вже маючи цікаві ідеїз вашого питання.

Друге– це люди, які братимуть участь у планерці. Фахівці якого профілю та керівники якого рівня, або якісь лінійні співробітники вам потрібні, щоб знайти відповідь на поставлене запитання.

Третє– місце проведення планерки. Важливо, щоб це було окреме приміщення або навіть спеціальна зала для нарад. Де всім буде достатньо місця, сторонні (не беруть участь у планерці співробітники) не зможуть вас потривожити і телефонувати не будуть.

Четверте- Час проведення планерки. Бажано, щоб воно було зручним для всіх учасників чи постійним. Наприклад, щоденні планерки проводяться щодня рівно о 8.30.У будь-якому випадку, вибираючи час проведення планерки, вам доведеться орієнтуватися на найважливіших її учасників. І призначати його наперед, на кілька годин, а правильніше – днів.

П'яте- Регламент проведення планерки. Важливо не лише вчасно розпочати планерку, а й вчасно закінчити її. Заздалегідь визначте порядок обговорення питань та час, що виділяється кожному учаснику. Обмежте його, це зробить доповіді стислими та максимально інформативними. Наприклад, один виступ трохи більше 10 хвилин.

Шосте- Підручні матеріали. Необхідний мінімумце ручки для всіх учасників та папір. Подбайте про це самі, заздалегідь, щоб не довелося витрачати час обговорення на пошук того, чим і на чому писати. Ще вам знадобиться: фліп-чарт, проектор, екран, ноутбук, принтер. Всю техніку необхідно підготувати та перевірити її працездатність заздалегідь.

Сьоме– провідний планерки або секретар, який фіксуватиме процес та підсумки обговорення вашого питання.

Формати проведення планерок

1. Підбиття підсумків, інформаційна планерка.

Такі планерки можуть проводитись щотижня на початку тижня для керівників усіх підрозділів вашої організації.

Навіщо потрібні такі планерки?

2. Планер – розподіл поточних завдань.

Зазвичай проводяться на початку кожного робочого дня. Формат очевидний – керівник видає підлеглим завдання щодня. Час проведення також не варто розтягувати – всі отримали завдання та пішли його виконувати.

3. Планерка-нарада для обговорення поставленого питання.

Ви заздалегідь формулюєте своє питання, яке вам сформулювала саме життя та поточна ситуація на вашому ринку.Озвучуєте мету планерки, розсилаєте цю інформацію учасникам. Просіть їх підготуватися (якщо це необхідно) з цього питання. Заздалегідь визначаєте регламент та секретаря планерки-наради. Підсумки проведення планерки розсилаєте всім учасникам. Час проведення такої планерки трохи більше двох годин. Але бувають ситуації, коли часу потрібно більше. У такому разі запланує організовані перерви по 15-20 хвилин на чай та просто відпочинок. (Чай і солодке теж підготуйте заздалегідь!)

4. Творча планерка.

Запити для роботи в коучінгу
1) Розвиток ресурсу креативності для зростання (саморозвиток, професійний ріст, розвиток бізнесу)
2) Вирішення внутрішніх конфліктів, подолання криз за допомогою ресурсу креативності

А тепер перерахуємо кроки, необхідні для якісного проведення планерки.
Перед планеркою керівник призначає людину (секретаря), щоб фіксувати плани учасників. І вводить його в курс справи, дає почитати цю статтю, щоб секретар розумів усі нюанси, проведення планерок. Іншим учасникам планерки читати цю статтю не потрібно. Секретар робить таблицю, куди вписує всіх учасників планерки:
№ п/п, Фото, Прізвище Ім'я, Тел., Е-мейл, посада, Завдання на наступний тижденьта терміни виконання, Завдання на минулий тиждень, Примітки: Відмітки про присутність на планерці, виконання завдань минулого тижня і т.д.

Секретар повинен вести аудіозапис планерки і після планерки транскрибувати розмову, щоб зафіксувати все, що було заплановано людьми, щоб потім надіслати цю інформацію тим, хто повинен виконувати цю діяльність.

