Izvješće upravitelju za zaposlenika. Sve o bilješkama: izvješće, službeno, objašnjenje

U obrazovne svrhe. Ako je prije bilo moguće tresnuti ravnalom ili izbaciti učenika s nastave, sada učitelj nema pravo na tako nešto. No, je li nas roditeljski pojas korišten za tu svrhu ozbiljno oštetio? Ali znali su da to ne mogu.

Učitelj je postao praktički nemoćan, učenici to iskorištavaju i smatraju da se učitelj mora “s tim nositi”. Dijete se može pojaviti pijano u razredu, propustiti ispuniti zadatke ili ometati druge učenike. Ali ni u jednom dokumentu ili opis posla ne kaže se da učitelj mora uspostaviti disciplinu u razredu, snaći se i sl. Učitelj mora pružiti znanja predviđena programom i obrazovati koristeći sredstva predviđena školskim predmetom. Što onda učiniti?

Prije gotovo godinu dana napisao sam svoja razmišljanja o tome zašto možda postoji manjak discipline u razredu. Ovo je jako dobar članak za roditelje da se još jednom prisjete da obrazovanje uglavnom ovisi o roditeljima, ali ne i o školi. Molimo vas da ponovno skrenete pozornost na to - . U ostalim slučajevima učitelju preostaje samo jedno - izvijestiti ravnatelja o trenutnom stanju. Preporučljivo je to učiniti pismenim putem jer će to roditeljima biti dokaz da tužbe protiv njih i njihovog djeteta nisu neutemeljene.

Sada prijeđimo na pitanje članka - kako napisati izvješće upućeno ravnatelju škole. Obično ga pišu učitelji i drugi zaposlenici škole.

Zašto pišu prijavu ravnatelju?

Za izvijestiti o trenutnom stanju u jednom ili više razreda, o disciplini, o kršenju školskih pravila io drugim nedoličnim ponašanjima.

U kojim slučajevima pišu izvještaj?

Ako ste suočeni sa:

kršenje discipline u razredu;
nepohađanje nastave jednog ili više učenika iz neopravdanog razloga;
ponovljeno kašnjenje na nastavu;
nepoštivanje školske povelje;
pojavljivanje djeteta u školi u stanju droge ili alkoholna opijenost itd. (u takvim slučajevima može se pozvati policija) ;
vrijeđanje vas;
borba;
djetetov loš uspjeh u predmetu (nemogućnost davanja pozitivne ocjene)
itd.

U situacijama označenim podebljanim slovima, morate napisati izvješće što je prije moguće kako biste smanjili posljedice i smanjili svoju odgovornost. Eventualne probleme s razredom također mora obavijestiti kako bi mogao odmah kontaktirati roditelje.

Tko pregledava izvješće?

Izvješće se upisuje u knjigu prispjelih dopisa, što ga čini obveznim za razmatranje.

Prijava se podnosi ovisno o situaciji, ali ako se radi o povredi discipline, proslijedit će se zamjeniku ravnatelja za odgojno-obrazovni rad, socijalnom pedagogu, psihologu i razredniku.

Koji je vremenski okvir za poduzimanje radnji nakon primitka prijave?

Sve ovisi o situaciji. U pravilu, u bliskoj budućnosti, jer kašnjenje u rješavanju problema može dovesti do katastrofalnih rezultata, što nitko ne želi.

Kako napisati izvješće?

Izvještaj se piše kao i obično , na A4 listu (možete i u bilježnicu) ručno ili na računalu.Uzorak za vas.

Sretno sa školskim problemima! Komentirajte i lajkajte. Pretplatite se na nove članke putem obrasca!

S poštovanjem, Tatyana Ivanova.

Interne informacije se šire korištenjem posebnih informacija i referentnih dokumenata, od kojih je jedna vrsta memorandum. Upućen je osobama na višim položajima kako bi ih upoznao s određenim činjenicama i potaknuo ih na donošenje određene odluke.

Memorandum kao interni dokument ima određena načela izrade, ovisno o svojoj namjeni. Otkrit ćemo kako se točno trebaju sastavljati izvješća u određenim radnim situacijama.

kadrovska služba
izvršnom direktoru
Omega LLC
N.V. Groščenko

IZVJEŠĆE BR. 1

Povreda radne discipline (apsentizam)

Ovim putem upozoravam upravu da je prekjučer, 4. studenog 2016., zaposlenica odjela za ljudske resurse, Tatyana Olegovna Valeryeva, počinila grubo kršenje radne discipline. Nakon pauza za ručak završila u 14:00 sati, nije joj se vratila radno mjesto te je bio odsutan do kraja radnog dana (od 14:00 do 18:00 sati). Popratni dokumenti i zadovoljavajuća objašnjenja njegove odsutnosti T.O. Valerieva ga nije dala sljedeća dva dana.

U vezi s grubim kršenjem radne discipline, predlažem proglasiti T.O. Valerieva se ukorava i upisuje u osobni karton.

Voditelj kadrovske službe (potpis) R.V. Suharevskog

Izvješće o neispunjavanju službenih dužnosti zaposlenika

Ovaj dokument ima za cilj prenijeti upravi informaciju da je zaposlenik neispravno obavljao ili uopće nije obavljao svoje profesionalne dužnosti. Završni dokument sadrži zahtjev za disciplinski postupak. Bez takvog izvješća sve sankcije protiv zaposlenika mogu se smatrati neutemeljenima.

