Пояснювальна в Росспоживнагляд зразок. Як правильно та грамотно написати пояснювальну записку на роботі начальнику, директору з приводу відсутності на робочому місці, помилки, скарги, провини, події, за фактом порушень після перевірки: зразок,

Якщо вам колись знадобиться писати пояснювальну записку, а як показує практика, бувають такі випадки досить часто, то робіть це грамотно та правильно. Не варто недооцінювати цей документ. Серйозний підхід допоможе уникнути подальших непорозумінь та заходів дисциплінарного характеру. У цьому вам допоможе ця стаття. Дізнаємося про те, як написати пояснювальну записку, які бувають види та вимоги до неї. Крім того, дана інформаціябуде корисна керівникам та особам, до чиєї компетенції входить це питання.

Що таке пояснювальна записка?

У загальному розумінні слова під пояснювальною запискою слід розуміти особливий діловий папір, який складається для надання пояснень щодо окремих положень основного документа (план, звіт, проект) або дає коментар про причини будь-якого факту, події чи вчинку.

Велика кількість варіацій та різновидів цього документа умовно можна поділити на дві групи.

Види пояснювальних записок

Супровідні основний документ або пояснення щодо окремих його положень.
Пояснювальні записки з приводу будь-якої події, вчинків, ситуацій, що склалися, і поведінки окремих співробітників організації. Це найпоширеніший різновид документа, складена співробітниками організації на вимогу прямого чи вищого керівника. Стосуються вони відносин, що виникають у процесі трудової та виробничої діяльності. Як правило, пояснювальна записка директору пишеться у зв'язку з виникненням позаштатної ситуації, порушенням трудової та (або) виробничої дисципліни, дисциплінарних провин та порушень тощо. , оскільки вона розглядається законодавцем як форма його самозахисту. Таким чином, пояснювальна записка (зразок нижче) є невід'ємною складовоюпроцесу притягнення співробітника до дисциплінарної ответственности.

Оформлення пояснювальної записки

Для першого виду документації оформлення у друкованому вигляді є обов'язковою вимогою, для другого допустимо рукописний текст на стандартному аркушіпапери формату А4 Про те, як написати пояснювальну записку і що в ній вказати, повинен знати кожен, тому що на практиці це дуже часто зустрічається. Яким би зразковим співробітником ви не були, ситуації бувають різні, і від них ніхто не застрахований. До структури пояснювальної записки входять такі обов'язкові для вказівки елементи:

реквізити адресата;
найменування документа, зазначення виду;
заголовок тексту (починається з прийменника «Про (Про)...»);
Основний текст;
дата написання документа;
особистий підпис.

Пояснювальна записка (зразок наведений нижче) у змістовній частині повинна відображати об'єктивні дані про події та конкретні факти, давати чіткі пояснення. Основний текст відображає особисту позицію співробітника в ситуації, що склалася, його ставлення до досконалого провину і наслідків. Якщо працівник визнає свою провину в скоєнні провини, то він може це відобразити у змістовній частині, вказавши на своє каяття у скоєному, і дати обіцянку більше не повторювати цього в майбутньому. Якщо ж він вважає себе невинним, то є можливість висловити свою точку зору та надати свої докази та необхідні докази.

Підсумовуючи, можна сказати, що пояснювальна записка - приклад того, як може убезпечити себе співробітник за наявності спірної ситуації. Його пояснення по суті сприяють об'єктивному оцінюванню роботодавцем певного факту та дозволяють виявити всі обставини вчиненого провини, а у разі необхідності вибрати справедливий захід дисциплінарного стягнення.

Повідомлення працівника про надання пояснення

Як було згадано, роботодавець зобов'язаний запросити в свого співробітника письмове пояснення до застосування дисциплінарного стягнення (ст. 193 ТК РФ). Крім того, встановлено терміни, в які має бути дано пояснення – два робочі дні. Виходячи з того, що законодавцем відводиться певний час, роботодавець повинен зафіксувати документально дату, коли він попросив свого співробітника надати записку. Обов'язкової вимоги про це немає, проте з практичного погляду такий документ буде незайвим. По-перше, це відправна дата, а по-друге, документальне підтвердження того, що права працівника не було порушено. Наводимо нижче приклад, щоб було зрозуміло, що має бути в ньому зазначено та як написати. Пояснювальну записку вимагають на бланку листа з підписом представника від роботодавця, у компетенції якого виносити дисциплінарні стягнення. Як правило, це керівник чи особа, якій делеговано ці повноваження.

