Матриця пріоритетів (аналіз матричних даних). Матриця Ейзенхауера: простий інструмент для розподілу завдань


У нескінченному потоці повсякденних справ легко можна заплутатися, адже з кожним днем ​​їх стає все більше. Незавершені вчорашні справи стають сьогоднішніми, а те, що ми не встигли зробити сьогодні, автоматично перекладається на завтрашній день. У результаті всіляких справ може накопичитися стільки, що потім не розбереш: що зроблено, що в процесі, а що ще чекає свого часу.


Такі чи докладні ситуації найчастіше відбуваються у людей, які не приділяють належної уваги процесу планування своєї діяльності. Звичайно, адже навичкам тайм-менеджменту та управління часом не навчають у школі, а багато батьків та інших людей, які виступають у процесі нашого розвитку в ролі вихователів, нерідко й самі до ладу не вміють планувати свою діяльність, хоча в цьому немає зовсім нічого складного. Просто належної уваги цьому не приділяється.

Однак на сьогоднішній день існує чимало відмінних технік планування, що дозволяють навчитися раціонально використовувати свій тимчасовий ресурс та отримувати з цього процесу максимальну вигоду для себе. Але в цій статті ми не розглядатимемо всі ці техніки, а наведемо в приклад лише одну, яка відрізняється своєю простотою та ефективністю. Ця техніка називається "матрицею Ейзенхауера".

Матриця Ейзенхауера - це один із найпопулярніших інструментів тайм-менеджменту, який використовується безліччю людей по всьому світу: від звичайних працівників за наймом та менеджерів середньої ланки до керівників великих фірм і відомих на весь світ корпорацій. Основоположником цієї матриці є 34 президент США Дуайт Девід Ейзенхауер. Як нескладно здогадатися, ця людина була дуже зайнята і мала виконувати безліч усіляких справ, пов'язаних зі своєю діяльністю. З цієї причини він оптимізував свій робочий графік і список виконуваних завдань. Підсумком його досліджень і стала матриця, що розглядається нами.

Сенс матриці Ейзенхауера полягає, головним чином, у тому, щоб навчитися грамотно розподіляти всі свої справи, відрізняти важливе від термінового, не термінове від найменш важливого, а також максимально скорочувати час на заняття будь-якими справами, виконання яких не дає ніяких істотних результатів. Давайте поговоримо про те, як все це працює на практиці.

Суть матриці Ейзенхауера
Матриця Ейзенхауера є чотири квадранти, основою яких служать дві осі - це вісь важливості (по вертикалі) і вісь терміновості (по горизонталі). У результаті виходить, кожен квадрант відрізняється своїми якісними показниками. У кожен із квадрантів записуються всі завдання та справи, завдяки чому утворюється гранично ясна та об'єктивна картина того, чим слід зайнятися насамперед, чим – у другу, а чим взагалі займатися не варто. Все це досить просто, але дати кілька пояснень зайвим не буде в жодному разі.



Квадрант A: важливі та термінові справи
При ідеальному плануванні цей квадрант матриці має бути порожнім, т.к. поява важливих та термінових справ є показником неорганізованості та припущення завалу. Ця частина графіка заповнюється у багатьох людей через властиву їм лінь і неправильне розміщення пріоритетів. Звичайно, часом подібні справи можуть з'являтися у кожної людини, але якщо це відбувається щодня, саме час звернути увагу на самодисципліну.

Отже, поява справ у квадранті A слід уникати. А для цього потрібно лише вчасно виконувати пункти інших квадрантів. Але якщо в перший квадрант щось все ж таки і варто вписувати, то це:

Справи, невиконання яких негативно позначається на досягненні поставленої мети
Справи, невиконання яких може стати причиною труднощів та неприємностей
Справи, які стосуються здоров'я
Важливо також пам'ятати, що існує таке поняття як «делегування». Це означає, що при появі у вашому квадранті A справ, які можна комусь передоручити, цією можливістю слід неодмінно скористатися для того, щоб якнайшвидше врегулювати інші важливі та термінові справи.

Квадрант B: важливі, але не термінові справи
Другий квадрант заслуговує на найбільшу увагу, т.к. справи, що у ньому, є найпріоритетнішими і перспективними, і з них повинні складатися повсякденні завдання будь-якої людини. Помічено, що люди, які займаються переважно справами цього квадранта, досягають у житті найбільших успіхів, просуваються по службі, заробляють більше грошей, мають досить вільного часу і живуть щасливим та насиченим життям.