Primjer memoranduma o nepoštivanju Odgovornosti na poslu

DATOTEKE

Zavod za mjeriteljstvo
izvršnom direktoru
LLC "Rosmashinstroy"
Radkovsky K.L.

IZVJEŠĆE br. 2

Neispunjavanje službenih dužnosti

Ovim dokumentom upozoravam vas da je inženjer odjela za mjeriteljstvo, Anton Petrovich Reisfader, prekršio raspored provjere uređaja za mjerenje električne energije (nije pratio provedbu odobrenog rasporeda), što je rezultiralo izricanjem novčane kazne. o organizaciji državnog inspektora za nadzor nad mjernim uređajima.

U vezi s učinjenim prekršajem, predlažem A.P. Ricefader se ukorava i bit će uvršten u njegovu osobnu karticu, a neće mu biti dodijeljen nikakav bonus na temelju rezultata rada za idućih mjesec dana.

Glavni metrolog (potpis) P.K. Zheltkovsky

Prijava neprimjerenog ponašanja zaposlenika

Ova vrsta dopisa obavještava menadžment o neprihvatljivom uvredljivom ponašanju na radnom mjestu. Predložene mjere utjecaja trebaju biti usmjerene ne samo na zahtjev da se krivac kazni, već i na sprječavanje slične situacije unaprijediti.

Primjer dopisa o neprihvatljivom ponašanju zaposlenika

DATOTEKE

Upravni i gospodarski odjel
izvršnom direktoru
Prosperitet LLC
Giatsintova A.V.

IZVJEŠĆE BR. 3

O nedoličnom ponašanju zaposlenika

Želio bih vam skrenuti pozornost da je 24. kolovoza 2016. predradnik uređenja teritorija bio V. I. Zaikovsky. Nekorektno ponašanje počinjeno je prema zamjenici šefa administrativno-ekonomskog odjela Antonini Pavlovnoj Finogenovoj. Zaikovsky V.I. napravio bezosjećajnu primjedbu u vezi izgled A.P. Finogenova, dodajući uvredu opscenim izrazima. Treba napomenuti da ovo nije prva gruba izjava V. I. Zaikovskog. upućen zaposlenicima odjela, što narušava radnu okolinu i izaziva konfliktne situacije.

Molim vas da uključite V. I. Zaikovskog. na disciplinsku odgovornost za nedolično ponašanje na radnom mjestu.

Šef administrativno-ekonomskog odjela (potpis) Neklyuev M.L.

Na prvi pogled čini se da nema bitne razlike između službene, dopisne i obrazložene bilješke, jer Ti su dokumenti slične namjene – svi su informativne prirode. Ipak, radi se o različitim dokumentima koji se razlikuju po sadržaju, ciljanosti i svrsi izrade. Osim toga, oni ne sadrže upute, već pružaju informacije koje potiču primatelja da donese konačnu odluku o pitanju koje se razmatra.

Koje su značajke službenog, izvješćivanja, objašnjenje? Kako pravilno pripremiti svaki dokument na papiru? Pokušat ćemo odgovoriti na ova i druga pitanja s praktičnog stajališta.

IZVJEŠĆE

Memorandum(oznaka 0286041 prema OKUD-u) je informativno-uputni dokument namijenjen voditelju, voditelju odjela i drugim ovlaštenim osobama. U njemu se detaljno iznosi svako pitanje sa zaključcima i prijedlozima sastavljača i ima za cilj potaknuti menadžment da donese određenu odluku.

U zakonodavstvu ne postoji definicija "memoranduma" kao samostalnog koncepta.

Memorandum se sastavlja kako na temelju pisanih ili usmenih uputa upravitelja, tako i na inicijativu samih zaposlenika (na primjer, u slučajevima kada je za rješavanje bilo kojeg proizvodnog ili gospodarskog pitanja potrebno dostaviti informacije u pisanom obliku višem menadžmentu). Uz pomoć takvog dokumenta možete dati prijedlog za poboljšanje tehničke strane proizvodnih procesa, izraziti neslaganje s odlukom nadređenog rukovoditelja, a također izraziti svoje stajalište ako se pojave neslaganja s kolegama. Stoga je pri izradi memoranduma prije svega važno da autor jasno formulira svoje stajalište, a zatim pruži uvjerljive argumente u njegovu korist.

Vrste dopisa

inicijativnim;
informativni;
izvještavanje.

Inicijativa memorandum se sastavlja s ciljem da se adresata potakne na donošenje određene odluke, stoga se u tekstu dopisa navode činjenice i sadržavaju konkretni prijedlozi, preporuke ili zaključci.

Informacija redovito se izrađuje izvješće koje sadrži podatke o detaljima, rezultatima ili načinima obavljanja posla.

Izvještavanje izvješće obavještava o dovršetku posla, njegovoj fazi, provedbi uputa, naloga i sl.

Ovisno od adresata izvješća se dijele na:

na vanjske;
unutarnje.

Vanjski dopis naslovljen na čelnika određene institucije, sastavljen na općem memorandumu organizacije, potpisan od strane čelnika i obično sadrži sljedeće podatke:

ime kompanije;
datum;
indeks;
mjesto sastavljanja;
adresat;
naslov teksta;
tekst;
potpis upravitelja;
prezime izvođača, broj telefona.

Eksterni memorandum se podnosi čelniku matične organizacije (Primjer 1).

