Повідомлення про необхідність дати пояснення за скаргою. Вимога про подання пояснень

21 Бер 2013 17:16

Обов'язок роботодавця вимагати від працівника письмове пояснення у зв'язку з досконалою дисциплінарною провиною визначається законом як невід'ємний складова частинапроцедури. Чому ж законодавець надає такого важливого значення цьому документу? Насамперед пояснення покликане сприяти встановленню істини. Зміст документа відбиває погляд працівника на подію, його ставлення до провини та її наслідків. Якщо працівник визнає себе винним у скоєному правопорушенні, то пояснення він має можливість як викласти наявні факти, а й висловити, наприклад, своє каяття у скоєному, обіцяти роботодавцю не повторювати надалі подібних провин і т.п. У той самий час, коли працівник вважає, що він не зробив дисциплінарного проступку, він також має можливість навести пояснення власні докази і подати необхідні докази. Буває й те, що аналіз змісту пояснення допомагає роботодавцю як зняти претензії до працівника, а й визначити справжнього правопорушника. Таким чином, пояснення працівника сприяє об'єктивній оцінці роботодавцем ситуації, що дає змогу виявити всі обставини здійснення дисциплінарного проступку і, у разі необхідності, правильно вибрати міру дисциплінарного впливу на працівника.
Обов'язок роботодавця до застосування дисциплінарного стягнення зажадати від працівника письмового пояснення встановлено ч. 1 ст. 193 Російської Федерації(Далі - ТК РФ). Там же законодавцем встановлено терміни, що відводяться працівнику для написання та подання пояснення. два робочі дні.
Виходячи з того, що законодавець відводить на підготовку пояснення чітко визначений термін, роботодавцю необхідно документально зафіксувати дату, коли він запропонував працівникові надати пояснення. Законодавець не вимагає від роботодавця вчинення такої дії. Однак такий документ буде корисним: по-перше, зазначена в ньому дата стане відправною точкою терміну, що відводиться працівнику, на підготовку пояснення, а по-друге, буде документальне підтвердження того, що працівнику було роз'яснено його право на пояснення.
Повідомлення працівника про необхідність надати письмове пояснення оформляється, як правило, на бланку листа та підписується тим представником роботодавця, який наділений правом застосування дисциплінарних стягнень (найчастіше керівником організації, але в ряді випадків це може зробити й інша особа, якій делеговані такі повноваження) .
Воно може виглядати так:

Про надання
письмового пояснення

У зв'язку з неналежним виконанням Вами трудових обов'язків, що виразилося у відсутності 16.01.2012 на робочому місці з 13.00 до 18.00 години, прошу Вас представити до 18.00 години 19.01.2012 в Дирекцію з управління персоналом (Завод 3) за цим фактом.

Директор (підпис) Ю.В. Майорів

Повідомлення отримав 17 січня 2012 р.
Інженер ІІІ категорії (підпис) О.В. Оксентьєв

Виникає питання: а як вчинити, якщо працівник відмовився одержати такий документ? Як потім підтвердити, що вимога про надання пояснення була доведена до його відомості і як довести, що саме з такої дати почалося протягом дводенного терміну, відведеного на надання пояснення? Законодавець відповіді на це запитання нам не дає. Але, здається, щоб уникнути виникнення юридичних проблем у майбутньому, роботодавцю необхідно зробити певні кроки. Наприклад, вручати працівникові повідомлення не одноосібно, а комісійно (наприклад, у присутності його безпосереднього начальника та представника профспілкового комітету або одного з не зацікавлених у результаті справи працівників організації, якщо працівник не є членом профспілки або профспілкова організація у роботодавця відсутня), попередньо зачитавши зміст повідомлення всім присутнім уголос. У разі відмови працівника отримати повідомлення необхідне скласти акт, який і підпишуть присутні, тим самим підтвердивши дотримання роботодавцем положень ч. 1 ст. 193 ТК України.
Трудове законодавство прямо не регламентує, як якого документа має бути оформлене пояснення. Отже, у разі необхідно застосовувати існуючі правила діловодства.
Найчастіше пояснення оформляється як пояснювальної записки - Документа, що пояснює причини будь-якої події, факту, вчинку.

Для того, щоб роботодавцю отримати корисний з точки зору змісту документ, важливо, щоб у пояснювальній записці працівник докладно виклав усі обставини вчинених ним дій або бездіяльності та вказав:
- чи розцінює він сам своє поведінка як протиправне, тобто. його дії чи бездіяльність з'явилися невиконанням чи неналежним виконанням трудових обов'язків, працівникові доцільно навести докази, що підтверджують власну позицію;
- чи визнає він свою провину;
- що послужило, на його думку, причиною (причинами) вчинення ним дисциплінарної провини;
- яке його ставлення до скоєної провини та до тих негативних наслідків, які в результаті виникли у роботодавця;
- чи має він якусь думку щодо його можливого притягнення роботодавцем до дисциплінарної відповідальності.
Пояснювальна записка обов'язково має містити такі реквізити, як:
1) найменування структурного підрозділу (зазначається найменування структурного підрозділу, у якому працює автор пояснювальної записки);
2) вид документа ( Пояснювальна записка);
3) адресат. Оскільки відповідно до ч. 1 ст. 193 ТК РФ пояснення знадобиться роботодавцем, те й адресатом пояснювальної записки має бути та посадова особа, яка в силу статуту чи іншого документа (наприклад, довіреності) є представником роботодавця, який має право застосування дисциплінарних стягнень. за загальному правилуце керівник організації – директор, генеральний директор, голова правління тощо. У разі делегування повноважень нижчестоящій посадовій особі (наприклад, заступнику керівника організації по роботі з персоналом) пояснення адресується йому.
4) дата (зазначається дата складання пояснювальної записки);
5) заголовок до тексту (наприклад, "Про причину відсутності на роботі" або "Про причину невиконання розпорядження начальника Управління");
6) текст. Він пишеться в спокійному і рівному стилі, без надміру яскравого емоційного забарвлення (хоча певна частка емоцій працівника в ньому все ж таки повинна бути присутня). Текст має відрізнятися лаконічністю, чіткістю, простотою викладу та ясністю формулювань. Необхідно уникати художньої краси, пишномовності фраз і зайвої публіцистичності. Важливим чинником є і логічна послідовність тексту, щоб адресат записки правильно і без проблем зрозумів, що хотів сказати автор;
7) підпис (оформляється із зазначенням посади, особистого підпису та його розшифрування, ініціалів та прізвища працівника).

