Доповідна керівнику на співробітника. Все про записки: доповідна, службова, пояснювальна

З метою виховання. Якщо раніше можна було грюкнути лінійкою або вигнати учня з класу, то зараз нічого такого вчитель робити не має права. Хоча сильно нам пошкодив батьківський ремінь, застосований за справу? Натомість знали, що так робити не можна.

Вчитель став практично безправним, учні користуються цим, а вважають, що вчитель має «справлятися». Дитина може заявитися п'яною до класу, не виконувати завдання, заважати іншим учням. Але в жодних документах і посадової інструкціїне сказано, що вчитель має встановлювати дисципліну у класі, справлятися тощо. Вчитель повинен давати знання, передбачені програмою та виховувати тими засобами, що передбачені шкільним курсом. Що тоді робити?

Майже рік тому я написала свої міркування щодо того, чому в класі може не бути дисципліни. Це дуже хороша стаття для батьків, щоб зайвий раз згадати, що виховання в основному залежить від батьків, але не від школи. Зверніть, будь ласка, на неї вашу увагу ще раз — . В інших випадках педагогові залишається одне — доповісти директорові про ситуацію, що склалася. Зробити це бажано письмово, оскільки це буде доказом перед батьками, що претензії до них та їхньої дитини не голослівні.

Тепер перейдемо до питання статті як написати доповідну на ім'я директора школи. Пишуть її зазвичай вчителі та інші працівники школи.

Навіщо пишуть доповідну директору?

Для того, щоб повідомити про ситуацію в одному або декількох класах, про дисципліну, про порушення розпорядку в школі та про інші провини.

У яких випадках пишуть доповідну?

Якщо ви у школі зіткнулися з:

порушенням дисципліни у класі;
невідвідування занять одним або декількома учнями з неповажної причини;
неодноразовими запізненнями на уроки;
недотриманням статуту школи;
появою дитини в школі в стані наркотичної або алкогольного сп'яніннята ін. (у таких випадках можуть викликати поліцію) ;
образою на вашу адресу;
бійкою;
неуспішністю дитини з предмета (неможливістю виставити позитивну оцінку)
і т.д.

У ситуаціях, виділених жирним, ви зобов'язані написати доповідну якнайшвидше, щоб знизити наслідки і звести вашу відповідальність до мінімуму. Про всі проблеми з класом також потрібно повідомити, щоб він міг оперативно зв'язатися з батьками.

Хто розглядає доповідну?

Доповідна фіксується у книзі вхідної кореспонденції, що робить її обов'язковою для розгляду.

Доповідна передається в залежності від ситуації, але якщо справа стосується порушення дисципліни, то її передадуть заступнику директора з виховної роботи, соціального педагога, психолога та класного керівника.

У які терміни беруться дії після отримання доповідної?

Все залежить від ситуації. Як правило, найближчим часом, оскільки затримки у вирішенні проблем можуть призвести до плачевних результатів, чого ніхто не бажає.

Як написати доповідну?

Доповідна пишеться як звичайне , на аркуші А4 (можна навіть на зошитному) від руки або на комп'ютері. Зразок для вас.

Успіхів вам у вирішенні шкільних проблем! Коментуйте та ставте лайки. Підписуйся на нові статті через форму!

З повагою, Тетяна Іванова.

Внутрішня інформація розповсюджується за допомогою спеціальних інформаційно-довідкових документів, одним із видів яких є доповідна записка. З нею звертаються до людей, які обіймають вищі посади, для того, щоб повідомити про ті чи інші факти для спонукання до прийняття певного рішення.

Доповідна записка як внутрішній документ має певні принципи складання, які від її мети. Розкриємо, як саме слід складати доповідні у тих чи інших робочих ситуаціях.

Відділ кадрів
Генеральному директору
ТОВ «Омега»
Н.В. Грощенка

ДОКЛАДНА ЗАПИСКА № 1

Про порушення трудової дисципліни (прогул)

Справжнім доводжу до керівництва, що позавчора, 04.11.2016 р., співробітницею відділу кадрів Валер'євою Тетяною Олегівною допущено грубе порушення трудової дисципліни. Після обідньої перерви, що завершився о 14:00, вона не повернулася на своє робоче місцета була відсутня до кінця робочого дня (з 14:00 до 18:00). Виправдувальних документів та задовільних пояснень своєї відсутності Т.О. Валер'єва протягом наступних двох днів не надала.

У зв'язку з допущеним грубим порушенням трудової дисципліни пропоную оголосити Т.О. Валерьевой догану із занесенням до особистої картки.

Начальник відділу кадрів (підпис) Р.В. Сухаревський

Доповідна записка про невиконання працівником своїх посадових обов'язків

Цей документ покликаний донести до керівництва інформацію у тому, що працівником неналежним чином виконані чи виконані його професійні обов'язки. У фіналі документа міститься прохання про дисциплінарний вплив. Без такої доповідної будь-які санкції щодо працівника можуть бути визнані необґрунтованими.