Зверніть увагу також і на те, що відсутність терміновості дозволяє підходити до вирішення будь-яких завдань більш обдумано та конструктивно, а це, в свою чергу, дозволяє людині розкривати свій потенціал у повній мірі, самостійно продумувати всі нюанси своєї діяльності та керувати тимчасовими рамками своїх справ. Але тут, крім усього іншого, потрібно пам'ятати, що справи, що знаходяться в квадранті B, якщо їх не виконувати своєчасно, можуть з легкістю потрапити в квадрант A, ставши ще важливішими і потребують якнайшвидшого виконання.

Досвідчені фахівці з тайм-менеджменту рекомендують включати до квадранта B всі поточні справи, пов'язані з основною діяльністю, планування та аналіз роботи, навчальні та спортивні заняття, дотримання оптимального графіка та режиму харчування. Тобто. все те, з чого складається наша звичайна повсякденність.

Квадрант C: термінові, але не важливі справи
Справи, які знаходяться в цьому квадранті, здебільшого є відволікаючими і анітрохи не наближають людину до намічених результатів. Нерідко вони просто заважають зосередженню на справді важливих завданнях та знижують ефективність. Головне при роботі з матрицею - не переплутати термінові справи з квадранта C із терміновими справами з квадранта A. Інакше утворюється плутанина і те, що має бути виконане в першу чергу, залишається на другому плані. Завжди пам'ятайте про свої цілі та вчитеся відрізняти важливе від другорядного.

До справ квадранта C можна віднести, наприклад, нав'язані ким-небудь з боку зустрічі або переговори, святкування днів народження не дуже близьких людей, раптово виникли клопоти по будинку, усунення не життєво важливих, але потребують уваги факторів, що відволікають (розбилася ваза, зламалася мікрохвильова пекти, перегоріла лампочка і т.п.), а також інші всілякі справи, які не просувають вас вперед, а тільки гальмують.

Квадрант D: не термінові та не важливі справи
Завдання, що стосуються останнього квадранту, не приносять ніякої користі. У багатьох випадках корисно не лише займатися ними в останню чергу, а й не займатись ними взагалі. Хоча знати них обов'язково треба, т.к. саме вони є «пожирателями часу».

Цікава і ще одна особливість справ з цієї групи: вони є дуже привабливими для багатьох людей - ці справи прості у виконанні і приносять задоволення, дозволяють розслабитися і приємно провести час. Тому й протистояти спокусі ними займатися буває досить проблематично. Але робити це обов'язково треба.

У квадрант D можна записати такі справи як розмови по телефону з друзями про щось несуттєве, непотрібне листування або проведення часу в соцмережах, перегляд серіалів і різних телепередач, що «отупляють», комп'ютерні ігриі т.п. Звичайно, відпочивати і якось розважати себе періодично має кожна людина, але для цього існують і цікавіші способи, що розвивають: читання гарних книг, інтелектуальні ігри, відвідування спортзалів та басейнів, поїздки на природу тощо. Якщо ж повністю позбавити себе від заняття справами з квадранта D не вдається або не хочеться, то потрібно відкласти їх виконання хоча б до того моменту, коли справи з квадрантів B і C будуть виконані, а час, який приділятиметься справам квадранта D, має бути зведено до мінімуму. Тут буде доречним всім відоме прислів'я: «Справі час, потісі — година».

Як тільки ви освоїте матрицю Ейзенхауера і навчитеся грамотно розподіляти всередині свої справи, ви помітите, що у вас з'явилося досить багато нового вільного часу, ви встигаєте все робити своєчасно і без поспіху, всі ваші справи в порядку, цілі досягаються одна за одною, а самі ви практично завжди знаходитесь в гарному настроїі бадьорому настрої. Вся справа в організованості та зібраності. Напевно, ви й самі час від часу помічаєте, що неорганізовані люди завжди перебувають у кругообігу якихось незрозумілих справ, вони весь час зайняті чимось безглуздим, але дуже важливим, вони виглядають втомленими і роздратованими. Відмінних рисможна навести безліч. Але важливо не це, а те, що якщо ми з вами не хочемо мати подібних результатів, то й діяти ми маємо інакше. А саме: ми маємо бути організованими, чітко розуміти, чим і коли нам потрібно займатися, і для чого ми все це робимо. І матриця Ейзенхауера для цього чудово підходить.