Приклад повідомлення

Заступнику головного лікаря

Кукушкіну Р.Р.

Про надання письмового пояснення

У зв'язку з неналежним виконанням Вами трудових обов'язків, які висловились у відсутності на робочому місці в період з 21.12.14 до 23.12.14, прошу Вас надати письмове пояснення за цим фактом до відділу кадрів до 18:00 годин 26.01.2014.

Головний лікар (підпис) Сорокін П.П.

Повідомлення отримав 24.01.2014

Заступник головного лікаря (підпис) Кукушкін Р.Р.

Цілком може виникнути ситуація, коли співробітник відмовляється отримувати та підписувати такий документ, а пояснювальна записка на роботу при цьому пишеться із запізненням, коли вже неможливо застосувати міру дисциплінарного стягнення та вийшли усі терміни. І тут може бути наступний вихід – вручати повідомлення комісією, тобто у присутності безпосереднього керівника, представника від профспілки, юрисконсульта організації та інших заінтересованих осіб. Якщо була відмова, то варто скласти акт з підписами всіх, хто був присутній. У такий спосіб ви підтвердите дотримання положень ст. 193 ТК України.

Пояснювальна записка (зразок) працювати: приклад № 1

Найчастіше зустрічаються ситуації пов'язані з прогулами чи запізненнями працювати.

Командиру військової частини 65487

Полковнику Сидорову С.С.

Від службовця МО РФ, діловода

Волкова Р.Л.

Пояснювальна записка

Я, Волков Роман Львович, 16 травня 2014 спізнився на роботу на 4 години. По суті ситуації, що склалася, можу пояснити наступне. Сьогодні вранці, під час мого прямування на роботу на власному автомобілі, я став свідком ДТП. У зв'язку з цим був змушений давати свідчення співробітникам ДІБДР. Це зайняло чимало часу. Додаю копію протоколу як доказ та підтверджуючу записку інспектора ДІБДР Орлова П.П.

Приклад №2

Директору магазину «Вітрило»

Малініної М.М.

Від завідувача складу

Смородинцева С.С.

Пояснювальна записка

Я, Смородинцева Софія Семенівна, 30 грудня 2014 року запізнилася на роботу на 2 години. Справа в тому, що напередодні я купила новий годинник із будильником. Не до кінця розібравшись із механізмом, я неправильно встановила таймер і проспала на одну годину. Усвідомлюю свою помилку. Обіцяю, що надалі такого більше не повториться.

Пояснювальна записка про помилку: приклад

Цей вид документа зустрічається також досить часто. Помилки можуть бути різного роду, що стосуються практичної діяльності, оформлення документації тощо. У цьому випадку розглянуто ситуацію з невиконанням плану роботи.

Директору ТОВ «Багато грошей»

Монеткіної Л.Д.

Від головного спеціаліста Бумажкіної Р.М.

Пояснювальна записка

Про невиконання плану за вересень 2014 року

Я, Монеткіна Людмила Денисівна, проаналізувавши ситуацію, що склалася, пов'язану з невиконанням плану щодо укладання кредитних договорів, пояснюю наступне. Проблема пов'язана з нестачею співробітників, оскільки за місяць було звільнено двох спеціалістів, на заміну їм нікого не прийняли. Двоє співробітників, що залишилися, з обсягом роботи не справляються, хоча і працюють понад норму.

Складання акта про неподання співробітником пояснювальної записки

Якщо після закінчення встановленого терміну пояснювальна записка (приклад вище) була надана співробітником, то відповідно до зазначеної статті ТК РФ роботодавець повинен скласти спеціальний акт. Щоправда, законодавець не вказує, хто саме із співробітників повинен це зробити, у які терміни і чи потрібно ознайомити з ним працівника. Це визначається рівні організації з урахуванням правил діловодства. Акт складається за участю групи осіб та підтверджує встановлені ними події чи факти. Тому складати його необхідно колегіально, доцільно залучити тих співробітників, що були присутні при врученні працівникові повідомлення про вимогу надати пояснювальну записку. Пишеться він на загальному бланку і може мати вигляд, наведений нижче.