Primjer 1

Vanjski dopis

IZVJEŠĆE

10.02.2014 № 12/05-14

Na privlačenje dodatnih

radna sredstva

Dragi Andrej Vasiljeviču!

Zbog nedostatka kandidata u fazi formiranja administrativnog aparata za moskovsku podružnicu, potrebno je privući radna sredstva iz dodatni izvori do 14.04.2014. Razgovor s novim kandidatima potrebno je obaviti do 21.04.2014.

Plaćanje troškova za dodatne usluge izvršit će se u skladu s klauzulom 4.5 Ugovora o pružanju usluga br. 04/56 od 14. veljače 2014. godine.

Voditelj odjela za ljudske resurse Semenov U. Semenov

U predmetu broj 03-13

Odintsova 10.2.2014

Interni dopis poslan izvan institucije, na primjer višoj organizaciji, sastavljen na standardnom listu A4 papira, ali navodeći sve potrebne detalje koji se nalaze u skladu s GOST 6.30-2003 „Jedinstveni dokumentacijski sustavi. Jedinstveni sustav organizacijske i upravne dokumentacije. Zahtjevi za sastavljanje dokumenata" (Primjer 2).

Obavezni detalji internog memoranduma uključuju:

naziv strukturne jedinice;
naziv vrste dokumenta (IZVJEŠTAJ);
Datum od;
registracija (odlazni broj);
naslov teksta;
tekst;
oznaka o prisutnosti aplikacije (ako postoji);
odredište;
potpis sastavljača (naznaka funkcije, inicijala, prezimena).

Primjer 2

Interni dopis

IZVJEŠĆE

07.04.2014 № 6

O izostancima s posla koje je počinio menadžer

Odjel prodaje

Želio bih vas upozoriti da je danas, 07.04.2014., voditeljica prodaje Valentina Ivanovna Petrova bila odsutna sa svog radnog mjesta tijekom cijelog radnog dana od 10:00 do 18:30 sati.

Nisu pružene informacije ili dokumenti koji potvrđuju valjanost razloga odsutnosti V. I. Petrova.

U vezi s kršenjem, predlažem razrješenje V.I. Petrova. za izostanke.

Voditelj odjela prodaje Ignatiev O.A. Ignatiev

U predmetu broj 02-10

Sidorova 07.04.2014

Registracija detalja izvješća

Prilikom izrade memoranduma koriste se i kutni (Primjer 3) i uzdužni raspored detalja dijela zaglavlja (Primjer 4).

Primjer 3

Kutni položaj detalja u memorandumu

Ime

strukturna jedinica Odredište

IZVJEŠĆE

______________ № ________

Naslov

Primjer 4

Uzdužni raspored detalja u izvještaju

Naziv strukturne jedinice

IZVJEŠĆE

_____________ № _________

Naslov

Naziv vrste dokumenta napisano je velikim slovima(IZVJEŠĆE) i može se nalaziti u sredini ili od ruba lijevog polja.

datum I broj memorandumi su napisani u jednom redu. Datum se objavljuje arapski brojevi (21.04.2014 ) ili alfanumerička metoda ( 21. travnja 2014.).

Bilješka

Datum vanjskog memoranduma je datum njegovog indosiranja i slanja primatelju, datum internog memoranduma - datum pripreme i potpisivanja.

Matični broj na internom memorandumu označava se ili na mjestu pripreme ili na mjestu primitka - ovisno o sustavu registracije dokumenata koji djeluje u organizaciji.

Ako izvješće moraju pregledati zainteresirane strane, to je označeno odobrenje vize, a nakon donošenja odluke - rezolucija vođa.

Donošenje rezolucije je završna faza razmatranja izvješća.

Bilješka

Rezolucija upravitelja koji je pregledao interni memorandum bit će osnova za poduzimanje bilo kakvih mjera, izdavanje dokumenata ili održavanje događaja.

Naslov tekstu ukratko otkriva sadržaj dokumenta. Formuliran je prema Opća pravila pisanje naslova za dokumente: korištenje prijedloga o/o a glagolska imenica u prijedložnom padežu npr O izostancima s posla Lazarenko O.O.

Tekst memorandum se sastoji od dva ili tri semantička dijela:

u prvom - navodećidijelovi– navodi razloge, činjenice ili događaje koji su bili povod za pisanje;
u drugom - analizirajući dio– sadrži analizu postojećeg stanja i daje moguće opcije rješenja;
u trećoj - sažeti dio- sadrži zaključke i prijedloge konkretnih radnji koje je, prema mišljenju sastavljača, potrebno poduzeti.

Drugi dio izvješća možda nedostaje. U tom slučaju tekst dopisa sadrži obrazloženje, zaključke i prijedloge sastavljača.

Ako dopis ima dodatak, označiti okoprimjena vrši se prije potpisivanja.

Bilješka koja ukazuje na prisutnost aplikacije navedene u tekstu bilješke formatirana je na sljedeći način:

Primjena: za 3 l. u 1 primjerku.

Ako bilješka ima dodatak koji nije naveden u tekstu, navesti njegov naziv, broj listova i primjeraka.

Dodatak: Pravilnik o Područnom posudbenom odjelu na 5 str. u 1 primjerku.

Interni dopis znak sastavljač (ako se predočava voditelju jedinice) i voditelj jedinice (ako se predočava čelniku organizacije); vanjski dopis znakovi Voditelj organizacije.

