Формуляр пояснювальної записки. Як написати пояснювальну записку на роботу, в університет, школу, дитячий садок – зразки та приклади
Правильно складений документ, який пояснює причину помилок у роботі чи порушень трудової дисципліни, дозволяє працівнику виправдати свої дії, а керівнику визначити ступінь провини підлеглого.
Хоч би як намагалися працівники різних сфер, на виробництві, в офісі, на будівництві, в конторі або відділі, рано чи пізно у кожного з них виникає ситуація, в якій доводиться пояснити свої дії (або бездіяльність) роботодавцю, оформивши думки в письмовій формі.
Документ, який пояснює причини якоїсь події, події чи вчинку працівників, називається "Пояснювальна записка"(скорочено – «пояснювальна»).
Наявність пояснювальної дозволяє з'ясувати всі обставини, за яких було здійснено помилки чи провини, визначити винність співробітника у пригоді.
Причин, через які керівник може вимагати підлеглого описати подію в пояснювальній, досить багато. Серед найпоширеніших:
- запізнення
- неявка
- відсутність на роботі
- самовільний догляд до закінчення робочого дня (зміни)
- відмова від виконання обов'язків
- помилки у роботі
- невиконання посадових обов'язків
- виявлення порушень комісією, перевіркою
- порушення трудової дисципліни
Не варто відразу сприймати «в багнети» пропозицію керівника написати пояснювальну. Написана пояснювальна – виклад працівником власного бачення ситуації. Цей документ не дозволить начальству трактувати все по-своєму та покарати невинного підлеглого.
ВАЖЛИВО: Кримінальний Кодекс Росії попереджає, що свідчити проти себе ніхто не зобов'язаний. Тому, якщо викладені в пояснювальній факті підтвердять винність працівника, писати її не зобов'язаний.
Якщо керівник не отримав пояснення через 48 годин після того, як працівника попросили її надати, він має право застосувати дисциплінарне покарання.
ВАЖЛИВО: Усі пояснювальні «підшиваються» до особистої справи працівника та зберігаються 75 років.
Дізнатися, на чиє ім'я слід писати пояснювальну запискуможе кожен працівник. Для цього достатньо заглянути до «Правил внутрішнього трудового розпорядку». Там чітко окреслені керівники, у чиєму безпосередньому підпорядкуванні перебуває працівник. Пояснювальна має бути написана на ім'я одного з цих людей.
Якщо група робочих зібрано з різних підрозділів, всі ці люди тимчасово виконання трудового завдання підпорядковуються керівнику групи. Отже, керівник може вимагати пояснювальну записку, яка буде написана на його ім'я.
Як правильно почати, закінчити пояснювальну записку, що написати в поясненні: правила написання пояснювальних записок, інструкція з написання
Суворих правил оформлення пояснювальної немає, форма документа щодо вільна. Але існує кілька умов, які потрібно дотриматися при написанні:
- Зверху у правому кутку позначають, кому і від кого призначено записку (із зазначенням ПІБ, посад та назви підприємства).
- Посередині рядка: "Пояснювальна".
- Далі, з абзацу, сам текст у вільній формі із зазначенням точного часу, дати та обставин події (від першої особи).
- Після тексту пояснювальної працівник має право розмістити додатки, у яких коротко зібрані факти, що підтверджують його невинність.
- Нижче, починаючи з лівого кута: посада працівника, далі – підпис та розшифровка.
- Останньою, у лівому кутку, ставиться дата – день, коли складається пояснювальна.
ВАЖЛИВО: Викладаючи пояснювальні причини події, працівникові бажано дотримуватися офіційно-ділового стилю, без використання ненормативної лексики. У той самий час вимагати від підлеглого певного стилю чи стислості тексту некоректно.
Як написати пояснювальну записку на роботі щодо відсутності на робочому місці: зразок, шаблон, приклади
Уникнути пояснень перед начальством щодо відсутності на робочому місці не вдасться. Керівництво цілком правомірно вимагатиме написати пояснювальну записку, адже невихід працювати без поважної причини є порушенням трудової дисципліни.
У пояснювальній записці необхідно зазначити причину відсутності. Бажано, якщо вона виявиться поважною, а ще краще – якщо працівник зможе надати документи, які б підтверджували відсутність на робочому місці. Це можуть бути довідки, чеки або інші офіційні папери з датою та часом відсутності працівника, підтверджені підписом та печаткою.
ВАЖЛИВО: Не можна давати неправдиву інформацію, вказувати невірні факти, адже роботодавець може перевірити отримані пояснювальні дані.
Найчастіше причиною відсутності на роботі у пояснювальних вказують:
- хвороба чи необхідність терміново відвідати лікаря
- аварія, поломка автомобіля
- погодні умови
- необхідність терміново усунути наслідки затоплення у квартирі
Зразок пояснювальноїз приводу відсутності на робочому місці:
- ПІБ керівника у правому кутку зверху (наприклад: «Директору ТОВ «Південний берег» Самуїлову Олександру Олексійовичу»).
- Нижче – свої дані: «від бухгалтера Силіної Наталії Тимофіївни».
- Нижче центром: «Пояснювальна».