Зразок акту

Про ненадання співробітником письмового пояснення у зв'язку зі скоєнням дисциплінарного проступку

Мною, начальником відділу кадрів Корольової Є.Є., у присутності головного бухгалтера Іванової Н.М. та економіста Пєвцова Р.І. складено цей акт про наступне:

06.07.2014 бухгалтеру Петровій І.І. було запропоновано відповідно до ст.193 ТК РФ надати 09.07.2014 письмове пояснення з приводу вчиненого нею дисциплінарного проступку, що виявився у відсутності на робочому місці протягом 6 годин поспіль. Петрова І.І. у встановлений термін цього не зробила, сказавши, що вже давала усне пояснення, і більше писати нічого не збирається.

Цей акт складено у двох примірниках.

/Підпис/ Корольова Є.Є.

/Підпис/ Іванова Н.М.

/Підпис/ Співцов Р.І.

Примірник акта отримала:

/Підпис/ Петрова І.І.

Не варто розцінювати відмову від написання пояснювальної записки як нову дисциплінарну провину, адже це виключне право працівника, а не обов'язок. І цим актом роботодавець лише підтверджує те, що всіх норм закону було дотримано.

Відмінність пояснювальної записки від доповідної та службової

Не варто плутати три ці поняття. Із першим ми вже розібралися. Знаючи про те, як написати пояснювальну записку, ви легко зможете впоратися з рештою. Скажімо про них коротенько. Доповідна записка має зворотний характер. Мета її написання – це повідомити керівництво про обстановці, ситуацію, факти, що мали місце бути, тобто мотивувати до будь-яких дій.

Службова записка передбачає передачу певної інформації щодо «горизонтальної» гілки управління, тобто від одного керівника до іншого, співробітника одного відділу до працівника іншого і т. д. Як правило, вони стосуються матеріально-технічних, організаційних, господарських та інших питань. По суті, це ділове листування.

Те, як писати пояснювальну записку (зразок чи приклад), легко можна знайти у мережі. Немає єдиного бланка, однак є певні вимоги, на які ми вказали. Ви легко можете використовувати і переробляти наведені приклади «під себе».

Пояснювальна записка - це внутрішній документ організаціїщо пояснює певні дії чи події.

Уніфікованої форми цього документа немає, але керівництво, за бажанням, може її затвердити. Пояснювальна записка пишеться працівником організації в єдиному екземплярі на чистому листіформату А4. У ній міститься інформація про те, хто і до кого звертається, а також пояснення ситуації.

Написана записка може бути від руки або за допомогою друкарської техніки, головне, щоб на ній були присутні усі імена, дата та підпис працівника.

Види

Залежно від свого змісту та причин складання, записка може бути кількох видів:

Виправдувальна— містить інформацію, яка пояснює власну поведінку, вчинення будь-якої дії чи навпаки бездіяльності.
Пояснювальна— співробітник пояснює дії, які від нього не залежать, які вчинили інші особи, або вони склалися за певними обставинами.

Як правильно написати, щоб уникнути покарання

Більшість успіху при написанні пояснювальної записки залежить від неї правильного складання , для цього потрібно дотримуватися кілька правил:

не допускати великої кількостізайвої інформації та тривалих оповідань, інформація має містити корисні відомості, Що пояснюють ситуацію;
не вживати промовистих фраз, які ображають або, навпаки, підносять іншу сторону, яка взяла участь у ситуації;
не приховувати правди і не перекладати свою провину на когось, щиросерде зізнання більше схиляє до себе;
не допускати в пояснювальній граматичних та орфографічних помилокі помарок, вона має бути написана на чистому білому аркуші, акуратним і розбірливим почерком, документ не повинен викликати роздратування лише одним своїм виглядом.

Незважаючи на те, що пояснювальна не має уніфікованого бланка, складається вона за певним правилам:

У разі складання записки у друкованому вигляді підпис все одно ставиться від руки.

Складатися пояснювальна записка може за різних причин , Найчастіше це:

відсутність робочому місці;
вчинення помилки в роботі, недотримання посадової інструкції;
невиконання робочого плану;
до податкової служби;
від касира;
в дитячий садок;
в університет;
класному керівнику у школі;
відсутність на батьківських зборах.