Пояснювальна записка може виглядати так:

Управління збуту

Директору Ю.В. Майорову

Пояснювальна записка

17.01.2012

16 січня 2012 р. під час обідньої перервио 13 год. 05 хв. я поїхав додому обідати. Коли я вже повертався з дому на роботу, то на подвір'ї будинку зустрів сусіда по під'їзду, який сказав, що його син повернувся з армії і запросив мене до себе додому відсвяткувати зустріч. Я відмовлявся, пояснюючи, що мені треба їхати на роботу. Але в результаті сусід вмовив мене зайти на 10 хвилин, і ми вирушили до його квартири. Проте наше святкування тривало. Я вирішив уже не повертатися на роботу, бо був у нетверезому стані. Дзвонити на роботу навмисне не став, подумавши, що дзвінок одразу видасть мою відсутність, а так його можуть і не помітити.
Свою провину я повністю усвідомлюю і запевняю Вас, що такі порушення більше ніколи не повторяться. Однак прошу врахувати, що моя відсутність на роботі не спричинила жодних негативних наслідківдля нашого керування.
Прошу також врахувати, що протягом минулого року я двічі заохочувався за високі показники у праці – у травні я був нагороджений почесною грамотою, а у грудні за підсумками роботи за рік мені було видано грошову премію.

Якщо після закінчення відведеного строку пояснення працівником не надано, то відповідно до ч. 1 ст. 193 ТК РФ роботодавець має скласти відповідний акт.
Трудовим законодавством не визначається, хто саме з посадових осіборганізації та у які терміни складає акт, і чи потрібно з ним знайомити працівника. Це визначається на локальному рівні з урахуванням існуючих правилділоводства.
Акт - документ, що становить група осіб, він підтверджує встановлені ними факти чи події. Тому необхідно, щоб такий акт складався колегіально. Доцільно залучити до процедури його складання тих самих осіб, що були присутні при повідомленні працівника про необхідність подати пояснення, оскільки вони знають факт повідомлення працівника та встановленого строку. Але водночас присутнім особам необхідно роз'яснити, що у разі виникнення трудового спору вони можуть бути викликані до юрисдикційних органів для надання пояснень з питань, пов'язаних із цим актом.

Акт оформляється за традиційною для актів схемою і може мати такий вигляд.

20.11.2012

Про неподання працівником
письмового пояснення у зв'язку
з вчиненням дисциплінарного
провина

Мною, начальником Управління кадрів М.А. Уралова, у присутності начальника Відділу N 13 А.М. Алексєєва та економіста II категорії Відділу N 10 Ю.І. Зайковий складено цей акт про наступне:
17.01.2012 інженеру Відділу N 13 П.П. Коровину відповідно до ч. 1 ст. 193 ТК РФ було запропоновано подати до 19.01.2012 письмове пояснення у зв'язку зі скоєнням ним дисциплінарного проступку, що виразилося у відсутності на робочому місці протягом п'яти годин поспіль. У встановлений термін письмове пояснення П.П. Коровіним представлено не було. Він повідомив присутнім, що нібито вже один раз усно розповів колегам про причини своєї відсутності і більше нічого не збирається писати.

Цей акт складено у двох примірниках:
перший екземпляр - до Управління кадрів;
другий примірник – П.П. Коровіну.