- З абзацу наступного рядка: «28.02.2018 року я була відсутня на роботі через те, що у сусіда зверху прорвало трубу, і моя квартира виявилася затопленою. Виявила я це о 8.00. Відразу викликала ремонтну бригаду і намагалася врятувати від псування власне майно. Бригада робітників приїхала через півтори години після мого дзвінка, а роботу з усунення течі вони розпочали близько 10.00. Ремонт було закінчено о 13:30. Так як мій робочий день триває до 14:00, приїхати на роботу я не встигла. До пояснювальної додаю довідку з ЖЕКу, що підтверджує прорив опалювальної трубита факт проведення її ремонту».
- Останній рядок: «1.03.2018р, підпис, Силіна Н.Т.»
Як правильно написати пояснювальну, роз'яснювальну записку, щоб не покарали: поради
Уникнути покарання за порушення допоможе правильно складена пояснювальна.
ВАЖЛИВО: Існує думка, що працівник, який пише «пояснювальну» записку, вже погоджується з тим, що надалі його звинуватить у події. Але якщо написати «пояснювальну» чи «роз'яснювальну», він буде визнаний невинним. Це помилка, тому не варто вигадувати нові назви для пояснювальної записки, а краще грамотно скласти її текст.
Успіх пояснювальної записки залежить від точності дотримання таких правил:
- Інформація має чітко та коротко пояснювати ситуацію.
- Стиль записки має бути діловим. Недоречні в тексті пояснювальної хитромудрі фрази, промовисті обороти.
- У жодному разі не можна намагатися перекласти свою провину іншого працівника чи приховати значні факти.
- Наприкінці оповіді будуть доречними вибачення та обіцянки надалі бути уважнішими.
- Слід використовувати для написання пояснювальної чистий аркушписати розбірливо і акуратно.
ВАЖЛИВО: Складаючи текст пояснювальним, краще утриматися від вживання слів, у правильності написання яких виникають сумніви. Необхідно переконатися, що при написанні не допущені помилки або замінити це слово синонімом.
Якщо працівник припустився помилки, йому доведеться написати пояснювальну, незалежно від того, що стало причиною його неуважності. Більшість помилок на роботі відбуваються через втому, стрес, неуважність або брак досвіду. Будь-яку з цих причин можна вказати в пояснювальній. Головне, наприкінці записки пообіцяти надалі бути уважнішими, а в житті докласти зусиль до того, щоб подібне більше не повторилося.
Як написати пояснювальну записку на роботі щодо скарги: зразок, шаблон, приклади
Пояснювальна записка Скаргу на працівника можуть залишити клієнти, незадоволені рівнем обслуговування або якістю послуг. Пояснювальну щодо скарги писати складніше, ніж пояснювальну з будь-якого іншого приводу.
Текст записки повинен розкривати проблему, правдиво описувати ситуацію, що склалася, і виправдовувати працівника. З іншого боку, в пояснювальних подібних обов'язках повинні бути слова каяття і обіцянка надалі не допускати подібних ситуацій.
Але що писати, якщо ініціатором конфлікту став саме клієнт, а своєї провини у тому, що трапилося, працівник не бачить?
- Слід добре продумати своє пояснення або порадитися з юристом.
- Не треба зізнаватись у тому, що неможливо перевірити та довести.
- У тексті можна згадати про доброчесність та старанність працівника, відсутність у нього дисциплінарних покарань у минулому.
- Звернути увагу роботодавця на наявні пом'якшувальні обставини.
- Зробити собі ксерокопію пояснювальною.
ВАЖЛИВО: Якщо в пояснювальній будуть описані об'єктивні обставини, які виправдовують співробітника в ситуації, що склалася, з великою ймовірністю йому вдасться уникнути покарання.
Дисциплінарна провина– невиконання або недостатнє (неналежне) виконання трудових обов'язків без поважних причин. Покарання за скоєння провини передбачено у статті 192 ТК РФ:
- зауваження
- догана
- звільнення
Для працівників прокуратури, митниці та держслужбовців закон передбачає суворіші покарання, серед яких позбавлення звань, зниження чину, попередження про невідповідність та інші.
Але щоб покарати працівника за провину, роботодавцю доведеться довести:
- неправомірність дій працівника
- сам факт скоєння працівником провини
- вину працівника
Тому, під час написання пояснювальної, працівникові потрібно обміркувати кожне своє слово. Інакше роботодавець зможе використовувати навіть найменшу «зачіпку», щоб покарати підлеглого за провину.
ВАЖЛИВО: Не можна притягти працівника до відповідальності за провину, якщо в документі ознайомлення з положенням, яке він порушив, немає його підпису.
Подія на робочому місці- ненавмисна, раптова зупинка процесу, яка може спричинити травму, смерть, втрату матеріальних засобів або інші збитки.
Залежно від виду події та провини в ньому працівника, буде покарання. У кращому разі це буде догана та позбавлення премії, а в гіршому – звільнення.
У пояснювальній слід правдиво описати подію, відзначивши свою роль. У цьому важливо точно вказувати час. У деяких випадках текст краще складати разом із юристом.