Відсутність на робочому місці

Одне з грубих порушень, яке може повести за собою звільнення за статтею, такий вчинок обов'язково супроводжується пояснювальним документом. В основному, у першому реченні вказується ім'я співробітника і скільки робочих днів він пропустив, а також дати, що випали на ці дні. Після цього вказується причина прогулу, пояснення має бути логічно пов'язаним та правдивим. Найчастіше, не вихід на роботу відбувається по причин:

проблем зі здоров'ям;
догляду за одним із членів сім'ї;
екстреного ремонту;
автомобільної аварії;
неналежних погодних умов;
тимчасового ув'язнення у місці позбавлення волі.

Найкраще, якщо записку буде підкріплено будь-яким доказом, таким як медична довідка, документ про ДТП або довідка із ЖКО, тощо.

Вчинення помилки в роботі, недотримання посадової інструкції

Працівнику властиво робити помилки, цьому сприяють прості людські фактори, такі як втома, погане самопочуття, переживання, стреси, неуважність, проблеми в сім'ї або відсутність професіоналізму.

Також співробітник з якихось причин може порушити правила, яких він зобов'язаний дотримуватись за своєю посадовою інструкцією. Незалежно від характеру помилки та причини її виникнення, цю ситуацію працівник зобов'язаний пояснити.

У пояснювальній спочатку вказується те, що було досконало, а потім чому так сталося. Все написане має бути зрозумілим читачеві, а пояснення — правдивим.

Невиконання робочого плану

Бувають ситуації, коли працівник не впорався із встановленим на певний період обсягом роботи. Така ситуація також має бути прокоментована працівником. У пояснювальній слід вказати те, з чим конкретно не впорався працівник, який обсяг роботи було вказано за планом, який було виконано фактично.

Далі вказується, чому це сталося - брак часу, обладнання, вплив інших факторів або повільність співробітника. Також можна коротко вказати свої побажання, спрямовані на допомогу у покращенні продуктивності.

У податкову службу

Кожен звітний період організація обов'язково здає необхідні відомості до податкової служби, це може статися у випадках:

несвоєчасного складання податкової декларації у службу;
виявлення помилок у декларації під час написання слів чи цифр;
розбіжності між даними, які є у податковій, та тими, що здані організацією.

Пояснювальна додається до виправленої декларації та може бути передана як особисто, так і надіслана поштою. У ній потрібно докладно, але в не дуже великому обсязі відповісти на питання, що виникли у податкового інспектора, наприклад, чому отримана дана підсумкова цифра, методи розрахунку податків або з якоїсь причини були допущені помилки.

Від касира

Робота касира дуже відповідальна, оскільки вона здійснюється у тісному контакті з грошима. Тому кожна помилкова дія повинна обов'язково супроводжуватися пояснювальною та, по можливості, прикріпленими до неї доказами. Записка складається у випадках:

коли чек відбито на неправильну суму;
здійснення повернень на чековій стрічці;
неправильного розрахунку, який спричинив за собою нестачу або надлишки грошових коштівв касі;
неналежне ведення касових документів.

В основному пояснювальній вказується дата вчинення помилки, неправильна сума, різниця в даних, номери чеків, причина даної дії. Також можна вказати, чи було її виправлено і яким чином. Після цього прикріплюються підтверджуючі чеки з підписами касира, якщо вони є.

В дитячий садок

Пояснювальні в дитячий садок батьки зазвичай пишуть у тих випадках, коли дитина пропустила кілька днів, але не через лікарняного, або ж не відвідувала лікаря, а лікувався батьками самостійно.

Записка пишеться не так на ім'я вихователя, але в ім'я директора дитячого садка. У ній вказується ім'я дитини, скільки днів вона пропустила, на які дати вони випали і сама причина відсутності дитини.

В університет

Студенти часто можуть бути відсутні на парах, це може статися як з поважної причини, так і просто через небажання відвідувати заняття. Не дивлячись на ситуацію, студент зобов'язаний прозвітувати про свій прогул.

Пояснювальна записка пишеться від імені самого студента на ім'я декана або начальника відділення. У ній зазначається кількість пропущених навчальних днів, їх дати та сама причина пропуску. Якщо є якийсь доказ, що підтверджує написане, наприклад, лікарняна довідка, його необхідно додати до документа.