Приклад доповідної записки про невиконання посадових обов'язків

ФАЙЛИ

Відділ метрології
Генеральному директору
ТОВ «Росмашінбуд»
Радковського К.Л.

ДОКЛАДНА ЗАПИСКА № 2

Про невиконання посадових обов'язків

Цим документом доводжу до вашого відома, що інженер відділу метрології Антон Петрович Райсфейдер допустив порушення графіка перевірок приладів обліку електроенергії (не проконтролював виконання затвердженого графіка), що спричинило накладення на організацію штрафу державним інспектором контролю над приладами обліку.

У зв'язку з допущеним порушенням пропоную оголосити О.П. Райсфейдеру догану із занесенням до особистої картки та не нараховувати йому премію за результатами роботи за наступний місяць.

Головний метролог (підпис) П.К. Жовтківський

Доповідна записка про некоректну поведінку співробітника

Цей різновид доповідної записки інформує начальство про неприпустиму поведінку образливого характеру робочому місці. Запропоновані заходи впливу мають бути спрямовані не лише на вимогу покарати винуватця, а й не допускати подібних ситуаційнадалі.

Приклад доповідної записки про неприпустиму поведінку співробітника

ФАЙЛИ

Адміністративно-господарський відділ
Генеральному директору
ТОВ «Просперіті»
Гіацинтова А.В.

ДОКЛАДНА ЗАПИСКА № 3

Про некоректну поведінку співробітника

Доводжу до вашого відома, що 24.08.2016 р. бригадиром озеленителів території Зайковським В.І. була допущена некоректна поведінка на адресу заступника начальника адміністративно-господарського відділу Антоніни Павлівни Фіногенової. Зайковський В.І. допустив нетактовне зауваження щодо зовнішнього виглядуА.П. Фіногенової, додавши образу нецензурними виразами. Слід зазначити, що це перше грубе висловлювання Зайковського В.І. на адресу співробітників відділу, що порушує робочу обстановку та провокує конфліктні ситуації.

Прошу залучити Зайковського В.І. до дисциплінарної відповідальності за некоректну поведінку на робочому місці

Начальник адміністративно-господарського відділу (підпис) Неклюєв М.Л.

На погляд здається, що між службової, доповідної і пояснювальної записками немає істотної різниці, т.к. ці документи схожі за своїм призначенням - вони носять інформаційний характер. Проте це різні документи, що відрізняються змістом, адресністю, цілями складання. Крім того, в них не містяться доручення, а повідомляються відомості, що спонукають адресата до прийняття остаточного рішення з питання, що розглядається.

У чому полягають особливості службової, доповідної, пояснювальної записки? Як правильно оформити кожний документ на паперовому носії? На ці та інші питання намагатимемося відповісти з практичної точки зору.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

Доповідна записка(код 0286041 за ОКУД) - це інформаційно-довідковий документ, адресований керівнику, начальнику відділу, іншим уповноваженим особам. У ній докладно викладається будь-яке питання з висновками та пропозиціями укладача і має на меті спонукати керівництво до прийняття певного рішення.

Визначення «доповідна записка» як самостійного поняття у законодавстві немає.

Доповідна записка складається як у письмовій чи усній вказівці керівника, і з ініціативи самих працівників (наприклад, у випадках, коли для врегулювання будь-якого виробничого чи господарського питання виникає необхідність викласти інформацію у письмовій формі вищестоящому керівництву). За допомогою такого документа можна внести пропозицію щодо покращення технічної сторони виробничих процесів, висловити незгоду з рішенням, прийнятим вищим керівником, а також викласти свою точку зору у разі розбіжностей із колегами. Тому під час підготовки доповідної записки автору насамперед важливо доступно сформулювати свою позицію, та був навести переконливі докази її користь.

Види доповідних записок

на ініціативні;
інформаційні;
звітні.

Ініціативнадоповідна записка складається з метою спонукати адресата прийняти певне рішення, у тексті записки викладаються факти, містяться конкретні пропозиції, рекомендації чи висновки.

Інформаційнадоповідна записка складається регулярно і містить інформацію про деталі, результати або методи виконання роботи.

Звітнадоповідна записка інформує про завершення роботи, її етапи, виконання вказівок, розпоряджень тощо.

В залежності від адресатадоповідні записки поділяються:

на зовнішні;
внутрішні.

Зовнішня доповідна запискаадресується керівнику конкретної установи, оформляється на загальному бланку організації, підписується керівником і містить такі реквізити:

найменування організації;
дату;
індекс;
місце складання;
адресата;
заголовок до тексту;
текст;
підпис керівника;
прізвище виконавця, номер телефону.

Зовнішня доповідна записка представляється керівнику вищої організації (Приклад 1).