Ми бажаємо вам удачі та успішного оволодіння новою навичкою!

  • Автор методу Ейзенхауера
  • Принцип методу Ейзенхауера
    • А (важливе та термінове)
    • В (важливе, але не термінове)
    • С (термінове, але не важливе)
    • D (нестрокове та неважливе)
  • Матриця Ейзенхауера: приклад
  • Висновок

Щодня ми долаємо гору завдань, але далеко не завжди така завантаженість допомагає йти вперед. Іноді ми витрачаємо багато часу на порожні заняття, тоді як важлива робота чекає на задвірках планування.

Квадрат Ейзенхауера- інструмент для розподілу справ за важливістю та терміновістю. Він допомагає зрозуміти, яку роботу потрібно зробити прямо зараз, яку відкласти на потім, а яку взагалі відкинути.

Метод Ейзенхауера створений для уникнення цих помилок, він структурує роботу і виявляє "пожирачі часу", ніби рентген.

Автор методу Ейзенхауера

Цей інструмент тайм-менеджменту подарував нам не хтось, а сам президент США Дуайт Девід Ейзенхауер, який керував Штатами з 1953 по 1961 роки. Він керував американськими військами у Європі під час Другої Світової війни. Звільнивши в ході Нормандської операції Францію, Дуайт Ейзенхауер повернувся на батьківщину героєм і був призначений головнокомандувачем армії США. Цей видатна людинастояв біля витоків НАТО і був одним із двох найулюбленіших американцями президентів, розділивши їхні серця з Джорджем Вашингтоном. Вийшовши на пенсію, він не сидів склавши руки, а працював ректором Колумбійського університету.

Як ви розумієте, роботи у Ейзенхауера було дуже багато. Народившись у бідній сім'ї, він зумів побудувати таку карколомну кар'єру завдяки грамотному розподілу пріоритетівта дисципліни. Така людина поганого не порадить - її методику управління часом перевірено на практиці, а особистість винахідника вже можна вважати найкращою рекомендацією.

Принцип методу Ейзенхауера

Матриця Ейзенхауера складається з двох осей координат – важливості та терміновості. На їхньому перетині утворюються чотири поля:

  • важливе та термінове
  • важливе, але не термінове
  • термінове, але не важливе
  • неважливе та несрочне

Визначивши кожну справу у своєму полі, ми вже маємо алгоритм подальшої роботи над кожним із них.

Таблиця Ейзенхауера – візуальний помічник

Мозок людини влаштований так, що ми краще розуміємо структуровану інформацію - розкладену по поличках, осередках, що супроводжується візуальними матеріалами. Тому квадрат пріоритетів краще малювати на папері або в таблицях на комп'ютері.

Як бачите, всі поля розфарбовані в різні кольори. Це не естетична забаганка художника - так ми відзначили їхнє значення у глобальному плануванні роботи. Коли ви почнете роботу з таблицею, в цих осередках будуть конкретні справи.

Що робити насамперед, а що не робити зовсім?

Матриця пріоритетівчітко та зрозуміло відповідає на ці питання. Кожне поле таблиці Ейзенхауера має власний “вердикт”. Як тільки завдання виявляється в тій чи іншій комірці, ми вже знаємо, що з ним робити.

А (важливе та термінове)

Це поле пофарбоване в червоний, тому що в ідеальному варіантівоно має залишатися порожнім. Коли в ньому з'являються завдання – отже, ви щось неправильно спланували, витрачали час на непотрібні справи.

Звичайно, ідеалу досягти неможливо, тому в цьому квадраті все одно з'являтимуться пункти. Якщо це вже сталося, то ось що слід вписувати в поле А:

  • подолання криз;
  • робота, невиконання якої може призвести до серйозних проблем та зривів цілей;
  • вирішення питань, які можуть призвести до погіршення рівня життя, що несуть загрозу кар'єрі або благополуччю в сім'ї;
  • проблеми зі здоров'ям.

Якщо при першому складанні таблиці виявилося, що у червоному осередку багато пунктів, потрібно кинути всі сили на її очищення. Якщо завдання складне, подумайте над тим, щоб залучити до виконання родичів, друзів або делегувати щось підлеглим.