(Підпис) М.А. Уралова
(Підпис) А.М. Алексєєв
(Підпис) Ю.І. Зайкова

Примірник акта отримав: (Підпис) П.П. Коровін

Законодавець не передбачає ознайомлення із актом самого працівника. Але, незважаючи на це, роботодавцю все ж таки варто зробити таку спробу. І в першу чергу це рекомендується зробити для того, щоб, щоб уникнути всякого роду непорозумінь, якомога докладніше тримати працівника в курсі виробництва з інкримінованого йому дисциплінарного проступку. А складання такого акта є одним із етапів цього виробництва, і працівник має про це знати.
Однак, якщо працівник хоч і з пропуском встановленого терміну, але все ж таки представив роботодавцю письмове пояснення, як вчинити роботодавцю? Чи повинен він обов'язково врахувати його чи таке пояснення не є юридично значущим документом? Законодавець прямої відповіді це питання не дає. Але, виходячи з аналізу змісту ч. 1 ст. 193 ТК РФ можна припустити таке. Якщо працівник стверджує, що пропуск встановленого терміну був викликаний поважною причиною, то, безперечно, має бути проведена відповідна перевірка. У разі, коли поважність причини пропуску підтвердиться, письмове пояснення має бути прийняте роботодавцем так, ніби воно подано без пропуску терміну. Коли пропуск терміну не обумовлений поважною причиною, роботодавець вправі не приймати пояснення. У той же час, щоб уникнути можливих негативних юридичних наслідків у майбутньому роботодавцю все ж рекомендується ознайомитися зі змістом документа, оскільки там може виявитися важлива для нього інформація, яка сприятиме, наприклад, правильному виборудисциплінарного стягнення або вирішення питання необхідності притягнення даного працівника до дисциплінарної відповідальності взагалі.
Важливо звернути увагу на те, що неподання працівником пояснення, яке нехай навіть виразилося в категоричній відмові, не повинно розцінюватися як нова дисциплінарна провина. Адже пояснення розглядається законодавцем не як обов'язок працівника, а як його право. Відмова ж від реалізації права не тягне за собою застосування заходів юридичної відповідальності. Але законодавець встановив певні гарантії для роботодавця у разі відмови працівника від реалізації свого права на пояснення. У силу ч. 2 ст. 193 ТК РФ відсутність у роботодавця цього документа, підтверджена відповідним актом, не буде перешкодою для застосування до працівника дисциплінарного стягнення.

Письмове надання пояснень стає обов'язковим лише деяких випадках. Найпоширеніше – в оцінці поважності причин дисциплінарного проступку працівника (порушення працівником трудових, посадових обов'язків). Це вимагає процедура накладання дисциплінарного стягнення за ст. 193 Трудового кодексу(Далі – ТК РФ), яке може вилитися не тільки в зауваження або догану, а й у звільнення. Все залежить від обставин, у яких потрібно розібратися. Пояснювальна записка у разі документує, доносить до керівництва позицію працівника, його бачення ситуації, його аргументи.

Фрагмент документа

Трудовий кодекс РФ. Стаття 193 "Порядок застосування дисциплінарних стягнень"

До застосування дисциплінарного стягнення роботодавець повинен зажадати від працівника письмове пояснення. Якщо після закінчення двох робочих днів зазначене пояснення працівником не надано, складається відповідний акт.

Ненадання працівником пояснення є перешкодою застосування дисциплінарного стягнення.

Дисциплінарне стягнення застосовується пізніше місяця з дня виявлення провина, крім часу хвороби працівника, перебування їх у відпустці, і навіть часу, який буде необхідний врахування думки представницького органу работников.

Дисциплінарне стягнення не може бути застосовано пізніше шести місяців з дня скоєння провини, а за результатами ревізії, перевірки фінансово-господарської діяльності або аудиторської перевірки – пізніше двох років з дня його скоєння. У зазначені терміни не включається час провадження у кримінальній справі.

За кожну дисциплінарну провину може бути застосовано лише одне дисциплінарне стягнення.

Наказ (розпорядження) роботодавця про застосування дисциплінарного стягнення оголошується працівнику під розпис протягом трьох робочих днів із дня його видання, крім часу відсутності працівника на работе. Якщо працівник відмовляється ознайомитись із зазначеним наказом (розпорядженням) під розпис, то складається відповідний акт.

Дисциплінарне стягнення може бути оскаржено працівником до державної інспекції праці та (або) органів з розгляду індивідуальних трудових спорів.

Але пояснювальні можуть складатися і з інших причин, хоча при цьому зберігається аспект "необхідності виправдатися" (адже в інших випадках використовуються службові та доповідні записки). Наприклад, у ході розслідування обставин заподіяння шкоди майну роботодавця та визначення його розміру за ст. 247 ТК РФ.

Потреба письмових пояснень

Отже, «до застосування дисциплінарного стягнення роботодавець має зажадати від працівника письмове пояснення». Як бачите, закон не вказує точно, чи має вимога пояснень відбуватися в усному чи письмовому вигляді. В особливо складних випадках, коли і працівник, і роботодавець налаштовані дуже серйозно і мають намір йти, як то кажуть, до переможного кінця, роботодавець повинен запитати у працівника пояснення письмово, щоб потім мати можливість підтвердити дотримання процедури, запропонованої для накладання дисциплінарних стягнень статтею 193 ТК РФ (Приклад 1). Затвердженої форми цього кадрового документа ніколи не існувало, тому в кожній організації його оформлюють на свій лад. Навіть вид документа для цього використовують різний (повідомлення, вимога, лист та ін.), хоча коректніше називати його саме «вимогою», тому що в ч. 1 ст. 193 ТК РФ говориться у тому, що треба «вимагати» письмове пояснення. Повідомлення за змістом має інший відтінок – відбувається інформування і немає вимоги щось зробити. Лист – вихідний документ, який направляється до сторонньої організації чи фізичної особи, а працівник не такий уже «чужий» чоловік.

Слід пам'ятати, що «дисциплінарне стягнення застосовується пізніше місяця з дня виявлення провина» (год. 3 ст. 193 ТК РФ). Факт його виявлення підтверджується актом, а чи не вимогою. Тому від дати виявлення (яка в ідеалі має збігтися з датою складання акта) і слід відраховувати цей місяць, а не від дати запиту письмових пояснень.