Приклад 1

Зовнішня доповідна записка

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

10.02.2014 № 12/05-14

Про залучення додаткових

трудових ресурсів

Шановний Андрію Васильовичу!

Через брак кандидатів на стадії формування адміністративного апарату для філії у Москві необхідно залучити трудові ресурсиз додаткових джерелу строк до 14.04.2014. Співбесіди із новими кандидатами провести до 21.04.2014.

Оплату витрат за додатковими послугами буде здійснено відповідно до п. 4.5 Договору послуг № 04/56 від 14.02.2014.

Начальник відділу кадрів СеменовВ.О. Семенов

У справу №03-13

Одинцова 10.02.2014

Внутрішня доповідна записканаправляється за межі установи, наприклад, у вищестоящу організацію, оформляється на стандартному аркуші паперу формату А4, але із зазначенням усіх необхідних реквізитів, розташованих відповідно до ГОСТ 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до складання документів» (Приклад 2).

До обов'язкових реквізитів внутрішньої доповідної записки належать:

найменування структурного підрозділу;
найменування виду документа (ДОКЛАДНА ЗАПИСКА);
дата;
реєстраційний (вихідний номер);
заголовок до тексту;
текст;
відмітка про наявність програми (якщо є);
адресат;
підпис укладача (із зазначенням посади, ініціалів, прізвища).

Приклад 2

Внутрішня доповідна записка

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

07.04.2014 № 6

Про прогул, здійснений менеджером

відділу продаж

Доводжу до Вашого відома, що сьогодні, 07.04.2014, менеджер з продажу Петрова Валентина Іванівна була відсутня на робочому місці протягом усього робочого дня з 10 години 00 хвилин до 18 години 30 хвилин.

Жодних відомостей чи документів, що підтверджують поважність причини відсутності Петрової В.І., надано не було.

У зв'язку із допущеним порушенням пропоную звільнити Петрову В.І. за прогул.

Керівник відділу продажу ІгнатьєвО.А. Ігнатьєв

У справу №02-10

Сидорова 07.04.2014

Оформлення реквізитів доповідної записки

При оформленні доповідної записки використовують як кутове (Приклад 3), і поздовжнє розташування реквізитів заголовної частини (Приклад 4).

Приклад 3

Кутове розташування реквізитів у доповідній записці

Найменування

структурного підрозділуАдресат

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

______________ № ________

Заголовок

Приклад 4

Поздовжнє розташування реквізитів у доповідній записці

Найменування структурного підрозділу

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

_____________ № _________

Заголовок

Найменування виду документапишеться великими літерами(ЗАКЛАДНА ЗАПИСКА) і може розташовуватися по центру або від межі лівого поля.

Датаі номердоповідної записки пишуться на одному рядку. Дата оформляється арабськими цифрами (21.04.2014 ) або буквенно-числовим способом ( 21 квітня 2014 р.).

Зверніть увагу

Датою зовнішньої доповідної записки є дата її візування та надсилання адресату, датою внутрішньої доповідної записки - дата складання та підписання.

Реєстраційний номерна внутрішній доповідній записці проставляється або за місцем складання, або за місцем одержання - залежно від системи реєстрації документів, що діє в організації.

Якщо доповідну записку повинні розглянути зацікавлені особи, на ній проставляють візи погодження, а після ухвалення рішення - резолюціякерівника.

Винесення резолюції є кінцевим етапом розгляду доповідної записки.

Зверніть увагу

Резолюція керівника, який розглянув внутрішню доповідну записку, буде підставою для вжиття будь-яких заходів, видання документів, проведення заходів.

Заголовокдо тексту коротко розкриває зміст документа. Він формулюється за загальним правиламскладання заголовків до документів: за допомогою прийменника про/проі віддієслівного іменника в прийменниковому відмінку, наприклад Про прогул Лазаренко О.О.

ТекстДоповідна записка складається з двох або трьох смислових частин:

у першій - констатуючоючастини- викладаються причини, факти чи події, що стали приводом для її написання;
у другий - аналізуючої частини- міститься аналіз ситуації, що склалася, і наводяться можливі варіантирішення;
у третій - резюмуючої частини- містяться висновки та пропозиції щодо конкретних дій, які, на думку укладача, необхідно вжити.

Друга частина у доповідній записці може бути відсутня. У цьому випадку текст доповідної записки містить обґрунтування, висновки та пропозиції укладача.

Якщо доповідна записка має додаток, позначка прододаткуробиться до оформлення підпису.

Відмітку про наявність програми, названої в тексті записки, оформлюють так:

Додаток: на 3 л. в 1 екз.

Якщо записка має додаток, не названий у тексті, то вказують його найменування, кількість аркушів та екземплярів.

Додаток: Положення про управління регіонального кредитування на 5 л. в 1 екз.

