Штатний розклад логістичної компанії зразок. Що таке штатний розклад, як його заповнювати та де можна скачати


Комерційна діяльність, незалежно від того, хто нею займається (індивідуальний підприємець, невелика компаніяабо велике міжгалузеве підприємство), нерозривно пов'язана з оформленням безлічі документів: особових справ, уніфікованого штатного розкладу за формою Т-3 та інших. Більшість із них є обов'язковою до заповнення; а деякі папери, наприклад, складаються за бажанням керівника організації або іншої відповідальної особи.

Уніфікований штатний розпис, оформлений за формою Т-3, відноситься до першої категорії: відповідно до літери закону його повинні вести і індивідуальні підприємці, та юридичні особи. Де можна безкоштовно скачати бланки та зразок заповнення форми Т-3 у форматах Excel та Word, а також як правильно оформити розклад – дивіться нижче.

Як скласти та заповнити штатний розклад?

Хоча зазвичай уніфікований штатний розпис формою Т-3 відносять, як і особового ставлення, до обов'язкових до складання документів, з практичної погляду це зовсім так. З положень Трудового кодексу Російської Федерації(Статті 15 і 57) випливає, що штатний розпис є однією з ознак виникнення трудових відносин і, отже, неодмінно має бути присутнім у будь-якій комерційній структурі, в якій є хоча б один найманий співробітник.

Але насправді оформлення уніфікованої форми Т-3 навряд чи має сенс для організації чи індивідуального підприємця, у підпорядкуванні яких перебувають один-два співробітники. На цій підставі досвідчені фахівці бухгалтерського відділу, у віданні яких зазвичай і знаходиться оформлення штатного розкладу, рекомендують обійтись без нього, якщо чисельність персоналу не перевищує 5 осіб.

Важливо:формально уніфікований штатний розпис за формою Т-3 мати необхідно, і з боку індивідуального підприємця, тим більше який має у підпорядкуванні великий штат, буде грубою помилкою нехтувати складанням такого паперу. Це не менш серйозна помилка, ніж не використовувати наклейку « » при формуванні журналів суворої звітності та не підлягають розформуванню томів.

Відповідно до прийнятої практики уніфікований штатний розпис за формою Т-3 складається наприкінці попереднього року (і засвідчується на початку поточного) або, якщо йдеться про нову організацію, - з початку її діяльності. Зрозуміло, в останньому випадку керівнику компанії або індивідуальному підприємцю немає сенсу чекати, поки у нього на руках виявляться всі документи та свідоцтва: приступити до оформлення розкладу можна заздалегідь, тим більше якщо воно складатиметься з трьох-чотирьох позицій.

Особливе питання – термін дії уніфікованого штатного розкладу за формою Т-3. Формально визначається рішенням керівника організації. За мінімальний термін зазвичай приймається рік; більш тривалі – три роки, п'ять років тощо. Перший варіант - найпоширеніший, особливо в компаніях з нестабільною чисельністю штату - наприклад, що активно розширюються.

Порада:іноді фахівці, які займаються упорядкуванням уніфікованого розкладу Т-3, радять за зміни найменувань посад, ставок оплати праці чи кількості штатних одиниць не створювати новий документ, а вносити правки до старого. З погляду чинного законодавства коригування документа (з обов'язковим посвідченням усіх дій) цілком допустиме. Але якщо зміни глобальні, а не торкаються однієї-двох позицій, внесення коректив по суті зведеться до складання нового документа - так і буде логічніше вчинити.

Наступне питання – ким має складатися уніфікований штатний розпис за формою Т-3. На законодавчому рівні відповіді це питання не дається. Зайнятися оформленням документа може будь-який співробітник, призначений наказом керівника організації, а якщо йдеться про індивідуального підприємця, який не бажає роздмухувати кадри, - і він сам.

Найчастіше оформленням документа займаються:

  • співробітники бухгалтерського відділу;
  • спеціалісти відділу кадрів;
  • юристи організації.

У Останнім часомдедалі більше поширена практика, коли штатний уніфікований розклад формою Т-3 складається будь-яким призначеним наказом директора співробітником. Ця робота, зрозуміло, має бути оплачена як додаткова відповідно до чинних ставок.

Набагато більше цікаве питання- необхідність використання упорядкування штатного розкладу організації чи індивідуального підприємця уніфікованої форми Т-3. Зазвичай вона в силу своєї простоти та загальної поширеності використовується, однак у ряді випадків з практичної точки зору було б розумніше застосовувати власну форму, розроблену у компанії.