В (важливе, але не термінове)

Основна діяльність має протікати в цьому полі, тому воно розфарбоване в зелений колірдії та зростання. Все, що допомагає людині досягати цілей та покращувати своє життя, має робитися в обов'язковому порядку і без поспіху.

Цього досягти не так просто, оскільки всі ми люди-студенти і звикли братися за справу лише тоді, коли на горизонті маячить дедлайн. Але саме тут криється головний секретуспіху: виконуйте всі важливі справи заздалегідь. Це допоможе працювати із задоволенням та концентрацією, а не в стані переляку та суєти.

Тут є такі завдання:

  • виконання поточних проектів роботи;
  • побутові відносини, пов'язані з матеріальною базою вашої сім'ї;
  • підготовка до важливих сімейних свят, спілкування з рідними;
  • самоосвіта;
  • профілактика захворювань, спорт, здоровий образжиття.

Ці відносини необхідно виконувати самому, залучаючи помічників у разі, коли роботи багато і виконати її самостійно неможливо.

С (термінове, але не важливе)

Два нижні поля неспроста розфарбовані в сірі кольори- Адже вони не важливі, і їх можна просто не помічати, як миша. Але саме вони стають серйозною перешкодою, яка гальмує нас у розвитку.

До термінових, але неважливих справ відносяться:

  • деякі дзвінки та зустрічі;
  • побутові неприємності, що раптово виникають;
  • жести ввічливості у бік людей, які не входять у коло близьких та друзів (присутність на святах, тривалі розмови);
  • прохання знайомих у вирішенні проблем, з якими можуть розібратися самостійно.

Якщо не опрацьовувати цей пункт, то можна опинитися в замкнутому колі постійного розгрібання несуттєвих справ, які мають мінімальну користь. Завдання з цього квадрата можна ігнорувати або делегувати іншим людям, щоб звільнити час для роботи.

Головне - не переплутати справи з пунктів А і С. Так можна прийняти якесь дурницю за важливе завдання чи навпаки - відмовитися від вирішення критичних питань, надіславши їх до пункту С.

D (нестрокове та неважливе)

У цьому темно-сірому квадраті живуть пожирачі часу, які бажано взагалі усунути з життя. Тут влаштувалися:

  • серіали та соцмережі;
  • шкідливі розваги;
  • балаканина по телефону;
  • спілкування із токсичними людьми;
  • дії, що сприяють прокрастинації;
  • деяка рутинна робота;
  • проблеми перфекціоніста.

Більшість цих пунктів потрібно прибрати з графіка зусиллям волі - ось навіщо прописується цей пункт. До нього ж потрапляє рутинна робота, виконання якої несе зовсім невелику користь. Можна зробити – а можна й не робити. Цю роботу за бажанням делегуйте підлеглим або найманим працівникам. Або бабусі.

Як правильно розподілити завдання у таблиці?

Справді, є велика можливість привласнити справі зовсім не той рівень важливості та терміновості. Саме від цього власне і страждає наша ієрархія пріоритетів.

Щоб не помилитися, ми повинні просто відповісти на два запитання “так” чи “ні”:

  1. Чи потрібна ця робота для просування до головних цілей? (Чи будуть у мене проблеми, якщо я не зроблю цього?) ТАК – важливе, НІ – не важливе.
  2. Якщо я не зроблю цього зараз, чи втратить актуальність це завдання завтра? ТАК – термінове, НІ – не термінове.

Розподіливши таким чином роботу по таблиці, насамперед приступаємо до вирішення питань із червоного квадрата, а потім – із зеленого.

Матриця Ейзенхауера: приклад

Складати матрицю краще вранці . Згадайте всі справи, які мали намір зробити найближчим часом, про що вас просили друзі, які завдання дав начальник, що ви хотіли зробити для себе. Запишіть ці справи на аркуші один за одним.

Тепер подумайте про кожного з них, дайте відповіді на питання про важливість та терміновість. Залежно від того, як ви відповіли на запитання, помістіть завдання у відповідний осередок. Згадуйте навіть найдрібніші справи – саме вони забирають у нас багато часу. Кількість пунктів у кожному осередку визначаєте лише ви. Їх може бути і 20, і нуль.