Потім на планерці керівник оголошує про початок планерки, вітає присутніх, представляє учасників один одному (якщо є нові учасники планерки) і каже цілі компанії на тривалу перспективу, на короткостроковий період, на період до наступної планерки:

Починаємо нашу планерку. Я вітаю всіх! Наші глобальні цілі: стати номером 1 у нашій галузі, для цього нам необхідно щоб наші статистики розвитку були вищими ніж у конкурентів. Наша мета до кінця року відкрити ще 200 ресторанів. Наша ціль на тиждень, продати 30 франшиз. Тепер я представлю нашого секретаря: Це Ганна Іванова. Це дуже корисна людинадля всіх нас, вона буде фіксувати ті справи, які ми плануємо зробити на планерці, щоб ми про них не забували і розсилатиме нам на електронну пошту стенограму планерки. Ганна, це Володимир Петров, керівник відділу закупівель. Це Юлія Сидорова, керівник HR служби. Це Марія Іванівна, головний бухгалтер. І т.д.

Потім керівник попереджає, що під час виступу необхідно, говорити Прізвище Ім'я та посаду, для стенограми, щоб інші, при читанні, могли зрозуміти хтось говорив.
- Під час планерки, щоб нам потім було зручно читати стенограму, яку нам розішле Ганна, прошу перед тим як узяти слово, говорити своє прізвище та ім'я, і ​​називати своє посаду.

А потім контролювати дотримання цього правила. Наприклад, хтось каже:
- Я думаю, що це ми не зможемо зробити.
Керівник перериває і доброзичливо каже:
- Прошу представтеся і назвіть свою посаду.
– керівник відділу закупівель Володимир Петров. Ну, я думаю, що ми цього не зможемо закупити цього тижня, тому що потрібно оголосити тендер, а це займе 2 тижні.

У цей час секретар має бути думками в теперішньому часі, повинна вміти концентрувати увагу на тому, що відбувається, запам'ятовувати і робити позначки, хто говорить ту чи іншу фразу, наприклад, якщо керівник забув попросити представитися. А потім вона аудіо відновлює дані, робить стенограму, розсилає її учасникам. Розмежовує, що кожен має зробити та надсилає персональні завдання. Потім обдзвонює людей і нагадує, що вона відправила на пошту завдання для виконання і засвідчується, що її лист отримано.

Потім керівник дає слово по черзі кожному учаснику планерки, щоб кожен висловив ЩО КОНКРЕТНО було зроблено з моменту минулої планерки, які конкретно були досягнуті результати, а не що він робив, або чому щось не вийшло. Керівник уважно стежить, щоб учасники не наводили туман на конкретні результати своєї діяльності. Наприклад Володимир Петров каже:
- Я цього року готував документацію для тендера.
Керівник:
- Що конкретно зроблено?
- Я підготував вимоги з 25 пунктів до учасника тендеру, погодив із фінансовим відділом суму, за якою нам буде вигідно закупити дане обладнання. І т.д…

Потім керівник запитує промовця, що він планує зробити в цілому і що він планує зробити до наступної планерки. Запитує про терміни кожної справи і що для успішного виконання завдання потрібно. Також керівник планерки стежить за тим, щоб плани учасників відповідали спільній меті. Можна перед виступом підготувати таблицю з вісьмома стовпцями, в якій керівник ставить позначки у вигляді знаків «+» та «-»: Прізвище Ім'я, присутність на планерці, довгостроковий план, термін виконання, план на тиждень, термін виконання, відповідність загальної мети, примітки (щоб зазначати, що потрібно підлеглому для виконання завдання та інші позначки)
Керівник:
- Володимире, розкажіть про свої поточні завдання та плани.
- Я збираюся провести тендер для того, щоб на 10-20% дешевше закупити необхідне обладнання.
- Скільки часу Вам знадобиться, щоб провести цей тендер?
– Мені на проведення тендеру знадобиться 2 тижні.
- Добре, що ви плануєте зробити цього тижня до наступної планерки?
- Мені необхідно розіслати вимоги участі у тендері компаніям-постачальникам обладнання.
- Скільком компаніям ви плануєте надіслати ці вимоги?
- Ну, я думаю компаній 10.
- Добре. У вас є ще додати, чи плануєте ви ще щось зробити на цьому тижні? (або обмежитися словами: "Це все?", "Ви закінчили?", "Вам є ще що додати?")