Згідно чинному законодавству, в обов'язковому порядку уніфіковані форми документів повинні використовуватися при складанні документів первинної бухгалтерської звітності. Форма Т-3 штатного розкладу, затверджена Постановою Держкомстату №1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати» від 5 січня 2004 року, належить, як випливає з назви постанови, до документів первинної звітності. З іншого боку, на підставі одного штатного розкладу матеріальні розрахунки не проводяться, а отже, він не може бути включений до категорії документації первинної звітності.

Отже, рішення про використання під час упорядкування штатного розкладу уніфікованої форми Т-3 чи власного бланка може прийматися безпосередньо керівником організації чи індивідуальним підприємцем.

Порада:якщо немає особливої ​​потреби, рекомендується формувати документ на основі стандартної форми Т-3. В іншому випадку у сторони, що перевіряє, можуть виникнути питання щодо діловодства, і відповідальній особі буде складно пояснити, чому він використовував нетиповий бланк, не маючи на те достатніх підстав. Крім того, на відміну від багатьох інших документів, включаючи , уніфікована форма штатного розкладу Т-3 по-справжньому продумана і зручна, тому немає сенсу її ігнорувати.

Нарешті, розглядаючи питання з суто прикладної сторони, можна назвати, що навіть використання нестандартної форми штатного розкладу буде визнано неправомірним (хоча сьогодні таких випадків не зафіксовано), покарання керівнику підприємства чи індивідуальному підприємцю не загрожує; у гіршому випадку йому просто доведеться віддати наказ привести документ у відповідність до чинних норм, і на цьому інцидент буде вичерпаний.

Алгоритм розробки штатного розкладу за уніфікованою формою Т-3 включає наступні етапи:

  • Вибір відповідальної особи та видання наказу про розробку документа. Керівник організації може підписати окремий наказ, за ​​яким обов'язок доручається конкретного співробітника юридичного, бухгалтерського, кадрового чи іншого відділу. Жодних обмежень із цього приводу не існує. У великих організаціях розробкою штатного розкладу зазвичай займаються економісти з праці; якщо йдеться про індивідуального підприємця, зайнятися оформленням штатного розкладу формою Т-3 може і він сам.
  • Реєстрація виданого, підписаного та завіреного наказу у журналі реєстрації внутрішніх документів. Жодної складності цей процес не становить і проводиться відповідно до прийнятого в організації порядку. Якщо у компанії не передбачено окремого журналу для внутрішніх документів, можна використовувати загальний; крім того, видання наказу має бути неодмінно відображено у програмі електронного обліку.
  • Ознайомлення із наказом усіх відповідальних співробітників. У цю категорію входять лише майбутні укладачі штатного уніфікованого розкладу за формою Т-3 - або один укладач, якщо робота не становить складності.
  • Опрацювання та відображення на папері структури підприємства (фірми, ТОВ). Само собою зрозуміло, що більше і розгалуженіша юридична особа, тим складніше буде робота і тим більше часу вона займе. Під час опрацювання структури підприємства необхідно використовувати актуальні локальні акти організації. Штатний розклад не призначений для того, щоб відбивати історію компанії, тому покладатися при його оформленні на застарілі папери немає сенсу.
  • Складання на основі отриманої інформації уніфікованого штатного розкладу за формою Т-3. Готовий документ відправляється на узгодження керівникам кожного відділу, що відноситься до структури, і після - директору. Кожна із сторін може до затвердження вносити правки та пропозиції щодо функціонування підконтрольного їй відділу. При необхідності корективи можуть вноситися і після цієї події, проте тоді доведеться заздалегідь затверджувати кожну нову деталь, що завдасть незручностей і розробнику, і самим керівникам.
  • Видання наказу про затвердження штатного розкладу. Документ, як завжди, складається від імені директора або виконує його обов'язки особи, засвідчується його підписом та печаткою (штампом організації). Після цього він реєструється у відповідному журналі та програмі електронного документообігу. З цього моменту уніфікований штатний розпис за формою Т-3 вважається таким, що набрав чинності.

Порядок заповнення бланка документа:

  1. У верхній міні-таблицівказується код організації за класифікатором ОКПО (код форми по ОКУД міняти не слід: він відноситься не до підприємства, а до самого бланку).
  2. На окремому рядку, розташованому нарівні з таблицею, - пишеться повне офіційне найменування підприємства. За бажання та наявності вільного місця тут же можна навести і скорочене; тоді весь заголовок буде виглядати наступним чином: «Товариство з обмеженою відповідальністю «Західно-Сибірський Валежник-Рітейл» (ТОВ «ЗапСибВалежник»)». При необхідності скорочена назва може бути наведена не на тому ж рядку, а на додатковому, розташованому під основним.
  3. Потім слід вписати порядковий номер документа(замість наскрізної нумерації, тим більше якщо штатний розклад часто змінюється, рекомендується використовувати окрему - наприклад, з додаванням літери в кінці номера) та дату його підписання (не складання, як зазначено на бланку: цей процес зазвичай займає кілька днів, якщо не тижнів ).
  4. На окремих полях у правій частинідокумента необхідно вказати загальну чисельністьштату, а також номер та дату підписання наказу про розробку розкладу.
  5. В останньому полі поза таблицеюслід прописати тривалість дії документа (1 рік, 3 роки, 5 років, безстроково) та дату його набрання чинності (наприклад, з 1 січня 2019 року).
  6. У першій графіОсновний таблиці уніфікованого штатного розкладу формою Т-3 необхідно навести найменування структурних підрозділів (філій, відділів, представництв, ділянок) організації. Їх слід вказувати у порядку спадання за старшинством:
    • керівна частина підприємства;
    • відділ фінансового планування;
    • бухгалтерія;
    • відділ кадрів;
    • економічний відділ;
    • юридичний відділ;
    • архів (якщо є);
    • виробничі ділянки та цехи;
    • склади та інші обслуговуючі підрозділи.
  7. У другій графітаблиці уніфікованого штатного розкладу необхідно вказати коди кожної структурної одиниці. Вони призначаються у довільному порядку і мають відображати ієрархію відділу. Наприклад, департаменту може бути присвоєний код "01", його відділам - "01.01", "01.02", а групам - "01.01.01", "01.01.02" і так далі. Якщо організація не відрізняється складною структурою або зовсім не включає до свого складу жодного відділу (це особливо характерно для індивідуальних підприємціві дрібних ТОВ), в полях другої графи цілком можна проставити прочерки - немає сенсу заводити класифікацію для компанії зі штатом у три-чотири особи.
  8. У третій графіслід зазначити посаду, розряд та кваліфікацію кожної штатної одиниці. Йдеться не про конкретних співробітників, а про ставки, не тільки вже зайняті, а й вільні. Чим докладніше будуть заповнені всі поля, тим більш чітке уявлення у майбутньому можна буде скласти про якісну та кількісну складову підприємства.
  9. Четверта графапризначена для внесення відомостей про кількість штатних одиниць, тобто ставок. Кожен із параметрів визначається керівником компанії; ставки можуть бути і нецілими: наприклад, 1/4 (0,25) або 1/2 (0,5).
  10. У п'ятій графіуніфікованого штатного розкладу за формою Т-3 слід навести значення для кожної штатної одиниці - відповідно до тарифної сітки, якщо підприємство бюджетне, або фінансовою політикоюкомерційної організації У цій графі зазначаються лише оклади (без премій та інших додаткових виплат та надбавок). Суми пишуться у місцевій валюті, тобто у рублях.
  11. У графах із шостою по восьму, що мають загальну назву «Надбавки та доплати», наводяться відповідні значення стимулюючих та компенсаційних виплат - фіксовані (у рублях) або у вигляді відсотка від окладу.
  12. Дев'ята графауніфікованого штатного розпису форми Т-3 призначено для внесення сумарних витрат на відповідні штатні одиниці. Вона обчислюється як сума чотирьох попередніх граф (оклад, надбавки та доплати), помножена на число ставок (четверта графа).
  13. В останню (десяту) графуу міру необхідності вносяться примітки та уточнення щодо кожної посади: зміни окладу, відсоткових або фіксованих доплат та компенсацій, коригування назви посади тощо.
  14. Нижні поля штатного розкладуповинні містити підписи головного бухгалтера підприємства та начальника відділу кадрів. Якщо форма Т-3 заповнюється індивідуальним підприємцем, у штаті якого немає названих фахівців, йому слід, залишивши один рядок, особисто розписатися в ньому. Друк чи штамп організації наприкінці документа ставляться за бажанням.

Важливо:як уже згадувалося, ставки в уніфікованому штатному розкладі необов'язково мають бути цілими – і навіть необов'язково кратними двом. Звичайно, ставки зі значеннями 1/4, 1/2 тощо значно легше вважати, проте випадки бувають різні; щоб полегшити проведення математичних операцій, при оформленні документа рекомендується використовувати такі округлення:

  • ставки менше 0,13 до розрахунку не беруться (приймаються рівними нулю);
  • у діапазоні 0,13…0,37 - вважаються рівними 1/4;
  • у діапазоні 0,38…0,62 - 1/2;
  • у діапазоні 0,63…0,86 - 3/4;
  • в діапазоні 0,87 ... 0,99 - повній ставці.