Від дати вимоги відраховується інший термін – 2 дні для надання письмового пояснення (див. Приклад 3). Тому важливо як оформити вимога, а й довести, що його було вручено працівникові чи він відмовився від його отримання. Для цього внизу аркуша можна відразу зробити відповідні заготівлі (позначені цифрами 1 і 2 у Прикладі 1): якщо не оформляється перша (підпис про отримання вимоги), то оформляється друга (свідки підтверджують факт відмови працівника отримати цей документ, дана позначка позбавляє необхідності складати окремий акт із цього приводу).

Письмова вимога пояснень у працівника

Текст вимоги пояснень у працівника про причини відсутності на роботі та підпис

Розрахунок терміну для надання письмового пояснення причин дисциплінарної провини

Припустимо, робітник за недбалістю пошкодив майно роботодавця у понеділок 01.09.2014, тому були свідки і того ж дня було оформлено акт. 02.09.2014 робітнику висунули вимогу про надання письмових пояснень. Термін починаємо відраховувати з наступного дня:

03.09.2014 – 1-й день,
04.09.2014 – 2-й день (коли подання пояснювальної ще вважатиметься своєчасним),
05.09.2014 вже можна актувати факт ненадання пояснень.

Якби вимогу про надання письмових пояснень пред'явили працівникові у п'ятницю 05.09.2014, а субота та неділя у нього – вихідні дні (тобто у розрахунку 2-денного періоду не беруть участь), то термін своєчасного подання пояснювальної записки закінчиться лише у вівторок 09. .2014.

Щоб сумлінний працівник не заплутався у розрахунку даного терміну, краще відразу вказувати у вимогі конкретну дату, до якої пояснювальна записка має бути надана. Сюди можна додати і конкретний підрозділ/посадова особа, якій вона має бути віддана (див. другий абзац тексту вимоги з Прикладу 1). Адресат пояснювальної записки (на чиє ім'я вона складається, наприклад, генеральний директор) та особа, якій її слід передати (наприклад, секретар чи начальник кадрової служби), швидше за все, будуть різними людьми.

Якщо у працівника справді були поважні причини поведінки, яка не сподобалася роботодавцю, і загалом вони люди адекватні, то боятися пояснювальної записки не варто – вона стане на захист «обвинуваченого». Тоді й чекати на письмову вимогу від роботодавця не потрібно. На його усне побажання краще відразу скласти пояснювальну записку, доклавши до неї максимум доказів своєї правоти. Підійдуть не тільки офіційні документи, згодиться навіть роздруківка з сайту новин про перебої в роботі гілки метро, по якій дістається запізнілий. Якщо є конфлікт між співробітниками, то грамотно складена пояснювальна може навіть «перетягнути» керівництво на бік її автора.

На чиє ім'я пишеться пояснювальна записка?

Щоб точно відповісти на це питання, потрібно заглянути до Правил внутрішнього трудового розпорядку, які повинні діяти в кожній організації. Швидше за все, там написано, що працівник підпорядковується своєму безпосередньому начальнику та генеральному директору. Тоді й пояснювальну у разі чого працівник писатиме на ім'я або свого начальника, або генерального директора.

Локальними нормативними актами може бути встановлена інша ієрархія: наприклад, члени робочої групи підпорядковуються керівнику цієї групи, як і раніше, що у ній різні підрозділи. Керівник групи може попросити письмові пояснення лише у разі, якщо провина пов'язані з роботою групи.

Таким чином, служба безпеки, менеджер з корпоративної культури, начальник управління з персоналу немає права вимагати пояснень від працівників інших відділів, що не підпорядковуються їм, якщо це прямо не прописано в локальних нормативних актах організації. Щоправда, відповідні повноваження цим та іншим посадовим особам ще можуть делегувати генеральний директор наказом (наприклад, голові комісії з розслідування конкретного інциденту). Див. підписи в Прикладах 1 і 2, зазначені знаком оклику.

Від руки чи на комп'ютері?

Закон не зобов'язує писати пояснювальні записки від руки, їх можна набирати на комп'ютері. Але досвідчені кадровики вимагають від працівників пояснень, написаних лише власноруч. У разі трудового спору це допоможе роботодавцю захиститися від неправомірних дій із боку працівника, який може заявити, що його «примусили» підписати вже складений кимось текст.

Мінімально необхідний склад рукописних елементів, написаний рукою працівника на пояснювальній записці, такий:

посада,
особистий розчерк та
І.О. Прізвище.

Обмежитися лише рукописним особистим розчерком не можна, т.к. деякі підписи графологічна експертиза не в змозі однозначно ідентифікувати як такі, що належать певній особі. А за цілими словами (на посаді та прізвища) це вже однозначно можна буде зробити.

Реквізити пояснювальної записки

Форма пояснювальної записки щодо вільна. Ніхто не вимагає від працівника досконального знання стандартів оформлення документів, вистачить дотримання необхідного мінімуму.

Зверху у правій частині аркуша в стовпчик пишеться інформація про те, кому і ким адресовано пояснювальну записку. Працівник має вказати свій структурний підрозділ, посаду, а також повні прізвище, ім'я та по батькові. Назва виду документа - пояснювальна записка - пишеться по центру, через кілька рядків (зазвичай з великої літери або тільки великими літерами, як показано у Прикладі 4). У Прикладі 5 продемонстровано застарілий варіант, де найменування виду документа пишеться повністю дрібними літерами і після цього ставиться крапка, тобто. вся «шапка» як би могла бути прочитана єдиною пропозицією; такі варіанти оформлення раніше траплялися і в заяв.

«Шапка» пояснювальної записки

Застарілий варіант «шапки» пояснювальної записки

коректність формулювань та використання по можливості офіційно-ділового стилю викладу,

тільки точні дати, якщо потрібно - час,

факти та причини ситуації, що склалася.