Внутрішню доповідну записку підписуютьукладач (якщо вона представляється керівнику підрозділу) та керівник підрозділу (якщо вона представляється керівнику організації); зовнішню доповідну записку підписуєКерівник організації.

Зверніть увагу

Якщо доповідна записка оформлена на двох і більше сторінках, друга і наступні сторінки повинні бути пронумеровані. Порядкові номери проставляються у правій частині верхнього поля сторінки арабськими цифрами.

СЛУЖБОВА ЗАПИСКА

Службова запискає різновидом доповідної. Це письмове інформаційне повідомлення, яке широко застосовується в практиці роботи сучасних управлінських структур різних рівнів і організаційно-правових форм. Службові записки забезпечують безпосередній зв'язок між об'єктами управління на горизонтальному рівні.

До речі

Службова записка – документ, який не має офіційного статусу. В ОКУД він не передбачено.

Службові записки готують у найрізноманітніших ситуаціях. Стандартні цілі цього документа включають:

запит інформації;
видачу інструкцій;
супровід іншого повідомлення (супровідна записка);
оголошення (повідомлення).

Текст службової записки містить інформацію про причини її складання як пропозиції, прохання, заявки. Це може бути інформація про переміщення персоналу, зустрічі, зміни в корпоративній культурі компанії тощо. Службові записки оформлюються на стандартному аркуші паперу формату А4.

Службову записку підписує спеціаліст чи керівник підрозділу. Датою службової записки є дата її складання та підписання.

Законодавством не передбачено жорстких вимог до складання та оформлення службових записок, тому порядок їх оформлення з урахуванням специфіки організації слід закріпити в локальному нормативному акті, наприклад, в інструкції з діловодства. Формат службової записки має служити цілям спрощення та прискорення процесів внутрішньої комунікації.

Зразок оформлення службової записки представлений у Прикладі 5 .

Приклад 5

Службова записка

У суботу, 19.04.2014, з 9:00 до 16:00 у відділі кадрів ТОВ «Північ» проводитиметься монтажні роботиіз встановлення сигналізації.

Прошу Вас дозволити доступ для виконання робіт наступним співробітникам компанії «Енергомережа»:

1. Сімакіну І.П.

2. Іванову П.М.

Начальник АХО СвиридовН.М. Свиридов

У справу №02-14

Ільїна 16.04.2014

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

Пояснювальна записка- це внутрішній документ, який пояснює причини будь-якої дії, факту, випадку, події, що складається працівником організації та представляється вищій посадовій особі.

Відповідно до частини першої ст. 193 Трудового кодексу Російської Федераціїдо застосування дисциплінарного стягнення роботодавець повинен зажадати від працівника письмове пояснення. Працівник повідомляє причини та обставини вчинення дисциплінарної провини саме в пояснювальній записці. На основі пояснювальної записки керівник приймає рішення щодо застосування до співробітника дисциплінарного стягнення. Крім того, цей документ є однією з підстав для оцінки роботодавцем тяжкості вчиненого провини та обставин, за яких він був здійснений.

В ОКУД ОК 011-93 цей документ згадується лише один раз - пояснювальна записка про порушення трудової дисципліни (код 0286091), що відноситься до класу 0286000 "Документація з оформлення дисциплінарних стягнень".

Види пояснювальних записок та їх особливості

на складені для пояснення окремих положень виконаної роботи (проекту, звіту, розроблення);
складаються у разі виникнення штатних ситуацій, порушеннях дисципліни, провинах тощо.

Пояснювальна записка пишеться працівником від руки в єдиному екземплярі на стандартному аркуші паперу формату А4 і адресується особі, яка її вимагала. Вона також може бути набрана на комп'ютері з використанням трафаретної форми, прийнятої в організації. Форма пояснювальної записки, а також спосіб виконання (рукописний або комп'ютер) законодавчо не закріплені.

Пояснювальна записка може складатися структурним підрозділом чи конкретною посадовою особою.

Записка як доказ

Роботодавець, вимагаючи від працівника пояснювальну записку, написану від руки, цим захищає себе від неправомірних дій із боку працівника під час трудового спору. Він виключає заміну вихідного документа.

Якщо в компанії застосовуються шаблонні форми, то наприкінці тексту можна зробити позначку:Пояснення складено особисто з використанням персонального комп'ютера. Дата. Підпис.

Оформлення окремих реквізитів доповідної записки

З метою уніфікації інформаційно-довідкових документів пояснювальну записку слід складати та оформлювати відповідно до вимог ГОСТ 6.30-2003.

Датоюпояснювальною запискою є дата її складання.

Текстпояснювальної записки повинен містити:

Опис фактів, що стали приводом для її написання;

Аргументи, які пояснюють ситуацію, що склалася.

Текст записки має бути переконливим та містити незаперечні докази.

При оформленні підписивказується посада, особистий підпис, ініціали та прізвище.