Потім керівник дякує попередньому учаснику та передає слово наступному. І діє за тією ж схемою, з єдиною метою витягнути з людей КОНКРЕТИКУ.
Що вони зробили минулого тижня?
Що саме вони планують зробити наступного тижня?
Потрібні конкретні ЦИФРИ та ТЕРМІНИ щоб можна було на наступній планерці чітко побачити, чи виконав людина те завдання, яке він поставив перед собою.
І у разі невиконання, ні в якому разі не вислуховувати виправдання, потрібно просто запитати:
- Ганно, що планувалося зробити відділом закоупок цього тижня?
- розіслати десяти компаніям вимоги для участі в тендері.
- Зроблено?
– Ні.
- Скільки Вам знадобиться часу, щоб це доробити?
- Ще тиждень.
- Добре.

А якщо людина наводить «Тінь на тин», ухиляє, не каже конкретику, що він зробив минулого тижня, ми не даємо йому можливість висловити плани на наступний тиждень, адже він не виконав ще те, що ставив перед собою цього тижня, керівник просто каже:
– Зрозуміло. Завдання заплановані відділом закупівель не виконані. Давайте не втрачатимемо часу і перейдемо до HR служби. Даю слово Юлії Сидоровій.
– Юлія Сидорова, керівник HR відділу. Цього тижня ми співбесідували 150 кандидатів на посаду менеджерів з продажу, 15 із них вийшли на випробувальний термін, …

Ось таким чином ведеться планерка та контролюється виконання завдань.

До чого призводить відсутність системності у проведенні планерок?
Люди розхолоджуються, розуміють, що можна нічого не робити, і можна «заговорити зуби» і ніхто не виявить їхньої бездіяльності.

Тому наше завдання, щоб усі учасники планерки чітко бачили тих, хто діє, та чітко бачили тих, хто не діє. І співробітникам-неробам стає дуже некомфортно, і вони або виправляються і таки включаються в роботу, або самі йдуть з колективу, адже люди не можуть перебувати в тому місці, де їм не комфортно, а комфортно їм може бути тільки в тому випадку, якщо вони або дають результат або можуть приховати свою безрезультативність. Тому треба результати чи їх відсутність постійно виносити світ.
Заохочувати співробітників за результати, за добрі статистики, але не за слова. Заохочувати людей публічно – робити відданих, лояльних співробітників сильніше, розвивати їх, навчати та давати їм більше повноважень. Знаходити більше продуктивних людей і робити своїх людей продуктивнішими. Тримати емоційне тло в колективі на позитивному рівні, і продуктивність значно зростає.

Планерка - це похідне від англійської plan, коротке робоча нарадаприсвячене ходу виконання наміченого плану. За своєю типологією усі планерки можна розділити на категорії за трьома критеріями — видовим, тимчасовим та кількісним.

За видовим критерієм усі планерки поділяються на звітні (короткі наради, у яких керівники звітують про хід виконання відповідних завдань), дискусійні (брифінги щодо можливого зміни обраного шляху досягнення тієї чи іншої мети) і мотиваційні (наради, у яких лунають завдання і визначаються ролі у процесі над питанням, завданням).

За тимчасовим критерієм планерка може бути щоденним, щотижневим, щомісячним процесом.

За кількісним критерієм планерка може бути як масова (для всіх співробітників), так і закрита (для окремої ініціативної групи, керуючих, ради директорів компанії.)

Навіщо проводити планерку?