Бланк штатного розкладу – уніфікована форма Т-3

Форма Т-3 штатний розклад – зразок заповнення

Підбиваємо підсумки

Уніфікований штатний розпис формою Т-3 може складатися будь-якою відповідальною особою - від співробітника бухгалтерського чи економічного відділу до начальника підприємства. Оформляти документ рекомендується у будь-якому випадку, навіть якщо чисельність персоналу не перевищує двох-трьох осіб. Також не варто відходити від встановленої форми, хоча останнє не є грубим порушенням.

Перед розробкою розкладу необхідно видати відповідний наказ із підписом начальника, а потім вивчити структуру підприємства. Далі заповнюється таблиця, у рядках якої зазначаються всі підрозділи та посади. Заключний етап- підписання готового документа головним бухгалтером та начальником відділу кадрів або, якщо їх немає, безпосередньо керівником організації.

Штатний розклад складається відділом кадрів, економістами чи бухгалтерією, є офіційним документом юридичної особи та входить до складу обов'язкових кадрових документів, складається він, як правило, на рік. На підставі нього здійснюється прийом співробітників у новостворене підприємство, а також відбувається корекція чинного складу. Готовий розклад затверджується наказом керівника. Досить часто документ вимагають під час перевірок, а також можуть запитати у випадку судових розглядів.

У штатному розкладі перераховується перелік підрозділів, у якому описується організаційна структура організації та її штатна чисельність, згідно зі статутом, із зазначенням кількості працівників, професій, велич заробітної плати, сум доплат та надбавок. Якщо є необхідність, то працівники можуть бути поділені за належністю до організаційної структури, наприклад, «Адміністративний відділ», «Відділ продажів», «Відділ кадрів» тощо.

Організації можуть використовувати як уніфіковану форму Т-3 штатного розкладу, так і вести самостійно розроблену форму згідно з ФЗ «Про бухгалтерський облік».

При цьому необхідно, щоб форма містила такі елементи:

  • Назва підприємства.
  • Було встановлено дату складання документа та його назву.
  • Був зміст.
  • Грошовий вираз має містити одиниці виміру.
  • Повинен бути зазначений відповідальний за складання цього документа, його посаду, ПІБ та підпис.

Бланк штатного розкладу також можна знайти у багатьох спеціалізованих програмах для ведення бухгалтерії, наприкінці статті можна завантажити необхідні форми. Розглянемо порядок наповнення форми Т-3.

Зразок заповнення штатного розкладу

Найменування організації вносяться до документа у суворій відповідності, як зазначено в реєстраційних документах, вказується код ОКПО, присвоєний органами статистики в момент реєстрації юридичної особи. Нумерація може починатися спочатку щороку, і бути суцільною, рахуючи з моменту створення першого документа.

Штатний розпис затверджується на підставі наказу керівника, а у відповідних графах у «штатку» зазначається його номер та дата набрання чинності. У формі вказуються загальна кількість робочих місць, враховуючи і вакантні місця.

Слід враховувати, що дата затвердження форми та дата її складання можуть відрізнятися, дата набрання чинності документом може бути також відмінна від перших двох дат. Дати мають бути у відповідному порядку.


Таблична частина документа містить у собі графи:

  • Повинно бути зазначено найменування кожного структурного підрозділу та його код.
  • Посади співробітників, кваліфікація та розряд.
  • Кількість організаційної структурі штатних одиниць персоналу.
  • Оклад щодо кожної позиції.
  • Величина надбавок та доплат.
  • Графа всього.
  • При необхідності може вказуватись примітка.

У кожному підприємстві є кілька структурних підрозділів, що відбивають, зокрема, основні напрями діяльності і що більше організаційна структура, тим більше. Відповідно до орг. структурою керівництво може самостійно визначити назви підрозділам та присвоїти код відділу – це може бути як абревіатура назви, так і набір цифр, які позначають їх місце розташування.

Посади у створенні визначаються виходячи з довідника – класифікатора ОКПДТР, причому комерційні організації можуть застосовувати в себе як сувору формулювання. Бюджетні організації повинні застосовувати у суворій відповідності, оскільки співробітники можуть отримати певну державну підтримку та пільги, якщо це передбачає професії, що передбачає роботу у шкідливих умовах праці. Обов'язково потрібно буде використовувати класи та розряди згідно з тарифно-класифікаційним довідником. Вказувати можна у будь-якій послідовності: у розкид, за пріоритетом посади, за абеткою.

Залежно від виробничої потреби кількість персоналу визначається самостійно. Можливе застосування праці за сумісництвом, як і неповного робочого дня. У такому разі використовуються десяткові дроби (0,3; 0,7). У той же час можна враховувати і вакантні посади, якщо є потреба у певній кількості співробітників, такі дані вказуються або у примітці, або внизу у виносці.