Якщо перевірка на роботі виявила порушення, уникнути пояснень письмово не вдасться. А ось залишитися безкарним можна лише в тому випадку, якщо такі порушення були виявлені вперше, а сам працівник користується довірою та повагою.
У будь-якому випадку, в пояснювальній треба покаятися і пообіцяти, що в майбутньому порушення будуть виправлені і ніколи більше не повторяться.
Однак якщо порушення були виявлені не вперше, сподіватися нема на що – заслужене покарання не змусить себе довго чекати, незалежно від того, що написано в записці.
Написати пояснювальну записку зовсім не складно, тим більше що якась особлива форма для неї не потрібна. Але достовірність та стислість тексту, щирість, акуратність письма та відсутність граматичних помилокможуть допомогти уникнути покарання чи пом'якшити його.
Відео: Як правильно та грамотно написати пояснювальну записку на роботі?
У ст. 193 ТК РФ йдеться про те, що до застосування дисциплінарного стягнення роботодавець повинен зажадати від працівника письмове пояснення. Якщо після закінчення двох робочих днів зазначене пояснення працівником не надано, складається відповідний акт. Не надання працівником пояснення не є на заваді застосування дисциплінарного стягнення.
Що з цього випливає?
- Пояснювальну у вас може зажадати тількироботодавець, а не всі кому не ліньки (наприклад, керівник відділу або ревізор не має права цього робити).
- Якщо роботодавець зажадав пояснення від вас, то краще все ж таки написати його, і тут є свої нюанси:
—не пишіть неправду, т.к. існує велика ймовірність того, що можуть перевірити інформацію, і тоді, на ваше порушення, вас ще викриють і в брехні…а це погано.
— не звинувачуйте у всьому своїх колег- роботодавець обов'язково зажадає пояснення ще й від них, в результаті ви не тільки не виправдаєтесь, а й додатково наживете ворогів + можуть випливти ще якісь порушення.
— не пишіть «мене не навчили…»— під час прийому на роботу ви підписували посадову інструкцію(до речі, перед написанням будь-якої пояснювальної не полінуйтеся її перечитати), де, як правило, все враховано, у тому числі самонавчання та дотримання різноманітних інструкцій. Не знання, як відомо, не звільняє… Роботодавець і в цьому випадку зажадає пояснювальної вже вашого керівника (який не навчив), і… — тут дивіться попередній абзац.
Пояснювальну записку краще писати з посиланнями на посадові обов'язки, що обумовлені у вашій посадовій, на інструктивні матеріали (мовляв, ймовірно, не вірно трактував). Якщо вже дуже хочеться когось звинуватити, то можна написати, що, ймовірно, з боку того й того склалося упереджене ставлення і т.д. Існує так само хитрість у найменуванні документа, тобто не пояснювальна, а пояснювальна записка.
Якщо порушення очевидне, краще послатися на погане самопочуття, великий потік клієнтів. Тоді наприкінці треба написати, що помилку свою визнаєте, надалі зобов'язуєтеся не допускати подібних ситуацій.
Форма, шаблон пояснювальної записки включає обов'язкові реквізити:
- найменування організації;
- вказівка посадової особи, до якого звернено записку, його ПІБ;
- від кого
- найменування документа - "Пояснювальна записка";
- заголовок до тексту («Щодо…», «Щодо…»);
- текст пояснення;
- укладач, його підпис.
Залежно від виду порушення, письмове пояснення роботодавець може зажадати:
— за фактом порушення трудової дисципліни: запізнення, відсутність на робочому місці (більше 4-х годин), поява на робочому місці нетверезому вигляді(За останнє можуть звільнити відразу!).
|
Керівнику
АКБ «ЦИГАНБАНК» (ЗАТ)
у м. Санкт-Петербург
В.В. Іванову
Від контролера-касира відділу
Офісного продажу
Сидорової О.В.
Пояснювальна За фактом запізнення 11.03.13. на роботу на 14 хвилин можу пояснити таке: запізнення стало можливим через відсутність наземного транспорту цього ранку від станції метро «Сінна» дуже довгий час, внаслідок чого очікування на зупинці склало 20 хвилин. Надалі зобов'язуюсь на роботу не запізнюватися (або повідомляти по телефону про можливе запізнення у зв'язку із затримкою транспорту або через інші надзвичайні обставини), а також відпрацювати 14 хвилин сьогодні у свій обідній час. Сидорова О.В. (Підпис) |
— за фактом виявлених порушень під час проведення перевірок, ревізій, під час здійснення операцій:після проведення перевірок складається Акт з описом виявлених невідповідностей вимогам нормативних документів, де має бути зазначений конкретний пункт інструкції, який ви порушили!
Не треба думати, що перевіряючі/ревізори/аудитори – Боги, вони – такі ж люди, як і ми з вами, і Акти перевірок найчастіше складають, копіюючи їх із попередніх, навіть не переконавшись у актуальності нормативних документів на момент перевірки (порушення-то однотипні). Були випадки, коли порушували, намагалися поставити те, що вже давно скасовано, тому треба кожен пункт, який до вас «пред'являють», не полінуватися, і спочатку знайти в інструкції/положенні/договорі/посадовій, щоб переконатися, що порушення взагалі мало місце бути. Якщо немає посилань на пункти нормативних документів, то немає жодних порушень.
|
Керівнику
АКБ «ЦИГАНБАНК» (ЗАТ)
у м. Санкт-Петербург
В.В. Іванову
Від начальника
Відділу офісних продажів
Сидорової О.В.