Класному керівнику у школі

У разі пропуску учнем окремих уроків або цілих навчальних днів батько також повинен написати пояснювальну, в якій вказується причина цього вчинку. Складається вона на ім'я класного керівника від імені батьків або опікунів. У ній вказується ім'я учня, дні чи найменування пропущених уроків, дата, яку вони випали, і, обов'язково, причина прогулу.

Відсутність на батьківських зборах

Багато класні керівникипросять батьків своїх учнів писати їм пояснювальні записки за відсутності їх на батьківських зборах. У такому разі в ній слід зазначити дату проведення зборів та причину неповідання.

Але слід пам'ятати, що така пояснювальна не є обов'язковою, оскільки присутність на зборах — це добровільна справа, тому керівник не має права вимагати її або з'ясовувати особисті причини, через які батько не з'явився.

Що тягне за собою відмову від написання

Написання гарної пояснювальної записки, в першу чергу, важливе для самого працівника, оскільки вона може допомогти уникнути або пом'якшити покарання, переконавши начальника у серйозності ситуації.

Але в деяких моментах співробітник відмовляється давати будь-які пояснення щодо свого порушення. У такому разі складається спеціальний акт про відмову написання пояснювальної записки, у 2 примірниках, один із яких йде у відділ кадрів, а другий залишається у працівника.

Акт складається не лише у разі відмови надання записки, а й якщо вона не була написана протягом 2 днів з моменту скоєння провини співробітником. У ньому вказується наступна інформація:

найменування «Акт про відмову писати пояснювальну записку»;
дані про працівника, найменування організації, посаду, ПІБ;
дані про свідків складання акта, яких має бути не менше 3 осіб;
дата складання акта;
нормативна база, яка пояснює правопорушення співробітника та зобов'язує його до написання пояснювальної;
опис ситуації, вчинений співробітником;
причина відмови давати будь-які пояснення, якщо вона є;
пояснення, що акт складено у 2 примірниках та що працівник з ними ознайомлений;
посади та підписи всіх свідків та складника цього документа.

За відсутності пояснювальної записки роботодавець має повне право покарати працівника відповідним законодавством, аж до звільнення за статтею.

Термін зберігання документа

Як і будь-який документ, пояснювальна записка підписується уповноваженими особами та передається на зберігання, найчастіше, у відділ кадрів. Зберігатися записки можуть безстроково. Єдиний момент, при закінченні терміну давності у порушення необхідність пояснення щодо нього також втрачають потреба.

За будь-яку провину потрібно відповідати, особливо якщо вона стосується порушення трудової дисципліни. Пояснювальна записка є важливим документом, який допомагає прояснити ситуацію та, якщо можливо, виправдати працівника та знизити покарання. Тому потрібно завжди правильно і чесно ставитись до її складання.

Пояснювальна записка (зразок)є документ довідкового чи інформаційного характеру. Відповідно до положень ТК перед винесенням рішення про залучення співробітника до роботодавця слід взяти з нього пояснення у письмовій формі.

Умовно документ може мати пояснювальний та виправдувальний характер, у кожному конкретному випадку використовується той чи інший його вигляд. Пояснювальна виправдувального характеру оформляється у разі, коли співробітник беззастережно погоджується із скоєнням їм негативного действия. Записка пояснювального характеру складається тоді, коли необхідно пояснення умов скоєного провини.

Пояснювальна записка може бути потрібна за різних обставин, що виникають на робочому місці для подальшого представлення її вищестоящому посадовій особі. Складається документ за розпорядженням останнього, або з ініціативи співробітника з метою отримання об'єктивної інформації про допущену провину.

Пояснювальна записка містить у собі вказівку на:

Складається пояснювальна записка на паперовому носії на ім'я особи, яка її зажадала. Обов'язковою її форми законодавцем не передбачається, але у низці компаній розроблено типові форми такого документа.

Важливо
Співробітник має право відмовитися від написання пояснювальної, надавши при цьому відмову роботодавцю письмово, що не несе за собою для нього правових наслідків.