В якості додатківможуть наводитися документи, що виправдовують дії укладача документа та підтверджують ті чи інші обставини.

По структурі тексту пояснювальна записка відрізняється від доповідної тим, що містить висновків і пропозицій (Приклад 6).

Зверніть увагу

Якщо в компанії розроблено та затверджено типові форми пояснювальних записок, що застосовуються в різних ситуаціях, це не означає, що працівники повинні оформлювати записки за затвердженими формами. Документ, складений за формою, також може бути дійсним.

Приклад 6

Пояснювальна записка

Застосувати дисциплінарне стягнення
як догани Олександрової І.І.

Відділ кадрів видати наказ.
Смолкін 17.04.2014

Директору ТОВ «СВ»

А.В. Смолкіну

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

14.04.2014 № 14

Про відсутність на робочому місці

Я, Олександрова Ірина Ігорівна, бухгалтер, була відсутня на робочому місці 14.04.2013 з 9 годин 00 хвилин до 15 годин 30 хвилин за особистими обставинами.

Виправдувальних документів не маю.

Бухгалтер ОлександроваІ.І. Олександрова

РЕЄСТРАЦІЯДОКЛАДНИХ, Службових, пояснювальних записок

Однією з функцій діловодної служби організації є забезпечення оперативного пошуку необхідної інформації, що з просуванням переданих документів до виконавцю. Для зручнішого пошуку цих даних використовуються різні реєстраційні форми.

Доповідні, службові, пояснювальні записки по своєму функціональному призначеннює носіями певної інформації. Оскільки викладене у записці питання вимагає письмового оформлення рішення у вигляді резолюції керівника організації чи іншого повноважного посадової особи, документи необхідно реєструвати.

Нагадаємо, що існують три форми реєстрації документів: журнальна, карткова та автоматизована. Організація має право вибрати найбільш ефективну та відповідну їй форму реєстрації.

▪ Журнальна форма реєстрації -найпоширеніша, але завжди зручна, т.к. реєстрація всіх документів у ній йде у хронологічному порядку, а при пошуку певного документа фахівцю доводиться переглядати усі аркуші журналу. Пошук інформації ускладнений ще й тим, що ініціативний документ може бути зареєстрований, наприклад, в одному журналі, а відповідь на нього – в іншому. Обов'язкових реєстраційних форм (журналів) законодавством не передбачено. Рекомендовану форму журналу реєстрації наведено в Прикладі 7.

Приклад 7

Фрагмент журналу реєстрації доповідних та пояснювальних записок

Дата документу	Реєстраційний номер	Вид документа, короткий зміст	Ким підписано документ	Виконавець	Куди передано	Розписка в отриманні (підпис, дата)	Відмітка про направлення документа у справу

07.04.2014	03-10/14	Про відкликання з відпустки касира Швець О.Р.	Начальник відділу кадрів	Інспектор відділу кадрів	Відділ кадрів	Смирнова В.А. 07.04.2014	У справу № 03-14 Смирнова 07.04.2014

▪ Карткова форма реєстраціїв порівнянні з журнальною є більш зручною та адаптованою. Створювані реєстраційно-контрольні картки документів під час пошуку у класифікаторі дають можливість оптимізувати процес пошуку документа та скоротити час процесу реєстрації. Очевидна перевага карткової реєстрації полягає в тому, що реєстрацією одночасно можуть займатися декілька працівників;

▪ Автоматизована (електронна) форма реєстраціїпередбачає використання спеціального програмного забезпечення. Відомості про документ вводяться в електронну реєстраційно-контрольну картку, що зберігається у базі даних. Поруч із реєстрацією може відбуватися друк реєстраційно-контрольної картки.

Зазвичай доповідні та пояснювальні записки мають складний реєстраційний індекс, який формулюється так само, як індекс вихідного документа. Реєстраційний номер складається з індексу справи за номенклатурою справ (включаючи індекс структурного підрозділу та номер справи за номенклатурою справ цього підрозділу) та порядкового номера документа в межах календарного року.

Зверніть увагу

Питання реєстрації та обліку документів в організації мають бути відображені в інструкції з діловодства. В інструкції слід зафіксувати:

1) перелік документів, що не реєструються.

2) перелік реєстрованих груп документів, причому для кожної групи обов'язково вказується:

Місце реєстрації;

Час та порядок реєстрації;

Правило утворення реєстраційного номера;

Форма, у якій здійснюється реєстрація;

Перелік реквізитів, що заносяться до форми, правила їх заповнення;

правила обліку руху документів після реєстрації;

принцип реєстрації (одноразова або повторна реєстрації при передачі документа в інший підрозділ);

3) порядок дій при повторному надходженні документа до організації (для вхідних документів).