Пояснювальна За фактом виявлених порушень під час проведення перевірки організації касової роботи у відділі офісних продажів можу пояснити таке: За п. 1 — перевірку даних додаткових офісів було заплановано на грудень 2013 року, тут немає порушень. За п. 2 – акт ревізії перебував на затвердженні у Керівника Філії, тому був відсутній у папці на момент проведення перевірки. За п. 3 - Відповідно із п.19.13. Положення 318-П - Склад комісії, що створюється для проведення ревізії готівки, перевірки порядку ведення касових операцій, встановлюється розпорядчим документом кредитної організації. До складу зазначеної комісії не повинні залучатися працівники, які виконують операції з готівкою, що ревізується, перевіряється. Начальник Відділу грошового обігу та зав/касою Відділу грошового обігу – є співробітниками Відділу грошового обігу та посадовими особами, відповідальними за збереження цінностей сховище ФіліїАКБ «ЦИГАНБАНК»(ЗАТ) в м.С-Петербург, і, відповідно, ніяк не могли виконувати операції з ревізованими, що перевіряються готівкою в Додатковому Офісі № 1 т.к. вони не є, співробітниками цього підрозділу- ДО № 1, як і всі інші ДО Філії, структурно входить до складу Відділу офісних продажів Філії. Порушень не було. За п. 4 - у чому зауваження? Який пункт інструкції порушено? В акті відображено всі необхідні відомості відповідно до п. 19.15. Положення 318-П. За п. 5 - просимо пояснити, порушуючи який пункт і яку інструкцію дане зауваження. В акті відображено всі необхідні дані відповідно до п. 19.15 Положення 318-П. Сидорова О.В. (Підпис) |
- на вас можуть скласти службову записку з іншого підрозділу за фактом чогось (і таке буває), тут багато залежить від ступеня підпорядкованості: якщо це вищестояще підрозділ, то «бурзети» не варто, і якщо ви у рівних умовах, можна і них чогось теж написати при наданні пояснювальної.
|
Керівнику Філії
АКБ «ЦИГАНБАНК» (ЗАТ)
у м. Санкт-Петербург
В.В. Іванову
Від Начальника відділу
Офісного продажу
Сидорової О.В
Пояснювальна записка Щодо службової записки, написаної Заступником начальника Служби Безпеки (СБ) Банку Козловим Є.В., можу пояснити таке:
|
Жодна людина не застрахована від випадковостей, у тому числі на роботі. Порушення дисципліни праці каране, якщо відсутня поважна причина.
Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок індивідуальний. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему- звертайтесь до консультанта:
ЗАЯВКИ І ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО І БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.
Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!
Як у 2019 році оформити пояснювальну на роботі? Недотримання трудової дисципліни загрожує працівникові заходами дисциплінарного стягнення.
У деяких випадках порушення може спричинити звільнення. У цьому працівник може вплинути рішення керівництва, навівши поважні причини допущеного порушення. Як правильно у 2019 році написати пояснювальну на роботі?
Основні моменти
З будь-яким працівником може статися ситуація, коли він запізниться на роботу, не зможе виконати свої обов'язки належним чином або буде змушений прогуляти робочий час.
З позиції трудового праваце визнаватиметься порушенням трудової дисципліни. Але при цьому причини можуть мати як шанобливий, так і неповажний характер.
Виходячи з пояснень співробітника керівництво ухвалить рішення щодо необхідності покарання працівника.
Пояснити ситуацію, що склалася, працівник повинен у письмовій формі. За загальноприйнятими правилами складається пояснювальна записка.
Така може бути виправдувальної чи пояснювальної. Пояснювальна записка є офіційним документом і оформлятися вона повинна належним чином.
Основним призначенням записки стає пояснення причин порушення та можливість виправдання працівника. Але викласти інформацію потрібно грамотно.
Що це таке
У законодавстві немає поняття «». Проте згадується «вимога пояснень письмово».
Йдеться ситуаціях, коли співробітником скоєно неправомірні дії чи з його вини порушено виробничий процес.
Зрозуміло, що співробітник спробує пояснити обставини у усній формі. Але таких пояснень у документообігу не застосуєш.
Отже, пояснювальна записка це документ, у якому працівник письмово викладає причини, що зумовили порушення трудових норм.
Тобто в ній просто викладається випадок, що стався. Працівник не робить жодних заяв у пояснювальній. Він не просить розібратися в ситуації, що склалася.
Цей факт відрізняє цю записку від інших службових документів, наприклад, доповідної чи заяви. Пояснювальна записка стосується документації інформаційного чи довідкового характеру.
Або ж працівник неправильно оцінив можливі наслідкисвоїх дій. У пояснювальній записці відображаються не тільки причини порушення, а й передумови, що спричинили настання ситуації.