Ваша матриця може виглядати так:

Коли справи розподілені, зробіть собі зручний список (наприклад, у телефоні), завдань з червоного квадрата, щоб ви могли постійно з ним звірятися. Окремий – для завдань із зеленого квадрата. Виконавши всі пункти з першого, одразу ж беріться за другий, поставивши собі завдання тримати червоний квадрат максимально вільним.

Завдання із сірих квадратів проігноруйте або делегуйте тим, кому вони можуть бути важливими або цікавими. Наприклад, пост у соцмережі про перший сніг не має жодної користі, якщо не стосується вашого проекту. Але він може стати частиною рекламного контенту - у такому разі його краще доручити відділу SMM, прив'язавши інформацію про акцію.

Висновок

Матриця Ейзенхауера – у певному сенсі машина для очищення свого дня від сміття поганих справ. Спочатку його потрібно малювати щодня, але згодом ви інтуїтивно відчуватимете “колір” тієї чи іншої справи. Яким би не був впливовим Ейзенхауер, він не зміг би докупити собі зайвого годинника на добу. А от ефективно розподілити часпід силу навіть студенту.

Якщо ви знайшли помилку, будь ласка, виділіть фрагмент тексту та натисніть Ctrl+Enter.

Багато людей з періодичною сталістю стикаються із проблемою надмірної завантаженості справами, не дивно, що в такій ситуації стає малоймовірним встигнути виконати задумане. Як правило, це пов'язано із нереалістичним плануванням. Ми беремося за занадто велика кількістьзадач, часом навіть не намагаючись визначити які з них робити насамперед, а чим можна поступитися.

Щоб уникнути перевантаженості і результативних дій, необхідно скоротити список завдань, відмовившись від зайвого. У цьому може допомогти така техніка, як матриця пріоритетів Ейзенхауера, вона вважається однією з ефективних методикТайм менеджменту.

Суть її полягає в тому, що всі справи оцінюються за двома критеріями, важливість та терміновість. Відповідно до цього завдання поділяються на чотири типи:

  1. Важливі та термінові - невиконання яких призводить до негативних наслідків. Ці завдання високого пріоритету і вони мають виконуватися насамперед. В ідеалі таких справ не повинно бути, це досягається за рахунок відповідального підходу до вирішення завдань другого типу.
  2. Важливі, але з термінові – реалізації встановлюйте термін виконання, і планомірно вирішуйте ці відносини, інакше вони стають важливими і терміновими.
  3. Термінові, але не важливі - звільняйте для їх виконання час і вирішуйте в міру можливості.
  4. Не важливі та не термінові — це справи, які не мають цінності в майбутньому і мають скоріше рутинний характер. Справедливо буде розділити цей тип на кілька складових, до першої відносяться завдання побутового характеру, цінності вони мають мало, але виконання їх все ж необхідно для більш зручної життєдіяльності. Під другий мається на увазі так звані пожирачі часу, такі види діяльності як комп'ютерні ігри, перегляд інформації, що не має жодного значення. Перша складова вимагає індивідуального розгляду, від другої бажано зовсім відмовитись, тим самим вивільнюючи додатковий час.

До однієї з труднощів застосування матриці відноситься складність визначення важливості. І тут, звичайно, в першу чергу потрібно дивитися на значущість наслідку кожної справи, ніби заглядаючи в майбутнє.

З розглянутої матриці ми можемо виділити чотири способи використовувати свій час.

  • Рутинні повсякденні відносини.
  • Безглузде проведення часу, тут назва говорить сама за себе, це марнування часу в порожнечу, яке не залишає після себе ні чого.
  • Втрата часу на не суттєві справи, що не залишають після себе користі.
  • Заняття тим, що має велику цінність, або закладає основу для майбутнього, розвиває чи приносить задоволення.

Розуміння цього вносить ясність і усвідомленість на що ви витрачаєте свій час. Це, в свою чергу, дає вам можливість використовувати свій потенціал більш раціонально.

Матриця пріоритетів Ейзенхауера

Кожен сучасна людинапрагне бути успішним. Саме з цієї причини настільки популярним є тайм-менеджмент. Це методика, яка навчає ефективного планування. Сьогодні її використовують не лише політики та бізнесмени, а й прості домогосподарки. Але не слід вважати тайм-менеджмент винаходом останнього десятиліття. Ще півстоліття тому багато зайнятих людей замислювалися про підвищення власної продуктивності. Яскравий приклад - названа на честь свого творця матриця Ейзенхауера. Як інструмент розстановки пріоритетів її використав тридцять четвертий президент США Дуайт Девід Ейзенхауер.