Bilješka

Ako je memorandum sastavljen na dvije ili više stranica, tada druga i naredne stranice moraju biti numerirane. Serijski brojevi ispisani su na desnoj strani gornje margine stranice arapskim brojevima.

SERVISNA NAPOMENA

Servisni dopis je vrsta izvještaja. Ovo je pisana informacijska poruka, široko korištena u praksi suvremenih upravljačkih struktura različitih razina i organizacijskih i pravnih oblika. Uredski memorandumi omogućuju izravnu komunikaciju između objekata upravljanja na horizontalnoj razini.

Usput

Službeni dopis je dokument koji nema službeni status. U OKUD-u nije predviđeno.

Dopisi se pripremaju u raznim situacijama. Tipični ciljevi ovog dokumenta uključuju:

zahtjev za informacijama;
izdavanje uputa;
popratna druga poruka (popratna bilješka);
objave (obavijesti).

Tekst dopisa sadrži podatke o razlozima njegove izrade u obliku prijedloga, zahtjeva, molbe. To mogu biti informacije o kretanju osoblja, sastancima, promjenama u korporativnoj kulturi tvrtke itd. Servisne zabilješke sastavljaju se na standardnom listu A4 papira.

Dopis potpisuje specijalist ili voditelj odjela. Datum dopisa je datum kada je sastavljen i potpisan.

Zakonodavstvo ne predviđa stroge zahtjeve za pripremu i izvršenje službenih dopisa, stoga bi postupak za njihovo izvršenje, uzimajući u obzir specifičnosti organizacije, trebao biti utvrđen lokalnim regulatornim aktom, na primjer, u uputama za ured raditi. Format dopisa trebao bi poslužiti u svrhu pojednostavljenja i ubrzanja internih komunikacijskih procesa.

Uzorak dizajna dopisa predstavljen je u primjeru 5 .

Primjer 5

Servisni dopis

U subotu, 19.04.2014., od 9 do 16 sati, kadrovska služba Sever doo provodi instalacijski radovi za ugradnju alarmnog sustava.

Molim Vas da omogućite pristup obavljanju poslova sljedećim djelatnicima tvrtke Energoset:

1. Simakin I.P.

2. Ivanov P.N.

Voditelj upravnog poslovanja Sviridov N.N. Sviridov

U predmetu broj 02-14

Ilyina 16.04.2014

PISMO OBJAŠNJENJA

Pismo s objašnjenjem- ovo je interni dokument koji objašnjava razloge bilo koje radnje, činjenice, slučaja, incidenta, koji je sastavio zaposlenik organizacije i prezentirao višem službeniku.

Prema dijelu prvom čl. 193 Zakon o radu Ruska Federacija Prije izricanja stegovne kazne poslodavac je dužan od radnika zatražiti pisano obrazloženje. O razlozima i okolnostima stegovnog prijestupa zaposlenik navodi u obrazloženju. Na temelju obrazloženja rukovoditelj donosi odluku o izricanju stegovne kazne zaposleniku. Osim toga, ovaj dokument je jedan od temelja poslodavcu za ocjenu težine počinjenog prekršaja i okolnosti pod kojima je počinjen.

U OKUD OK 011-93 ovaj se dokument spominje samo jednom - objašnjenje o povredi radne discipline (šifra 0286091), koja pripada klasi 0286000 „Dokumentacija za registraciju stegovnih sankcija“.

Vrste objašnjenja i njihove značajke

sastavljen radi objašnjenja pojedinih odredbi obavljenog posla (projekt, izvješće, razvoj);
sastavljaju se u slučaju redovitih situacija, povrede stege, nedoličnog ponašanja i sl.

Objašnjenje zaposlenik piše rukom u jednom primjerku na standardnom A4 listu papira i naslovljuje ga na osobu koja ga je zatražila. Također se može upisati na računalu koristeći šablonski obrazac koji prihvaća organizacija. Oblik obrazloženja, kao i način izvršenja (ručno ili na računalu), nisu zakonski utvrđeni.

Objašnjenje može sastaviti ustrojstvena jedinica ili određeni službenik.

Napomena kao dokaz

Poslodavac se, tražeći rukom napisano obrazloženje od radnika, štiti od nezakonitih radnji radnika tijekom radnog spora. Sprječava zamjenu izvornog dokumenta.

Ako tvrtka koristi predloške obrazaca, tada na kraju teksta možete napraviti bilješku:Objašnjenje sastavljeno osobno korištenjem osobno računalo. Datum od. Potpis.

Registracija pojedinih detalja izvješća

Kako bi se objedinili podaci i referentni dokumenti, potrebno je sastaviti i izvršiti objašnjenje u skladu sa zahtjevima GOST 6.30-2003.

Datum objašnjenje je datum njegove izrade.

Tekst objašnjenje mora sadržavati:

Opis činjenica koje su poslužile kao povod za pisanje;

Argumenti koji objašnjavaju trenutnu situaciju.

Tekst zabilješke mora biti uvjerljiv i sadržavati nepobitne dokaze.

Prilikom registracije potpisi navodi se položaj, osobni potpis, inicijali i prezime.

Kao aplikacije Mogu se dostaviti dokumenti koji opravdavaju postupke izrađivača dokumenta i potvrđuju određene okolnosti.

Po strukturi teksta obrazloženje se razlikuje od izvješća po tome što ne sadrži zaključke i prijedloge (Primjer 6).