Також зазначаються обставини, що сприяли виникненню неуважності до деталей роботи. Як написати пояснювальну помилку в роботі?
Перекладати свою відповідальність на колег не рекомендується, однак визнавати відсутню провину не слід.
Як приклад, працівник припустився помилки при роботі на новому устаткуванні. Можна послатися, звісно, на неналежний інструктаж. Але краще послатися відсутність належного досвіду.
За відгул
Це відсутність на роботі протягом усього робочого дня або понад чотири години поспіль протягом однієї робочої зміни.
Прогул без поважної причини може стати приводом для розірвання трудового договору. Тому працівник дуже зацікавлений у тому, щоб докладно розповісти про невихід на роботу.
Поважними, як правило, вважаються:
- хвороба самого працівника чи близьких родичів, підтверджена медичною довідкою;
- смерть члена сім'ї;
- нещасний випадок;
- аварія;
- стихійне лихо.
У будь-якому разі поважною причиною визнається лише за наявності документального підтвердження.
За запізнення
Письмове надання пояснень стає обов'язковим лише деяких випадках. Найпоширеніше- при оцінці поважності причин дисциплінарної провини працівника(Порушення працівником трудових, посадових обов'язків). Це вимагає процедура накладання дисциплінарного стягнення за ст. 193 Трудового кодексу (далі - ТК РФ), яке може вилитися не тільки у зауваження чи догану, а й у звільнення. Все залежить від обставин, у яких потрібно розібратися. Пояснювальна записка у разі документує, доносить до керівництва позицію працівника, його бачення ситуації, його аргументи.
Фрагмент документа
Згорнути Показати
Трудовий кодексРФ. Стаття 193 "Порядок застосування дисциплінарних стягнень"
До застосування дисциплінарного стягнення роботодавець повинен зажадати від працівника письмове пояснення. Якщо після закінчення двох робочих днів зазначене пояснення працівником не надано, складається відповідний акт.
Ненадання працівником пояснення є перешкодою застосування дисциплінарного стягнення.
Дисциплінарне стягнення застосовується пізніше місяця з дня виявлення провина, крім часу хвороби працівника, перебування їх у відпустці, і навіть часу, який буде необхідний врахування думки представницького органу работников.
Дисциплінарне стягнення не може бути застосовано не пізніше шести місяців з дня вчинення провини, а за результатами ревізії, перевірки фінансово-господарської діяльності або аудиторської перевірки - не пізніше двох років з дня його вчинення. У зазначені терміни не включається час провадження у кримінальній справі.
За кожну дисциплінарну провину може бути застосовано лише одне дисциплінарне стягнення.
Наказ (розпорядження) роботодавця про застосування дисциплінарного стягнення оголошується працівнику під розпис протягом трьох робочих днів із дня його видання, крім часу відсутності працівника на работе. Якщо працівник відмовляється ознайомитись із зазначеним наказом (розпорядженням) під розпис, то складається відповідний акт.
Дисциплінарне стягнення може бути оскаржено працівником до державної інспекції праці та (або) органів з розгляду індивідуальних трудових спорів.
Але пояснювальні можуть складатися і з інших причин, хоча при цьому зберігається аспект "необхідності виправдатися" (адже в інших випадках використовуються службові та доповідні записки). Наприклад, у ході розслідування обставин заподіяння шкоди майну роботодавця та визначення його розміру за ст. 247 ТК РФ.
також зразок вимоги про надання письмових пояснень у статті «Підробні документи для прийому на роботу»
Потреба письмових пояснень
Отже, «до застосування дисциплінарного стягнення роботодавець має зажадати від працівника письмове пояснення». Як бачите, закон не вказує точно, чи має вимога пояснень відбуватися в усному чи письмовому вигляді. В особливо складних випадках, коли і працівник, і роботодавець налаштовані дуже серйозно і мають намір йти, як то кажуть, до переможного кінця, роботодавець повинен запитати у працівника пояснення письмово, щоб потім мати можливість підтвердити дотримання процедури, запропонованої для накладання дисциплінарних стягнень статтею 193 ТК РФ (Приклад 1). Затвердженої форми цього кадрового документа ніколи не існувало, тому в кожній організації його оформлюють на свій лад. Навіть вид документа для цього використовують різний (повідомлення, вимога, лист та ін.), хоча коректніше називати його саме « вимога», тому що у ч. 1 ст. 193 ТК РФ йдеться про те, що . Повідомлення за змістом має інший відтінок - відбувається інформування і немає вимоги щось зробити. Лист - вихідний документ, який направляється до сторонньої організації або фізичної особи, а працівник не такий уже «чужий» чоловік.
Слід пам'ятати, що «дисциплінарне стягнення застосовується пізніше місяця з дня виявлення провина» (год. 3 ст. 193 ТК РФ). Факт його виявлення підтверджується актом, а чи не вимогою. Тому від дати виявлення (яка в ідеалі має збігтися з датою складання акта) і слід відраховувати цей місяць, а не від дати запиту письмових пояснень.