Д. Ейзенхауер – геній ефективності

Дуайт Девід Ейзенхауер обіймав посаду президента США з 1953 по 1961 рік. Ця видатна людина відома і завдяки своїй військовій кар'єрі. Ейзенхауер брав участь у Першій та Другій світових війнах, отримав звання генерала армії. Відомий 34-й президент США і як один із засновників НАТО. Сучасники зазначали, що Дуайт був різнобічно розвиненою людиноюз живим розумом, відрізнявся дисциплінованістю та організованістю. Своїм нащадкам видатний діяч залишив таке ефективний засібпланування як матриця Ейзенхауера. Як інструмент та організації власної діяльності використовувати її може кожен.

Загальний опис матриці Ейзенхауера

Вигадав дуже просту і при цьому неймовірно зручну систему планування. Для зручності та наочності свою матрицю він зобразив у вигляді квадрата. Усі заплановані справи Ейзенхауер пропонує поділяти на чотири категорії. По-перше, варто визначити все найважливіше, що вимагає негайного рішення. По-друге - справи та обов'язки, які важливі, але можуть почекати. Третя категорія – все термінове, але не важливе. В останню групу записуються неважливі та нетермінові плани. Матриця Ейзенхауера як інструмент розташування пріоритетів ідеально підходить для короткочасного планування. З його допомогою можна планувати справи на 1-2 дні. Як же побудувати власну матрицю Ейзенхауера? Вам знадобиться тільки аркуш паперу та ручка. Намалюйте квадрат і розділіть його на чотири рівні частини. Тепер поговоримо про те, які справи, куди необхідно записати.

Перший квадрат: найважливіші та термінові справи

У першому сегменті квадрата матриці Ейзенхауера слід записати найважливіші справи, які необхідно зробити невідкладно. При правильному та постійному використанні даної системи планування цей список завжди має бути порожнім. Суть матриці зводиться до того, щоб встигати робити важливі справи в належний термін і не допускати авралів. Зрозуміло, якщо ви тільки починаєте використовувати цю системупланування, 1-2 позиції у цій категорії можуть бути.

Які ж важливі завдання можуть бути гідними розміщення у блоці «Що зробити необхідно невідкладно»? Студент у даній категорії може розмістити складання іспиту, керівник компанії – зустріч із партнерами по бізнесу, домогосподарка – виклик аварійної службипри проблемах із водопроводом. Графік оцінки пріоритетності справ має охоплювати всі сфери вашого життя. Сімейні плани та справи, відвідування лікарів та стилістів, походи по магазинах – все це слід вписувати в матрицю Ейзенхауера. Наприклад, якщо у вас сильно захворів зуб, візит до дантиста може бути внесений у перший квадрат денного плану (як важлива річ, яку не можна відкласти).

Другий квадрат: значущі завдання, що не вимагають моментального виконання

Одна з найбільш значимих зон матриці Ейзенхауера - це її другий квадрат, який необхідно записати важливі справи, які не мають стислих термінів. При ефективному використаннісистеми планування тут завжди мають бути якісь завдання. Важливо своєчасно звірятися зі своїм особистим планом у цій категорії та слідувати йому. Запишіть у цей квадрат проекти, над якими зараз працюєте. Сюди ж можна внести заплановані дзвінки та зустрічі, написання дипломної роботи. У другому квадраті повинні бути перераховані всі завдання, виконати які необхідно в міру можливості. Система планування передбачає, що справи з цієї категорії будуть розбиратися передусім. Тільки в цьому випадку вдасться уникнути форс-мажорів та авралів, і перший квадрат матриці, відповідно, залишатиметься порожнім.

Третій квадрат: термінові, але погані справи

Третя зона матриці Ейзенхауера призначена для запису справ, що мають незначний пріоритет важливості, але потребують термінового рішення. Це все те, що знижує вашу продуктивність та заважає виконанню основної роботи. під час складання звіту? Це завданнямає бути вписана у третій квадрат, вирішити її необхідно максимально швидко. Сюди можна внести перегляд кореспонденції, виконання щоденної рутинної роботи, що не вимагає прийняття серйозних рішень. Не забувайте про те, що матриця Ейзенхауера - як інструмент розстановки пріоритетів - повинна допомагати вам контролювати всі ваші справи. Не втрачайте дрібниць, і ви досягнете успіху.