Bilješka

Ako je tvrtka razvila i odobrila standardne obrasce bilješki s objašnjenjima koja se koriste u različitim situacijama, to ne znači da zaposlenici moraju sastavljati bilješke prema odobrenim obrascima. Isprava koja nije sastavljena prema obrascu također može biti valjana.

Primjer 6

Pismo s objašnjenjem

Primijeniti disciplinske mjere
u vidu opomene Aleksandrovoj I.I.

Izdati nalog odjelu za ljudske resurse.
Smolkin 17.04.2014

Direktoru doo "SV"

A.V. Smolkin

PISMO OBJAŠNJENJA

14.04.2014 № 14

O izostanku s posla

Ja, Alexandrova Irina Igorevna, računovođa, bila sam odsutna s radnog mjesta 14. travnja 2013. od 9:00 do 15:30 zbog osobnih okolnosti.

Nemam popratnih dokumenata.

Računovođa Aleksandrova I.I. Aleksandrova

REGISTRACIJAIZVJEŠĆA, SLUŽBENA BILJEŠKA, OBJAŠNJENJA

Jedna od funkcija službe za upravljanje zapisima organizacije je osigurati brzo traženje potrebnih informacija vezanih uz promicanje prenesenih dokumenata izvođaču. Za lakše pronalaženje ovih podataka koriste se različiti obrasci za registraciju.

Izvješća, službene, obrazložene na svoj način funkcionalna namjena su nositelji određenih informacija. Budući da je za pitanje navedeno u bilješci potrebna pisana odluka u obliku rješenja čelnika organizacije ili drugog ovlaštenog službeno, dokumenti moraju biti registrirani.

Podsjetimo, postoje tri oblika registracije dokumenata: magazin, kartica i automat. Organizacija ima pravo odabrati najučinkovitiji i najprikladniji oblik registracije.

▪ Obrazac za upis u časopis - najčešći, ali ne uvijek prikladan, jer Svi dokumenti se u njega bilježe kronološkim redom, a prilikom traženja određenog dokumenta stručnjak mora pregledati sve listove dnevnika. Potragu za informacijama komplicira i činjenica da se dokument inicijative može upisati, primjerice, u jedan časopis, a odgovor na njega u drugi. Zakonom ne postoje obavezni obrasci za registraciju (časopisi). Preporučeni oblik dnevnika prikazan je u primjeru 7.

Primjer 7

Fragment dnevnika izvješća i bilješki s objašnjenjima

Datum dokumenta	Matični broj	Vrsta dokumenta, Sažetak	Tko je potpisao dokument	Izvršitelj	Prebačen na	Potvrda o primitku (potpis, datum)	Označite slanje dokumenta u datoteku

07.04.2014	03-10/14	O opozivu blagajnika O.R. Shvetsa s godišnjeg odmora.	Voditelj odjela za ljudske resurse	Inspektor odjela za ljudske resurse	kadrovska služba	Smirnova V.A. 07.04.2014	U slučaju br. 03-14 Smirnova 07.04.2014

▪ Obrazac za registraciju kartice U usporedbi s časopisnom verzijom, praktičnija je i prilagođenija. Registracijske i kontrolne kartice dokumenata kreiranih prilikom pretraživanja u klasifikatoru omogućuju optimizaciju procesa pretraživanja dokumenata i skraćuju vrijeme procesa registracije. Očita prednost registracije karticama je ta što nekoliko zaposlenika može istovremeno obavljati registraciju;

▪ Automatizirani (elektronički) obrazac za registraciju uključuje korištenje posebnih softver. Podaci o dokumentu unose se u elektroničku evidenciono-kontrolnu karticu pohranjenu u bazi podataka. Istovremeno s registracijom moguće je ispisati registracijsku i kontrolnu karticu.

Tipično, izvješća i bilješke s objašnjenjima imaju složeni registracijski indeks, koji je formuliran na isti način kao indeks odlaznog dokumenta. Urudžbeni broj sastoji se od indeksa predmeta prema nomenklaturi predmeta (uključujući indeks ustrojstvene jedinice i broj predmeta prema nomenklaturi predmeta ove jedinice) i rednog broja isprave unutar kalendarske godine.

Bilješka

Pitanja registracije i računovodstva dokumenata u organizaciji trebaju se odraziti u uputama za uredski rad. Upute trebaju uključivati:

1) popis neregistriranih dokumenata.

2) popis evidentiranih skupina dokumenata, a za svaku skupinu mora biti naznačeno:

Mjesto registracije;

Vrijeme i postupak registracije;

Pravilo za izradu registarskog broja;

Obrazac u kojem se vrši registracija;

Popis detalja koji se unose u obrazac, pravila za njihovo ispunjavanje;

Pravila evidentiranja kretanja dokumenata nakon registracije;

Načelo registracije (jednokratna ili ponovljena registracija pri prijenosu dokumenta u drugi odjel);

3) postupak ponovnog primanja dokumenta u organizaciju (za dolazne dokumente).

Rokovi čuvanja izvješća, službenih zabilješki i pojašnjenja

Razdoblja pohrane utvrđena su u Popisu standardnih arhivskih dokumenata za upravljanje nastalih tijekom aktivnosti državnih tijela, lokalnih samouprava i organizacija, s naznakom razdoblja pohrane, odobrenih Nalogom Ministarstva kulture Rusije od 25. kolovoza 2010. br. 558. Sukladno navedenom Popisu, rokovi čuvanja izvješća mogu biti 1 godina, 3 godine, 5 godina, 75 godina, trajno. Bilješke s objašnjenjima treba trajno čuvati.