Від дати вимоги відраховується інший строк - 2 дні для надання письмового пояснення(Див. Приклад 3). Тому важливо як оформити вимога, а й довести, що його було вручено працівникові чи він відмовився від його отримання. Для цього внизу аркуша можна відразу зробити відповідні заготівлі (позначені цифрами 1 і 2 у Прикладі 1): якщо не оформляється перша (підпис про отримання вимоги), то оформляється друга (свідки підтверджують факт відмови працівника отримати цей документ, дана позначка позбавляє необхідності складати окремий акт із цього приводу).
Приклад 1
Письмова вимога пояснень у працівника
Згорнути Показати
Приклад 2
Текст вимоги пояснень у працівника про причини відсутності на роботі та підпис
Згорнути Показати
Приклад 3
Розрахунок терміну для надання письмового пояснення причин дисциплінарної провини
Згорнути Показати
Припустимо, робітник за недбалістю пошкодив майно роботодавця у понеділок 01.09.2014, тому були свідки і того ж дня було оформлено акт. 02.09.2014 робітнику висунули вимогу про надання письмових пояснень. Термін починаємо відраховувати з наступного дня:
- 03.09.2014 - 1-й день,
- 04.09.2014 - 2-й день (коли подання пояснювальної ще вважатиметься своєчасним),
- 05.09.2014 вже можна актувати факт ненадання пояснень.
Якби вимогу про надання письмових пояснень пред'явили працівникові у п'ятницю 05.09.2014, а субота та неділя у нього - вихідні дні (тобто у розрахунку 2-денного періоду не беруть участь), то термін своєчасного подання пояснювальної записки закінчиться лише у вівторок 09. .2014.
Щоб сумлінний працівник не заплутався у розрахунку даного терміну, краще відразу вказувати у вимогі конкретну дату, до якої пояснювальна записка має бути надана. Сюди можна додати і конкретний підрозділ/посадова особа, якій вона має бути віддана (див. другий абзац тексту вимоги з Прикладу 1). Адресат пояснювальної записки (на чиє ім'я вона складається, наприклад, генеральний директор) та особа, якій її слід передати (наприклад, секретар чи начальник кадрової служби), швидше за все, будуть різними людьми.
Якщо у працівника справді були поважні причини поведінки, яка не сподобалася роботодавцю, і загалом вони люди адекватні, то боятися пояснювальної записки не варто – вона стане на захист «обвинуваченого». Тоді й чекати на письмову вимогу від роботодавця не потрібно. На його усне побажання краще відразу скласти пояснювальну записку, доклавши до неї максимум доказів своєї правоти. Підійдуть не тільки офіційні документи, згодиться навіть роздруківка з сайту новин про перебої в роботі гілки метро, по якій дістається запізнілий. Якщо є конфлікт між співробітниками, то грамотно складена пояснювальна може навіть «перетягнути» керівництво на бік її автора.
На чиє ім'я пишеться пояснювальна записка?
Щоб точно відповісти на це питання, потрібно заглянути до Правил внутрішнього трудового розпорядку, які повинні діяти в кожній організації. Швидше за все, там написано, що працівник підпорядковується своєму безпосередньому начальнику та генеральному директору. Тоді й пояснювальну в разі чого працівник писатиме на ім'я або свого начальника, або генерального директора.
Локальними нормативними актами може бути встановлена інша ієрархія: наприклад, члени робочої групи підпорядковуються керівнику цієї групи, як і раніше, що у ній різні підрозділи. Керівник групи може попросити письмові пояснення лише у разі, якщо провина пов'язані з роботою групи.
Таким чином, служба безпеки, менеджер з корпоративної культури, начальник управління з персоналу немає права вимагати пояснень від працівників інших відділів, що не підпорядковуються їм, якщо це прямо не прописано в локальних нормативних актах організації. Щоправда, відповідні повноваження цим та іншим посадовим особам ще можуть делегувати генеральний директор наказом (наприклад, голові комісії з розслідування конкретного інциденту). Див. підписи в Прикладах 1 і 2, зазначені знаком оклику.
Від руки чи на комп'ютері?
Закон не зобов'язує писати пояснювальні записки від руки, їх можна набирати на комп'ютері. Але досвідчені кадровики вимагають від працівників пояснень, написаних лише власноруч. У разі трудового спору це допоможе роботодавцю захиститися від неправомірних дій із боку працівника, який може заявити, що його «примусили» підписати вже складений кимось текст.
Мінімально необхідний склад рукописних елементів, написаний рукою працівника на пояснювальній записці, такий:
- посада,
- особистий розчерк та
- І.О. Прізвище.
Обмежитися лише рукописним особистим розчерком не можна, т.к. деякі підписи графологічна експертиза не в змозі однозначно ідентифікувати як такі, що належать певній особі. А за цілими словами (на посаді та прізвища) це вже однозначно можна буде зробити.
Реквізити пояснювальної записки
Форма пояснювальної записки щодо вільна. Ніхто не вимагає від працівника досконального знання стандартів оформлення документів, вистачить дотримання необхідного мінімуму.