Терміни зберігання доповідних, службових, пояснювальних записок

Терміни зберігання встановлено у Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженим наказом Мінкультури України від 25.08.2010 № 558. Відповідно до зазначеного Переліку терміни зберігання доповідних записок можуть становити 1 рік, 3 роки, 5 років, 75 років, постійно. Пояснювальні записки слід зберігати постійно.

Наша порада

При оформленні записок необхідно дотримуватись єдиного стилю, а основний текст документів повинен відповідати правилам ділової етики та встановленим вимогам до оформлення документів. Неприємне враження залишають неакуратно складені та оформлені документи з граматичними помилками. Не поспішайте надіслати документ адресату, а уважно віднімайте його, виправляючи, за наявності, граматичні помилкичи описки.

У статті розповідається, як скласти та оформити доповідну записку, а також наводяться універсальні шаблони записок.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Навіщо потрібна доповідна записка

Керівник не завжди може особисто зафіксувати пригоду або порушення працівником трудової дисципліни. Як правило, про таку ситуацію йому доповідають співробітники, які були присутні під час події, або колеги порушника. У деяких компаніях обов'язок повідомляти про інциденти та порушення правил роботодавці закріплюють у локальних актах.

Багато фахівців, що особливо працюють на державних підприємствах, вважають доповідні формальністю, відлунням бюрократії, що забирає час і місце. Тим не менш, ця поширена думка багато в чому хибна. У деяких випадках дотримання подібних формальностей може захистити співробітника від несправедливості з боку роботодавця, допомогти підстрахуватися від можливих неприємностей. Як показує практика, усні прохання не завжди сприймаються всерйоз і швидко забуваються. Офіційне звернення підтверджує факт взаємовідносин. Воно реєструється як вихідний документ, тому менш імовірно, що воно загубиться. Крім того, такий підхід свідчить про серйозність намірів працівника, його відповідальне ставлення до роботи.

Для чого потрібний документ

Якщо ситуація вимагає конкретних рішеньНаприклад, притягнути порушника до дисциплінарної відповідальності, усного повідомлення недостатньо. Співробітник зобов'язаний доповісти про те, що сталося письмово. Для цього використовують доповідну записку. Працівники пишуть її як за своїм бажанням, так і на вимогу. Адресують документ керівнику підрозділу чи організації.

Уніфікованих форм записок немає. Тому організація може розробити власний шаблон та включити до нього реквізити за рекомендаціями ГОСТ Р 6.30-2003.

Хто складає

З позиції відділу кадрів доповідні діляться на вхідні та вихідні. У першому випадку їх складають співробітники інших відділів, а у другому – запискиоформляє сам кадровик. Так, працівники відділу кадрів можуть поінформувати генерального директорапро порушення лінійними керівниками встановлених правил, наприклад, про невчасну здачу табелів обліку робочого часу. Проте найчастіше у відділ кадрів потрапляють доповідні лінійні керівники. Вони повідомляють, що співробітники не дотримуються дисципліни, і вимагають вжити заходів, наприклад, усунути від роботи, винести дисциплінарне стягнення.

Що потрібно писати

Як правильно оформити доповідну записку

Складають записки на звичайному аркуші паперу формату А4. Обов'язково залишають поля – не менше 10 мм з правого краю та не менше 20 мм – з інших боків (п. 4.1 ГОСТ Р 6.30-2003). Це важливо, тому що документ потім потрібно підшити у справу для зберігання. Якщо документ займе більше сторінки, їх нумерують. Номер сторінки вказують зверху посередині верхнього поля (п. 4.9 ГОСТ Р 6.30-2003). Допустимо писати документ від руки, але частіше використовують друкарську форму.

Після того, як склали або отримали доповідну, зареєструйте її в журналі обліку внутрішньої документації. Він може бути як у паперовому, так і в електронному вигляді. Вкажіть дату, коли документ надійшов або коли його надіслали, а також реєстраційний номер. В інструкції з діловодства роботодавець визначає, де надавати реєстраційний номер документа: за місцем, де документ склали або де отримали. Як правило, щоб привласнити номер, використовують хронологічний порядокскладання документації, буквене позначенняструктурного підрозділу

про запізнення працівника, відсутність його на робочому місці разом з актом, поясненнями співробітника та поясненнями колег є підставою для дисциплінарного стягнення, у тому числі і звільнення, тому має бути складено коректно. Щоб працівники менше припускалися помилок у доповідних, розробте та затвердіть шаблон, який вони зможуть використовувати надалі.

Оформляйте доповідні записки за правилами ДСТУ

Документ повинен мати право верхньому куткушапку (п. 3.15 ГОСТ Р 6.30-2003). Тут потрібно вказати найменування адресата та укладача. Також за потреби можна вписати найменування структурного підрозділу, щоб керівник зміг ідентифікувати, звідки надійшов документ. Нижче по центру слід зазначити найменування виду документа (п. 3.10 ГОСТ Р 6.30-2003). Під найменуванням вкажіть місце, де склали документ, дату та реєстраційний номер (п. 3.11, 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003). Нижче напишіть заголовок, який відображає короткий зміст документа. ДЕРЖСТАНДАРТ допускає їх розташування як по центру, так і по лівому краю документа. Далі йде текст документа та додатка (п. 3.21 ГОСТ Р 6.30-2003). Внизу обов'язково має стояти підпис (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003).