Naš savjet

Prilikom izrade bilježaka potrebno je pridržavati se jedinstvenog stila, a glavni tekst dokumenata mora biti u skladu s pravilima poslovne etike i utvrđenim zahtjevima za izradu dokumenata. Neugodan dojam ostavljaju aljkavo sastavljeni i izrađeni dokumenti s gramatičkim pogreškama. Nemojte žuriti poslati dokument primatelju, već ga pažljivo pročitajte, ispravite ga ako je potrebno. gramatičke greške ili pogreške pri upisu.

Članak opisuje kako sastaviti i oblikovati bilješku, a nudi i univerzalne predloške bilješki.

Iz članka ćete naučiti:

Zašto vam treba dopis?

Voditelj ne može uvijek osobno zabilježiti incident ili kršenje radne discipline od strane zaposlenika. Takvu situaciju u pravilu mu prijavljuju zaposlenici koji su bili prisutni incidentu ili kolege počinitelja. U nekim tvrtkama poslodavci u lokalnim propisima predviđaju obvezu prijavljivanja incidenata i kršenja pravila.

Mnogi stručnjaci, posebno oni koji rade za državna poduzeća, izvještaje smatraju formalnošću, odjekom birokracije, oduzimanjem vremena i prostora. Međutim, ovo popularno mišljenje je uvelike pogrešno. U nekim slučajevima, poštivanje takvih formalnosti može zaštititi zaposlenika od nepravde od strane poslodavca i pomoći u zaštiti od mogućih nevolja. Kao što pokazuje praksa, usmeni zahtjevi se ne shvaćaju uvijek ozbiljno i brzo se zaboravljaju. Službena žalba potvrđuje samu činjenicu odnosa. Snima se kao odlazni dokument, tako da je manja vjerojatnost da će se izgubiti. Osim toga, ovakav pristup ukazuje na ozbiljnost namjera zaposlenika i njegov odgovoran odnos prema poslu.

Čemu služi dokument?

Ako situacija zahtijeva konkretna rješenja, primjerice, za dovođenje počinitelja na stegovnu odgovornost nije dovoljna usmena prijava. Zaposlenik mora pismeno prijaviti incident. Da biste to učinili, upotrijebite izvješće Bilješka. Radnici ga pišu po vlastitom nahođenju ili na zahtjev. Adresirajte dokument na voditelja odjela ili organizacije.

Ne postoje standardizirani oblici bilješki. Stoga organizacija može razviti vlastiti predložak i u njega uključiti detalje prema preporukama GOST R 6.30-2003.

Tko izmišlja

Iz perspektive HR odjela izvješća se dijele na dolazna i odlazna. U prvom slučaju, njih čine zaposlenici drugih odjela, au drugom - bilješke pripremio sam kadrovnik. Tako zaposlenici odjela ljudskih resursa mogu informirati Generalni direktor o kršenju od strane linijskih rukovoditelja utvrđena pravila, na primjer, o kasnom podnošenju rasporeda radnog vremena. Međutim, odjel ljudskih resursa češće prima izvješća od neposrednih rukovoditelja. Poručuju da se zaposlenici ne pridržavaju discipline i traže poduzimanje mjera, primjerice udaljenje s posla ili stegovni postupak.

Što napisati

Kako pravilno oblikovati izvješće

Napišite bilješke na običnom listu A4 papira. Obavezno ostavite margine - najmanje 10 mm na desnom rubu i najmanje 20 mm na ostalim stranama (klauzula 4.1 GOST R 6.30-2003). Ovo je važno jer dokument tada treba spremiti u datoteku za pohranu. Ako dokument zauzima više od jedne stranice, one se numeriraju. Broj stranice naveden je na vrhu u sredini gornjeg polja (klauzula 4.9 GOST R 6.30-2003). Prihvatljivo je napisati dokument rukom, ali češće se koristi tiskani obrazac.

Nakon što ste ispunili ili primili izvješće, evidentirajte ga u dnevnik interne dokumentacije. Može biti u papiru ili u elektroničkom obliku. Navedite datum kada je dokument primljen ili kada je poslan, kao i registarski broj. Poslodavac u uputama za uredski rad određuje gdje se dodjeljuje evidencijski broj isprave: na mjestu gdje je isprava sastavljena ili gdje je zaprimljena. U pravilu, za dodjelu broja koristite Kronološki red priprema dokumentacije, slovna oznaka strukturna jedinica.

o kašnjenju ili izostanku radnika s radnog mjesta, zajedno s izvješćem, objašnjenjima radnika i objašnjenjima kolega, služi kao osnova za disciplinski postupak, uključujući i otkaz, te stoga mora biti pravilno sastavljen. Kako biste osigurali da zaposlenici čine manje pogrešaka u izvješćima, razvijte i odobrite predložak koji će moći koristiti u budućnosti.

Pripremite izvješća prema pravilima GOST-a

Dokument mora imati na desnoj strani gornji kut kapa (klauzula 3.15 GOST R 6.30-2003). Ovdje morate navesti ime primatelja i autora. Također, ako je potrebno, možete unijeti naziv strukturne jedinice kako bi upravitelj mogao identificirati odakle je dokument došao. Ispod u sredini morate navesti naziv vrste dokumenta (klauzula 3.10 GOST R 6.30-2003). Ispod naziva navedite mjesto gdje je dokument sastavljen, datum i registarski broj (članci 3.11, 3.12 GOST R 6.30-2003). U nastavku unesite naslov koji odražava sažetak dokumenta. GOST dopušta njihov položaj i u sredini i na lijevom rubu dokumenta. Zatim slijedi tekst dokumenta i prijave (klauzula 3.21 GOST R 6.30-2003). Na dnu mora postojati potpis (klauzula 3.22 GOST R 6.30-2003).