У графі «Оклад» зазначається заробітня плата(Тарифна ставка), яка пишеться в рублях з копійками. Величина може бути визначена відповідно до тарифної сітки, за ставкою або виходячи їх відсотка або частки виручки (прибутку) тощо. Якщо працівник приймається на відрядну ставку, то у штатному розкладі слід зазначити зарплату, розраховану за певними методиками.

Посадові оклади працівників зазначаються у графі 5, премії, які мають бути відображені у Положенні «Про преміювання» (трудові договори кожного співробітника або колективний договір) зазначаються у графі 6. Доплата за шкідливі умовипраці, що визначаються за проведеною в обов'язковому порядку спеціальною оцінкою умов праці та закріплені відповідними нормативними актами, зазначаються у графі 7 .

Доплати та надбавки працівникам, які встановлені в трудовому договоріабо встановлені законом відображаються в графі «Надбавки та доплати». Це може бути доплата за інтенсивність, шкідливі умови праці, північні коефіцієнти та премії. При необхідності можна застосовувати відсотковий поділ цих коефіцієнтів.

Сума заробітної плати з урахуванням усіх штатних одиниць, окладів та надбавок по всьому підприємству зазначається у графі 9 . Фактичні виходячи з підсумкового значення даної графи визначається загальний фонд заробітної плати з організації протягом місяця загалом.

Готова форма штатного розпису підписується керівником відділу кадрів, і навіть головним бухгалтером, ставиться печатку і після цього форма затверджується відповідним наказом керівника. Якщо документ складається з кількох аркушів, його зшивають, нумерують і скріплюють печаткою.

Внесення змін до ШР

Зазвичай штатний розпис затверджується на рік, проте через певні обставини може виникнути необхідність у внесенні коректив до раніше затвердженої форми. Це проводиться також на підставі наказу керівника (або уповноваженого на цю дію особою), про зміни, що вносяться. Як правило, така необхідність виникає внаслідок зміни організаційної структури організації, наприклад, при скороченні персоналу або навпаки при розширенні, зміні окладної частини, реорганізації тощо.

Якщо зміни торкнулися будь-яких співробітників організації, їх необхідно повідомити під розпис у письмовій формі про проведених «штатці» змін.

Завантажити бланк ШР

Штатний розклад – це обов'язковий кадровий документ, який має мати кожна організація. Зазвичай використовується форма Т-3, але можна розробити і свій власний бланк з урахуванням особливостей діяльності організації.

Штатний розклад для ІП.Трудовий Кодекс РФ дає зрозуміти, що роботодавець (неважливо: ІП або ТОВ), який уклав трудовий договір з працівником, повинен мати штатний розпис. Проте однозначної вказівки на ІП немає на відміну організації.

Тому частина бухгалтерів рекомендують у будь-якому випадку мати штатний розклад, а інша частина – складати його за кількості працівників понад 3-4 особи. Хоча на практиці чимало індивідуальних підприємців ігнорують цей документ.

Форма Т-3 включає відомості про підрозділи організації, найменування та кількість штатних одиниць відповідно до класифікатора професій та посад (ОКПДТР), тарифні ставки оплати праці (оклад, надбавки). Також з усіх посад вважаються сумарні місячні витрати на заробітну плату.

Штатний розклад складається з початку року або з початку діяльності організації та затверджується наказом керівника. Термін дії документа може бути будь-яким – наприклад, один рік або кілька років, залежно від рішення керівника.

Якщо у процесі діяльності організації виникають якісь серйозні штатні зміни (кількість штатних одиниць, найменування посад, тарифні ставки), то раціонально буде наказом керівника змінити чинний штатний розклад, а не затверджувати новий.

Однак за масового скорочення працівників, звичайно, краще скласти новий розклад. Форма Т-3 заповнюється кадровиками чи працівниками бухгалтерії.

Вітаю! Ви коли-небудь чули про такий документ, як «Штатний розклад організації»? Адже це документ, на підставі якого нараховується заробітна плата, а також приймають та звільняють співробітників. Зараз ми намагатимемося докладно розповісти про те, які функції виконує ШР і як правильно його складати.

Що таке «Штатний розклад»

Кожен із вас хоч раз у житті бував у відділі кадрів якогось підприємства. Ви, напевно, бачили незліченну кількість папок та особистих справ співробітників. Напевно, багатьом було цікаво, як працівники цього відділу збирають і запам'ятовують інформацію про всі посади, співробітників і т.д.

А все досить просто. Вони мають такий документ, як штатний розпис.

Штатний розклад (ШР)– це нормативний документ, в якому вказується інформація про всі посади підприємства, кількість штатних співробітників, розмір їх тарифних ставок та величина надбавок.