Четвертий квадрат: справи нетермінові та неважливі

Останній, четвертий квадрат матриці призначений для запису завдань і варіантів проведення часу, які є неважливими і нетерміновими. Сам Д. Ейзенхауер називав цю категорію «списком пожирачів часу». У четвертий квадрат пишемо все те, що позитивно впливає на основний вид діяльності, але при цьому позитивно позначається на психоемоційному стані людини. Це особисті телефонні розмови, перегляд розважальних передач, спілкування в соціальних мережах.

Що зробити із четвертого квадрата можна без шкоди власної продуктивності? Матриця Ейзенхауера буде працювати, якщо ви зможете зосереджуватися і не робити перерв під час виконання певного завдання. У «пожирача часу» немає нічого поганого, якщо вони допомагають вам розслабитися і відпочити. Наприклад, можна спробувати розділити свій робочий день на блоки та чергувати активну діяльність з нетривалими перервами на відпочинок.

Приклад заповнення матриці Ейзенхауера

Як швидко освоїти навичку ефективного планування з матрицею Ейзенхауера? Почніть із складання денного планінгу. У своєму щоденнику намалюйте квадрат матриці, розділіть його на 4 рівні частини та пронумеруйте їх. Тепер залишається лише правильно визначити пріоритет власних справ та завдань. Саме для цього і вигадана матриця Ейзенхауера. Приклад її заповнення ви можете побачити у нашій статті. Якщо заплановано і справ дуже багато, можна спочатку виписати їх у чернетці загальним списком.

А як же ставити собі довгострокові цілі? Матриця Ейзенхауера вигадана для короткочасного планування. Працюючи з довгостроковими цілями має сенс використовувати окремий список. Далі розбийте складне завдання на кілька підпунктів і деякі з них внесіть у денний планінг.

Чому так складно робити вибір між пріоритетними та другорядними завданнями? Дослідження невролога Антоніо Дамасіо показують, що ухвалення рішень нерозривно пов'язане з емоціями. Тому не дивно, що занепокоєння та депресія часто характеризуються як стан загнаності в безвихідь і нездатність приймати рішення. Використання простих інструментів на кшталт матриці Ейзенхауера допомагає не просто розібратися у справах, а й знизити емоційне навантаження. Згодом, засвоївши принципи цієї концепції, можна навчитися легко та швидко визначати різницю між важливим, терміновим, другорядним та марним.

Вважається, що матриця Ейзенхауера безпосередньо стосується Дуайта Д. Ейзенхауера: «У мене є дві проблеми: термінова і важлива. Термінова не є важливою, а важлива терміновою».

Дуайт Д. Ейзенхауер відомий, перш за все, як 34 президент США (з 1953 по 1961 роки). Перед тим, як стати президентом, він був генералом і командував союзними військами під час Другої світової війни. У 1950 році Ейзенхауер став першим верховним головнокомандувачем об'єднаних збройних сил НАТО в Європі.

Специфічна професійна діяльністьпостійно змушувала Ейзенхауера приймати жорсткі рішення та щодня фокусуватися на різних завданнях. Щоб оптимізувати процес, він створив свій метод, який став широко відомий як матриця Ейзенхауера. Сьогодні нею можуть користуватися не лише генерали, а й звичайні люди аж до домогосподарок — він допомагає розставляти пріоритети у поточних завданнях та наводити лад у справах.

Як використовувати матрицю Ейзенхауера

Цей інструмент підходить тим, хто готовий та здатний оцінювати важливість своїх завдань та чітко їх класифікувати. Метод має на увазі поділ завдань та дій на чотири групи:

  1. термінові та важливі;
  2. важливі, але з термінові;
  3. термінові, але з важливі;
  4. не термінові та не важливі.

Кінцева мета методу Ейзенхауера - допомогти відфільтрувати другорядні відносини від важливих рішень і зосередитися на тому, що справді має значення.

Якщо уявити матрицю Ейзенхауера у вигляді картинки, вона виглядатиме так:

Значення квадрантів у матриці

Завдання розподіляються за конкретними квадрантами, які, у свою чергу, визначають, коли і як довго ви можете виконувати завдання.