Акт про відмову писати пояснювальну записку

У ньому слід відобразити:

найменування (Акт про відмову писати пояснювальну);
дані про співробітника («відмовника»), із зазначенням його ініціалів, посади, найменування підприємства/організації;
дані про осіб (не менше 2-х), присутніх при складанні акта із зазначенням їх ПІБ та посад;
опис ситуації, що стала підставою для вимоги пояснень із працівника-порушника з посиланням на статті ТК РФ;
інші відомості, наприклад, коли співробітником дано пояснення своєї відмови від написання записки, цей факт вимагає відображення в акті;
дата складання документа;
підпис особи, яка склала його.

На написання пояснювальній працівникові дається 2 дні (робітників), інакше складається згаданий акт про відмову, на підставі якого до нього можуть застосовуватися заходи дисциплінарного впливу.

Як написати пояснювальну записку

Не всі знають, як написати пояснювальну записку у разі допущення порушень трудового розпорядку, невиконання робочого завдання, розпоряджень керівництва тощо, хоча особливих стандартів не передбачено.

Як правильно написати пояснювальну записку? Для цього слід керуватися певними правилами, серед яких:

написання документа від однієї особи;
дотримання ділового стилю викладу;
стислість, логічність, достовірність, послідовність інформації, що викладається.

Засвідчується пояснення особистим підписом співробітника, який допустив провину, і проставляється дата написання такої. На її підставі керівник має ухвалити рішення про накладення або у відмові від такого.

На спеціалізованих сайтах можна знайти приклад пояснювальної записки або завантажити зразок, на який можна орієнтуватися при складанні документа.

Правильно викладена у ньому інформація часто дозволяє уникнути накладання дисциплінарного стягнення.

Корисно дізнатися, який, якщо ви вирішили звільнитися?

Пояснення різних ситуацій

Пояснювальна записка про запізнення на роботу, зразок

Приміром, пояснювальна записка про запізнення працювати оформляється так:

У верхньому куткуправоруч зазначаються ініціали посадової особи, на адресу якої вона надсилається.
Тут же нижче зазначаються дані співробітника, який дає пояснення (його ПІБ, посада).
По центру пишеться найменування (Пояснювальна записка).
Далі викладається необхідна інформація про ситуацію, яка потребує пояснення, вказується причина невчасного приходу працювати.
Внизу документа проставляється дата його написання та особистий підпис співробітника.

Потім пояснювальна записка про запізнення на роботу передається для подальшого розгляду керівнику (іншій уповноваженій посадовій особі), який має накласти свою резолюцію щодо подальших дій щодо винного.

Іноді співробітнику слід пояснити невиконання чи неповне виконання обов'язків, покладених нею посадовою інструкцією.

У кожного часом бувають "проколи" по роботі - запізнення, вільні чи мимовільні порушення дисципліни тощо. Чого слід чекати від роботодавця у цих випадках?

Стаття 193 Трудового Кодексу свідчить, що застосування дисциплінарного стягнення роботодавцем до працівника у разі порушення має передувати письмове пояснення останнього. Тобто необхідно взяти з нього пояснювальну записку. Що це таке? Як писати пояснювальні? Ті, хто зіткнувся з цим, вперше часто губляться і починають панікувати. Тим часом все не так страшно.

Пояснювальна записка - це документ, що містить офіційну версію співробітника, що трапився від імені "проштрафився", з його підписом і датою. Відмова підлеглого надати необхідне пояснення - не привід накладення стягнення. Але в цьому випадку (якщо пояснювальний документ відсутній протягом двох робочих днів) має бути складено відповідний акт.

Хто може її вимагати?

Звідси висновок – пояснювальну має право вимагати саме роботодавець, а не всі поспіль (наприклад, представник органів контролю такого права не має). І інший - пояснювальну все ж таки краще написати, щоб максимально прояснити ситуацію і зафіксувати документально наявні поважні причини порушення.

У разі подальших розбіжностей із начальством пояснювальна – офіційно прийнятий документ, що може спрацювати на вашу користь. Відсутність її дає право начальству тлумачити ваші дії на власний розсуд.

Не брешіть!

Є негласні правила з приводу того, як писати пояснювальні, які обов'язково потрібно дотримуватися, щоб уникнути ще більших неприємностей. Насамперед, ніколи не пишіть у пояснювальній неправду. Імовірність викриття у недостовірності дуже велика, і ви брехнею ще більше зіпсуєте репутацію.