Корисні поради, як скласти доповідну записку, можна знайти у статті "Що ви тут понаписали". Використовуйте наші шаблони для ідеальних доповідних та службовок

Чим відрізняється службова записка від доповідної

Службова записка за призначенням близька до доповідної, але має виключно внутрішній характер.

Для чого потрібний документ

Складають записки на звичайному аркуші паперу формату А4. Після того, як склали або отримали доповідну, зареєструйте її в журналі обліку внутрішньої документації. про запізнення працівника, відсутність його на робочому місці разом з актом, поясненнями співробітника та поясненнями колег є підставою для дисциплінарного стягнення, у тому числі і звільнення, тому має бути складено коректно.

Службова записка допомагає вирішувати господарські, організаційні та інші внутрішні питання, але, на відміну від доповідної, забезпечує взаємодію в компанії у двох напрямках: інформація йде знизу вгору від працівників до керівництва або між підрозділами.

Доповідна записка є нормативним службовим документом. Вона належить до організаційно-довідкової документації, застосовуваної реалізації управлінських функцій для підприємства. Доповідна записка використовується поруч із іншими інформаційними записками, але на відміну їх структурне оформлення суворо регламентовано трудовим законодавством.

Загальні поняття

Основною метою складання доповідної записки є інформування про ситуацію та події в організації, про випадки порушення трудової дисципліни або невиконання співробітниками своїх обов'язків. Вона може бути спрямована керівнику структурного підрозділу, усієї компанії чи вищої організації. Доповідна записка складається таким чином, що спонукає до дій з усунення становища.

Різниця між доповідною, службовою та пояснювальною записками

Доповідній записці надано код ОКУД 0286041. Тобто, згідно Загальноросійському класифікаторууправлінської документації, вона входить до списку нормативних документів, структура та оформлення яких визначено законом.

Службова записка складається у довільному вигляді, і її форма жодним кодом ОКУД не передбачається. Вона зазвичай пишеться співробітником організації з власної особистої ініціативи і стосується інформації, що розповсюджується «по горизонталі», між персоналом одного рівня, а не «по вертикалі» як доповідна записка.

Для пояснювальної записки також передбачено код ОКУД, і, як і доповідна записка, вона дає інформацію «по вертикалі», тобто від підлеглого до начальника. Але вона пишеться виключно на вказівку чи прохання керівника. Зміст обмежується лише роз'ясненням обставин, пов'язаних із дисциплінарними порушеннями.

Класифікація доповідних записок

Залежно від способу класифікації, доповідні записки можна розділити на види. Якщо за основу взяти ініціатора оформлення, можна виділити:

доповідні записки, оформлені на вказівку або вимогу керівництва;
доповідні, складені з особистої ініціативи подавця документа.

Якщо як принцип прийняти зміст, то виділяються інформаційні та звітні доповідні записки.

Важливим є поділ доповідних записок на підставі їхньої адресації на зовнішні та внутрішні документи.

Структура доповідних записок

Побудова доповідної записки в першу чергу визначається тим, чи є вона документом для внутрішнього користування (внутрішньою доповідною запискою) або передається до організації, що стоїть вище (зовнішня доповідна записка).

Основні вимоги пред'являються змісту документа. Текст поділяється на дві частини. Перша частина містить інформацію, що спричинила написання документа, і аналіз ситуації. У другій частині укладач записки повинен вказати свої висновки та пропозиції щодо оптимізації подій, що відбулися.

Зовнішні доповідні записки

Зовнішні доповідні записки складаються керівництва вищої організації на офіційному бланку тієї нижчестоящої організації, де вони оформляються.

До документа пред'являються жорсткі вимоги щодо структурного плану. Регламентованими пунктами записки є:

повна назва підприємства, що спрямовує документ;
реквізити підприємства: юридична адреса, телефони, електронна адреса, ОКПО, ОГРН, ІПН/КПП;
повна назва посади керівника зовнішньої організації, куди прямує доповідна записка;
ініціали та прізвище керівника;
назва документа, що розкриває його основний зміст;
текст;
посада керівника підприємства, що направляє доповідну записку, його П. І. О. та підпис;
прізвище виконавця та його телефон;
дата складання документа.