Обставини бувають різними, і вимагати від працівника стислості у пояснювальній некоректно. Записка може займати кілька аркушів паперу, містити пряму мову і читатися як хороший детектив, а може і з одного рядка. Роботодавець немає права обмежувати співробітника у такому «творчості».

Ніхто не чекає від працівника до пояснювальних висновків та пропозицій, хоча й заборонити йому включити їх не вийде.

Зміст пояснювальної записки визначає лише працівник, якому потрібно її написати. Начальник немає права диктувати текст, говорити фрази типу «це – причина», вимагати переписати й іншими засобами проводити зміст документа. У деяких організаціях йдуть ще й складають типові тексти пояснювальних записок. Працівник має право вирішувати, чи використовувати їх чи писати пояснювальну самостійно. В його інтересах описати те, що сталося так, як він вважає правильним. Роботодавець, своєю чергою, зобов'язаний ознайомитися з будь-якими поясненнями працівника, подобаються вони йому чи ні.

Відмітка про наявність додатків

Пояснювальна складена. Що робити далі?

Роботодавець, отримавши пояснювальну записку, проставляє на ній реєстраційний номер документа і – в обов'язковому порядку – дату прийому.

Відповідно до ст. 193 ТК РФ, яку ми посилалися спочатку, у працівника є 2 робочих дні те що, щоб написати пояснювальну записку. Якщо після закінчення цього часу пояснення працівником не надані, роботодавець має право скласти про це відповідний акт. Щоб підстрахуватися від неправомірних дій з боку роботодавця, працівникові краще зареєструвати свою пояснювальну записку в канцелярії або у секретаря з проставленням на документі відповідної позначки, після чого забрати копію пояснювальної з цією відміткою. Інший варіант: працівник може написати пояснювальну у 2 примірниках, і один із них, після проставлення позначки про прийом, залишити у себе. Тоді ніхто не зможе сказати, що працівник не надав письмових пояснень у встановлений законом термін.

І.А. Коссов, к.ю.н., РДГУ

юридичне закріплення права працівника на пояснення
порядок повідомлення працівника про надання пояснення
документаційне оформлення пояснення
акт про неподання пояснення

Обов'язок роботодавця зажадати від працівника письмове пояснення у зв'язку з досконалим дисциплінарним провиною визначається законом як невід'ємна складова процедури притягнення працівника до дисциплінарної ответственности.

Чому ж законодавець надає такого важливого значення цьому документу? Насамперед пояснення покликане сприяти встановленню істини. Зміст документа відбиває погляд працівника на подію, його ставлення до провини та її наслідків. Якщо працівник визнає себе винним у скоєному правопорушенні, то поясненні він має можливість як викласти наявні факти, а й висловити, наприклад, своє каяття у скоєному, обіцяти роботодавцю не повторювати надалі подібних провин і т.п. У той самий час, коли працівник вважає, що він не зробив дисциплінарного проступку, він також має можливість навести пояснення власні докази і надати необхідні докази. Буває й те, що аналіз змісту пояснення допомагає роботодавцю як зняти претензії до працівника, а й визначити справжнього правопорушника. Таким чином, пояснення працівника сприяє об'єктивній оцінці роботодавцем ситуації, що дає змогу виявити всі обставини здійснення дисциплінарного проступку і, у разі необхідності, правильно вибрати міру дисциплінарного впливу на працівника.

Обов'язок роботодавця до застосування дисциплінарного стягнення зажадати від працівника письмове пояснення встановлено частиною першою ст. 193 Трудового кодексу Російської Федерації (далі – ТК РФ). Там же законодавцем встановлено терміни, що відводяться працівнику для написання та подання пояснення. два робочі дні.

Виходячи з того, що законодавець відводить на підготовку пояснення чітко визначений термін, роботодавцю необхідно документально зафіксувати дату, коли він запропонував працівникові надати пояснення. Законодавець не вимагає від роботодавця вчинення такої дії. Однак такий документ буде корисним: по-перше, зазначена в ньому дата стане відправною точкою терміну, що відводиться працівнику, на підготовку пояснення, а по-друге, буде документальне підтвердження того, що працівнику було роз'яснено його право на пояснення.

Повідомлення працівника про необхідність надати письмове пояснення оформляється, як правило, на бланку листа та підписується тим представником роботодавця, який наділений правом застосування дисциплінарних стягнень (найчастіше керівником організації, але в ряді випадків це може зробити й інша особа, якій делеговані такі повноваження) .
Воно може виглядати так:
Бланк листа
Інженеру III категорії
А.В. Авксентьєву
Про надання
письмового пояснення

У зв'язку з неналежним виконанням Вами трудових обов'язків, що виразилося у відсутності 16.01.2012 р. на робочому місці з 13.00 до 18.00 години, прошу Вас надати до 18.00 години 19.01.2012 р. в Дирекцію з керування персонал. 36) письмове пояснення за цим фактом.