Зверху у правій частині листа в стовпчик пишеться інформація про те, кому і ким адресовано пояснювальну записку. Працівник має вказати свій структурний підрозділ, посаду, а також повні прізвище, ім'я та по батькові. Найменування виду документа- пояснювальна записка - пишеться по центру, через кілька рядків (зазвичай з великої літери або тільки великими літерами, як показано у Прикладі 4). У Прикладі 5 продемонстровано застарілий варіант, де найменування виду документа пишеться повністю дрібними літерами і після цього ставиться крапка, тобто. вся «шапка» як би могла бути прочитана єдиною пропозицією; такі варіанти оформлення раніше траплялися і в заяв.
Приклад 4
«Шапка» пояснювальної записки
Згорнути Показати
Приклад 5
Застарілий варіант «шапки» пояснювальної записки
Згорнути Показати
Зверніть увагу: у Прикладі 5 застарілої є рядок із написанням виду документа (з маленької літери та крапкою), а все, що вище – цілком коректно. Посада автора пояснювальної записки може відступати від адресата (генерального директора, як у Прикладі 4), а може йти відразу на наступному рядку (як у Прикладі 5). Прийменник «від» може бути або бути відсутнім перед посадою автора.
За найменуванням виду документа йде текст, що складається у вільній формі. Єдині вимоги щодо нього:
- коректність формулювань та використання по можливості офіційно-ділового стилю викладу,
- тільки точні дати, якщо потрібно - час,
- факти та причини ситуації, що склалася.
Обставини бувають різними, і вимагати від працівника стислості у пояснювальній некоректно. Записка може займати кілька аркушів паперу, містити пряму мову і читатися як хороший детектив, а може і з одного рядка. Роботодавець немає права обмежувати співробітника у такому «творчості».
Ніхто не чекає від працівника до пояснювальних висновків та пропозицій, хоча й заборонити йому включити їх не вийде.
Зміст пояснювальної записки визначає лише працівник, якому потрібно її написати. Начальник немає права диктувати текст, говорити фрази типу «це - причина», вимагати переписати й іншими засобами проводити зміст документа. У деяких організаціях йдуть ще й складають типові тексти пояснювальних записок. Працівник має право вирішувати, чи використовувати їх чи писати пояснювальну самостійно. В його інтересах описати те, що сталося так, як він вважає правильним. Роботодавець, своєю чергою, зобов'язаний ознайомитися з будь-якими поясненнями працівника, подобаються вони йому чи ні.
Складання тексту пояснювальної записки часто викликає труднощі. Повторимо головне правило: події слід викласти так, як вони відбувалися.
Якщо вина працівника очевидна (запізнився, нагрубіянив клієнту, забув щось зробити), то заперечувати це і вигадувати якісь виправдання безглуздо. Доведеться писати так, як є:
Приклад 6
Текст пояснювальної записки
Згорнути Показати
Приклад 7
Текст пояснювальної записки
Згорнути Показати
Приводів для запізнень чи відсутності робочому місці може бути багато, і далеко ще не всі вони поважні. Якщо працівник не хоче озвучувати справжню причину свого запізнення, то це його право. Тут виручать універсальні формулювання "за сімейними" або "за особистими обставинами" (див. Приклад 8). Ще один вихід – визнати свою провину без опису причин (Приклад 9). Однак жодного розуміння та співчуття керівництва такі кліше, звичайно, не викличуть.
Приклад 8
Текст пояснювальної записки
Згорнути Показати
Приклад 9
Текст пояснювальної записки
Згорнути Показати
Працівник може припускати, що його «простять», тому що причина провини поважна, а сам він давно працює, раніше ніколи такого не траплялося, або з якихось інших причин. Тоді йому краще написати про це у своїх поясненнях:
Приклад 10
Фрагмент тексту пояснювальної записки
- Приклад пояснювальної записки
- Зразок пояснювальної записки касира
Як правильно написати пояснювальну записку?
Пояснювальна записка є діловий документ, який перебуває у внутрішньому зверненні організації. Зміст документа передбачає пояснення причинно-наслідкового зв'язку між подією, вчинком чи фактом, зазвичай негативного властивості, що вже стався. Пояснювальна записка то, можливо супроводом основного документа, тоді її змісті будуть дані пояснення окремих положень цього документа.
Призначення пояснювальної записки – прояснення ситуації людиною, яка є головною особою у подіях, що відбулися, можливо, їх винуватцем; Мета пояснювальної записки - провести внутрішнє розслідування причин події, розібратися в них, зробити правильні висновки.
У ст. 193 ТК РФ йдеться про те, що роботодавець зобов'язується витребувати написання пояснювальної записки у співробітника у разі передбачуваного вчинення дисциплінарної провини. Працівник має право відмовитися писати пояснювальну записку, закон це передбачає, у роботодавця у разі виникає право застосувати дисциплінарне стягнення стосовно співробітнику, без наявності його пояснювальної записки.
Форма, шаблон пояснювальної записки включає обов'язкові реквізити:
- - найменування організації;
- – вказівка посадової особи, до якої звернено записку, її ПІБ;
- - Найменування документа - "Пояснювальна записка";
- – дата складання та № реєстрації записки;
- – заголовок до тексту («Щодо…», «Про…»);
- - Текст пояснення;
- - Упорядник, його підпис.
Приклад пояснювальної записки
Декану історико – філологічного факультету Орлової Н.І.
від студентки 218 групи Івлєвої Г.П.