Якщо організувати цей процес як гарну традиціюперед початком робочого дня, то це допоможе дисциплінувати колектив (зменшити кількість ранкових запізнень), чіткіше описувати цілі та завдання перед співробітниками (адже, як відомо, раціональний план на день набагато ефективніший, ніж план на півріччя), дасть можливість бачити реальні результатироботи більш явно (у тому випадку, якщо звітність колективу перед керівником та керівника перед колективом стануть обов'язковими елементамипланерки). Крім вищезгаданих достоїнств добре проведена ранкова нарада може надати сили співробітникам, збільшити продуктивність праці, стимулювати до ефективної роботина протязі дня. Цей психологічний аспект, безумовно, відіграє важливу роль у встановленні позитивних відносин між працівником та роботодавцем, а також сприяє згуртуванню колективу.

Чому багато людей вважають планерку пережитком минулого?

По-перше, саме виникнення цього процесу більшість людей відносять до тих часів, коли про телефон і чути не чули, а про те, що таке інтернет та мультимедійні технології взагалі не здогадувалися. Виходить, що єдиним способом зустрітися наживо і обговорити важливі робочі моменти були ті самі планерки. Через відсутність оперативних засобів зв'язку питань накопичувалася сила-силенна, і часу таке дійство займало дуже багато (в середньому три-чотири години). З цього приводу один відомий американський економіст якось зауважив: «Якщо у вашій фірмі існують планерки, то ви на вірному шляху. Залишилося тільки звільнити всіх, хто туди ходить, і залишити всіх, хто в цей час працює».

По-друге, більшість офісних працівників негативно ставляться до планерок саме через те, що цьому приділяється приблизно 20% часу, причому, на думку багатьох з них, шефа триває в середньому половину часу, що відводиться на цей процес.

По-третє, якщо планерки у фірмі проходять щодня, то незабаром це обов'язково перетвориться на своєрідну формальність. Адже більшість завдань, які ставить успішний бізнесмен, є довгостроковими, і щоденний звіт у двох пропозиціях звучатиме так: «Все добре, ми над цим працюємо». Необхідність щоденної планерки спливає зазвичай у той момент, коли підприємство починає виконання нового стратегічного завдання критично стислі терміни, чи період кризи. У такі моменти дійсно необхідно постійно моніторити ситуацію, стежити за найменшими змінами.

Регламент

У будь-якої, навіть найкоротшої планерки має бути свій регламент. Він так чи інакше допомагає набагато продуктивніше опрацювати нагальні питання, зробити процес динамічнішим і ефективнішим. У правилах гарного тону робити розсилку регламенту працівникам у вечірній час для того, щоб вони могли обміркувати всі питання і виступити з конструктивною, змістовною пропозицією. Крім іншого, варто врахувати і те, що на час проведення ранкової наради кожен працівник повинен мати на руках копію регламенту. Важливо покласти відповідальність на певну людину, яка б стежила за часом (якщо доповідач вибивається з тимчасового обмеження, описаного в регламенті, то це затягує процес проведення наради і, як наслідок, негативно впливає на настрій колективу).

Проводити чи не проводити? Ось у чому питання

Планерка, безумовно, важливий процес, хоча у контексті своєчасного цілепокладання і мотивації співробітників, проте настав час вийти за рамки повсякденного розуміння цього терміна. Можливо, не так важливо збирати щодня весь колектив у задушливому кабінеті, а освоїти технології конференції в Skype. Важливо ще й враховувати той аспект, що конструктивна планерка має тривати не більше ніж 15-20 хвилин. Звітність щодо діяльності кожного відділу можна прийняти та обговорити з керівниками протягом дня, а ранковий час присвятити виключно розстановці сил, визначенню завдань та пріоритетів.

У будь-якому випадку кожен підприємець обирає свою концепцію управління, однак, щоб трохи більш виважено усвідомити, чи необхідне проведення коротких нарад для вашого робітника, варто зважити всі за і проти:

Дисциплінує колектив;

Можливість ранкової мотивації працівників;

Чітка постановка цілей та завдань;

Можливість проявити креатив та проводити планерку у нетрадиційному стилі;

Затяжні планерки втомлюють та знижують працездатність співробітників;

Нерегламентовані планерки зазвичай неефективні.