Директор (Підпис)Ю.В. Майорів

Повідомлення отримав 17 січня 2012 р.
Інженер ІІІ категорії (Підпис)А.В. Оксентьєв

Виникає питання, а як вчинити, якщо працівник відмовився одержати такий документ? Як потім підтвердити, що вимога на дачу пояснення була доведена до його відомості і як довести, що саме з такої дати почалося протягом дводенного терміну, відведеного на надання пояснення? Законодавець відповіді на це запитання нам не дає. Але, здається, щоб уникнути виникнення юридичних проблем у майбутньому, роботодавцю необхідно зробити певні кроки. Наприклад, вручати працівникові повідомлення не одноосібно, а комісійно (наприклад, у присутності його безпосереднього начальника та представника профспілкового комітету або одного з незацікавлених у результаті справи працівників організації, якщо працівник не є членом профспілки або профспілкова організація у роботодавця відсутня), попередньо зачитавши зміст повідомлення всім присутнім уголос. У разі відмови працівника отримати повідомлення необхідне скласти акт, який і підпишуть присутні, тим самим підтвердивши дотримання роботодавцем положень частини першої ст. 193 ТК України.
Трудове законодавство прямо не регламентує, як якого документа має бути оформлене пояснення. Отже, у такому разі необхідно застосовувати існуючі правила діловодства.
Найчастіше пояснення оформляється у вигляді пояснювальної записки - документа, що пояснює причини будь-якої події, факту, вчинку .
Для того, щоб роботодавцю отримати корисний з погляду змісту документ, важливо, щоб у пояснювальній записці працівник докладно виклав усі обставини вчинених ним дій чи бездіяльності та вказав:

розцінює він сам своє поведінка як протиправне, тобто. його дії чи бездіяльність з'явилися невиконанням чи неналежним виконанням трудових обов'язків, працівникові доцільно навести докази, що підтверджують власну позицію;
Чи визнає він свою провину?
що послужило, на його думку, причиною (причинами) вчинення ним дисциплінарної провини?
яке його ставлення до скоєної провини та до тих негативних наслідків, які в результаті виникли у роботодавця?
чи має він якусь думку щодо його можливого притягнення роботодавцем до дисциплінарної відповідальності?

Пояснювальна записка обов'язково має містити такі реквізити, як:
1) Найменування структурного підрозділу (вказується найменування структурного підрозділу, у якому працює автор пояснювальної записки).
2) Вид документа ( Пояснювальна записка).
3) Адресат. Оскільки відповідно до частини першої ст. 193 ТК РФ пояснення знадобиться роботодавцем, те й адресатом пояснювальної записки має бути та посадова особа, яка в силу статуту чи іншого документа (наприклад, довіреності) є представником роботодавця, який має право застосування дисциплінарних стягнень. За загальним правилом це керівник організації – директор, генеральний директор, голова правління тощо. У разі делегування повноважень нижчестоящій посадовій особі (наприклад, заступнику керівника організації по роботі з персоналом) пояснення адресується йому.
4) Дата (вказується дата складання пояснювальної записки).

5) Заголовок до тексту (наприклад, Про причину відсутності на роботі або Про причину невиконання розпорядження начальника Управління).

6) Текст. Він пишеться в спокійному і рівному стилі, без надміру яскравого емоційного забарвлення (хоча певна частка емоцій працівника в ньому все ж таки повинна бути присутня). Текст має відрізнятися лаконічністю, чіткістю, простотою викладу та ясністю формулювань. Необхідно уникати художньої краси, пишномовності фраз і зайвої публіцистичності . Важливим чинником є логічна послідовність тексту, щоб адресат записки вірно і без проблем зрозумів, про що хотів сказати автор.

7) Підпис (оформляється із зазначенням посади, особистого підпису та його розшифрування:, ініціалів та прізвища працівника).
Пояснювальна записка може виглядати так:

Управління збуту Директору
Пояснювальна записка Ю.В. Майорову
17.01.2012

Свою провину я повністю усвідомлюю і запевняю Вас, що такі порушення більше ніколи не повторяться. Однак прошу врахувати, що моя відсутність на роботі не спричинила жодних негативних наслідків для нашого управління.

Прошу також врахувати, що протягом минулого року я двічі заохочувався за високі показники у праці – у травні я був нагороджений Почесною грамотою, а у грудні за підсумками роботи за рік мені було видано грошову премію.

ІнженерІІІ категорії (підпис) О.В. Оксентьєв

Якщо після закінчення відведеного терміну пояснення працівником не надано, то відповідно до частини першої ст. 193 ТК РФ роботодавець зобов'язаний скласти відповідний акт.

Трудовим законодавством не визначається, хто саме з посадових осіб організації та у які терміни складає акт, і чи необхідно з ним знайомити працівника. Це визначається локальному рівні з урахуванням існуючих правил діловодства.

Акт - документ, що становить група осіб, він підтверджує встановлені ними факти чи події. Тому необхідно, щоб такий акт складався колегіально. Доцільно залучити до процедури його складання тих самих осіб, що були присутні при повідомленні працівника про необхідність надати пояснення, оскільки вони в курсі факту повідомлення працівника та встановленого строку. Але водночас присутнім особам необхідно роз'яснити, що у разі виникнення трудового спору вони можуть бути викликані до юрисдикційних органів для надання пояснень з питань, пов'язаних із цим актом.
Акт оформляється за традиційною для актів схемою і може виглядати так:

Загальний бланк
АКТ

20.11.2012

Про ненадання працівником письмового пояснення у зв'язку зі скоєнням дисциплінарного проступку

Мною, начальником Управління кадрів М.А. Уралова, у присутності начальника Відділу № 13 А.М. Алексєєва та економіста II категорії Відділу № 10 Ю.І. Зайковий складено цей акт про наступне:

17.01.2012 р. інженеру Відділу №13 П.П. Коровину відповідно до частини першої ст. 193 ТК РФ було запропоновано надати до 19.01.2012 р. письмове пояснення у зв'язку зі скоєнням ним дисциплінарного проступку, що виразилося у відсутності на робочому місці протягом п'яти годин поспіль. У встановлений термін письмове пояснення П.П. Коровіним надано не було. Він повідомив присутнім, що нібито вже один раз усно розповів колегам про причини своєї відсутності і більше нічого писати не збирається.