Іншими словами, це документ, який містить узагальнені відомості про кількість працівників підприємства та наявні посади. Крім цього, у штатному розкладі вказується розмір заробітної плати для кожної посади з урахуванням усіх надбавок, що мають бути.
Дуже часто цей документ допомагає керівникам підприємства під час судових розглядів. Наприклад, через вимушене скорочення штату співробітників, було звільнено робітника і він подав на колишніх керівників до суду. І тут ШР є прямим доказом правомірності дій відповідача.

Зважаючи на важливість цього документа, всі сторінки нумеруються, шнуруються та скріплюються печаткою.

  • Завантажити Зразок наказу про затвердження штатного розкладу
  • Скачати Штатний розклад форма N Т-3

Функції штатного розкладу

Як і будь-який документ, ШР виконує низку функцій. Основними з яких є:

  • Можливість організації робочого дня персоналу;
  • Нарахування щомісячної заробітної плати працівникам;
  • Офіційне оформлення новоприйнятих співробітників;
  • Залишення правил внутрішнього розпорядку дня;
  • Переклад оформлених працівників з посади на іншу тощо.

Штатний розклад – обов'язковий документ

На кожному підприємстві існує велика кількістьдокументації. Є документи, які ведуться в обов'язковому порядку, а є ті, що створюються за потребою. На запитання «Чи ШР є обов'язковим документом?». не можна дати однозначну відповідь.

Все через те, що трудовий кодексне передбачає обов'язкової наявності для підприємства ШР. Але якщо розглядати це питання, ґрунтуючись на вимогах Роскомстату, виходить, що цей документ необхідний, т.к. він є первинною документацією для обліку виплат із заробітної плати.

Хоча в законодавстві ніде не прописано чітких норм, але більшість організацій веде даний виддокументації. Адже переважна більшість державних перевірок починається саме з вивчення ШР.

Насправді наявність цього документа полегшує життя не тільки перевіряльникам, а й керівникам, відділу кадрів та бухгалтерії.

Який термін дії штатного розкладу

У жодному офіційному документі не зазначено точний термін дії ШР. Керівник сам має право вказувати термін, де складається цей документ. Найчастіше його переробляють щороку, а дію вводять із першого січня. При складанні ШР вказується дата його дії. Але якщо не вказати дату, то документ вважається безстроковим і його не потрібно переробляти.

Скільки і де зберігається штатний розпис

На підставі постанови Росархіву, ШР після закінчення дії має зберігатися на підприємстві протягом 3 років. А термін зберігання штатних розстановок становить 75 років.

Штатна розстановка- Необов'язковий для кожного підприємства документ, що створюється на основі штатного розкладу. Він є мобільною версією ШР і включає більше детальну інформаціюпро співробітників компанії (вказується ПІБ робітників, група інвалідності тощо).

Хто складає

Перед тим як розпочати створення документа, керівник видає наказ про зміну штатного розкладу, де призначає співробітника, який його складатиме.

Це може бути будь-який працівник організації. Але найчастіше таку роботу доручають співробітникам відділу кадрів, бухгалтерії чи інженеру з нормування праці.

Скільки копій ШР має бути на виробництві

При складанні ШР робиться одна його копія. Таким чином, оригінал та копія повинні зберігатися у відділі кадрів та бухгалтерії.

Зміна штатного розкладу

Іноді до діючої ШР доводиться вносити зміни. Робиться це у кількох випадках:

  1. Якщо відбувається реорганізація фірми;
  2. Якщо необхідно оптимізувати та покращити трудову діяльність апарату управління;
  3. Якщо внесені до законодавства зміни вимагають внесення обов'язкових поправок до ШР;
  4. У разі зміни штатних одиниць ;
  5. Зміни посади у штатному розкладі;
  6. Зміни окладу у штатному розкладі.

Якщо зміни незначні та не вимагають створення нового ШР, тоді керівник видає наказ про внесення змін до штатного розкладу. Після цього відповідальний працівник вносить поправки до чинного документа.

При внесенні змін до штатного розкладу, керівництво не зобов'язане письмово повідомляти про це працівників.

Другий спосіб зробити поправки – це створити нове ШР.

За будь-яких змін до ШР, поправки повинні вноситись у трудові книжки та особисті картки працівників. Перед цим необхідно отримати письмовий дозвіл на цю дію від працівників.

Наприклад, якщо трохи змінюється формулювання назви посади, працівник має бути про це письмово повідомлений. Тільки після цього вносяться зміни до нього трудову книжку.

Якщо зміни стосуються величини окладів, то працівникові повідомляють у письмовій формі за 2 місяці. Ці поправки паралельно вносять у трудовий договір.