Пояснювальна записка
Щодо пропуску занять 22 жовтня 2011 року.
Я, Івлєва Галина Петрівна, пропустила 22 жовтня навчальний день (3 пари та 1 практичний семінар), у зв'язку з тим, що до мене до гуртожитку приїхала мама із с. Олександрівка.
У моєї мами хворе серце, і вона змушена проходити обстеження кілька разів на рік у центрі функціональної діагностики, саме на таке обстеження вона прибула цього разу. 22 жовтня 2011 їй несподівано стало погано, вона стала задихатися, я викликала для мами «Швидку допомогу».
Лікар зробив мамі необхідні уколи і сказав, що їй треба провести в спокої цілий день. Я вирішила не ходити на заняття, лишилася спостерігати за станом мами. Лікар «Швидкої допомоги» Просянніков А.В., на моє прохання, написав записку про те, що мама потребує спостереження. Записку від лікаря додаю ю. Прошу Вас зважити на поважну причину пропуску занять.
Студентка 218 групи Івлєва Івлєва Г.П.
Зразок пояснювальної записки до школи
Оформлення пояснювальної записки в школу проводиться згідно з звичайними вимогами, писати її може тільки батько школяра, або його офіційний опікун, пишеться подібна записка на ім'я директора, обов'язково в записці потрібно вказати клас, до якого ходить ваша дитина.
Директору Олександрівської середньої школи № 15 Нікітін С.А.
від Котова А.А., батька
учня 6 «А» класу, Котова Сергія.
Пояснювальна записка
Про пропуск занять Котовим Сергієм 2 жовтня 2012 року.
Я, Котов Олексій Олександрович, разом зі своєю родиною – дружиною та сином Сергієм, учням 6 «А» класу, 2 жовтня 2012 року їхав з дачної ділянки, де ми збирали врожай. Коли ми знаходилися кілометрів за 5 від міста, моя машина затихла. Завести автомобіль я не зміг, довелося викликати евакуатор. Внаслідок цієї події, мій син запізнився на заняття на 3 години. Цього дня він мав лише 4 уроки, сенсу йти на заняття вже не було. Я подзвонив класному керівникуГанні Петрівні Осіповій пояснив, що син пропустив уроки з поважної причини.
Пояснювальна записка про невиконання плану
Зразок пояснювальної записки до податкової
Начальнику відділу камеральних перевірок ІФНС №2 м. Артема
Стафєєвої А.О.
від генерального директора ТОВ "Південне" Александрова І.І.
Пояснювальна записка
Щодо претензій податкової інспекції
Я, Олександров Іван Іванович, у відповідь на претензії відділу камеральних перевірок ІФНС №2 про несвоєчасну здачу звітів, пояснюю, що через важке захворювання бухгалтера ТОВ «Південне», у жовтні 2010 р. змушений був займатися заповненням та відправкою щоквартальних звітів самостійно.
Звіт у податкову інспекцію було надіслано мною особисто рекомендованим листом, з повідомленням, у поштовому відділенні № 3 міста Артем 20 жовтня 2010 року, що не суперечить чинному законодавству, терміни надсилання мною звіту не було порушено. Можливо, у запізненні звіту винні працівники пошти.
До пояснювальної записки додаю поштові квитанції, в яких вказано час відправлення мною рекомендованого листа.
Генеральний
директор ТОВ "Південне" Олександров Олександров І.І.
Пояснювальна записка про запізнення
підполковнику Павленку С.С.
від службовця МО РФ, діловода будівельного відділу
Зайцевої О.П.
Пояснювальна записка
Щодо запізнення на роботу 26 липня 2012 року
Я, Зайцева Ольга Петрівна, 26 липня 2012 року запізнилася працювати на 2 години. Справа в тому, що сьогодні вранці, під час мого прямування на автобусну зупинку, я стала свідком та учасником неприємної події. На десятирічну дівчинку, що йде попереду мене, раптово напав бродячий собака, і вкусив його. Мені довелося втрутитися в ситуацію, тому що дівчинка була сильно налякана та плакала, а її рана кровоточила. Я доставила дівчинку до найближчого травмпункту, подзвонила на роботу її батькам, після чого вирушила на роботу. Прошу врахувати поважну причину запізнення.
Зразок пояснювальної записки про прогул
Командиру військової частини 55555
підполковнику Павленку С.С.
від службовця МО РФ, слюсаря відділу МТО
Петрова О.С.
Пояснювальна записка
Щодо невиходу на роботу 29 липня 2010 року
Я, Петров Олег Семенович, 29 липня 2010 не зміг вийти на роботу. Напередодні в неділю ввечері в моїй хаті були гості, закуски було мало, а спиртного багато. Я сам не зрозумів, що сталося, тільки я прокинувся пізно ввечері з жахливим головним болем, а гостей уже не було. Я вирішив прибрати посуд зі столу і ще трохи полежати. Коли я прокинувся наступного разу, був уже пізній ранок понеділка. Я зрозумів, що дуже спізнився на роботу, як і раніше, боліла голова і все тіло. На роботу не пішов. Усвідомлюю, що був не правий. Більше такого не повториться.