Не намагайтеся перекласти провину на колег, тому що в цьому випадку пояснювальні зажадають ще й від них. Кожен надасть власну версію, і ще невідомо, які подробиці можуть при цьому спливти. А ворогів точно наживете.

"Я не знав..."

Не пишіть, що вам чогось не пояснили і чогось не навчили. Існує посадова інструкція, яку ви підписували при прийомі на роботу. У нормі всі ваші обов'язки, зона відповідальності та більшість форс-мажорних ситуацій повинні бути чітко прописані. Краще перед тим, як писати пояснювальні, ще раз пройтися її положеннями, щоб точно знати, чого писати не треба.

Якщо ж ви будете наполягати на своєму незнанні, роботодавець зажадає пояснювальну вже від вашого безпосереднього керівника, який при вашому прийомі був зобов'язаний все розповісти і показати. А це нічим не краще за пояснювальні від колег.

Інструкція – наше все

Як писати пояснювальні за всіма правилами? Для надання ваги документу краще складати його, посилаючись на посадові пункти. Явні промахи можна подати як неправильне трактування. А якщо так хочеться когось звинуватити, без зайвих емоцій зішліться на непорозуміння на ґрунті різного тлумачення цих самих пунктів. Або, у крайньому випадку, на упереджене себе ставлення.

Маленька хитрість: щоб звести до мінімуму відчуття власної провини та надати ситуації ділового характеру, озаглавте документ не "Пояснювальна", а "Пояснювальна записка".

Якщо ваше порушення надто наочно, і викручуватися немає сенсу, найкращий вихід - послатися на хворобу, погане самопочуття, перевантаження на роботі. У цьому випадку в кінці обов'язково вкажіть, що визнаєте помилку і надалі зобов'язуєтеся такого не допускати.

Форма написання

Як грамотно написати пояснювальну? Всі пояснювальні пишуться за певним шаблоном, який включає, перш за все, вказівку організації, посади та ПІБ тієї особи, якій вона адресована. Потім - від кого саме (також із зазначенням посади) та найменування "Пояснювальна (або пояснювальна) записка".

Текст, як правило, починається зі слів "Щодо..." або "Щодо...", за якими слідує безпосередній опис ситуації. Воно має бути інформативним, але без несуттєвих подробиць, і написано по суті справи.

Наприкінці пояснювальної зазначається прізвище укладача, ставиться його підпис та поточна дата.

Коли вона потрібна

У яких випадках пишеться пояснювальна на роботі? Перелік можливих ситуацій наводиться у Трудовому кодексі. Давайте розглянемо їх докладніше.

Найчастіше пояснювальні пишуться у випадках порушення трудової дисципліни. До них відносяться: запізнення, відсутність протягом 4 годин і більше на робочому місці, поява в нетверезому виглядіна роботі. До речі, у разі вас можуть звільнити негайно.

Перевіряй перевіряючого

Інший, не менш частий варіант – перевірки та ревізії. За їх підсумками складається акт із перерахуванням усіх виявлених порушень та невідповідностей. Такий акт обов'язково має містити посилання на порушений пункт інструкції.

Буває, що перевіряючі копіюють форму акта з попередніх перевірок (порушення, як правило, однотипні), не знайшовши часу перевірити актуальність законів та інструкцій. І тут можливі посилання вже скасовані становища.

Як правильно написати пояснювальну в цьому випадку? У своїх інтересах вам слід порівняти осудні вам порушення з пунктами посадової інструкції. В окремих випадках може статися, що порушення як такого не було. Вкажіть це у виправдувальному документі. Якщо ж акти складені за формою чи містять посилання на нормативні становища, довести порушення буде складно, якщо взагалі можливо.

Ох вже ці колеги...

Ще зустрічається варіант, коли службову записку на вас "накатали" із сусіднього відділу чи структурного підрозділу. Причин тому може бути дуже багато. Як реагувати? Якщо претензії пред'являє вище начальство, краще докладно відзвітувати, щоб уникнути непорозумінь.

Коли ж бідують колеги одного з вами рівня, не буде зайвим з'ясувати підґрунтя того, що відбувається, і пред'явити начальству власну версію. Як правильно написати пояснювальну в цій ситуації? Питання непросте, багато залежить від відносин і атмосфери в колективі, що склалися.