Цей акт складено у двох примірниках: перший екземпляр – до Управління кадрів; другий екземпляр – П.П. Коровіну.

(Підпис)М.А. Уралова
(Підпис)А.М. Алексєєв
(Підпис)Ю.І. Зайкова

Примірник акта отримав:
(Підпис)П.П. Коровін

Законодавець не передбачає ознайомлення із актом самого працівника. Але незважаючи на це, роботодавцю все ж таки варто зробити таку спробу. І в першу чергу це рекомендується зробити для того, щоб, щоб уникнути всякого роду непорозумінь, якомога докладніше тримати працівника в курсі виробництва з інкримінованого йому дисциплінарного проступку. А складання такого акта є одним із етапів цього виробництва, і працівник має про це знати.
Однак, якщо працівник хоч і з пропуском встановленого терміну, але все ж таки надав роботодавцю письмове пояснення, як вчинити роботодавцю? Чи повинен він в обов'язковому порядку врахувати його, чи таке пояснення не є юридично значущим документом? Законодавець прямої відповіді це питання не дає. Але з аналізу змісту частини першої ст. 193 ТК РФ можна припустити таке. Якщо працівник стверджує, що пропуск встановленого терміну був викликаний поважною причиною, то, безперечно, має бути проведена відповідна перевірка. У разі, коли поважність причини пропуску підтвердиться, письмове пояснення має бути прийняте роботодавцем так, ніби воно надано без терміну пропуску. Коли пропуск терміну не обумовлений поважною причиною, роботодавець вправі не приймати пояснення. У той же час, щоб уникнути можливих негативних юридичних наслідків у майбутньому, роботодавцю все ж таки рекомендується ознайомитися зі змістом документа, оскільки там може виявитися важлива для нього інформація, яка сприятиме, наприклад, правильному вибору дисциплінарного стягнення або вирішенню питання необхідності залучення даного працівника до дисциплінарної відповідальності загалом.

Важливо звернути увагу на те, що ненадання працівником пояснення, яке нехай навіть виразилося у категоричній відмові, не повинно розцінюватися як нова дисциплінарна провина. Адже пояснення розглядається законодавцем не як обов'язок працівника, а як його право. Відмова ж від реалізації права не тягне за собою застосування заходів юридичної відповідальності. Але законодавець встановив певні гарантії для роботодавця у разі відмови працівника від реалізації свого права на пояснення. У силу частини другої ст. 193 ТК РФ відсутність у роботодавця цього документа, підтверджена відповідним актом, не буде перешкодою для застосування до працівника дисциплінарного стягнення.

Кузнєцова Т.В. Кадрове діловодство (традиційні та автоматизовані технології): підручник для вузів. - М: Видавничий дім МЕІ, 2011. С. 172.

Шугріна Є.С. Техніка юридичного листа. - М: Видавництво «Дело», 2000. С. 50.

Бикова Т.А., В'ялова Л.М., Санкіна Л.В. Діловодство: Підручник. - 3-тє вид. перер. та дод. / За заг. ред. проф. Т.В. Кузнєцової. - М: Інфра-М, 2012. С. 165.

Там же. С.165-167.

При різних порушеннях із боку працівника, за статтею 139 ТК РФ, начальник повинен вимагати в нього пояснення. Запит пояснювальної записки може бути в усній або письмовій формі. У законі відсутня норма, яка б вказувала на форму запиту. Для роботодавців краще, щоб запит оформлявся письмово.

Судова практика показує, що суддя вставав на бік працівника через те, що роботодавець не оформлював вимогу до написання пояснювальної записки письмово. Якщо працівник відмовляється прийняти вимогу від начальника письмово, про це складається акт. Але начальник немає права вказувати підлеглому обов'язковість прийняття його вимоги. Це вважається незаконним і спричиняє порушення трудових правпрацівника.

Терміни написання пояснювальної записки згідно з Трудовим Кодексом - 2 дні. Цей період закон дає працівникові у тому, щоб пояснив причини, які спонукали його діяти в такий спосіб, порушивши, наприклад, трудову дисципліну. Закон не висуває вимог до працівника про те, щоб він був зобов'язаний написати пояснення. Відсутність цієї норми права на ТК РФ, можливо, пов'язані з вимогою розумності. Якщо працівник цінує роботу, він обов'язково напише пояснення. Але розпорядження про надання пояснювальній роботодавцю краще створити у формі письмового документа.

Як запросити пояснювальну з працівника?

У діловодстві компанії пояснювальна записка виступає службовим документом. Цей документ повинен пояснювати причини порушення трудової дисципліни працівником сухо та стисло, підкоряючись правилам ділового листування. Роботодавець може вимагати з працівника надати пояснювальну лише за наявності обставин, що вказують на порушення трудового законодавства.

Ці обставини зазначені у ТК РФ:

запізнення працювати;
невиконання трудових обов'язків, передбачених функціоналом працівника;
відсутність робочому місці протягом 4 годин;
нанесення шкоди майну роботодавця;
стан сп'яніння (алкогольний чи наркотичний);
недотримання правил охорони праці;
неподання керівництву підприємства достовірної інформації.