Korisne savjete o tome kako napisati dopis možete pronaći u članku “Što ste ovdje napisali?” Koristite naše predloške za savršene bilješke i dopise

Koja je razlika između dopisa i izvješća?

Dopis je po namjeni sličan dopisu, ali je isključivo interne prirode.

Čemu služi dokument?

Napišite bilješke na običnom listu A4 papira. Nakon što ste ispunili ili primili izvješće, evidentirajte ga u dnevnik interne dokumentacije. o kašnjenju ili izostanku radnika s radnog mjesta, zajedno s izvješćem, objašnjenjima radnika i objašnjenjima kolega, služi kao osnova za disciplinski postupak, uključujući i otkaz, te stoga mora biti pravilno sastavljen.

Interni dopis pomaže u rješavanju ekonomskih, organizacijskih i drugih internih pitanja, ali za razliku od dopisa osigurava interakciju u tvrtki u dva smjera: protok informacija odozdo prema gore od zaposlenika prema menadžmentu ili između odjela.

Memorandum je normativni službeni dokument. Odnosi se na organizacijsku i referentnu dokumentaciju koja se koristi za obavljanje funkcija upravljanja u poduzeću. Memorandum se koristi zajedno s drugim informativnim bilješkama, ali za razliku od njih, njegov strukturni dizajn strogo je reguliran radnim zakonodavstvom.

Opći pojmovi

Glavna svrha sastavljanja dopisa je informirati o situaciji i incidentima u organizaciji, o slučajevima kršenja radne discipline ili neispunjavanju dužnosti zaposlenika. Može se poslati voditelju strukturne jedinice, cijeloj tvrtki ili višoj organizaciji. Memorandum je sastavljen na način da potiče djelovanje na otklanjanju postojećeg stanja.

Razlika između izvješća, usluge i pojašnjenja

Izvješću je dodijeljena oznaka OKUD 0286041. Odnosno prema Sveruski klasifikator upravljačke dokumentacije, uvršten je u popis regulatorni dokumenti, čiji je ustroj i dizajn utvrđen zakonom.

Servisna zabilješka se sastavlja u bilo kojem obliku, a njen oblik nije predviđen nikakvim OKUD kodeksom. Obično ga piše zaposlenik organizacije na vlastitu inicijativu i odnosi se na informacije distribuirane "horizontalno" između osoblja na istoj razini, a ne "okomito", poput dopisa.

Kod bilješke s objašnjenjem također je predviđen OKUD kod, koji, poput dopisa, daje informacije "okomito", odnosno od podređenog do nadređenog. Ali piše se isključivo po uputama ili zahtjevu upravitelja. Sadržaj je ograničen samo na objašnjenje okolnosti vezanih uz stegovni prekršaj.

Klasifikacija dopisa

Ovisno o načinu klasifikacije, dopise možemo podijeliti na vrste. Ako uzmemo kao osnovu inicijatora registracije, možemo razlikovati:

dopise pripremljene po uputama ili zahtjevima uprave;
izvješća sastavljena na osobnu inicijativu podnositelja dokumenta.

Ako uzmemo načelno sadržaj, onda se razlikuju informativni i izvještajni dopis.

Bitno je dopise podijeliti prema njihovom adresiranju na vanjske i interne dokumente.

Struktura izvješća

Struktura dopisa prvenstveno je određena time radi li se o dokumentu za internu upotrebu (interni dopis) ili se prenosi višoj organizaciji (eksterni memorandum).

Osnovni zahtjevi za sadržaj dokumenta. Tekst je podijeljen u dva dijela. Prvi dio sadrži podatke koji su doveli do pisanja dokumenta i analizu nastale situacije. U drugom dijelu, pisac bilješke mora navesti svoje zaključke i prijedloge za optimizaciju događaja koji su se dogodili.

Vanjske bilješke

Eksterni memorandumi sastavljaju se za rukovodstvo organizacije više razine na službenom memorandumu organizacije niže razine kod koje su izdani.

Dokument podliježe strogim strukturnim zahtjevima. Regulirane točke bilješke su:

puni naziv tvrtke koja šalje dokument;
podaci o tvrtki: službena adresa, telefonski brojevi, adresa e-pošte, OKPO, OGRN, INN/KPP;
puni naziv radnog mjesta rukovoditelja vanjska organizacija gdje se izvještaj šalje;
inicijali i prezime voditelja;
naslov dokumenta koji otkriva njegov glavni sadržaj;
tekst;
položaj čelnika poduzeća koji šalje memorandum, njegovo puno ime i potpis;
ime izvođača i broj telefona;
datum izrade dokumenta.

Eksterni memorandum se sastavlja ako se šalje višoj ili matičnoj organizaciji

Interni memorandumi

Interni dopisi se pripremaju na standardni listovi A4 ili A5 papir. Struktura takvog dokumenta je manje stroga nego za vanjsku upotrebu, ali moraju biti prisutni sljedeći elementi:

položaj upravitelja na čije razmatranje se dokument šalje, njegovi inicijali i prezime;
naslov bilješke, otkrivajući njezinu bit;
tekst;
položaj zaposlenika koji sastavlja bilješku, s mjestom proizvodnje, radionice ili odjela, njegovim inicijalima i prezimenom;
potpis zaposlenika;
Datum od.