Чи є обов'язкова форма штатного розкладу

Для складання ШР найчастіше використовують уніфіковану . Вона є бланк – таблицю, у якому необхідно вносити дані.

Більшість організацій беруть форму Т-3 за основу та «підганяють» під своє підприємство. Це дозволено, тобто уніфікована форма цього документа не є обов'язковою.

У випадках, якщо підприємство має державну форму управління, штатний розпис оформляється за всіма правилами.

Структура штатного розкладу організації

ШР складається з «шапки», таблиці та даних людей, які підписали цей документ.

Перша частина документів містить таку інформацію:

  • Найменування організації, відповідно до установчих документів;
  • Дата початку дії ШР, його номер та термін дії. Нумерацію можна надавати довільну.
  • Дата та номер наказу про затвердження штатного розкладу;
  • Загальний штат працівників.

Друга частина – це сукупність даних з усіх посад. Її ми розглянемо трохи згодом.

У третій частині прописані прізвища та посади людей, які підписали цей документ. Найчастіше це керівник кадрової служби та головний бухгалтер.

Як скласти штатний розклад

Сподіваємося, що під час заповнення «шапки» ні в кого запитань не виникло, тож переходимо до заповнення самої таблиці.

1 графа . Найменування структурного підрозділу.Перераховувати їх слід у порядку підпорядкованості. Наприклад, адміністрація, секретаріат, фінансовий відділ, бухгалтерія тощо;

2 графи. Код підрозділу.Нумеруємо підрозділи зверху донизу (01,02,03 і т.д.);

3 графи. Посада.Дані необхідно вносити в називному відмінку без скорочень, однині, керуючись кваліфікаційно-тарифними довідниками;

4 графи . Кількість штатних одиниць.У цій графі вказується, скільки людей однієї посади потрібно підприємству. Ця величина може бути як цілою, так і дрібною. Наприклад, 2,5 може означати, що 2 співробітники працюватимуть на повну ставку, і один на півставки;

5 графа . Величина окладу, тарифної ставкичи бонусів.Вказується в рублях з кожної посади. Якщо, наприклад, працює 2 бухгалтери, але керівник платить їм різну зарплату, то у штатному розкладі вказується єдиний оклад, а у графі надбавки прописуються доплати. Тобто оклад працівників на одній посаді має бути однаковим;

6, 7, 8 графа . Надбавки за особливі умови праці.Їх може і не бути, тоді у графах ставляться прочерки. Але якщо працівник працює у нічний час, святкові дні, прибирає сан. вузли тощо, тоді за законом йому необхідно виплатити певну компенсацію;

9 графа. Усього за місяць.Підсумовуються дані за графами 5,6,7,8, після чого множиться на кількість штатних одиниць з кожної посади;

10 графа . Примітка.Може вказуватись локально-нормативний акт, на підставі якого здійснюється оплата праці;

Після внесення даних, необхідно підбити підсумок 4 і 9 колонці. Таким чином, ми дізнаємося кількість штатних одиниць у штатному розкладі та місячний фонд оплати праці.

Твердження штатного розкладу

Відповідно до правил затвердження штатного розкладу, після складання та перевірки всіх даних, ШР підписує керівник, головний бухгалтер та начальник відділу кадрів. Після цього керівник підприємства видає наказ про введення цього документа в дію.

Висновок

ШР – це обов'язковий, але дуже важливий документ будь-якої організації. На його підставі можна або ухвалити нового. Крім цього, за його допомогою нараховується заробітна плата працівникам підприємства.

Цей документ не суворо регламентований, тому його можна «підганяти» під кожну організацію та переробляти у разі потреби. Це паличка-виручалочка керівника під час перевірок державних органів.

). Як його складати і в чому особливості цього процесу, ми поговоримо у цій статті.

Штатний розклад- Це документ, де міститься структурний склад співробітників компанії, перелік посад, штатних одиниць, дані про оклади, надбавки, зарплати в цілому. Документ формується на основі Статуту компанії чи спеціального становища.

Для його оформлення використовується. У принципі, закон прямо не зобов'язує компанії мати сформований штатний розклад, але Роскомстат зобов'язує всі компанії вести облік оплати праці та супутньої первинної документації.

Відповідно і наймати співробітників можна лише на основі наявного штатного розкладу, де вказано посади, структурні підрозділи. Це стосується найму співробітників як на основне місце роботи, а й посади за сумісництвом.

Як правило, формуванням цього документа займається бухгалтерія, але Кваліфікаційний довідникпокладає цей обов'язок на економіста з праці. Але оскільки ця посада часто відсутня на підприємствах, часто відповідального за роботу керівник призначає самостійно.