Вимогу про написання пояснювальної записки пред'являє роботодавець. Він має зробити це, оскільки на підставі документа працівник притягується до відповідальності та визначається ступінь його вини. Роботодавець має реально оцінити ситуацію, що сталася з його підлеглим. А завдання працівника - грамотно викласти суть того, що сталося, щоб роботодавець чітко розумів подальші дії. Якщо рішення, ухвалене роботодавцем, не задовольнить працівника, він може звернутися за захистом трудових прав. Першою ланкою захисту зазвичай виступають КТС (комісії з трудових спорів). Але вони не завжди створюються на підприємстві, тому найчастіше громадяни звертаються до суду та Трудової інспекції.

Працівник, який одержав від роботодавця письмову вимогу пояснювальної, повинен відповісти на нього. І це не залежить від того, за яким із двох варіантів він прийняв рішення: писати записку чи не робити цього. Якщо співробітник не хоче писати пояснення, він зобов'язаний сказати начальникові. Але відмова підлеглого від написання пояснення не може бути розцінена начальником як факт правопорушення, що відбулося з його вини.

Форма заяви

Уніфікованої форми заяви немає. Тому використовується вільна форма. Деякі організації випускають спеціальні бланки пояснювальних, які видаються працівникам. В інших ситуаціях працівник бере листок А4, пише заяву від руки або на комп'ютері. За підсумками тексту роботодавцем проводиться оцінка правомірності дій працівника. Що має бути зазначено в тексті пояснювальної записки?

Якщо говорити про ідеальному варіантінаписання цього документа працівником, то документі має бути відбито відповіді такі вопросы:

Опис ситуації, до якої потрапив громадянин.
Ставлення до своїх дій.
Визнання чи невизнання провини.
Думка працівника щодо його притягнення до відповідальності.

Обов'язково в пояснювальній записці працівник повинен проставити підпис та дату його складання. Це просто: роботодавець повинен знати, від кого він отримує пояснення. А дата ставиться для того, щоб повідомити роботодавця про те, що громадянин не пропустив відведений термін для написання пояснення (2 дні). Якщо записку буде написано через тиждень, то це вже не спричинить працівника правових наслідків. За фактом відсутності пояснювальної записки від працівника його начальник складає акт. Покарання на працівника у разі виявлення його винних дій накладається не пізніше півроку після події. За винятком випадків, пов'язаних із порушеннями у сфері фінансів, проведенням аудиту, ревізій. Термін відсувається у випадках ще на півтора року.

Звільнення працівника за прогул – міра дисциплінарного стягнення. Тому, використовуючи її, слід дотримуватись порядку застосування дисциплінарних стягнень, встановленого статтею 193 Трудового кодексу. Вона зобов'язує роботодавця до застосування дисциплінарного стягнення зажадати від працівника письмове пояснення причин скоєної провини.

Дотриматися всіх формальностей дуже важливо: звільнення за прогул - серйозний конфлікт із працівником, не виключено, що він поскаржиться до суду чи трудової інспекції. А чиновники та судді схильні займати бік працівника. Тому роботодавцю не можна давати привід для звинувачень у порушенні порядку звільнення.

Якщо працівник не представить пояснення протягом двох робочих днів, про це складається акт (ч. 1 ст. 193 ТК РФ).

У якому вигляді складається

Повідомлення про необхідність з'явитися на роботу для надання пояснень відсутності на робочому місці складають письмово. Його підписує керівник компанії, а потім повідомлення надсилають працівникові. Якщо він так і не з'явився в офісі, повідомлення надсилають рекомендованим листом на його домашню адресу. В особливо складному випадку варто зробити це кілька разів - так компанія зможе довести, що вживала всіх заходів, щоб дізнатися про причину відсутності співробітника на роботі.

Що обов'язково має бути у документі

У повідомленні про необхідність з'явитися на роботу для надання пояснень тривалої відсутності на робочому місці необхідно вказати:

Підстава направлення повідомлення (відсутність працівника на робочому місці);

Що має зробити працівник (з'явитися до відділу кадрів компанії для надання пояснень).

Свій підпис про отримання співробітник може поставити на другому примірнику повідомлення, що залишається у роботодавця. Якщо повідомлення надіслано поштою рекомендованим, дату надсилання підтвердить квитанція.

Суспільство
з обмеженою відповідальністю
«Компанія»

повідомлення

16 год. 00 хв. м Москва

Про необхідність з'явитися на роботу для подання пояснень тривалої відсутності на робочому місці

Зуєву Леоніду Ігоровичу

125480, г . Москва, вул. Героїв-Панфіловців, буд. 54, корп. 3 кв. 352

Шановний Леоніде Ігоровичу!

Зважаючи на те, що ви були відсутні на робочому місці 20 лютого 2012 року з 9.00 до 15.00 і ми не маємо інформації про причини такої відсутності, просимо вас протягом двох робочих днів з моменту вручення цього повідомлення з'явитися до відділу кадрів ТОВ «Компанія» за адресою: 127138, м. Москва, вул. Басманна, буд. 25, каб. № 3 (відділ кадрів) та подати пояснення причин своєї відсутності письмово.

В іншому випадку адміністрація ТОВ «Компанія» залишає за собою право (відповідно до статті 193 Трудового кодексу Російської Федерації) скласти акт про неподання пояснень та приступити до оформлення документів для розірвання трудового договоруна підставі підп. "а" п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудового кодексу Російської Федерації (за прогул).