Sastavlja se interni memorandum za podnošenje upravi vašeg poduzeća

Pravila za sastavljanje, dostavu i arhiviranje dopisa

U poslovnom životu najčešći razlozi su:

Povreda radne discipline.
Bonus ili odbijanje izdavanja bonusa.
Propust ili nepravilno obavljanje službenih dužnosti od strane zaposlenika.
Antisocijalno ponašanje zaposlenika.
Krađa i oštećenje imovine.

Za svaki od ovih tipičnih slučajeva postoji predložak, uobičajen u praksi, koji olakšava pripremu dokumenta.

Podnošenje i evidentiranje izvješća

Registracija vanjskih dopisa odvija se na isti način kao i svi odlazni dokumenti u obliku pisama ili potvrda.

Upis internih dopisa provodi se u Upisniku službenih dopisa i nagrada koji se sastavlja u tabelarnom obliku. U radnom zakonodavstvu Ruske Federacije nema posebnih zahtjeva za vođenje ili nevođenje takvog dnevnika. Međutim, u srednjim i velikim poduzećima, kao iu državnim organizacijama, obično se stvaraju u svrhu prikupljanja informacija o poticanju zaposlenika. Prema čl. 258. „Popisa standardnih upravnih i arhivskih dokumenata“, rok čuvanja takvog časopisa je 75 godina.

Uključuje:

serijski broj bilješke;
radno mjesto i prezime djelatnika koji vodi dnevnik;
teza sadržaj dokumenta.

Obično takav dnevnik vodi zaposlenik odjela za ljudske resurse.

Nakon registracije izvješće ide voditelju na razmatranje i donošenje organizacijskih zaključaka. Kao rezultat pregleda dokumenta, upravitelj donosi odluku. Bilježi se u obliku rezolucije koja se ispisuje na samom dopisu između adrese i teksta ili se sastavlja kao posebna isprava koja se prilaže uz dopis. Treba napomenuti da je netočno pisati rezoluciju na marginama stranice.

Rješenje načelnika temelj je za provedbu odluke koja je u njemu zapisana.

Vrste dopisa

Najčešće korištena prijava je prijava o povredi radne discipline. Autor takve bilješke obavještava svoje nadređene o prekršaju koji se dogodio: izostanak s posla, kašnjenje ili izostanak s posla, pijenje alkohola i drugi prekršaji. Uz činjenični materijal izvješće mora sadržavati prijedlog mjera za suzbijanje sličnih slučajeva, o izricanju kazni odgovornima za njihovo počinjenje.
U izvješću se navode sve detaljnije okolnosti počinjenja stegovnog prijestupa.

Po sadržaju blizak dopisu o stegovnoj povredi je dopis o neispunjenju službene dužnosti zaposlenika. Sastavlja se kada zaposlenik ne ispunjava ispravno svoje dužnosti i kao rezultat toga tvrtka trpi gubitke. Kao dodatak dopisu možete priložiti, na primjer, uzorke dokumenata koje je zaposlenik pogrešno sastavio ili rezultate video nadzora njegovog radnog mjesta. Određena specifičnost ove vrste izvješća je potreba za njegovim odobrenjem od strane neposrednog rukovoditelja krivca.
Preporučljivo je memorandumu dodati dokumente koji ukazuju na to da zaposlenik nije ispunio svoje službene dužnosti

Dosta čest razlog za pisanje dopisa je neprimjereno ili asocijalno ponašanje zaposlenika, izraženo u njegovoj nepristojnosti, nepristojnosti, ignoriranju zahtjeva kupaca i slično.

Sastavljanje takve zabilješke obično je teže nego pisanje prijave o stegovnom prekršaju. Ovdje je potrebno ne samo odražavati činjenicu najneispravnijeg ponašanja, već i ocrtati samu osobnost počinitelja.

Kako bi se izbjegle optužbe za pristranost ili neutemeljenost, autor dopisa mora imati svjedoke neprimjerenog ponašanja zaposlenika

Najteži razlozi za pisanje prijave su činjenice krađe ili namjernog oštećenja imovine. Takvi slučajevi moraju biti pažljivo dokumentirani. I izvorni dokument utvrđivanje činjenice krađe često je prijava. U ovom slučaju oblik izlaganja nije toliko bitan koliko točan prikaz svih okolnosti. Takva bilješka mora biti registrirana u dnevniku ulazne dokumentacije, budući da se datum utisnut na ulaznom dokumentu smatra službenim datumom obavijesti upravi o krađi ili zlonamjernom oštećenju imovine.
Uz prijavu potrebno je priložiti i Akt o oštećenju stvari koji potpisuje komisija sastavljena od najmanje tri osobe.

Obavještavanje zaposlenika o dopisu koji je primio i posljedičnoj obvezi

Nakon primitka dopisa koji sadrži činjenice o kršenju radne discipline, krađi ili drugom nedoličnom ponašanju, slijedi, ovisno o okolnostima, službena ili čak suđenje. Međutim, sama bilješka samo je izjava o činjenicama, a ne osuda. U Zakon o radu RF nema uputa o potrebi upoznavanja zaposlenika sa sadržajem dopisa.