Зовнішня доповідна записка оформляється у разі її направлення до вищої чи материнської організації

Внутрішні доповідні записки

Внутрішні доповідні записки готуються на стандартних листахпапери формату А4 чи А5. Структура такого документа менш строга, ніж для зовнішнього користування, але тут обов'язково мають бути такі елементи:

посада керівника, на розгляд якого надсилається документ, його ініціали та прізвище;
назва записки, що розкриває її суть;
текст;
посада працівника, який оформлює записку, з локалізацією виробничої ділянки, цеху чи відділу, його ініціали та прізвище;
підпис службовця;
Дата.

Внутрішня доповідна записка складається для подання керівництву свого підприємства

Правила складання, подання та архівації доповідних записок

У діловому житті найчастіше зустрічаються такі підстави:

Порушення трудової дисципліни.
Преміювання чи відмова від видачі премії.
Невиконання чи неналежне виконання співробітником своїх службових обов'язків.
Антисоціальна поведінка працівника.
Розкрадання та заподіяння шкоди майну.

Для кожного з цих типових випадків існує свій поширений практично шаблон, що полегшує складання документа.

Подання та реєстрація доповідних записок

Реєстрація зовнішніх доповідних записок відбувається так, як і всіх вихідних документів у вигляді листів або довідок.

Реєстрація внутрішніх доповідних записок провадиться в Журналі реєстрації службових (доповідних) записок та заохочень, що складається у табличній формі. Жодних особливих вимог щодо ведення або не ведення такого журналу в трудовому законодавстві РФ не існує. Однак на середніх та великих підприємствах, а також у державних організаціях вони зазвичай створюються з метою накопичення інформації щодо заохочення працівників. Відповідно до ст. 258 "Переліку типових управлінських, архівних документів", час зберігання такого журналу становить 75 років.

До нього вносяться:

порядковий номер записки;
посаду та прізвище провідного журналу працівника;
тезовий зміст документа.

Зазвичай такий журнал ведеться працівником відділу кадрів.

Доповідна записка після своєї реєстрації потрапляє до керівника для розгляду та організаційних висновків. Внаслідок розгляду документа керівник приймає рішення. Воно фіксується у вигляді резолюції, написаної на доповідній записці між адресою і текстом, або оформляється у вигляді окремого документа, що додається до записки. Зауважте, що писати резолюцію на полях сторінки неправильно.

Резолюція начальника є основою виконання написаного у ній рішення.

Типи доповідних записок

Найчастіше використовується доповідна записка про порушення трудової дисципліни.Автор такої записки інформує своїх вищих керівників про відбулося трудове порушення: прогул, запізнення або неявку на роботу, вживання спиртних напоїв та інші провини. Одночасно з фактичним матеріалом у доповідній записці має бути пропозиція щодо запобіжних заходів подібних випадків, про накладення стягнення винних у тому скоєнні.
У доповідній записці зазначаються всі детальні обставини скоєння дисциплінарної провини

Близька за змістом до доповідної записки про дисциплінарне порушення записка про невиконання працівником своїх службових обов'язків. Вона складається, коли співробітник не належним чином дотримується своїх обов'язків і в результаті цього фірма зазнає збитків. Як доповнення до доповідної записки можна додати, наприклад, зразки неправильно складених співробітником документів або результати відеоспостереження за його робочим місцем. Певною специфікою такого роду доповідної є необхідність її узгодження з безпосереднім керівником працівника, що проштрафився.
До доповідної записки бажано додати документи, які свідчать про невиконання працівником своїх службових обов'язків.

Досить поширеним приводом написання доповідної записки є недоречна чи антисоціальна поведінка працівника, що виражається у його грубості, хамстві, ігноруванні прохань клієнтів тощо.

Написання такої записки зазвичай є складнішою справою, ніж доповідної дисциплінарному порушенні. Тут необхідно не тільки відобразити факт самої некоректної поведінки, а й описати саму особистість порушника.

Щоб уникнути звинувачення у упередженості чи голослівності автору доповідної записки необхідно мати свідків некоректної поведінки співробітника

Найбільш складним приводом написання доповідної записки є факти крадіжки чи навмисного псування майна. Такі випадки мають бути ретельно задокументовані. І первісним документомвстановлення факту крадіжки часто є доповідна записка. При цьому не така важлива форма викладу, як точна передача всіх обставин. Таку записку необхідно зареєструвати в журналі вхідної документації, оскільки саме дата, поставлена на вхідному документі, вважається офіційною датою повідомлення начальства про крадіжку або злісне псування майна.
До доповідної записки необхідно додати Акт про псування майна, підписаний комісією у складі не менше трьох осіб

Повідомлення працівника про доповідну записку, що надійшла на нього, і відповідальність, що при цьому виникає

Після надходження записки, в якій наводяться факти порушення трудової дисципліни, крадіжки чи іншої провини, слід, залежно від обставин, службове чи навіть судовий розгляд. Однак сама записка є лише повідомленням, що приводить факти, а не обвинувальний вирок. У Трудовий кодексРФ відсутні вказівки необхідність ознайомлення працівника із змістом доповідної записки.