Що слід писати у випадках, коли пояснення неминуче?

Якщо ви запізнилися

Отже, розглянемо запізнення працювати (поширений варіант). Строго кажучи, у чинному нині ТК немає поняття «запізнення». Закон оперує терміном « робочий часі ведеться про «відсутність на робочому місці без поважних причин». Тобто роботодавець має право застосувати санкції, якщо вас не було на роботі у будь-який проміжок робочого дня.

Які саме санкції? Якщо через вашу відсутність провадження не зупинено і збитків не трапилося, максимальний штрафний захід - догана чи зауваження. Але поняття «запізнення», зазвичай, регламентується власними (внутрішніми) нормативними положеннями організації, які ви підписували прийому працювати.

Не губіться

Приклад пояснювальної записки про запізнення працювати навести досить складно - кожен випадок індивідуальний. Але загальні принципиїї написання, звісно ж, існують. Цей папір, як і інші, пишеться на ім'я керівника і несе роз'яснення ситуації та причин запізнення. Обов'язково вказується дата складання та, звичайно ж, особистий підпис.

Якщо ви плануєте надалі оскаржувати наслідки запізнення, що загрожують, подбайте про написання цього документа в двох примірниках. Перший вирушить у канцелярію, другий із позначкою секретаря про прийняття залишається у вас.

Хороший приклад пояснювальної записки про запізнення працювати - коли після вказівки причин порушення уточнюється своє ставлення до ситуації, припустимо, " виходячи з усього викладеного причину запізнення вважаю поважною " .

Якщо є якісь документи на виправдання вашої відсутності на роботі (довідка про відвідування поліклініки, повістка до суду тощо), їх потрібно додати до пояснювальної.

Ви - прогульник

У разі прогулу, яким Трудовий кодексвважає відсутність протягом 4-х годин і більше на своєму робочому місці, причина найчастіше неповажна. Винятком може стати форс-мажорна ситуація - наприклад, кур'єра організації при виконанні обов'язків затримано працівниками поліції та доставлено до відділення для з'ясування особистості. Причому можливість зв'язатися з начальством та прояснити ситуацію у нього не було. На виправдання необхідно надати копію протоколу.

Якщо працівника "втратили" на роботі протягом тривалого часу (ситуація можлива, наприклад, на великому підприємстві з безліччю цехів і великою кількістю персоналу), то причини тому можуть бути різними. Наприклад, гострий зубний біль та терміновий похід до стоматолога. Буває, що людина не встигає або не може попередити про необхідність терміново залишити роботу. Тоді потрібно запастись довідкою з поліклініки із зазначенням дати та часу перебування на прийомі.

Якщо у вас побутова травма

Не всяка пояснювальна пов'язана з провиною. Часом вона буває необхідна за незалежних від вас обставин. Наприклад, у разі побутової травми. Якщо вас пощастило травмуватися, що зафіксовано лікарняним листом, на роботі доведеться письмово докладно описати обставини того, що сталося. Це потрібно для оплати вашого листка непрацездатності.

У цьому випадку до комісії з соціального страхування організації постраждалим надається пояснювальна травма. Зразок її можна взяти з голови згаданої комісії. Записка повинна містити опис нещасного випадку із зазначенням медичного закладу, що видав лист непрацездатності та строку дії останнього.

Пояснювальна до школи

Крім пояснювальних на роботі, всім батькам іноді доводиться складати подібний документ для школи, де навчається дитина. Як правило, потрібно одне – викласти причини пропуску учням занять. Форма такої пояснювальної може бути довільною, але все ж таки краще дотримуватися певної структури.

Як правильно написати пояснювальну школу?

У шапці документа мають бути номер та назва навчального закладута прізвище особи, на чиє ім'я він пишеться (зазвичай це директор) у давальному відмінку. Заголовок "Пояснювальна записка" наводиться без лапок.

У тексті після зазначення факту пропуску занять (з точною датою) наводяться власне причини цього факту. Найчастіше це хвороба чи погане самопочуття, участь у змаганні чи сімейні обставини (наприклад, поїздка кудись).

На пояснювальній обов'язково має стояти дата її складання та підпис.