  • Квадрант I - "Зробіть це негайно" (термінові та важливі)

Сюди потрапляють пріоритетні завдання, які потребують негайної уваги. Вони мають жорсткі терміни і повинні виконуватися насамперед решту та особисто.

  • Квадрант II - "Вирішіть, коли ви це зробите" (важливі, але не термінові)

Цей квадрант - стратегічна частина матриці, що ідеально підходить для довгострокового розвитку. Елементи, які він включає, є важливими, але не вимагають негайного втручання. При цьому завдання мають певний дедлайн і також виконуються особисто.

  • Квадрант III - "Делегуйте кому-небудь" (термінові, але не важливі)

У цей квадрант потрапляють телефонні дзвінки, електронні листи та планування зустрічей та заходів. Ці типи завдань зазвичай не вимагають особистої уваги, тому що не мають на увазі вимірний результат. Квадрант III допомагає мінімізувати те, що відволікає від важливої ​​роботи. Завдяки делегуванню ви можете зосередити увагу на серйозніших речах.

  • Квадрант IV - "Зробіть це пізніше" (не важливі, не термінові)

Дії, які у квадрант IV, — це супутні справи, які приносять жодної цінності. Простіше кажучи, це те, що завжди можна відкласти, не побоюючись якихось наслідків. Ці справи забирають час і заважають виконувати важливіші завдання, які ви вносите в перші два квадранти.

Вибір кольору для матриці

Призначте кожному з квадрантів матриці колір та зв'яжіть його з рівнем пріоритету.

Наприклад:

Червоний = терміново.

Жовтий = поважно, але не дуже терміново.

Зелений = терміново, але не важливо.

Сірий = не терміново, не має значення.

У процесі використання матриці для професійних цілей ви побачите, більшість завдань потрапляють у квадранти I і III. Найзначніший результат приносять дії з квадранта II, оскільки це бізнес-мети, які впливають довгостроковий успіх бізнесу, у своїй вони рідко класифікуються як термінові.

Найскладніше зрозуміти те, що відволікає вас від запланованого курсу. Але якщо ви впораєтеся з цією фундаментальною проблемою управління часом, а позбавитеся думок про дарма втрачений годинник. Поставте собі два питання, щоб визначитися з довгостроковими стратегіями у прийнятті рішень:

  • Коли ви займатиметеся важливими, але не терміновими завданнями?
  • Коли ви зможете згаяти час на вирішення важливих завдань, перш ніж вони раптово стануть терміновими?

Іноді завдання з одного квадранта несподівано потрапляють до іншого. Якщо виникне надзвичайна ситуація, ваші пріоритети зміняться. Наприклад, ви володієте невеликим бізнесомдзвонить незадоволений клієнт і просить зв'язати його з менеджером через затримку з доставкою. Ця проблема відразу ж стане вищою за інші елементи в матриці.

Розподіл завдань за квадрантами має деякі особливості, і їх потрібно враховувати:

  1. Списки справ полегшують життя. Переконайтеся, що при розподілі завдань ви ставите правильні питання, які допомагають визначити, що потрібно виконати насамперед. Ключова ознака – пріоритет.
  2. У кожен квадрант можна додавати багато дій та завдань, проте краще, щоб максимальна кількість не перевищувала більше восьми елементів. Інакше ви віддалятиметеся від головної мети — завершення завдання.
  3. Створюйте окремі матриці для професійного та особистого життя.
  4. Тільки ви можете визначити рівень пріоритету елементів у списку. Щоранку починайте зі списку справ із матриці, і вже до кінця тижня ви побачите результат.

Шаблон матриці Ейзенхауера

Щоб спростити процес розподілу завдань, використовуйте шаблон, розроблений сервісом Evernote:

Матрицю Ейзенхауера можна перевести в програму управління проектами Trello. Складіть список справ для кожної з чотирьох дощок (= квадрант) і зробіть окрему дошку «Вхідні», куди надходитимуть всі завдання до розподілу за квадрантами. Це дозволить вам візуально оцінювати своє навантаження.

Матриця Ейзенхауера - це простий інструмент, що допомагає уникнути стану аналітичного паралічу, який виникає щоразу, коли ви навіть не знаєте, з чого почати.