У тому випадку, коли цей обов'язок покладається на співробітника, який не повинен займатися цими питаннями відповідно до закріплених за ним функціональних обов'язків, для затвердження цих функцій видається спеціальний наказ.

Формуючи штатний розклад на 2016 рік, Треба знати, що назва посади в ньому та трудовому договорі, складеному зі співробітником, має точно збігатися.

Створити штатний розклад на 2016 рік треба до кінця 2015 року, але затвердити його треба на 1 січня 2016 року. Щоб воно набрало законної сили, керівник компанії має провести його окремим наказом. Зверніть увагу, якщо за минулий рік воно не змінювалося або зміни були незначними, затверджувати його заново наступного року не обов'язково. Можна лише скласти список змін.

Ще одне важливе правило – заповнення форми Т-3не може скорочувати документ, але може його трохи розширювати. Скажімо, якщо якийсь розділ не потрібний, його не видаляють, але й не заповнюють. У якій послідовності розташовувати позиції розкладу визначає керівник компанії.

У кожному підрозділі повинні бути вказані не лише штатні посади, а й спеціалізація співробітників. Причому посади треба вказувати в порядку зменшення від найвищої до наймолодшої посади. Їх найменування пишуться в називному відмінку. Якщо штатний розпис передбачає наявність неповних штатних одиниць, їх треба навести у графі 4, вказавши частки 0,25; 0,5.

Заповнюючи зразок заповнення штатного розкладу, Найчастіше припускаються помилок у графі окладу. Зазвичай там зазначають не фіксовану ставку, а її діапазон. Щоб визначити точну цифру, треба звернутися до наказу штатного розкладу, скласти суми окладів. А для відображення діапазону окладу, який одержують співробітники на різних посадах, існує графа про надбавки.

Завдання штатного розкладу

Логічно виникає питання, навіщо потрібний офіційно оформлений штатний розклад у компанії? Насамперед, як доказ у суді, коли виникає питання про працевлаштування співробітника. Адже у разі скорочення посади роботодавець має запропонувати звільненому співробітнику щось як альтернативу. А якщо це неможливо, він має це довести. Тому цей документ є вагомим доказом у суді, якщо він оформлений правильно: пронумерований, прошитий, скріплений печаткою та завізований керівником чи головбухом.

Печатки та підписи на документі

Незалежно від того, на скільки аркушах складено штатний розпис, підписуватиметься останній аркуш у строго зазначеному місці. Хоча існують моменти, коли потрібно підписати кожен аркуш. І тут у формі доставляються спеціальні рядки, у яких і ставиться розпис. Таке відбувається найчастіше тоді, коли треба затвердити штатний розпис керівником філії до його затвердження у головному офісі. Зверніть увагу на те, що на формі № Т-3 ставити друк не обов'язково.

Внесення змін до штатного розкладу

У тих випадках, коли в компанії запроваджуються нові посади, скасовуються старі, формуються нові відділи, змінюється склад співробітників, ці зміни треба відобразити у штатному розкладі. Якщо при цьому формується наказ про зміну штатного розкладу, в ньому слід зазначити такі причини:

Розширення чи скорочення виробництва компанії;
ліквідація обов'язків, що повторюються;
внесені зміни до законодавства, які вимагають відповідним чином змінити штатний розпис;
покращення роботи керівних структур;
реорганізація форми.

Усі зміни штатного розпису повинні відповідно фіксуватися в особистих картках працівників та їх трудових книжках. Але на це треба отримати згоду співробітника письмово.

Коли потрібно змінити оклад співробітнику, йому про це повідомляють за два місяці до настання факту. Подія обов'язково треба зафіксувати у штатному розкладі, а також у додаткової угодидо штатного договору. Хоча в принципі, будь-які зміни в даному розкладі необхідно доводити до відома співробітників, і тільки після цього вносити зміни до трудової книжки та штатного розкладу. І тому оформляється окреме документальне рішення роботодавця. Наприклад, наказ. Подробиці можна уточнити у п. 3.1 Інструкції №69.

Поняття штатного розташування

Оскільки у багатьох компаніях спостерігається велика плинність кадрів, у роботі часто використовується так звана штатне розміщення– штатний перелік посад організації. Головна перевага цього документа – можливість швидко вносити зміни без різної супровідної документації. Наприклад, вона не вимагає видання відповідного наказу, щоб здійснити внесені зміни.

Оскільки бланк форми Т-3, тобто штатний розклад, дає лише уявлення про загальну кількість штатних одиниць у компанії, за ним неможливо дізнатися, зайнята посада чи вакантна, хто її обіймає. А штатне розміщення містить відомості про ім'я співробітника, яку посаду він займає, в якому статусі вона знаходиться.

Таким чином формується штатний розклад на 2016 рік (зразок завантажити).